自主可控环境下办公软件发展趋势分析
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- 关键字:人工智能,云计算,区块链 smarty:/if?>
- 发布时间:2019-02-01 11:40
摘要:办公软件发展历经30多年后,在互联网时代,随着云计算、大数据和人工智能不断取得突破,在进行计算机自主可控方案推进条件下,如何洞悉办公软件下一步发展趋势。论文从办公软件发展历史、技术趋势、产品方向、市场决定力量几个方面进行分析,在产品设计上从以技术为核心、以功能为卖点到以用户体验为中心的转变,最终决胜市场的是在用户数据流向中占据关键环节,办公软件最终发展路径必定会沿着提高效率、辅助人脑创作、替代人主动创作的技术路线推进。
关键词:人工智能;云计算;区块链;云办公;移动办公;社交网络服务;自然语言处理
中图分类号:TP301 文献标识码:R
1 引言
计算机已经普及到我们工作、生活的各个方面,上班族只要一打开电脑,基本上90%以上都需要使用办公软件,无论是起草文件、撰写报告还是统计分析数据,办公软件已经成为我们工作必备的基础软件。有时也会把协同OA、图像处理软件纳入到办公软件范畴,它们也是支撑我们工作的一部分,但覆盖用户范围有限,不在此文研讨之列。随着国内办公软件WPS在互联网时代的重新崛起、到腾讯文档的横空出世,从国外Google Docs的快速普及、推动微软办公软件向Offcie365迅速过渡,计算机自主可控替代环境也日趋成熟,办公软件产品形态和市场格局到了一个关键拐点,处于巨变前夜。这势必关乎相关企业的研发投入和产业定位与宏观决策,一旦策略出现重大偏差,Nokia的故事一定会在办公软件领域重新演绎。未来办公软件技术和产品将如何走向,未来办公软件的市场格局又会如何。
文字和文件的产生,不是为了创作者自己使用,它是为了记录、传递和分享信息,办公软件作为生产文字和文件的工具亦然。未来无论技术和市场如何变化,办公软件也必将沿着提高效率、辅助创作、替代人脑进行主动创作的大方向前进。办公软件或服务提供商未来在数据流向闭环中占据什么样的位置,将决定它的产业价值。笔者想从技术、产品和市场三个维度进行现阶段办公软件发展趋势的浅析,随着技术不断进步,可能还会进一步修正结论。办公软件和办公服务在本文中没有严格区分,人们往往还是用办公软件的概念去看待办公服务。
2 办公软件发展过程和现状
办公软件的发展历程上呈现过一批优秀的作品,包括:WPS Office、MS Office、Word Perfect、Lotus 1-2-3。办公软件的发展伴随着个人计算机的发展演变,计算机的应用领域从科学计算、事务管理、过程控制逐步走向家庭,软件的发展逐步成爆发之势,软硬件交互牵引,快速迭代,基于Windows和Android的应用软件数量早已过百万级别。软件已经成为驱动和引领IT发展的核心,“软件定义世界”成为业界共识[1]。
电子表格Lotus 1-2-3曾在八十年代风靡一时,Word For DOS 1.0,受制于竞争对手Word Perfect。国内第一程序员求伯君正开发了具有里程碑意义的办公软件WPS(Word Processing System),在初期90%以上的国内电脑都会装有WPS。在盗版和微软的双重压力下WPS也不可避免的在九十年代中后期走向没落,在互联网和移动互联网发力之际,WPS产品重新定位,以小、精、巧的良好用户体验重回赢得用户口碑。加入世贸组织后,知识产权保护力度加强,软件行业迎来了新的发展机遇,一批厂商如WPS、共创开源Office、红旗中文贰仟Office(Red Office)、中标普华Office和永中Office,都在一定时间段内得到了发展[2]。
Open Office作为另外一个分支,虽然在跨平台上具有较大优势,由于产品化和商业化的原因,用户群一直有限,不再赘述。谷歌公司在2008年发布的Google Docs,它让用户告别了安装包、进入云办公时代很好的与用户数据实现了整合与连接。
