如何撰写PDCA项目汇报书

来源:中国卫生质量管理
关键字:PDCA,质量管理,持续改进
发布时间:2019-12-05 07:58

　　【摘要】目的设计制作一种规范化的 PDCA 项目汇报书并推广。方法自行设计、制作 PDCA 项目汇报书, 经培训,引导医疗机构各科室进行实战操作。结果 PDCA 项目汇报书易掌握且实用,员工接受程度高,能有效用于临床工作质量改进。结论 PDCA 项目汇报书是一种较好的书面交流方式,可应用于临床医疗质量持续改进实践,具有一定推广价值。

　　【关键词】 PDCA；质量管理；持续改进；项目汇报书中图分类号:R197.3 文献标识码:B

　　HowtoWritePDCAProjectReport/YINChang,QIANShasha,LIUQiannan,etal.//ChineseHealthQualityManagement,2019,26(5):03-05 Abstract Objective TodesignandmakeastandardPDCAprojectreportandpromoteit. Methods ThePDCAproject reportwasdesignedandmadebyourselves,andalldepartmentsofmedicalinstitutionswereguidedtocarryoutpracticaloperation aftertraining. Results ThePDCAprojectreportwaseasytomasterwithpracticalusage,andhighlyacceptedbyemployees, whichcaneffectivelyimprovethequalityofclinicalwork.Conclusion ThePDCAprojectreportisagoodwayofwrittencommu- nication,whichcanbeappliedtothepracticeofcontinuousimprovementofclinicalmedicalquality,ithascertainpromotionvalue. Keywords PDCA；QualityManagement；ContinuousImprovement；ProjectReport First-author‘saddress NationalInstituteofHospitalAdministration,NHC,Beijing,100191,China PDCA

　　作为医院质量管理的重要工具 ,现已得到行业广泛认可[1]。质量管理持续改进是等级医院评审的重要内容。随着医院管理精细化的推进 ,员工对持续改进工作更易接受 ,但对改进工作如何记录、如何交流尚无标准方法 ,部分采用论文形式发表[2-3],也有采用 PPT 方式展示 ,但其工作量巨大。本研究在积极推广质量管理工作持续改进的基础上 ,结合医院文书管理实际 ,设计制作了一种简便且容易接受的 PDCA 项目实施记录和汇报书。 1 汇报书制作 1.1 分析 PDCA 过程结合实际 ,认为 PDCA 过程大致可以分为以下 3 个阶段 :

　　1.1.1 第一阶段 :计划启动与计划制定 (1)计划启动。包括 PDCA 基本信息、存在问题、改进依据、监测指标、指标定义、改进目标、现况数值、预期延伸效益等。

　　PDCA 基本信息应表现项目名称、编号、部门、人员、启动日期、项目地点等 ,让人一目了然掌握 “是谁 ?”“在干什么 ?”存在问题可以简单概括为两句话 ,“我们发现了什么问题”“这个问题不改善会带来什么后果 ?”改进依据即行业法律、法规、规章、规范要求必须做到的内容。监测指标和指标定义表明了任何质量管理必须量化 ,没有量化的指标 ,就无法做到真正的质量管理。改进目标和现况数值体现了项目的现在和未来 ,质量管理实际上是目标管理。预期延伸效益不仅关注这个项目相关内容的改善 ,而且注重培训员工接受持续改进理念。同时 ,应当重视质量管理效益最大化 ,扩大项目后续效果 , 比如发表论文、产生后续科研项目、学术交流、扩大品牌效应等。

　　(2)计划制定。做好改进计划应包括鱼骨图、柏拉图、5W2H 表。

　　上述两个阶段可以同时完成 , 也可以在不同时间段完成 ,但前后一般不会超过 1 周 ~2 周。完成后 ,建议召开开题会 ,由专家点评 , 指明方向 ,纠正工具应用缺陷等。

　　1.1.2 第二阶段 :项目实施阶段主要是 PDCA 的 “D”阶段。建议使用图片、短语来证明所进行的工作 , 不需要大段文字描述 ,降低员工工作负担。项目实施中 ,建议有项目中期汇报 ,一般要求 5 分钟 ~7 分钟完成。

