时间管理的节奏

　　美国现代成人教育之父、著名人际关系学大师卡耐基曾悬赏10万美金，征集让他的时间变“多”的方法。最后征集到的方法很简单：第一步，按事情的轻重缓急排序；第二步，衡量自己的能力做好计划；第三步，按照优先顺序，全力以赴。

　　彼得·德鲁克曾言：“不能管理时间，便什么也不能管理。”时间是个管理概念，也是个艺术概念，音乐之声可以舒缓，可以急促，全在于节奏的调韵处理。方法就是时间产物，演奏决定产出，管理本应是一本节奏鲜明的“流水账”，说得直白点就是“到什么时候做什么事”。即便这样，还是要有“留白”，预判突发“时务”，遏制拖延症，以备与全面工作步调合上拍。所见那些在时间面前渐渐失去节奏感的管理者，最后的样子一定是“蒙圈”。

　　控时间不如管自己

　　文/袁春楠

　　从2011年起，我开始接触时间管理。之所以关注这个领域，是因为自参加工作以来我就再没有进行任何专业领域的学习。工作中完全提不起劲头，单位安排给我做的工作总是能拖就拖，每天过得浑浑噩噩。除了上班要朝九晚五，下班回家后完全用看美剧、韩剧等方式来打发日子。等我幡然醒悟时，才发现过去的几年居然过得如此苍白。

　　我曾以为，学习时间管理是可以“拯救”自己的。之后很长一段时间，我把工作空闲用来阅读各种时间管理的相关书籍，搜索和关注微博上对时间管理颇有心得的前辈教诲，随时刷新他们都在做什么，也自掏腰包参加过一些时间管理相关的网络、线下课程。

　　在经过一段疯狂“取经”和实践后，终于对于时间的掌控积累了些经验。时间看不见摸不着，更无法存储。我并不认为时间是可以去管理的，能够管理和改变的只不过是每个人的时间消费方式。对个人来讲，最有价值的是在参考别人的方法后，最终找到适用自身的个性化解决方案。

　　时间记账：列出自己的“消费账单”

　　想知道每天24小时花在了什么地方吗？一款名为“Atimelogger”的手机软件或许可以帮到你。你可以利用它主动地记录自己一天都干了些什么。我们可以从《奇特的一生》这本书中看到一位“神人”——柳比歇夫的故事。他一生中不仅做了很多事，还把每件事的相应时间开销都记录在案。可以说，他的一生都在坚持记录一部强大的时间账本。我们普通人其实不需要刻意做到这一点，只需要从24小时的时间记录中来了解自己日常习惯将时间分配到什么事情上。记录的结果一定会让你大吃一惊，你会发现，大部分的时间都被浪费在没有任何成果的琐事上。

　　集中精力：找个“帮手”督促自己

　　最初，我做事的风格比较杂乱，基本上是“东一榔头，西一棒槌”，一天下来，什么事儿都留个尾巴。很快，我接触到了番茄工作法，这是一种简单易行的时间管理方法，是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。使用番茄工作法时，选择一项待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许自己做任何与该任务无关的事。直到番茄时钟响起，然后短暂休息一下（最少5分钟），每经历4个连续的“番茄时段”后可以多休息一会儿。

　　这种方法可以让大脑短暂集中精力后再进行休息，一天中来回重复这个轮回，使自己能获得工作效率的最大化和最高程度的放松与调整。我使用的工具是厨房倒计时器，每当我想做一件事情的时候，就打开闹钟，要求自己一听到滴滴滴的响声时，马上开始行动，专注于这一件事，争取在25分钟内做完。但是用了几次之后，我发现这种方法只适合在家使用，在单位使用就特别容易影响到周围的同事。

　　为了适应在单位中的工作环境，即实现单位时间高效运用，又不干扰周围的同事办公。经过寻找，我又发现了两款简洁易用的手机版番茄钟，一款是“focus time”，另一款是“学霸拯救地球”。利用手机进行时间管理的最大好处是可以随时随地进行时间统计，而且可以将番茄钟设置成静音模式，不影响他人。其中，学霸拯救地球这款软件的最大特色是可以像玩角色扮演游戏一样，在每使用一个25分钟番茄钟的同时，还能让主角打怪升级，获得经验值。积累一定数值后还能解锁更高级的武器等等，这种类型的软件非常适合喜欢游戏化学习的朋友们。