从办公软件的发展历程看,技术创新和用户体验始终是打败竞争对手的利器,上个世纪Word Perfect打败MS-Office、WPS国内独占鳌头、还是后来MS-Office一度横行天下,最后占上风的还是给予用户使用便捷的软件产品,核心还是用户体验。技术创新的本质是围绕着用户体验进行的,无论是为了提高效率,还是提供更多的功能和服务,最终要看谁能更好的让用户满意。
3 技术趋势
办公软件的发展既然伴随着计算机的发展历程前进,从生产力工具的属性来看,它有三个层次的演变:提高效率、辅助创作、主动创作,即实现替代手工、辅助人脑、替代人脑的过程,新的信任机制的建立也会对产业变革产生颠覆式影响,比如区块链和人工智能。在诞生之初,办公软件通过功能和服务,先解决了手工效率问题,通过提供更多的算法和功能,不断优化和提升人类的工作效率;从目前开始的阶段,随着终端的多样化,网络连接的打通,以及大数据的积累,会为我们的创作提供更多的辅助手段,基于NLP(自然语言处理)的分析理解和深度学习,将会根据命题实现主动创作的过程。所以我们从需求的角度从以下几个维度对于办公软件技术发展趋势进行分析[3]。
3.1 去格式化
互联网和移动互联网的兴起,导致大量应用Web化或者云化。同时包含大量的文件在内的信息数据在网上传播、交换和存储,对于用户来说,文件文档的内容是最重要的,至于是什么格式用户无需知悉,只要能够正常的打开、编辑、使用即可。就像数据库里的一个字段一样,你不用关心它怎么存储、在哪里存储,格式不需要再有详细的体现,那是系统自己关注的问题,从用户的视角去看,就是去格式化。
目前部分在线Office已经让用户不再关心格式问题,只是关心用途问题,比如云笔记或者Google Docs,只有在与传统文件格式兼容和应用对应“怀旧”时才需要“格式”概念。
3.2 云化成为主流
网络的快速普及和发展,最大限度的实现了信息的共享、传播与工作协同,从IBM提出的基于服务的业务框架(SOA),到软件即服务(SaaS),以至于最新提出的智慧地球和物联网概念,都是在逐步完善云计算的发展方向,通过云端实现资源的充分整合。客户端更加轻量化和无客户端化,更加有利于用户接受信息技术提供的各种服务,让信息技术更加无缝的体现在我们工作、学习和生活的各个方面。办公服务云化是未来发展趋势之一,办公软件实现集成云计算的特点,实现与云存储的无缝对接,可以进行文档历史无次数限制的回溯,找回丢失文件。
这里提到办公软件的云化技术趋势,主要还是指无客户端在云端运行的办公服务,接近或者等同于客户端的办公软件功能,给用户提供更加便捷的创建、编辑、存储和管理的云服务。它的优势在于用户不用安装任何客户端软件,根据自己需要,随时使用办公软件的网络服务,让用户摆脱了客户端硬件的限制,实现移动办公、即时分享,也可以实现资源的自由交换与协同。
(1) 解决设备之间协同、跨平台协同
随着智能终端的日新月异,智能手机、平板电脑等移动设备持有量近几年规模的呈现爆发性增长,原来单一PC作为终端创作和浏览的工具,也必将向更多的终端上转移。原来支持单一的操作系统Windows,也会向支持多操作系统发展,比如Android、iOS、Mac OS、Meego等,移动智能终端与移动互联网紧密衔接,具有便携、可移动、易操作等特点,可以随时随地进行文档查看、签批,在满足不同办公人群方面提供了更大的便利条件。
(2) 解决人与人之间的协同
技术的发展、网络的普及、信息的加速流通,人与人之间信息交换的频率越来越高,对于协同和交换的需求比以往更加强烈。团队内部交换文件、共同创作、协同编辑的情况也越来越常态化,这样才能使效率最大化。
(3) 应用实现无客户端、碎片化按需服务
中国互联网络信息中心(CNNIC)在北京发布第42次《中国互联网络发展状况统计报告》。截至2018年6月30日,我国网民规模达8.02亿,互联网普及率为57.7%。手机网民规模达7.88亿,网民通过手机接入互联网的比例高达98.3%[2]。 随着智能终端的快速普及,很明显看出用户对使用“终端”接入网络有强烈的需求,用户完全可以通过多种“终端”进行数据访问和系统联接,从而实现随时随地的移动办公和娱乐生活.原来基于PC的重度应用软件,在移动终端上显示出即时化、碎片化的特征,以便能够更加准确、更有效的服务用户。