　　1.1.3 第三阶段 :项目小结阶段主要是 PDCA 的“C”“A”阶段 ,一般为改善数值的柱状图和 SOP 固定流程、其他工作效益等。项目结束时 ,需要有项目结题汇报 ,一般要求 5 分钟完成描述。 1.2 制作 PDCA 项目汇报书模板本模板采用 word格式 ,竖排 , 将项目基本信息置于表前 ,存在问题等一一展现 ,由项目负责人填写 ,直观明了 ,鱼骨图和柏拉图横排 ,基本为事先完成粘贴即可 , 5W2H 表跟随其后 ,接下来为实施过程记录、目标柱状图和项目延伸效益等 ,最后是项目完成后的维持效果。见表 1。

　　1.2.1 项目名称 PDCA 项目汇报书设计了最简单的格式 ,动词 + 改进内容 + 指标 ,简明扼要。

　　1.2.2 问题分析和计划摒弃了传统的目标值计算方式,直接选取行业要求或工作要求等[4]。对于如何制定目标,一般认为从员工头脑风暴法开始,考虑可行性、紧迫性和圈能力等[5-6]。但这些都是主观思考,难与实际相符。在实际工作中,部分内容是行业规定必须做到的,涉及医学伦理的内容也是员工必须做到的,因此,由于圈能力不足导致改进效果打折,这与持续改进理论不符。

　　1.2.3 实施和检验即 “D”阶段。建议使用图文并茂的方式 ,减少文字描述。过程中多采用图片形式 , 既能体现真实性 ,又可以减轻员工负担 ,但前提是必须确保原始记录不能缺少。

　　1.2.4 成果与保持即 “A”阶段。任何改进均需保持 ,而保持需要标准化、同质化 ,因此 ,流程的 SOP 不可或缺。建议列出项目完成后的数据 ,以体现持续改进。 2 应用效果 2.1 首次培训时间缩短通过 PDCA 项目汇报书来培训员工 ,其内容排序与实际持续改进工作流程极为相似 ,可视性强。员工从接受第一次辅导到选题 ,学会使用汇报书填写项目改进内容 (课桌式培训),完成时间共计 3 小时 ~ 6 小时 ,其中大部分时间安排在鱼骨图和柏拉图制作培训上 ,较传统培训时间明显缩短。

　　2.2 员工接受程度提高由于 PDCA 项目汇报书一目了然 ,适用于任何岗位 ,因此建议全院员工参加培训。

　　员工仅需填空式完成工作记录即可 ,实际应用中非常省时 ,员工也容易接受 ,特别是临床医生参与度大大提高。据统计 ,在 4家医院培训时 ,共 1177 名医生申报了 382 个 PDCA 项目。

　　2.3 内部讨论指导方便使用PDCA项目汇报书 ,在开题点评、中期汇报与结题汇报时,专家与员工互动十分方便,仅需查看表格填写内容,就可以进行深入交流。质管办在督查工作时只要查看汇报书内容,就可以了解员工工作现状, 是一种非常实用的书面交流方式。

　　2.4 外部交流分享方便 PDCA 项目汇报书简要概括了 PDCA 项目的主要内容 ,能够在规定交流时间内 (一般为 8 分钟 ~15 分钟)完成项目介绍 ,同行可以迅速了解情况。本研究也推荐 PDCA 项目参加学术会议的交流展示 ,表明该汇报书能够有效交流。

　　3 讨论

　　3.1 开展 PDCA 项目改进的重要性和局限性质量管理持续改进是医院管理的重要手段。目前 ,国内辅导 PD- CA 主要由来自我国台湾地区的专家 ,通过自下而上开展 ,提升了众多医疗机构质量管理持续改进活动的热情 ,增进了医院质量管理氛围 ,但这一培训模式时间过于冗长。

　　某项目参与单位所在医院曾接受过此类培训 ,培训周期长达 17 个月 ,实际接受培训时间多达 200 余学时 ,初次参与培训员工有 60 余人 ,最终仅 16 人获得合格证书。漫长的培训进程 ,过于强调过程细节 ,是培训课程淘汰率极高的主要原因。同时 , 持续改进过程记录过于繁琐 ,汇报 PPT 制作耗时较长 ,导致员工产生畏惧心理。员工交流、同行交流时要求富于表达的方式 ,更多地适用于医院间竞赛类的活动 ,因此 ,传统 PDCA 项目开展难以真正在医疗机构内部全面推广。

