多功能一体机四大趋势成主流

  相较于单功能设备,多功能一体机的优势主要体现在良好的功能整合与性价比方面,近年来,多功能一体机市场发展迅速,无论是产品功能设计还是用户体验设计,都获得了较大的提升。尤其是在金融危机背景下,用户对于办公设备多功能化、网络化等需求日益明显,也为多功能一体机市场的发展带来了良好的推动力。

  在此背景下,本报特别策划了多功能一体机专题,帮助读者进一步了解这一市场的发展状况,并对用户选购多功能一体机产品给予一定的帮助。

  在国际金融危机的背景下,节省办公成本已经成为行业和企业用户所需要慎重考虑的一点。

  而多功能一体机显然是一个非常好的选择,不仅能够大大简化文档处理流程,而且相比采购多台单功能产品而言,多功能一体机能够显著的节省购买设备的开销。尤其是在办公设备方面,单功能产品正在逐渐向多功能产品转变。据IDC数据显示,从08年第一季度到09年第一季度,黑白多功能一体机市场增长率达34.6%,其中四合一多功能一体机产品增长率达33.6%。

  目前,多功能一体机已经在办公领域得到了大量的应用,无论性能还是服务方面都在稳步提升,早已不再是多个设备的简单叠加,而是将各种独立的功能更加完善地集成在一起,同时使功能之间的协调性更加自然,操作更加方便快捷。对于多功能一体机产品的市场需求,富士施乐(中国)有限公司打印机事业部产品经理张新总结说:“我们认为未来办公用户的需求主要体现在四个方面,一是网络功能,没有网络功能10个人办公可能需要10台打印机,而一台网络设备就可以满足更多的人参与快速打印工作;二是性能良好,打印速度、内存、CPU等方面这些都是性能的体现;三是文印管理,需要一些管理软件,通过统一的管理来提高工作效率;四是成本,这也是是办公用户很关注的内容。”

  网络打印势不可挡

  目前,多功一体机市场每年都以30%以上的速度增长,在这一增长趋势下,市场结构势必产生变化。办公用户逐步由使用简单的桌面打印,发展到使用带有网络功能的单功能打印机及多功能桌面一体机,多功能一体机向网络方向发展已经成为不可阻挠的趋势。

  对于多人办公环境而言,设备和资源的共享使用能够有效地节约资源和成本,一台具备网络连接的多功能一体机产品显然能够更好的应对日常工作。自惠普公司1991年3月推出世界上第一台真正意义上的网络打印机起,文印办公设备的网络化就一直向着提高企业工作效率、降低办公费、合理利用资源得方向发展。如今,网络的发展,更使用户对网络的需求成为了办公的主题,尤其在金融危机的大环境下,更需要通过网络来降低办公成本。网络功能作为市场热点,越来越受到用户的关注和认知。随着网络打印市场的发展和网络解决方案的不断成熟,政府采购也越来越多地考虑带网络功能的多功能一体机产品,在中国现有的环境下,网络办公已逐渐成为新的趋势。

  张新认为,网络办公有三好处,第一,节省采购成本,多人办公只需要一台机器、,而且通常网络多功能一体机的各项性能配置都比较高、内存大、纸盒容量大;第二,节约资源,更加环保;第三,更易于管理,通过网络管理软件就能容易地实现对设备的远程管理,更方便地进行成本控制。以富士施乐网络多功能一体机Phaser3200MFP/N为例,它可以充分利用网络,在把纸质文档变成电子文档时,直接扫描到email或者PC上,形成电子文件,节省纸张和能源;它还能够通过PC发传真。

  张新指出,购买成本一直是影响网络多功能一体机没广泛普及的很大的因素。举例来说,在小型工作组的日常办公中,一款每分钟能输出24页的网络单功能打印机在2800元左右,带有ADF的扫描仪在售价为1980元,一台传真机需要680元。假设省去复印机的费用,三台设备的总金额是5460元,而同档次网络多功能一体机的价格一般为是4999元左右,两种选择的价格差不多。未来应对市场需求,厂商正在通过多种方式助推网络多功能一体机市场的发展,降低网络多功能机的价格门槛,通过采购成本的大幅降低,有力助推网络办公的进程。

  文印管理优势突出

  文印管理关系到企业得运营流程,小到一个普通员工的日常使用,中到企业流程运营的顺利,大到企业成本管理和发展,都与文印有密切的关联。

  一台具备网络连接的多功能一体机能够大幅度提高企业的文印效率,而如何控制来自各个员工的文印作业,有效节约成本、减少不必要的费用支出?也成为企业和厂商共同关注的问题。