3.3 SNS化(社交网络服务化)
文件即使从纸质状态诞生之日起,就是为了传播和交流的目的,比如记录的文字文件,是为了让更多的人知道和了解文件的内容,而不仅仅是记录本身。电脑制作的公文,也是让政府人员或者公众更多的了解公文颁布的内容,起到知识传播和普及的作用;我们制作的文档,或报告、或说明数、或数据,也都是为了展示和交流的作用。既然文件本身的目的是为了交流和传播,那么它在网络世界就不应该被孤立的看待,我们可以通过IM、社交网站、知识分享、业务系统传递和交换文件,为什么不能反其道而行之,在文档编辑工具中嵌入社交属性,直接完成它的传播、交换或者共享协同。这样做既可以让我们基于文档为中心达到我们的创作目的,也能无缝的实现分享与传递。
3.4 AI赋能
从目前淘宝市场上能看到大量的人工脑力售卖信息,比如:代写论文、代写各类稿件、代美化各类PPT等,这些代写市场之所以存在,也就说明了将来AI在办公领域一定有其用武之地,通过AI的神经网络、深度学习等,建立创作资源的大数据,逐步实现AI从辅助人脑到替代人脑的过程。
要想实现在办公领域的AI技术突破与应用,我们需要找到路径与方向。人工智能在初期依赖于算法、建模和大数据分析,能理解和抽象出已有文件的内容,分析出含义和情感性倾向。在上述能够解决之后,我们根据题目、提纲或者摘要能够通过人工智能自动创作出一篇与上述作品内容和含义接近或者更优质的文章。在自然语言理解方面,输入语言文字等内容,输出抽象后的摘要信息和概要描述。
如果要想对自然语言理解的更精确,一是采集的样本词料也一定要丰富;二是加强对语料的深度学习。只有在理解情绪倾向的情况下,我们的自然语言理解才能更加接近真实。
创作是一种经验和想象力的组合,经验和想象都是在一定规则、法则框架下内容实现方式,本身也是一种算法,可以通过AI实现。
3.5 区块链技术的应用
区块链(Block Chain),也被称之为分布式记账信息系统,是一种互联网数据库技术,其特点是去中心化、公开透明、不可篡改、不可伪造等。区块链带来的巨大影响在于两点:一是互联网和移动互联网环境下信任机制的建立;二是在信任机制下数据大规模开放,推动数据分析挖掘和AI的发展。
办公软件或者服务作为内容的创作工具,通过区块链建立信任机制,把创作者的身份标识、时间标识以及创作文档内容关联起来,并记录于区块链上,利用上述其公开透明、不可伪造、不可篡改的特点为数字内容创作者确权。
3.6 数据与应用环境的分离,有利于快速推进自主可控替换
办公软件的文档数据自诞生以来,与办公软件的应用环境密切结合在一起,一直是同一个环境下。但同时这些问题也一直伴随着,由于与计算机硬件环境的紧耦合:
第一:计算机硬件升级或者更替,文档数据必须备份出来;
第二:操作系统更新或者系统奔溃会造成文件丢失,难以找回;
第三:文档经过多次更新后,历史版本无法找回。
云计算给这些问题带来了改善的机遇。应用服务化、云化后,原来基于本地的功能应用软件移植于云端后,可以按需获取,首先让应用软件与文档数据实现了环境分离;其次,云计算让数据上云也变成了现实,它满足了移动办公、共享协同的日常工作需求。因此,无论是产业发展趋势还是自主可控的替代方案中,实现数据与软硬件环境的松耦合是一个必然选择,能有效的确保数据安全、协同共享、历史回溯。
3.7 超越格式,自主可控应提前布局制定文档数据交换标准
无论传统办公软件还是云办公服务,既然是面向开放市场和广泛用户的,数据交换和数据格式兼容是必须面对的问题,否则应用系统和用户之间无法有效的交换和传播信息。
