办会，如何选择服务商

　　会议是人们解决某个共同问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。会议规模有大有小，大到成千上万人，小到几个人；会议层次有高有低，会议内容丰富多彩，会议形式多种多样。会议产业的形成是因为它传递信息最快，最直接，即便在信息化时代，报纸和网络也无法取代会议的这种功能。西方经济学家把它称为“信息冲浪”、“知识会餐”、“财富平台”、“城市经济拉力器”。总之，一场会议在某种特定的场合、特定的时间代表了一些人的共同意向和需求。因此，一场好的会议会带来意想不到的价值，但是如何做好一场会议，这也是业内一些相关企业十分关心的话题，有人说会议前期要有好的策划和创意，有人表示会议现场要有好的管理，总之要有一个好的服务商。为此，本刊专题围绕“办会，该如何选择服务商”这一话题展开探讨，旨在和业界的专家交流学习，同时为行业提供有价值的信息。

　　怎样评估服务商

　　作为会议活动的重要组成部分，在协作需求日益增长的情况下，如何能通过建立有效的选择标准？如何甄选合适的会议实时协作服务商？从而全面或有重点的提高会议、展览资源的利用率、实用性和可用度呢？

　　中国国际科技会议中心部长王宇指出：“什么是会议服务商？会议的服务商应指为各类大、中型会议，展览或团队活动提供全程策划、执行的一个综合性服务团队。这个团队应该主要负责除学术部分以外的相关会务工作的筹备及具体实施。这就需要团队具备全面的综合的实力，其中包括服务资质、服务能力、服务范围、人员组成、专业程度、资源配备、办会理念、应变能力、服务价格等方面。”

　　杭州市墨托会议服务有限公司副总经理李文明认为：“在办会选择服务商时，首要条件是责任心，责任心不够强、不够主动、不够热心的服务商无法保证有高品质的服务质量。同时，服务商资质相对来讲十分重要。一场活动的成功与失败，起着决定因素的是客户的体验度，而这个体验度就需要有良好的服务意识，解决突发事件的应变能力，活动中的预备方案等。”

　　国际LCG峰会组委会负责人张文通表示：“在评估会议活动服务商时，应重点从性价比、可用度、性能容量、服务支持和可管理性、安全性和适应性、个性化需求解决这六个方面行考虑。在性价比方面，比如对同企业的其它技术方案的比较、比如对服务方案及成本的对评；在可用度方面，比如对时间成本、战略价值的考量，比如对服务内容可用度、使利性以及故障消耗量的问询；在性能容量方面，则主要需考虑相关服务功能、延伸程度、可靠性等方面，因为严格的基础构架才是会议服务应对突发事件的关键。在服务支持和可管理性方面，服务商的服务的任务管理必须简单且高自动化，以提高工作效率、降低支持和管理成本。在安全和适应性方面，服务商对现场及前期、后续活动的事先设置与沟通、系统平台和环境预案、责任追踪与安全保障准备等，也决定的会议活动服务商的水平。在个性化需求解决方面，好的服务商需能够随时快速响应服务需求、及时解决使用问题，以确保服务效果和连续性。”正如张文通所说：“会议活动服务商的主要作用就是在服务上体现。一个好的会议服务商和供应商，其直接决定和影响着会议的整体效果，在选择时需要特别的重视。”

　　沈阳ACG组委会宣传总监樊丽婷说：“一般而言，人们很容易单纯以服务商参与的活动数量多寡去衡量一个展会服务商的水平，但会议服务的成功与否，往往体现的是参会者在会议中是否实现了有效交流。因此，相关会议主办方在评价会议活动服务商时，第一要要考虑的应是活动目的与服务商服务内容和特色的匹配性。从而，运用服务商加入后所产生的更多关联，去实现会议活动的动态平衡。因此，在评估会议服务商时，关键要掌握的，是服务商的真实状况；只有掌握了服务商的真实状况，才能明确今后工作扬长补短的方向，从而也才能在选择服务商有针对性地提出相应措施。”

　　华东会客中心平台创始人陈恩表示：“对于服务商的选择要求有很多，但是最重要也是首要的条件是服务商的实力，这种实力包括硬实力和软实力，即服务商要具备提供资金物质上的配备能力，同时要有一支专业精干的队伍去实施，这样才能让主办方放心把项目交给服务商去操作。服务商的资质对我们来说也至关重要，一个符合标准、有相当资质的服务商一定在操作上有详尽的规程，人员配置、服务内容等等都会符合专业的要求，这会让主办方更加放心让服务商去操作。”

