关于加强大型活动项目预算管理的思考

　　【摘要】在大型活动项目管理中，项目预算是项目管理的重要部分。预算管理可以监督活动费用的开支，避免资源浪费，还可以提高各环节的工作效率，降低项目成本，确保项目顺利发展。本文根据项目预算管理的概念，结合大型活动的特点，作出加强大型活动项目预算管理的思考。

　　引言

　　大型活动吸引公众和媒体的参与，但由于实际运作上的问题，大型活动项目预算管理存在许多漏洞，实际成本常常超过活动预算。大型活动项目管理的基础是有明确的目标，并进行有效的资源分配，而预算管理可以科学地分配大型活动的资金。在大型活动项目管理中加强预算管理，有助于大型活动项目的成本控制，提高资源利用效率，优化大型活动项目的业务流程。

　　一、项目预算管理的内涵

　　预算是管理会计的重要部分。预算是以数字化形式对某一项目的计划或预测，是大型活动战略项目管理的重要组成部分。通过预算编制、内部控制等一系列管理手段，使大型活动项目的资金得到合理分配，可以有效促进大型活动项目的顺利发展。预算管理是大型活动项目管理的重要部分，它以科学预测作为前提，并扩展到成本、收益和支出等经济活动。预算管理对于改进大型活动项目内部控制体系，实现大型活动项目的资源最优分配，提高经济效益至关重要。在市场竞争环境下，大型活动项目通过预算管理内容和目标的优化，激发各部门的活力，提高资源分配和利用的效率。预算管理不仅是财务管理，更是对大型活动项目的全方位管理。然而，在大型活动项目发展过程中，由于思想认识和实际操作的局限性，传统的预算管理主要由财务部门负责，其他部门很少参与，预算管理无法对资金进行科学预算和合理控制，无法提供决策依据。因此，当前大型活动项目管理中，需要让不同的部门参与预算管理，促进预算管理的科学性。这样：（1）有利于大型活动项目的风险管理。预算的制定和执行过程是在市场调研的基础上，加强大型项目管理的预见性、准确性和科学性，在合理、严密的计划上开展大型活动项目，避免盲目发展，防止不必要的财务风险。（2）有利于调整各部门的关系。大型活动项目需明确各部门的职责，促进各部门之间的合作与交流，增加人员的积极性，有利于增加预算管理的规范性。

　　二、大型活动的特点

　　大型活动是有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会活动。（1）有鲜明的目的性和计划性。鲜明的目的性不是一般目的，站在社会综合的立场上，让大型活动传播开来，让人员明确传播的信息。同时，大型活动组织起来很复杂，需要严密的计划，才能保证大型活动如期实施。（2）严密的操作性。在组织大型活动的过程中，如果工作人员出错，很可能来不及改正。同时在某些情况下，举办大型活动因为人员过多，主办方管理不善，可能会造成伤亡事故。因此，大型活动的执行必须具备严密性。（3）高投资。大型活动可能需要大量资金，高投资是最基本的特点。因此，在大型活动中做好预算管理是有必要的。

　　三、大型活动项目预算管理存在的问题

　　（一）忽视项目预算管理

　　在大型活动流程环节的实施过程中，涉及场地设计搭建布置、租赁各种灯光音响等演出设备、组织演员日常训练和排练、编制丰富的音乐视频资料等，所需工作人员数量众多，工作内容复杂。因此，在大型活动的规划中，需要作出预算清单，管理相关成本。预算的制定和实施全方位的，部门工作人员必须参与预算管理中。目前，预算只有财务部门编制，没有达到真正的全员预算高度，也没有整合到大型活动项目的总预算中，预算编制结果很难实现相对科学性。例如，预算目标很难真正反映大型活动项目的预期发展计划，而且没有合理的资源分配安排，缺乏对预算准备内容的详细研究，无视各个部门的互动和沟通，造成预算实施不充分。一些大型活动项目管理人员未意识到项目预算管理的重要性，不注意项目的成本预算，导致项目预算管理没有深度实行。

　　（二）项目预算编制不够科学

　　大型活动项目的预算准备，应以市场环境为前提，按照大型活动项目的实际进行科学准备，采用标准化方法进行项目决策。大型活动项目的预算应该注意短期计划和长期计划相结合。但在大型活动项目预算编制的缺失下，预算管理很难达到预期的结果。另外，明确大型活动项目的资金用途，需要对产生的成本进行合理规划，管理现金流量，并确保内部资源分配。目前，大型活动项目的预算编制存在很多问题。如预算编制不够科学，预算准备流程不够严密，预算内容细节不足，忽略了风险评估，预算数据不符合预算管理目标等，应当进行适当调整，确保预算管理规范化。

　　（三）项目预算管理执行力度不够

　　项目预算管理不仅是预算准备，更重要的是预算实施和监督。首先，项目预算管理应该与大型活动项目所关联地域范围、市场环境、消费水平等外部环境挂钩。如果在大型活动项目预算管理流程中忽略市场调查，会造成大型活动项目与外部环境不兼容，对预算结果估计不足，整个预算管理难以被接受。其次，预算应该按照科学的标准执行，为了使预算管理更加透明，必须加强预算实施。预算实施是预算管理的中心。如果预算指标缺乏灵活性和对市场的适应性，大型活动项目的预算工作难以实施。最后，一些大型活动项目还需要加强预算的监督。如果预算管理执行力度不够、缺乏有组织的安排、没有系统的反馈，预算实施过程与预算管理目标存在背离，难以对其进行修正，影响预算实施的整体。