传统的办公软件数据格式上基本以微软Office格式为主,各厂商以统一的格式为标准,实现了数据自由的共享与交换。目前,云Office应用服务提供商属于从萌芽到发展的阶段,各自打造自己的生态圈子,用户边界还没有发生明显碰撞,云Office之间的数据交换、与其他业务系统的数据交换都需要一个新的数据标准。这个数据标准的数据格式不仅可伸缩性要强,有利于文档要素的快速提取和检索,还要有利于网络上数据流方式传递、数据片段打开。
3.8 提高效率和辅助编辑
在输入层面,我们的输入已经从键盘、鼠标过渡到语音,语音是一种高效的输入方式,它的高效取决于它识别语音的准确率,需要大量的语料库和计算力匹配。另外基于规则和经验研究的算法还会持续推出,比如计算函数、统计方法、交互模板的使用都可以提高我们的创作效率。
辅助编辑分两个层面来看,一个是基于经验的算法将原来手动完成的功能操作实现自动化处理功能;一个是基于大数据的分析和挖掘,提炼出能够辅助创作的内容资源。对文章自动排版、自动提取章节段落信息,也可以对文档内容进行分析,看看关键词和摘要与作者想要表达的内容是否匹配。明明要写的一篇股市融资融券的论文,结果分析出来是“房地产、借贷”成了主角。
4 自主可控Office产品趋势
在技术上,大数据、云计算和AI不断取得突破和应用拓展,在智能设备上不断推陈出新、呈现多样化的局面,Office软件在未来必须满足多设备、多平台、轻应用的需求。面对互联网推动人与人之间信息和文档数据交换和协同的现实场景,办公软件表现形态也需要进一步调整。总的说来中短期内会存在三种形式:基于PC的桌面Office,走重客户端和专业化的途径;基于移动设备的移动Office,解决短期内移动办公需求;基于互联网的云Office,无客户端、随时随地按需获取。PC Office会根据在专业用户领域的保有量,保持一个小众市场,移动Office作为过渡概念会逐渐消失,最终主流办公方式大概率会统一到云Office。
4.1 PC Office保持一定占有量
政府、大中型企业,他们对终端的计算能力、响应效率,单款应用的功能密集性、完整性、丰富性、稳定性、严肃性、持续性使用都有较高要求,与消费用户相比在需求上要高很多,只有通过重终端即PC来解决.这一个用户群不消失,PC就不会消失。PC Office仍将继续在一定的时间期限内保持一定的市场份额。
截至2017年底1.58亿的商用PC中,政府、教育、大型企业用户是PC使用的主流用户,推测就算未来有一半用户继续使用,总数应该在3000万用户以内。(图14中数据定义:小微企业10人以下,小型企业10-99人,中型企业100-499人,大型企业500人以上。)
4.2 移动Office,完成过渡使命
智能设备天生具有互联网属性,互联网化、服务化、轻应用是应该具备的基本属性。真正基于移动的应用更应该互联网化、无客户端,按需获取。移动Office在这个阶段应运而生,它具备轻应用的特点,功能简洁、操作便捷,同时在展示上保持着与PC的家族关系。
从发展的角度去看,移动Office最终还是过眼烟云的宿命。互联网高度赋能智能移动终端,使得用户对智能终端的依赖性越来越强,互联网的属性是它应用服务的重要基因,因此跨多种移动终端(包含不同类型操作系统平台的)的应用服务,应该是跨平台无客户端的互联网服务应用模式才是最符合它的属性的。而且轻应用本身对服务提供的功能和版式要求并没有那么高。应该说现阶段的移动办公软件还在以端的形式呈现是传统厂商过渡用户需求的一种方式,是在用户没有选择情况下的一种必然选择。随着互联网各类应用服务的不断推出,移动办公服务应该以云服务的方式展现给用户,端的办公应用软件在移动设备上会逐渐淘汰。
4.3 云Office,增强替换能力
云端办公软件,其实更应该说云端办公服务,它应该是去终端、随时可调用的服务。云办公服务应该包含:数据上云、功能云服务化、协同共享。
数据上云,即原来的文档数据在云端存储、管理,不再依赖于客户端存储和介质存储,可以实现不同终端、不同平台对于同一份数据的调用,同时也可以解决集中存储、多级备份、历史版本溯源的功能需求。集中存储也为文档数据的进一步挖掘提供了大量的数据源,有助于用户自己权限范围内的文档检索。