　　最初的时间记录清单

　　2012年4月，我写下了人生的101个目标，也因为接触到一本书《一万小时天才理论》，其中提到在任意专业下积累到一万小时的人必定会成为专家。于是，我开始尝试用excel表格记录为各项目标所付出的时间。然而，最初并没有完全按实际执行情况进行统计，只记录了每一个事项发生的频次，并估算每次平均投入的时间，最后得出合计时间。就这样，我就按照自己的感觉做了几个月的时间清单，并把每一天的时间投入更新到晨间日记里，还坚持得不亦乐乎。终于有一天，在一个网友质疑下才发现，原来的统计方式是很不科学的！

　　首先是时间统计不精确。估算往往和实际所用时间相差甚远，只是在用感觉而不是真实数据作积累。同样写一篇千字文章，可能花费20分钟到2小时不等。短期看不到太大差异，随着时间推移，误差惊人。

　　其次是目标还不够明确。在最初设定一些目标时没完全想清楚设定这一目标所能达成的结果，到底是不是我真正想要的。比如说“学英语”，坚持一段时间后，发现我其实并不清楚学了之后能在哪儿应用，如何转化成生产力。因为我既不做翻译工作，也不为外企服务，更不会留学移民，持续投入到底有什么动力和意义可言？几个目标小项：微博、博客、读书，完全可以合并成一项：写作。也就是说，目标与时间投入会随着人的思维和环境经常调整。

　　时间储蓄，令你收益一生

　　之后读的一本书《异类》，帮我重新激起对时间管理以及持续对专业时间积累的热情。这一次我意识到，只有将项目和技能细化，寻找到合适的工具才能够科学有效地记录时间。

　　2013年7月我开始使用“ihour”app。我告诉自己既然开始使用，就要持续下去，别半途而废。我陆续设定了27个项目，比如讲师、写作等倾向于工作维度；投资、旅行、健身、绘画等倾向于生活围度。从最初每天积累差不多半小时，到慢慢养成习惯，如今ihour已经成为我每日核心时间记录工具，从未终止过一天。使用过程中我有如下收获：

　　1.专注核心项目，学会做减法。时间是我们最宝贵的资产，一个人的精力和能量也是有限的。我们学习时间管理的最终目的并非变成机器人，在每一分钟醒着的时间都安排工作内容，在日程本上设计无数下一步行动，不给自己任何喘息的机会。ihour有效提醒我，每天优先在具体项目上投放精力，与项目无关的事情完全可以拒绝请求，推荐其他更合适人选，或选择外包给他人去做。

　　2.自我探索，寻找自己的特长。很多人都不知道自己擅长什么，兴趣爱好是什么。好在ihour允许用户记录过去时间点上的积累。只要我们把从小到大所有特长投入时间都统计加总，通过分析数据，你会发现其中的奥妙。举例，在我开启过的27个项目中，3个超过2000小时的项目成为了我的收入来源，8个超过100小时的项目是我生活中相对擅长但还很难转化成职业的兴趣部分，至少我在打乒乓球方面很自信，手拿毛笔写大字时毫不怯场，炒菜做饭也能满足填饱肚子的需求。其余16项徘徊在20小时左右，处于半途而废的状态。这个数据体现了我之前接触过不少，但大都没有坚持下去。这种一目了然量化能力的方法不是很有趣吗？很多时候，你擅长了一件事，自然会爱上。

　　3.量化每一项行动时间。受到ihour以每5分钟、10分钟、15分钟等依次作为累计单位启发，让我萌生了一个想法。平时我们在每一天到底要做多少类事情，每件事情上需要花费多少时间呢？我列下了一份清单，为自己日常事项计时后，惊讶地发现，很多事情原本在想象中是个大难题，其实一些事情在1秒、1分钟里也能完成。无论你作为一名职场人、自由职业者还是创业人士，如果能花一点时间研究自己的行动节奏，拥有时间感，你就会发现你的工作与生活会渐渐发生变化。