　　海南智海王潮会议展览有限公司总经理谌立雄指出：“在选择服务商时，我们首先会考虑整体的性价比，就是所谓的服务能力要达标，服务能力是服务商最核心的能力，好的服务商不一定办好会，但差的服务商一定办坏会。资质也比较重要，资质决定了一个企业所成长的历程和积淀，一般我们会把资质作为是否进入初选的敲门砖看待。”

　　上海旅游会展推广中心副主任郑建明强调：“在举办一场会议、活动时，选择服务商首要看服务，其次是价格。当然，除此之外，服务商的专业水平、能否响应及时、沟通是否顺畅、理解是否清晰，团队是否积极向上，是否能够认真倾听客户的意见，是否有虚心学习的态度等都是在选择服务商是需要考虑的问题。”

　　如何选择服务商

　　对于会议活动主、承办方来说，在运作和管理方面，其投入的第一步就是选择会议的供应商和服务商；而对于会议服务商的选择和寻找形式目前有那些呢？

　　中国国际科技会议中心部长王宇告诉记者，在服务商的选择上一般要遵循几个原则：

　　1、连续性原则。即固定服务商服务原则。主办方在任何一个城市的会展活动都统一由一个服务商提供服务。优点是：双方合作时间比较长，对彼此的需求比较了解，沟通通畅；缺点是：服务商没有办法全面掌控不同区域的相关配合服务单位，在不熟悉的区域会造成成本的升高，以及所需资源的不匹配。

　　2、地域性原则。即在不同的区域选择不同的服务商。优点是：充分掌握了区域的资源，容易配合主办方降低成本，扩大区域影响。缺点是：根据主办方会展活动的数量不同，合作次数及熟悉程度会会不同，由于跨区域合作，沟通会有一定的障碍。

　　3、招标原则。主办方根据会议情况，就会议具体会务情况，罗列出需要的会议工作模块，采取招标的形式选取会议服务商。优点是：模块化管理，便于服务商工作内容，目标的明确；多方选择，可以优中取优。缺点是：根据竞标方案选择服务商，毕竟没有真正的合作，方案效果与实际效果会有出入。

　　沈阳ACG组委会宣传总监樊丽婷说：“服务商的质量和数量直接影响了着会议活动品质、控制及成本。因此，在服务商渠道和洽接方面，如相关会议活动、网络平台、同行引荐等，都已经成为我们直接或间接收集服务商材料信息并作出适合沟通的选择；在经过基本的衡量和综合的考虑后，我们会根据要办的活动情况制定一些入围标准，再与符合标准的服务商开展进一步的洽谈和了解具体合作的可行性。”

　　国际LCG峰会组委会负责人张文通表示：“目前，在服务商的选择上，都是有过合作的单位进行的，在初次合作的领域也是通过业内的信任单位推荐。不过，在未来，邀请服务商既然有那么多事情要做，就一般专业会议活动而言，服务商有三大来源：服务商自荐、口碑推荐、主办方邀请。作为主办，在选择服务商时，只要抓住这三方面，并有相关的措施，就解决了选择服务商的一半以上问题了。比如在举办活动前多做些广告、多发些邀请函、多召开些发布或推广活动，只要能产生影响，相关服务商自然会找上门来。再比如通过问讯专业人士、收集行业口碑，也是在选择服务商时的重要途径。还有就是邀请，好的会议活动必须有好的会议服务商，有些会议服务内容需要很强的专业性才能达到理想的效果，因此，通过媒体、机构等渠道去邀请一些在其行业内广受好评与认可的服务商或个人，也是必须。”

　　“在服务商的选择上，我们一般会采取多种形式，首先是通过朋友介绍，因为这样更具实效性，也就是所谓的口碑效应。朋友在接触过的服务商中，认为做得不错，这样比自己听服务商如何宣传自己要好很多。其次是通过媒体，媒体是一个丰富的信息资源平台，可以通过媒体宣传报道的一些优秀服务商，我们挑选出比较合适的进行合作。再者就是采取招标的形式选取会议服务商。”华东会客中心平台创始人陈恩表示。