对于完全基于互联网技术开发云办公服务的提供商,直接提供基于互联网络架构开发模式,前后端完全打通、多端一体化。优点是用户体验快捷友好,缺点是与传统Office软件的兼容性上不太容易跨越。但是随着互联网模式的推广、用户习惯的改变,当用户把格式兼容性都忽略掉的时候,这个缺点也就不再成为缺点。
从实现步骤上,数据上云和协同共享可以基于文件数据服务先行一步,甚至独立于办公。
4.4 安全整体解决方案,满足网络空间安全需求
文档成为数据内容的载体后,如何确保数据访问的有效性和安全是一个必然的技术话题,这里涉及到文档数据的本身加密保护,包括单个文档的访问和输出权限、多文档多用户的集中管控问题。
在数据加密保护层面,无论是DSS、RSA也好,还是AES算法也好,这些加密算法需要定义在文件标准中,确保支持算法的客户端都可以打开。另外,需要注意的是文档或文件数据本身加密、传输过程加密、输出泄密识别溯源。
其中,传输过程目前采用的基本都是动态密码和动态加密算法的组合,加大对非法截取数据后的破解难度,如果量子加密技术实现网络应用,那应该是最理想的状态。
在文档安全保护层面,目前通用的做法都是对文档进行大粒度的整个文件数据进行加密和安全保护,它的优势在于最大限度地保护了文档的统一性和完整性,局限在于“最大限度”的墙挡住了可以访问部分内容的低权限用户。如果只有部分内容需要保护时数据保护和加密范围过大,既不利于文档检索与阅读。未来细粒度文档内容保护和授权应该是办公软件可以实施的,这才是有别于目前多数文档安全管控系统的安全技术优势。
文档数据在IT环境下通过访问审计,任何流转节点或者接触者是可以追踪到的。在脱离IT环境后的文件如果可以跟踪溯源,从安全保护角度来说起到了震慑和防护作用,能形成一个安全闭环,这里面的核心是抗破坏能力和容错能力。
4.5 产品方向与场景
大多数人经常使用的办公软件功能据说只有15%上下,绝大多数功能可能终Office一生也没有被使用过。传统办公软件厂商的云化,由繁至简,将更多的专业用户的重度应用功能缩减到最常用的那些功能范围内,在功能上要做减法;新兴办公服务提供商,由简入繁,从用户最简单的使用场景出发,满足了用户的初级应用需求后,为了让办公服务具有一定的专业性、兼容性,功能会不断丰富、增强,在不断做加法;最后两者在匹配大多数用户需求后,达到平衡点。
我们有理由相信,信息交换工具尤其IM的流行,人们对它们的依赖性和粘度也越来越高,他们也逐渐成为信息的交换站和流量出入口。大量的文档交换从原来拷贝、邮件转移到社交工具上,我们通过微信传递文档、阅读文档。社交属性是我们作为社会人的普遍需求,文档本身就具有社会属性。所以未来办公软件一定要融入社交属性(SNS化),挖掘人之间沟通交流分享的需求,黏住用户、绑定用户,否则就会被微信、Facebook等社交工具所控制。另外一方面,人类也在不断追求高效与便利,而在现阶段我们能看到能给办公软件带来革命性提升效率和便利性的就是人工智能了。
如果办公软件产品不能实现SNS化、改变传统办公软件属性,在AI辅助创作甚至主动创作上占领先机,最终会失去市场的主流地位。
5 市场趋势
未来产业生态是围绕着什么在转?是创作者、是文档、还是传播?如果计算力和数据是未来产业生态的核心,那么创作只是一个起点而已,文档的价值在于传播和共享。在此流转过程中谁掌握了主导权,谁就有话语权,就可以决定使用下游什么样的工具或者服务。互联网和移动互联网产品的核心是用户体验,MS Office败于移动,不要用传统的PC软件思维去推演产品走势。所以有如下结论:
5.1 把握用户数据流向是关键
当产业生态进入一个开放竞争的时代,需求方在资源稀缺时的被动地位转换为主动地位,如何最大限度的为用户创造价值、讨好用户是产品和技术推进的核心目标之一。原来以产品为中心过渡到以用户为中心,产品设计本着以用户体验为中心的思路展开。
传统软件产品厂商很容易在宏观或者战略框架上忽略这一点,一切以自己擅长的领域去规划,容易形成以自己产品为基础的小闭环,比如办公软件基本在以创作、管理、分享文档数据为中心的产业闭环中。