　　我的时间去哪了

　　累计时间账户，把每天投入的时间“存”起来，会给人一种在“存钱”的感觉。通过对时间投入作自我分析，会让你对自己越来越自信，对未来越来越淡定。时间记录不仅能让你看到总体记录时间、记录次数，也能看到历史上你在哪个月投入比较多，哪个月状态不好、投入很少等，借此反思原因、把过去的自己是否努力看得一清二楚。我曾经统计过去十年真正可以算是有效时间的部分，十分汗颜。每个人的十年都有87600小时，睡眠约26280小时（占比30%），假设一年投入1000小时在专业上做积累是完全可行的，平均每天3小时就足够了嘛，想再努力一些，同时积累2项专业技能，每天6小时也还吃得消。然而，十年后理论上会实现的一万小时天才诞生时刻并没有出现在我的身上。过去十年中大多数日子里，我不珍惜反而打发消磨时间，用来对27个项目积累的全体时间满打满算8600小时（占比9%）。那么剩余61%上哪儿去了？是在吃饭、在通勤路上、在玩游戏、追剧、还是在休息呢。

　　我的体会是，专注三小时做一件事情，是需要意志力、体力来支撑的。能够每天持续投入更是需要极大的耐力。然而，正是因为这件事不那么容易做，才会因为时间的流逝，让坚持者与不坚持者之间逐渐拉开距离，也愈发让自己感受到：坚持，是一项自我博弈的游戏。正如“股神”巴菲特所言：时间是杰出人的朋友，平庸人的敌人。

　　华为的时间管理法则

　　文/李庆双

　　华为在其针对时间管理的专项培训中曾这样总结：大量的时间浪费来源于工作计划的缺乏。比如，没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。

　　此外，华为鼓励员工特别是新员工敢于说“不”。因为人们在工作行为中最常见的一种情况就是不会或是不敢拒绝，这一现象特别容易出现在热情洋溢的职场新人身上。新人为了表现自己，往往把来自于各方的请托都一一不假思索地接受下来，但这不是一种明智的行为。量力而行地说“不”，对己对人都是一种负责的行为。华为一向强调，接到别人的请托，不要急于说“是”，而是应该先分析一下自己能不能如期保质保量地完成任务。如果不能，就需要具体与请托人协商，在必要的时刻，要敢于说“不”。

　　俗话说，成功地界定问题就已经解决了问题的一半，但如果没有切实可行的解决方案，困境还是不会改变，让我们看看华为的时间管理法则吧。

　　法则一：以SMART为导向

　　华为的时间管理培训指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：

　　具体的（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，“我要成为一个优秀的华为人”就不是一个具体的目标，但“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。

　　可衡量的（Measurable）。这是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标，比如出勤率、业绩表现等。

　　可达到的（Attainable）。这里“可达到的”有两层意思：一是目标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。

　　相关的（Relevant）。这里的“相关”是指与现实工作和生活相关，而不是简单的“白日梦”。

　　基于时间的（Time-based）。“基于时间”是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，华为的时间管理培训指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个时间段上的“时间里程牌”，以便掌控工作进度。

　　法则二：重点关注第二象限

　　根据重要性和紧迫性，可以将所有的事件分成四类（即建立一个二维四象限的指标体系）。

　　一类是“重要且紧急”的事件，例如：处理危机、完成有期限压力的工作等。这个象限包含的是一些紧急而重要的事情，这一类事情具有时间的紧迫性和影响的重要性，无法回避也不能拖延，必须首先处理，优先解决。

　　二类是“重要但不紧急”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲等。不同于第一象限，这一象限的事件不具有时间上的紧迫性，但对于个人或者企业的存在和发展，以及周围环境的建立维护，都具有重大的意义。

　　三类是“不重要但紧急”的事件，例如：不速之客来访、某些电话、会议、信件。第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情。这些事情很紧急但并不重要，因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区，认为紧急的事情都显得重要，实际上，这些不重要的事件往往因为它紧急，就会占据人们很多的宝贵时间。

　　四类是“不重要且不紧急”的事件，第四象限的事件大多是些琐碎的杂事，没有时间的紧迫性，没有任何的重要性，这种事件与时间的结合纯粹是在浪费时间，是在扼杀生命。发呆、上网、闲聊、游逛，这是那些饱食终日无所事事的人们喜欢选择的生活方式。

　　华为时间管理培训指出，第三象限的“收缩”和第四象限的“舍弃”是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往采取不同的方式——很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压工作状态，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭。长此以往既不利于生活也不利于工作。所以，华为主张关注第二象限中的关键事件，不提倡在其他象限浪费太多的时间和精力。