  目前,不少厂商都推出了针对企业的文档管理软件解决方案,帮助企业实现科学的文档管理,例如,富士施乐推出的DocuWorks7.0文档管理软件解决方案,可与富士施乐所有数码多功能一体机系列产品结合,不但可以将各种规格、格式的文档的统一处理与管理,将不同文档整合成同一格式,进行文档间的合并或拆分,文档的编辑、批注、查找、保存等;用户还可以通过网络方式,与他人共享文档资料,能够显著的提高文档管理及分享的效率。而基于Web的信息共享软件DocuShare6.1,则可以有效增强公司生产力和工作效率,将查找所需资料的时间至少减少80%、最多可节约运作开支25%;同时提供了只读、标准、高级等用户权限设置功能,保证了共享信息安全。在提高工作效率的同时最大限度地发挥信息的价值,同时也大大提高了多功能一体机产品的性能。

  青岛四方庞巴迪公司的财务部及信息中心经理徐立华也认为,从管理的角度来讲,成本是不是合理,打印费用是不是可控,是很重要的问题——在打印不可监控的情况下,员工可以随便打印任何东西,而管理者没有任何途径得知这些打印内容是否与工作相关,就只能为全部打印埋单。青岛四方庞巴迪采用了HPWebJetAdmin软件的外设管理方案,把散落的单点设备整合成为一个有机的整体进行运营,有效地节省了成本和并减轻了IT人员的工作量,降低核心业务的宕机风险。而作为典型的制造业企业,世界500强之一的3M公司用HP的五年期打印管理服务取代了原有的个人打印机和老式复印机后,全球打印设备数量减少了47%,使用HP打印管理服务的头两年就节省资金超过300万美元,每页打印成本降低90%之多。

  除了在企业的应用,文印管理在政府行业也得到了广泛的发展。中国印刷及设备器材工业协会快速印刷分会理事长李家禄指出,中国的政府文印应用最广、输出量最多的是加盖公章的红头文件,以往这类政府公文的制作需要事先预印大量红头信纸,打印输出正文后再人工完成折页、装订、加盖公章的工序。“富士施乐专门针对这一需求而开发的政府文印解决方案能将传统的手工操作转变为电子化流程,通过软件实现统一发送打印指令到彩机和黑白两台设备,只需一步操作即可自动执行红头、正文、公章的打印输出并装订成册的作业。大幅提升政府文件制作效率的同时大大节省了文印成本,而这套解决方案所包含的电子签章功能也有助于政府部门电子政务的建设和实施。”富士施乐(中国)有限公司北方区总经理罗晓萌介绍说。

  做好差异化服务

  文印技术的发展使大量企业每天被大量数不清的电子文件和纸张文件包围和困扰着,来自厂商的外包服务,能够帮助这些企业从繁杂的文件堆中走出来,专注自己的核心业务。

  企业用户需要的,是即高效又经济的产品和解决方案,用户需求的差异化成为未来多功能一体机发展的重要趋势。为了应对这一趋势,很多多功能一体机厂商通过研发增值功能为客户带来更多的附加价值,丰富的文件管理流程服务、信息安全服务、移动办公服务、文件管理服务以及个性化服务在为用户带来便利的同时,也带来了一定的应用难度。由于多功能一体机具有易消耗和易损耗的特点,很多企业被维护、保养、更换零配件等后期工作搞得焦头烂额,办公效率受到影响,也导致了后期成本居高不下。未来突破这一影响多功能一体机市场发展的瓶颈,许多厂商都开始在外包服务方面加大了技术支持的力度,以期为用户打造一站式的简便实用流程。

  其中,多功能一体机厂商富士施乐率先在全球市场推出了独具特色的“全包服务”,通过“按张收费”来承担用户的所有后期成本,包括设备的日常保养、维护、更换零配件、更换消耗品等,将设备的使用风险转由厂商承担,从而达到提高客户工作效率,降低后期使用成本的效果。通过便捷的服务模式,2009年度《外包产业黑皮书》调查结果显示,在全球从事各种外包服务的4839个供应商中,施乐集团排在最佳管理全球外包服务供应商第三位。“外包服务的真正价值,是因为富士施乐能够帮客户,尤其是在如此严峻的经济形势下,改善业务流程、提高生产力,并且降低整体拥有成本。”富士施乐负责日本和亚太区全球服务业务的冈野正树总裁说。

