关于编号的那些事

　　在Word中，我们经常会根据排版需要，给文本、图片或表格加上数字编号或图形符号，从而让段落更有层次，让图片或表格便于快速查找。本文就和大家一起聊聊数字编号那些事，相信会对大家在日常办公中有所帮助。

　　自动编号的基本应用

　　在Word2003/2007/2010/2013中，对于已经录入到Word中的段落，我们可以直接给段落加上图形或数字编号。

　　选中段落，切换到“开始”选项卡，单击“段落”选项组中的“项目符号”，可以给段落前添加各种图形符号。如果需要其他外观的符号，可选择“定义新项目符号”弹出对话框，单击“符号”可选择各种其他符号，还可以单击“图片”选择个性化的图片作为项目符号。

　　如果要用数字对段落进行编号，选中段落后，单击“段落”选项组中的“编号”，可以选择数字的样式，选择“定义编号格式”弹出对话框，可以修改数字编号的字体、对齐样式等，这样可以让其格式与段落文字的格式不一样。

　　调整编号与文本间距

　　在使用自动编号后，编号和文本之间的距离可能不符合个人的要求，此时可以在多级列表中进行调节。按住Ctrl键，分别选中要调节编号距离的段落，单击“段落”选项组中的“多级列表”，选择“定义新的多级列表”弹出对话框，在“位置”选项中，可以修改编号的“对齐位置”和“文本缩进位置”的数值，这样就能调整编号与文本段落之间的距离。

　　多级标题编号的设置

　　在编号时，我们要实现一级标题下的编号为1、2、3，一级标题下的二级标题的编号为1.1、1.2、1.3……，2.1、2.2……。

　　首先选中一级标题（即加粗的文字），可先选中一级标题，切换到“开始”选项卡，单击“编辑”选项组中的“选择/选择所有相似文本”，这样即可选中其他标题，也可以按住“Ctrl”不放，分别单击加粗的标题行进行选中；然后右击选择“段落”弹出对话框，在“常规”的“大纲级别”中选择“一级”，最后为一级标题加上数字编号。

　　用同样的方法将二级标题（即为加粗的文字）的“大纲级别”设置为“二级”，然后单击“多级列表”选择“列表库”中的编号，这样所有的二级标题编号都是从1开始的；选中第二个标题下的二级小标题，单击“多级列表”选择“列表样式”下的2开头的数字编号，这样第二个标题下的二级小标题的编号就是2.1、2.2……。

　　撤销自动编号功能

　　在Word中，我们在输入数字和标点后再输入文字，只要按下回车键（Enter），就会自动生成后续数字编号，虽然很智能，但有时却是“自作聪明”，让人厌烦。如果要取消此功能，可选择菜单“文件/选项”，切换到“校对”选项，单击“自动更正选项”弹出对话框，取消选择“自动编号列表”即可。

　　图片表格的添加序号

　　在文档中如果有较多的图片或表格，通常我们会依次加上图1、图2……表1、表2，为了便于后期增删图片后，图片的序号能够继续保持连续性，最好通过题注功能自动添加编号。

　　在插入的图片上右击选择“插入题注”弹出对话框，单击“新建标签”按钮输入“图”，单击确定后会自动生成题注：图1，位置选择“所在项目下方”，单击“确定”按钮即可在图片下方添加图片的编号图1。在重新插入新的图片后，只需要选中图片后右击选择“插入题注”，单击“确定”按钮就会自动插入编号图2。对于表格，我们同样可以使用插入题注，新建标签时输入“表”即可。生成的编号会自动放置在一个文本框中，在文本框中还可以添加简要的说明。如果在已有图片或表格的中心插入其他图片或表格，添加题注后，序号会按顺序重新排列。

　　段落中添加连续编号

　　有时我们需要在一个段落中添加多个连续的编号，使用Word的自动编号功能是无法实现的，借助Word的域代码就能在段落中连续编号。

　　在段落开始处，切换到“插入”选项卡，单击“文档部件”选择“域”弹出对话框，选择“类别”下“编号”，再选择“ListNum”，然后在右侧的“列表名称”中选择“Legal Default”，最后单击“确定”按钮，即可添加数字编号“1.”。复制该域代码至该段落中需要继续编号的地方，则会自动修改成“1.1.”。在新段落中复制粘贴域代码，则会自动生成“2.……2.1……2.2……”。

　　通过域代码插入数字编号后，在后期进行修改时，如果删除了其中某个编号，其他的编号会自动修改成连续数字，非常方便。

　　文/江苏海安高级中学 周太彪