　　3.2 PDCA 项目汇报书的优点本汇报书大大减少了持续改进过程中需要记录和文本制作的工作量 ,尽量简化了员工的工作记录 ,在确保持续改进过程前后关联逻辑性的基础上 ,尽量以图片、短语等表达形式来记录改进过程。汇报书大致分为基本信息、存在问题与改进目标、问题分析和计划、实施与检验、成果与保持 5 部分 ,每一个部分都相对独立 ,从而使一个持续改进项目可以分阶段完成 ,既减少了员工即时付出工作量 ,又体现了一个项目逐渐完成的过程。在辅导过程中 ,在开题阶段 ,只要完成基本信息、存在问题和改进目标等内容 ,不需把繁琐的问题分析先完成 ,在工作中边学边改进 ,这种方式比 “将理论全学会后再集中改进问题 ,为了完成任务而改进 ”更符合行为心理学理论要求。边学边做 ,对员工而言 ,不需很多记忆 ,实际使用后的记忆远比理论性记忆强 ,使员工接受度增加 ,从而提高了员工的主动参与度。

　　第一 ,本汇报书是很好的书面交流方式。学术交流需要双方或多方把自己的理念、思路、成果等让别人理解或接受。口头交流、书面交流都是交流形式 ,其中论文、科研申报书均为常见的书面交流方式。本项目汇报书作为一种书面交流方式 ,集结了专业的知识、工具的应用 ,简单明了地展现了一个 PDCA 项目从开始到结束的所有过程。

　　第二 ,本汇报书使 PDCA 过程标准化。汇报书简明扼要 ,属于填空式完成 ,非常直观 ,员工接受程度大大提高。

　　同时 ,尽管表格内容较多 ,但因为需分阶段完成 ,员工填写难度及撰写时间大幅度减少。

　　第三 ,汇报过程提高了员工的演讲、表达、控时及抓取重点的能力。整个项目 ,需要员工从开题、中期汇报和结题分享等阶段汇报项目进展 ,这就要求上台陈述 ,一方面锻炼员工的演讲能力 ,让员工体会表达的逻辑性；另一方面由于项目众多 ,往往需要限制汇报时间 ,员工的控时能力、抓取汇报重点能力也在汇报过程中得以逐步提高。

　　3.3 持续改进方向 PDCA 项目汇报书以员工自发、自主、自动参与为出发点 ,从员工关心的问题着手 ,关注员工个人成长 , 提高员工个人能力 ,从而使员工参与积极性大大提高。但其在使用上也存在一定问题。表现为汇报书内容由文字和图片组成 ,鱼骨图和柏拉图为事先完成后再复制粘贴 ,汇报书往往存在格式错落和不一致 , 导致外观欠美观。今后应继续改进汇报书图片嵌入方式 ,缩短员工调整汇报书格式时间 ,使汇报书更贴近员工需求。

　　参考文献 [1] 国务院.国发〔2017〕46号国务院关于取消一批行政许可事项的决定 [Z].

　　2017.[2] 王静成,车永茂,蔡滨.推广应用质量管理工具的实践与体会[J].中国卫生质量管理,2018,25(5):47-49.

　　[3] 徐平,周红翠.PDCA 结合质量管理工具对住院患者非计划拔管发生率的影响[J].国际护理学杂志,2018,37(6):835- 837.

　　[4] 赵海滨.质量管理工具在医院管理中的应用 [J].中医药管理杂志,2017,25 (22):64-66.

　　[5] 李静,田丽,李想,等.品管圈活动在降低神经外科术后感染中的应用 [J].郑州大学学报:医学版,2013,48(4):556 -559.

　　[6] 郭丽敏,刘晶星,王薇,等.以品管圈为抓手促医疗质量提升[J].中国卫生质量管理,2015,22(3):38-39.

　　通信作者: 张勤:浙江省人民医院质量管理办公室主任 E-mail:hz166cn@163.com