在线办公，你有更多选择

　　微软Office是一款非常优秀的办公软件，受到不少不过用户的追捧与喜爱，但是其价格也让不少用户望而却步。那么用户还有其他选择吗？

　　办公软件不只是微软

　　其实对于国内用户来说，除了微软的Office办公软件之外，还有一个人所共知的国产软件WPS Office可以选择。从2005年开始金山公司就宣布，推出针对个人用户的免费版WPS Office。现在随着WPS Office的快速发展，其在功能上的表现也是越来越好，同时也受到不少用户的喜爱。现在最近的WPS Office 2013版本，包括了“WPS文字”、“WPS演示”、“WPS表格”和“WPS轻办公”等四个主要的功能模块，通过它们可以完成文档、表格、演示等文件的创建和编辑。

　　现在的WPS Office全面兼容微软的办公格式，这样不需要任何的格式转换，就可以轻松的编辑Office格式的文件。最新版本的WPS Office支持PDF文件的阅读和输出，这样也减轻了用户对其他软件的依赖。而且WPS Office在软件界面上，即可以采用经典的模式，也可以采用现在流行的Ribbon模式。除此以外，国外的Libre Office和Open Office也是非常优秀的办公软件。不过由于其在使用上并没有特别照顾到国人的使用习惯，因此在国内的使用率并没有WPS Office的那么高。

　　其实无论是WPS Office还是其它的办公软件，都属于本地性质的应用软件。用户要想使用他们的话，前提条件是系统里面已经安装了这款软件。如果用户想在没有安装办公软件的电脑里面操作，这个时候在线办公系统也许可以帮你解决很大的问题。说道在线办公系统，很多用户可能首先想到的就是谷歌在线办公系统，其实现在类似的在线办公系统已经有很多，比如微软、百会、金山等等。在线办公系统相对于本地办公软件，有一个很有特色的“历史版本”功能，通过它就可以快速的恢复到以前某个时间段的版本。

　　比如当我们通过浏览器登录到百会的在线办公系统，会发现它和其它的在线办公系统有所不同。因为包括谷歌、微软等在线办公系统，它们都是在同一个系统里面集成了文档、表格、演示等编辑功能。而百会在线办公系统，则是将不同的功能进行了分离。例如要使用电子表格的编辑操作，就需要点击“百会格格”的网页链接。在弹出的网页里面既可以创建一个新的表格文件，也可以将本地系统的表格文件上传到系统里面进行编辑操作。

　　漫游方式的多种选择

　　以前我们要将文件随身携带的话，最简单的方法就是将其拷贝到优盘等移动设备，然后将这些移动设备插入到其它的电脑里面进行工作。不过新版本的Office办公软件改变了这一切，因为用户只需要在软件里面登录自己的Windows Live账户，这样编辑的文件就可以上传到云端服务器里面。当用户在其它的电脑里面登录同一个Windows Live账户，就可以从云端服务器里面下载这个文件并继续进行操作。

　　其实同样的文件漫游服务，在其它的办公软件里面也有，比如前面提到的金山WPS Office。WPS Office的文件漫游和Office非常相似，同样需要用户在软件中登录自己的金山账户，以后每当自己编辑完成一个文件，软件就会自动生成一个备份到云端服务器。或者用户直接点击“特色功能”菜单中的“保存到云文档”按钮，就可以直接将文件保存到云端服务器。当在其它的电脑中登录自己的金山账户后，点击“特色功能”菜单中的“从云文档打开”按钮。在弹出的对话框选择左侧的“私人空间”，就可以在右侧窗口看到所有的文件。

　　当然并不是所有的办公软件都有文件漫游的功能，这个时候就需要通过其他的方法进行解决，而最常见的方法就是采用“办公软件＋云存储”的方法。现如今各种各样的云存储产品举不胜举，既有国外的Dropbox、Google Drive、One Drive等，又有国内的酷盘、快盘、微云、坚果云等。这类软件的工作原理都是一样的，云存储软件在安装的时候，就会在系统里面创建一个特定的文件夹。当用户编辑完成一个文件后，只需要将文件保存到这个文件夹里面，这样文件就会自动被同步到云端服务器里面。当你在另一台电脑或移动终端上登录同一个云存储的账户后，它就会将你设置同步的文件夹里面的资料同步下来，这样既可以方便的对这些文件进行查看和编辑了。编辑完成后的文件会自动同步到云端服务器里面。

　　文件共享和协同办公

　　Office软件和One Drive云存储进行了很好的融合，这样编辑过的文件可以非常方便的分享给其他用户。其实这样的特色功能并不是微软的专利，因为很久以前谷歌在线办公系统就已经具有了类似的功能。这样分享出去的文件，可以允许用户进行查看，甚至允许用户进行编辑修改。

　　其实现在的云存储软件都有相应的文件共享功能，而且不同的云存储软件分享采用的方式也不一样。比如有的云存储允许用户创建一个文件的下载链接，当用户将这个下载链接分享出去以后，其他用户在访问这个链接后就可以下载这个文件。而另外一种方式就是将文件发送到指导用户的账户，这样只有这些特定用户才可以下载分享的文件。前一种分享方式比较公开，而后一种分享方式比较隐蔽。但是目前这些流行的云存储软件中，暂时都没有提供协同办公的相关功能。

　　谷歌在线办公系统很早以前就有文件分享和远程协助的功能。其实其它的在线办公系统，也带有类似的相关功能，无论是微软还是百会的。不过在这些在线办公系统里面，个人觉得最方便的还是微软。首先是微软分享的方式比较灵活，比如通过电子邮件的方式进行共享，被邀请用户的电子邮箱地址并不一定是Windows Live账号，随便一个普通的电子邮箱地址就可以了。除此以外，编辑的方式也是比较灵活的。当其他用户收到这个共享邀请以后，点击电子邮件中的文件名称链接，通过“在浏览器中编辑”命令就可以开始进行协调操作，即使是他没有登录也可以马上进行在线编辑。这两点就明显和其它的在线办公系统不一样。

　　相对于在线办公系统，WPS Office的“WPS轻办公”功能也非常有特色。该功能不仅可以进行文件的漫游，还可以进行文件的共享和协同操作，不过该功能和其它办公软件的协同操作又有所不同。他需要用户首先创建了一个“圈子”，类似于QQ软件里面的群功能。接着将需要协同办公的用户添加到这个圈子里面，然后选择上传需要远程协同办公的文件，一次可以上传多个需要远程协同办公的文件。接着选择文件名称后的“编辑”按钮，这时就会进行文件的下载并进行编辑操作了。当任意一个远程协同办公的用户编辑并保存后，会通过一个“新”字提示信息，告诉用户这个文件有更新版本。

　　文/中仪英斯泰克 马良