“异步”会议任重道远

　　受疫情的影响，线上会议的发展驶向“深蓝”领域，因此出现了“异步”会议的全新发展模式。

　　2021年5月20日至23日，第五届世界智能大会在天津举办，本届大会集中展示了创新科技与人工智能各个领域的全新变化。其中，值得会议界关注的一项全新技术便是“异步会议”。所谓“异步”会议，其英文统称为ASYNCHRONOUS。“异步”会议是区别于非实时同步参会的一种会议模式。这种全新模式，不仅改变了在线会议固有形式，也创造了新的市场价值。

　　所谓的“异步”，是指在在线活动之中由于参会者并不是实时在线的，因此线上的讨论不会一直是实时进行的。

　　随着疫情防控新常态化阶段的出现，世界各地的会议策划者对这种新的会议形态逐步达成了共识，“异步”会议正成为会议行业新的关注点。特别是过去一年线上会议和（线上线下）混合会议的激增导致了这种形式的出现，有些人甚至认为“异步”会议是未来的工作方式。

　　“异步”会议的工作原理其实源于NASA（美国航空航天局）异步通讯技术在民间领域的延伸。由于星际间的距离较远，因此指令发布与接收往往会有时间上的延迟。鉴于此，“异步”会议在这基础之上进行了全新改良，即指非实时发生和进行的信息交换。（发送消息的时间与接收消息的人以及双方之间的对话存在延迟。最常见的例子是电子邮件链，项目管理协同平台上的备注，或者留言板上的留言。）“异步”会议遵循这种原理，让参会者没在特定的时空内同时进行现场对话或演示，而是通过回看、回顾会议材料，观看预先录制的内容，并在自己能支配的时间内提出问题。让参会者可以在非实时交互的情况下进行交流。

　　我认为，自在线会议活动步入常态化以来，更加需要开启“异步”模式，将面对面的会议转变为具有按需内容（On demand）的虚拟会议，并为分散的受众提供了更多的灵活性。按需内容这种模式在学术社团领域使用的最多。例如，去年年底举办的2020年美国儿科学会年会，年会上他们创办了在线的医学教育视频数字图书馆，这是一大特色。注册者可以24小时在线访问这些内容，他们可以在自己可支配的时间内查看这些内容。此外，参会者可以在自主的时间内登录参会。

　　不过，在我看来“异步”模式既有它的优点也存在一些挑战。其优势存在三个方面。

　　第一、灵活机动，易于传播。区别于传统线上会议，“异步”会议模式可以很好的让参会者安排自己的时间参与活动。会议组织者也不必担心必须找到适用于所有参会者的时间，特别是考虑到参会者分布在多个时区，有利于国际领域的学术会议发展。

　　第二、参与便捷，时间可控。参会者可以根据自己的时间节奏参与会议。此外，参会者有更多的时间来消化提交给他们的信息并构思其想法。

　　第三、自主选择，人性设计。如果现场没有引导人、介绍人作为“润滑剂”，那些很拘谨的人会放弃在一大群人面前的社交机会。为此，这部分人可以更容易选择以异步的方式参与对话。

　　说完优势，在来看看三点挑战。

　　其一，效率下降。以前在现场会议上需要几分钟的谈话就可以搞定的事情在异步会议上可能会拖很久。特别是需要创造性的合作--就像是头脑风暴类的会议—不要考虑“异步”会议，因为这些会议通常依赖于快速的交流和做出结论，因为这是强社交类的会议。

　　其二，缺乏联系。本来所有的虚拟形式就缺乏面对面的连接，但异步形式可能会加剧这种撕裂的连接，因为参会人都是各行其道，很难加强联系。

　　其三，失去活力。伟大的想法有时产生于即兴的谈话，在现场谈话的环境中自然发展。“异步”会议大幅模式削弱了人与人之间激烈探讨与分享的机会，因为缺少碰撞，难以创造强烈的灵感火花。

　　此外，筹备“异步”会议的难度也不小。会议组织者需要考虑到异步通信的间断性，确保与会者处在同一“页面”上。这需要进行大量的准备工作：组织者应该提供一个详细的会议议程、阐明与会者的期望值、谈话要点、谈话的起点。为确保及时参与，组织者应设定一个截止日期，规定与会者必须提前审查会议材料，并向入门者提供在线的笔记或答案。项目管理软件，还需要建立一个资料中心保存会议材料、说明和评论来简化异步会议的环节。因此，“异步”会议的市场化发展，还任重而道远。

关注读览天下微信， 100万篇深度好文， 等你来看……