  惠普公司则通过全面文印管理服务,对青岛四方庞巴迪的不同部门文印需求进行分析,调整了打印设备的整体布局,使得青岛四方庞巴迪的打印系统从原来的9个型号减少为6个型号,简化了后期维护的工作,彻底解决了员工的效率问题。除了青岛四方庞巴迪铁路运输设备有限公司的文印外包服务,惠普还为有需要的厂商推出了可提供灵活付费模式的打印解决方案,例如按印付费等方式。惠普专门为有需求的企业提供了按使用量级付费、基本月租+附加付费、按页付费等多种灵活的付费方式,为企业减轻现金流的压力,并降低了按年核算的IT支出。

  倡导绿色节能办公

  多功能一体机市场发展的另一个重要趋势就是环保,这主要体现在节能、减排以及环保材料的应用等几个方面。

  随着“节能减排绿色发展”被越来越多中国企业所认同,绿色节能等技术也越来越多的出现在多功能一体机厂商的产品宣传中。大量以节能环保为主要卖点的一体机产品进入中国市场,选择适当的设备实施绿色文印,不仅能够改善环境,更能对企业自身产生积极的影响——有人曾经给出过这样一个公式:每1万吨废旧物资,能增加1000人的就业机会、节约原生资源120万吨、少产生三废10万吨、节电1000万度、增加产值1个亿。

  “办公输出设备大约90%的时间都处于休眠状态,因此休眠状态的能耗指标非常重要。目前,富士施乐采用新LED技术的数码多功能机睡眠模式的能耗仅为2.2W,是同类产品中最低的。”富士施乐(中国)有限公司产品经理孙俊说。同时还在部分新产品中采用了以玉米为主的生化塑料,可以在整体上降低16%的二氧化碳排放量,通过这种材料的应用,一台机器在一年中减少的排放量相当于15.6棵树吸收的二氧化碳。除了在节能方面的贡献,富士施乐爱科制造(苏州)有限公司还建立了整合资源循环系统,对富士施乐从全国范围内回收来的复印机、打印机和硒鼓进行拆解,将其分解成铁、铝、透镜、玻璃、铜等64个类别,并通过再生处理将其转化为原材料,作为新资源进行再利用。回收的硒鼓将由富士施乐爱科制造(苏州)有限公司完全分解成零部件。在经过严格质量检验后,那些符合新品标准的零部件会被送到硒鼓生产线上进入组装流程,而那些不可再利用的零部件将被再生处理为原材料。

  爱普生也在多功能一体机产品中使用了环保健康的DURABriteUltra颜料墨水,跟激光打印机相比,这种墨水不会产生粉尘和臭氧排放,为用户营造一个健康的打印环境。同时,爱普生还通过微压电打印技术有效地节约产品的能耗,“市场上其他大部分打印机使用的热发泡打印技术,打印时则需要对墨头电阻加热,需要消耗大量的热能。微压电技术的能耗仅仅是其他喷墨打印机的20%、激光机的6%,打印时的功耗只有11W,是普通激光打印机的二十五分之一,甚至比某些单功能喷墨打印机的功耗还要低。此外,与热发泡打印头相比,因为在打印过程中不需要加热,所以微压电打印头可以持久使用不会受损,这种超长寿命的特点,使得爱普生的打印头不是耗材,可以大幅度节省客户的成本,同时也更为环保节能。”爱普生产片部门相关人士介绍说。爱普生在2008年发布的“2050环境愿景”中,计划实现产品完整生命周期中的二氧化碳排放量减少90%,以及所有产品的资源重复利用和循环利用的目标。此外,爱普生正努力构筑废旧商品的回收、再生利用系统,将回收来的废旧商品进行最大限度的资源再生利用,目前已经在中国开展了商品的回收、再生利用活动。

  多功能一体机节能技巧

  正确的方法及良好的使用习惯,不仅能减少多功能一体机的故障率,而且能有效的节约办公成本,同时达到节能环保的目的。

  减少启动次数

  多功能一体机每次启动时都需要进行重新预热,长期频繁启动会影响一体机光学器件的寿命,同时加大能耗。而且喷墨一体机每次启动时需要对墨水输送系统充墨,并自动清洗打印头一次,要减少墨盒的消耗,需要减少开机与清洗次数,并尽可能地集中作业,进行批量化操作。

  使用节能模式

  纸张与墨粉时多功能一体机的主要耗材,在使用多功能一体机之前,应该遵照产品说明进行合适的设置,使机器在处于节能工作模式。对于大量的文印作业信息处理,节能模式能够产生显著的节能效果。

  避免光线直射感光鼓

  感光鼓属于比较昂贵的耗材,对一体机最终的输出效果有很大影响,在一体机更换墨粉或者进行故障排查时,应避免阳光直接照射感光鼓,及时在室内光源下也不能长期暴露感光鼓;同时避免用手触摸感光鼓,以免油脂破坏表面并影响输出效果。

  ■本报记者刘菁菁

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