档案信息化对传统档案工作的影响及应对策略

　　摘要：档案信息化是企业档案管理活动中应用现代信息技术实现档案资源的数字化管理和提供利用，是对传统档案工作模式的转型和创新。随着档案信息化的实现，对传统档案工作带来极大的影响，也为档案工作提出了更多的要求。在本文中针对档案信息化对传统档案工作产生的影响进行了具体的分析，然后提出了应对策略，旨在加快档案工作的转型，提高档案信息化水平。

　　档案信息化使传统的档案管理模式从档案实体为重心向档案信息为重心转变，在这一过程中充分利用了现代信息技术的优势，极大的提高了档案管理和利用现代化水平，促进传统档案管理工作的转型升级发展，并成为新时期档案管理工作发展趋势。档案信息化的推进为传统档案工作带来极大的影响，那么传统档案工作如何应对信息化的形式，档案人员如何借助信息化技术的优势提高档案工作效率和质量是值得思考和研究的课题。

　　1 档案信息化对传统档案工作产生的影响

　　1.1档案收集

　　档案信息化发展对传统档案收集工作产生了极大的影响，尤其是新型载体档案收集。在大数据技术、信息技术等的发展下，各种新型载体档案逐渐涌现，数量增多，比例也随之加大，但是传统载体档案的比例却越来越少。随着档案信息化的深入，传统纸质档案形式必然会被替代，朝着纸质档案与各种新型载体档案融合发展。

　　1.2档案整理

　　档案信息化是档案整理工作更加简单高效，即便面对海量的档案数据也能在短时间内完成整理。传统的档案需要按照时间、来源、内容以及形式等分门别类的整理，效率低，而且容易出现错误，档案人员的工作量很大，需要投入很多的精力和时间。档案信息化只需要检索功能，使用者可以直接检索、打印就能使用了，不需要频繁的使用原件，原件只是作为“原始记忆”保存起来[1]。另外，档案信息化是档案管理的重心转移到档案条目输入、档案数字化以及信息化处理方面，对传统档案工作模式产生的影响极大。

　　1.3档案统计

　　在传统的档案管理模式下，档案统计的工作量很大，需要档案人员手工计算，很容易出现错误。但是档案信息化可以利用软件实现自动化统计，完全可以替代繁琐的手工统计，而且错误低、效率更高，减轻了档案人员的工作压力。

　　2 传统档案工作应对档案信息化的策略

　　2.1加强专业人才队伍建设

　　为了有效应对档案信息化趋势，企业必须从多种途径转变传统档案工作模式。首先应该加强专业人才队伍建设，完善人才引进机制，提高档案信息化的重视，一方面提高薪资待遇，引进高学历人才、高端技术人才，另一方面加强档案人员岗前培训和在岗档案人员的信息化技能培训，为档案信息化工作开展打下基础。为了调动档案人员的积极性，可以将培训与日常绩效考核挂钩，引入测评考核机制，如何考核不合格需要继续参加考核培训，给予考核合格的人员办法结业证书。另外，可以采取“线上+线下”结合的培训方式，可以克服时间和空间的限制，比如直播、转播等，档案人员只需要一部手机就可以完成学习。在培训内容上除了理论知识以外，还应该侧重数据挖掘、应用系统操作方法、数据安全与保护以及计算机知识等，强化档案人员综合能力培养[2]。

　　2.2构建智慧档案管理平台

　　企业应该加大智慧档案管理平台建设的投入力度，加快传统档案管理模式的转型升级。在智慧档案管理平台中可以实现各种类型档案数据的自动采集、归档和保存等，还能对照片、音频等电子文件进行整理，平台也可以实现图像的比对、去重、识别等，实现智能化的筛选和归档。但是在智慧档案管理平台中需要加强监测工作，利用射频识别技术对档案实体进行智能检查、入库等，并对库房的温湿度、有害气体等进行实时监测，保证档案实体和库房的安全，在发现异常情况以后可以第一时间自动报警，保障电子档案的安全性和完整性。另外，档案信息化还能实现企业各部门之间的深入交流和沟通，实现档案数据信息的最大化共享与利用，真正实现了档案数据的价值。

　　2.3建立健全档案信息化管理制度

　　档案信息化除了实现了电子文件的接收与管理以外，必须建立健全相应的规章制度，可以从管理、技术以及应用等方面完善档案信息化管理制度，比如要明确电子文件的归档范围和保管期限、专职和兼职档案人员信息安全保密、电子档案数据存储技术制度、纸质档案数字化技术制度、使用者角度的档案查询与利用制度等等，通过完善的管理制度为档案信息化工作提供全面保障[3]。

　　2.4加强信息安全建设

　　随着档案管理信息化水平不断提升，加强档案信息系统安全防范对于企业的档案系统的安全运行以及经营活动发展都起有着极大的影响。由于网络技术在档案管理中的应用，使得档案信息安全风险加大，档案数据容易被篡改、系统容易被非法分子攻击等，很容易泄露档案数据，尤其是重要的档案数据。因此，为了抓住档案信息化机遇，加快推进企业档案管理工作转型发展，必须构筑档案信息安全技术壁垒，保证档案数据的安全性、真实性以及完整性，可以从防火墙、加密技术、数据备份、访问控制技术以及入侵检测技术等方面入手，切实保障档案管理系统的安全运行。

　　3 结语

　　目前，我国信息化技术日益完善，档案信息化已经成为必然趋势，为各行业档案管理转型升级发展带来了机遇，而且档案信息化对传统档案工作产生了极大的影响，包括档案收集、保管以及统计等多方面，使档案工作模式发生了翻天覆地的变化，明显提高了档案人员的工作效率，可以说档案信息化对于企业发展有着重要意义。为了迎合这一趋势，企业必须加强专业人才队伍建设，完善人才引进机制，加大人才培训力度，构建智慧档案管理平台，完善档案信息化管理制度以及加强档案信息安全建设等，为档案信息化发展打下坚实的基础。

　　参考文献：

　　[1]高珊.事业单位档案信息化管理工作的问题与建议[J].黑龙江档案，2021（06）：102-103.

　　[2]赵蕾.新时代下推进档案信息化建设的路径探索[J].北京城市学院学报，2021（05）：49-53+59.

　　[3]张静.档案信息化对传统档案工作的影响及应对策略[J].档案管理，2021（03）：120+122.