无论Facebook还是微信,已经成为日常乃至工作最高频率的交流工具,大量的文字、图片、视频、文档数据通过这些IM工具分享、交换,成为了数据源点,而非办公软件本身。在文档传播和交换过程中,无中心、以文档数据业务流向形成以下的大闭环。
在小闭环的情况下,无疑办公文档的创建工具是关键节点,它可以从源头上控制文档数据和数据流向,从而实现对文档产业链条的控制。而在大闭环条件下,IM和业务系统成为文档数据流向的关键闸门,控制着流量下游的调配能力。在这个闭环链条上,创作或编辑工具属于数据流量下游,本身没有决策权,处于边缘化地位,同质化竞争和可替代性等等因素同步作用,市场价值也大大降低。未来任何一家技术开发商应当在文档数据大循环中占据主动位置,才可避免边缘化、可替代的命运。
5.2 市场体量做大是有力支撑
“大市场、低附加值、高量,小市场、高附加值、高频”,定锚企业产品方向,市场的大小确定了业务体量,消费或者付费在一定时间内的频度反映了价值积累的进度,附加值高低反应了这个市场消费群体大多数人的定价标准。
办公软件市场看起来还是个大市场,微软Office一年的营收超过300亿美元,足以养活数十家同类厂商。根据IDC和Gartner公开数据我们可以看到,全球智能设备3年存量超过35亿台,智能手机等联网终端占据85%以上份额,从另外一个维度可以看到云Offie在市场上大行其道的必然性。
而其他软件厂商或者互联网办公服务提供商,如何做大自己的用户规模是重中之重。
5.3 现在的主要产品厂商
国内外主要办公软件厂商包括MS Office、Google Docs、WPS Office、Open Office、Quick Office、Polaris Office,其它在一定领域内有应用或发展中的Office厂商包括:iWork、Hancom Office、Yozo Office、中标普华Office、腾讯文档、石墨文档、有道云笔记、一起写等等。用户量过亿的寥寥,市场在新技术和新产品形态的驱动下转换很快,我们很难预测出谁是互联网时代真正的王者。谷歌用云Office-Google Docs挑开了这一市场的帷幔,WPS Office在中国市场从客户端正在夺回阵地,腾讯文档和新兴的办公服务提供商摩拳擦掌,准备切入这个每年至少300亿美元的市场。
6 结束语
在网络空间安全诉求下,对于数据交换格式标准的定义、AI、数据开放规则的制订需尽快完成,加快整体安全解决方案的实施。
技术上在提高效率层面已经基本满足,目前结合大数据、云计算、人工智能,向着辅助人脑创作的方向在努力,最终在人工智能达到一定成熟度后,实现主动创作。在辅助创作和主动创作上率先突破的单位,给予用户完全不一样的使用体验,具有不可替代的竞争力,在产品上将会赢得市场。
在产品层面,网络连接打通了端与云的连接关系,也打通了人与办公软件或服务平台的连接,云办公将会成为主流的办公方式。在一定周期内,端应用仍然会有一定的市场空间,从长远看都将统一在云办公下,对于因为数据私密性和网络访问限制的条件,会有更完善的解决方案或者私有云解决。
在市场层面,传统Office软件厂商或者网络办公软件服务商若不改变,成为数据流量循环中的关键节点,处于流量下游位置,将摆脱不了办公软件的工具属性,由边缘化开始直至被淘汰或者吸收。未来云Office的服务提供商的重要性和产业地位,就看流量入口能掌握几个,是否可以通过社区化运营黏住用户,形成大流量闭环。
基于以上几点,我们可以看到18个月内,传统软件厂商凭借原有的技术优势、格式门槛会占据主动地位;新兴拥有大量C端用户和B端用户的腾讯和阿里具有发力的潜力,兼容性是他们目前的主要短板,如果这两个平台强行推进用户习惯的改变,一切将不是障碍。目前都还在试水阶段,这是行业主管部门和传统软件厂商需要高度关注的动向。
参考文献
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刘昌伟