　　法则三：遵循韵律原则

　　日本一项专业调查数据指出：人们一般每8分钟就会受到一次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%的工作时间。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时，人们被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是5小时。根据以上的统计数据可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。

　　华为也明显认识到这一点，华为提出了自己的时间管理法则——“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要尽量采用打扰性不强的沟通方式（如E-mail）进行沟通，要适当地主动与上司沟通减少来自上司的打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。

　　法则四：执着于流程优化的精简原则

　　崔西定律指出：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以，必须要简化工作流程。对于部门的工作流量，华为要求员工们做到“能省就省”，并编制出“分析工作流程的网络图”，每一次去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这也意味着节省了大量时间。

　　四大策略助HR掌控时段

　　文/张林强

　　新年伊始，HR手头的工作渐渐多了起来，诸如上年度绩效考核的总结，年终奖的评定与分配，全年人力资源状况的盘点、总结与规划，核心人才梯队的建设，外部薪酬调查和内部薪酬满意度调查，本年度调薪计划的落实等等，这些都是关系到全年人力资源管理工作顺利推进的重点任务，自然是一刻都耽误不起。然而，当频频接到公司老总临时安排的工作后，原本已经分身乏术的HR难免会在突发的任务面前顾此失彼。在此，笔者根据多年的实践经验，提出HR掌控时间的四大策略，或许可以帮助广大同仁从容应对时间管理的难题。

　　策略一：调整时间分配原则

　　或许很多HR都会在全年中的某个固定时段感到有心无力。比如春节过后的3、4月份招聘季和9、10月份的校园宣讲，还有年终岁尾的绩效考核等。而年终绩效、薪酬调整沟通、人事变动等也大都会在同一个时间段集中爆发。为了应对这些工作，HR需要花费大量的时间去落实相关方案的策划、调研实施及方案调整建议等。因此，非常有必要预先做好这些周期性很强的工作预案，并将该计划并入部门工作计划中，以便部门员工调整安排自身工作计划，确定计划实施调整策略，确保各项工作按时间节点顺利完成。

　　如果在平时，HR往往只会用小部分时间去思考“大方向”的事情，其它的大部分时间则用来完成常规工作，比如搭建人力资源管理体系、带团队、把握人力资源战略规划的实施等；如果到了某些固定时间段，则要把“规划”和“执行”两大部分工作的时间分配比例进行调整，大幅增加规划的时间。比如，在年初要用六成的时间来进行梳理、分析全年人力资源状况；在年中要重点进行人才盘点；在年终要进行人力资源管理体系评价、下一年人力资源发展战略规划等大事情。这些工作无一不是要HR亲自组织、策划，甚至实施的，决不能因为手头“临时性”工作的增多而耽搁，一定要按期启动。

　　策略二：善用“授权”做杠杆

　　上面提到的这些“大事件”，不可能都由一个人来完成。诸如人力资源的盘点、人力资源环境的内外部审计以及人力资源管理体系的状态，这些都需要通过团队的分工来完成。而人力资源的基本数据、员工状态、能力素质等基础数据应该在人力资源信息系统中保存，即便企业没有e-HR系统，人事管理专员或者员工发展专员等也都会有相关信息及数据，只需指定负责人就可以将数据进行完整、清晰的统计和分析；而人力资源供给需求分析则可由招聘与员工发展专员来完成；人力资源的管理体系的状态则可由各模块的专员进行梳理和总结而获得。

　　授权作为时间管理的杠杆，可以有效节约HR大量的时间，但能否保证质量，还要看HR是否在日常工作中有计划地对团队进行针对性的培养和指导。所以说，HR的任何工作都是一环扣一环，需要靠平时碎片化协作的积累得以实现。同时，这种培养下属的能力本身也是对HR的一项基本要求，那种凡事亲力亲为的HR显然做不了掌控时间的高手。

　　对于HR来讲，对“大事件”的授权不只限于信息整理和对现状梳理，更重要的是鼓励HR部门其他成员提出对现状的分析、建议和改进想法。实际过程中，这些工作需要HR来分步分期组织实施，强调用独立完成、团队研讨的方式来进行，目的是在完成团队年度自我总结分析的基础上，共享信息，分享经验，并为后续开展其他工作奠定基础。

　　策略三：见缝插针做“功课”