　　四、提高大型活动项目预算管理水平的有效措施

　　（一）加强对项目预算管理的重视度，构建完善的预算管理制度

　　进行预算管理可以帮助大型活动项目提高竞争力。预算管理的实施不是仅仅针对大型活动项目财务部门的工作，也是加强内部基本管理工作。预算管理的第一位负责人是大型活动项目中各部门的最高负责人，必须实施主要的执行责任体系，有效加强领导能力，明确责任。在部门间利益冲突的情况下，应调整竞争，以客户利益为最高标准，对活动进行梳理，以确保大型活动项目的竞争力。在大型活动的预算管理过程中，从领导到普通员工，要从思想层面上变化。第一，大型活动的领导应理解项目预算管理的重要性，阐明项目管理组织的权利和责任，可以设立专门的预算管理组织来负责项目预算管理，并将项目预算管理纳入工作计划中，制定科学合理的预算管理程序。第二，提高预算管理的覆盖范围，与各部门密切相关。各部门不仅要参与项目预算的筹备工作，而且要对自身的工作负责，提高预算管理的科学性。从员工的角度出发，在全面预算管理中渗透员工的权利和责任，在预算准备、实施和评估的细节中划分不同部门和环节的责任，进行详细的调查，鼓励员工经常对预算计划提出建议和建议，并始终优化预算计划。预算的内容既符合大型活动项目的战略发展要求，又贴近员工的实际工作，使用预算评价指标鼓励员工参与大型活动项目的管理，增强员工的认同感，推进预算管理目标的顺利实施。

　　（二）采用科学的预算编制模式，推行现代化的预算管理方式

　　在现有预算方法的基础上，积极学习和采用科学预算方法，实施自上而下预算模式，不仅是财务部门，所有项目部门都可以参与预算编制。打破预算编制的壁垒，所有职位的人员都可以为大型活动项目的预算内容、实施和监督机制提供建议。同时，大型活动项目应根据预算管理的需要，适当扩大预算准备的内容，对活动产生的经费进行计划和分析，调整大型活动项目运作的制作费、劳动成本等。领导者可以按照大型活动项目的总体发展战略，制定总体预算计划，各部门可以按照总体预算计划执行分别预算，并向领导报告。总体预算管理组织分析、检查报告可以分发给员工。这一进程不仅可以确保预算管理的民主性，还可以提高上和下部门之间的沟通效率。在预算编制过程中，按照大型活动项目的基本要求和目标，将预算准备的内容和流程标准化。其次，要详细做好项目预算的准备，进行大型活动项目运作的风险评估。根据项目预算准备计划，分析项目的资金，如策划资金、制作资金、人员资金、投资资金和管理资金，并创建相应的记录。优化预算准备流程，制定实用的预算准备方案。一些大型活动项目的预算准备只是一种形式，财务信息收集、预算准备评价、预算提交等环节缺乏严格的规范。因此，大型活动项目制定严格的规范，以确保所有环节不出错。此外，大型活动项目需要进行风险分析，建立综合性的风险管理，减轻大型活动项目投资的风险。最后，大型活动项目可以借助现代信息技术的帮助，搭建项目预算管理平台或信息系统，及时更新项目预算。大型活动项目的预算管理和内部控制的建立相辅相成。如果没有强有力的内部控制，推进预算准备是很难的。因此，相关人员应为预算准备营造良好环境，建立公司内部沟通平台，使所有部门都能借助信息技术的实时互动来共享和交换信息，借助信息平台分析数据，以提高预算准备的可靠性。

　　（三）加强预算编制的执行力度

　　大型活动项目的预算是复杂的，包括策划设计预算、设备租赁预算、搭建制作预算、人员预算、食宿交通预算、后勤行政保障预算等。整个大型活动项目预算制度是基于现场状况的预测，因此，大型活动项目制定的预算指标应有灵活性，而且应该注意预算准备，加强预算准备的落实，预算实施留有余地，减轻预算风险。在大型活动项目预算实施时，首先，确定预算执行的标准，只有通过设定明确、系统的实施目标，才能改进执行的工作流程，评估预算实施能力，并且预算执行过程应进行合理控制。其次，确保预算的质量，要找出预算准备和实施过程中的问题，找出问题的根本原因，并加以总结和改正。此外，预算管理是否适当和可行，成本是决定大型活动项目的关键。资金充足，活动才可以顺利进行。但不能盲目利用资金，需要资金流量，确保各种成本的合理支出，减少财务风险。大型活动项目的支付能力需要考虑资本来源，确保预算管理的科学性和透明性，进行对预算管理的实施。最后，强化预算监督，定期召开预算分析会，通报支出情况，及时发现偏差，分析原因，制定控制办法。

　　结束语

　　在市场竞争环境中，建立和完善预算管理对大型活动项目的顺利实施目标至关重要。但是，在大型活动项目的预算管理过程中，存在着对预算管理的理解不充分，预算制定与实施不充分等问题。因此，大型活动项目的管理人员要改变想法，增强预算管理实施效果，加强预算评估，强化预算监督，以推进大型活动项目高效发展。大型活动项目预算管理不仅涉及现场活动项目的资金，还包括人力和物力等其他成本。加强预算管理不仅可以合理管理成本 ，还可以优化项目的资源分配，减少项目经费支出，增强大型活动项目的核心竞争力。