　　虽然“大事情”的基本工作可通过团队授权来完成，但还有很多工作除了HR是无人可以替代的。因自身角色、在组织中的位置以及自身的专业视野和经验，只有亲自动手才能完成的专业程度极高的工作必须要尽早投入。

　　作为HR，除了例行的日常工作，还有更多临时性的事情，诸如要参加各种会议、临时招聘或裁员等，这时就得学会见缝插针。只要平时稍有空闲时间，就要抓紧时间“充电”：看同行、看同业、看内部；观人、观心、观事儿；一点一点地梳理、思考并学习。结合本企业特点和行业特性，大致梳理出具有季候性特征的人力资源管理策略和应对办法：比如本企业何时为招聘旺季，何时又面临员工离职高峰，什么时间段加班较多等等。

　　善于见缝插针的HR，无论临时工作怎样突然，都不会因该做的事没有做而紧张焦躁，且在充分准备的大事情中，能够在企业各种决策中给出科学而有见地的建议，出色地履行人力资源部门的使命。

　　策略四：为团队协作争取信任

　　不少HR在工作中都有这样的体会，无论怎样合理安排时间，工作内容总是有增无减，而有效时间却刚性到底。由此我们就需要换一个角度来思考，即以空间换时间，以时间换时间。

　　首先来看以空间换时间。在HR全年的工作安排中，有些时候各个部门间信息交换比较集中、各种决策交锋频繁，所有部门都非常忙碌，各种会议和工作安排密集，人力资源相关工作也是如此。HR不妨在这个时间段，借助信息交换和各部门往来频繁的机会，把人力资源部门的工作情况和全年大致的工作周期介绍给其它部门，以此争取更多的理解和支持，引导各部门在人力资源管理方面的参与和信息反馈。

　　再看以时间换时间。充分利用发达的互联网信息技术，无论是电子邮件、企业内部信息系统还是微博、微信，都是人力资源可以服务企业各部门快捷、有效的工具，人们对这些平台的接受程度也越来越高。诸如调研问卷、信息反馈表单，甚至一整套标准的绩效考核、薪酬调整流程等都可以通过这些平台来完成。由此可以节省出一部分的时间去处理非程序性或计划外的工作。对于HR来讲，未来的人力资源管理必然是向企业内部提供更多个性化的服务与支持，这意味着要让团队利用先进的管理渠道、工具和方式来提高工作效率，把自己从常规事务性工作中解脱出来，从而做出更多具有创新性、能给企业带来更多价值的事情。这些都需要HR开动脑筋，对自身与团队的时间碎片进行探索式的管理和应用。

　　十个实用的时间管理方法

　　●定制生活目标，按照重要程度排序

　　为你的生活制定目标，如果你一直漫无目的地生活，那现在是需要设计一个目标的时候了。如果你有太多的目标，那就认真地管理它们。你生活中的每一个领域都需要目标，比如工作、健康等。

　　●集中精力完成最重要的任务

　　有了目标后，就要制订完成目标的计划及如何实现这些目标。如果你的目标是健康，那你就要考虑每天如何坚持煅炼身体。

　　●每时每刻铭记最重要的目标

　　如果你的目标过多，那么就每天优先完成最重要的五个目标。最好把这五个目标列出优先顺序。

　　●用金钱衡量时间

　　如果你知道你的一小时值多少钱，时间管理就会变得容易得多。

　　●不要太执着于完美

　　人人都想把每一件事做得完美无缺。但是，过于追求完美只会浪费时间。在适当的时候放手不是一件坏事。

　　●为每个任务设置一个时限

　　如果你通常要花三个小时完成一项任务，那么，你可以把完成其它任务的时限也设置成三小时。你会惊奇地发现，在规定时限内你还可以完成更多任务。

　　●试着为每天的工作制定时间表

　　每天早上上班前，专门为今天的工作制定时间表，这样你会更快地完成工作。

　　●将大目标转换成小任务分别完成

　　你可以将每个目标分成几个步骤完成，这样你就可以很快地达成目标。

　　●可以将某项任务交给别人

　　如果你有更紧迫的事情要做，可以将很重要又费时的工作托付给他人帮忙，比如浏览工作邮件。

　　●给每个步骤制定时限

　　工作时限很重要。如果一个工作任务下达时，上司没有给你规定时限，那么你也应该设定一个时限，你将会为自己变得如此高效率而惊奇。

　　责编/寇斌

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