　　服务商实力与办会效果

　　在很多时候，参会人士都会把会议服务商所提供的服务看成是会议工作的有机组成部分；那么，会议服务商的实力好坏与办会之间到底存在有什么样的联系呢？

　　中国国际科技会议中心部长王宇认为：“一个优秀的会展服务单位是一场成功的会展活动最基本的保证力量。会展活动就像在铁轨上奔跑的列车，“学术”“会务”就像是保证列车正常运行的两条轨道。重“学术内容”不重视会务安排，会让参会者在会议期间四处碰壁，对会议组织方产生强烈的不满情绪，影响会议效果，浪费大量的人力、物力。因此，负责会务工作的服务商应根据会议的特点、预算、人员组成、会议地点等因素充分的将会议按照工作时间节点、事件流程控制、具体分工等方面编写详细的工作计划及执行方案。这就需要服务商了解会议活动的流程、需求、特点，具备综合的协调、组织、执行能力。参会者很多时候都将服务商所提供的相关服务看成是会议本身所提供的服务，把服务商的工作看成是组委会工作的组成部分，将他们的工作失误当成是整个会议工作的失误，同样也会将服务商工作的成功归功于整个会议的成功。因此服务商的工作效果和服务水平完全可以影响到参会者对会展整体的看法和认知，服务商的整体形象也将会是会展组织机构的一个缩影。”

　　杭州市墨托会议服务有限公司副总经理李文明说：“每一场活动的成功与服务商的积极服务意识是分不开的。现在的客户出行较多，眼界比以往都要开阔，对入住酒店、会务服务人员等的要求都比以往要高，对会议要求且多且细，因为客户的需求是在不断地变换当中，那么就要求服务商必须具备良好的服务意识、耐心、细心、积极主动等能力。另外，服务商的服务态度直接影响客户的体验度，哪怕你提供的硬件条件再好，服务商服务质量与品质无保证，客户体验度不好，活动举办就是失败的。因此，每一个服务商实力对活动的举办是否成功有着不可拆分的关系。”

　　沈阳ACG组委会宣传总监樊丽婷说：“虽然服务商在每次的会议活动中都会扮演基本相同的角色，采取大致一样的措施，但服务商在活动全程中需要的是一个持续不断的工作，而不是通过一两个措施或临时搭班就能一蹴而就的。因此，不论是为会议提供什么样的服务，其背后的实力都对会议活动的计划性、连贯性起着很重要的影响；从一个会议到另一个会议或展览，看似是一个循环往复的过程，若是服务商有实力，因为其在不断接触新的事物、在不断求变，则，他的加入会带动整个会议或展览的不断提升；反之，若是服务商没有实力，则他的加入对会议不会产生任何带动。”

　　国际LCG峰会组委会负责人张文通说：“一场会议好的服务商和供应商是能够为会议活动添砖加瓦的；有实力必然重要，但还是要看服务商的服务水平和现场服务效果。关键是合适！有些服务商确实很有实力，但是其所提供的服务或许与参会者所需要或认可的服务不同，其加入后，也很难产生理想的预期效果。”

　　华东会客中心平台创始人陈恩强调：“服务商的实力好坏与办会有必然的联系，好的服务商能够想客户所想，为客户提供高品质全面的会展服务，而且这里有一个很重要的课题就是好的服务商会从创意上动脑筋，现代会展要求有新意，不随波逐流，所以一家好的服务商一定是从好的创意入手。我们华东会客中心在确保服务到位的前提之下，特别强调在团队中开展头脑风暴，深入了解项目，并且从客户的目的入手，创意一些新的点子。这样才能在一些会展中凸现我们的实力和亮点。”

　　上海旅游会展推广中心副主任郑建明认为：“服务商实力与办会成效之间肯定有关系的。但是，除了实力，另外一点相当重要。在你委托一个服务商之前，先要了解服务商在你的项目举办前后和期间，该服务商有无其他项目，如有，你要知道这个服务商是如何保证你的项目的顺利举办，有没有一个固定的项目团队来负责你的项目的筹备工作，现场管理等。如不能保证，如服务商的人手不够，就得考虑其他服应商。”

　　主办方与服务商的合作

　　作为会议活动的组织和服务者，怎样才能在会议活动中出色的完成的自己的角色任务，这是一个如何合作的话题。随着会展业的不断发展，两者将来又不仅仅是合作关系；对于如何更好的办会，两者从各自的角度都会有一定的想法。而主办方怎样与服务商合作，才能把会议办的更好呢？

　　中国国际科技会议中心部长王宇分享了一下几点经验：

　　1、充分与主办方沟通，了解会议情况及特点；

　　2、针对所负责的会务工作内容，利用经验制定详细的会议筹备方案；

　　3、组建专业的筹备团队，分工到人，认真细致的全程跟进负责；

　　4、成本控制，为主办方在不同时期提供预算；

　　5、借助现代化手段，提高办会效率

　　6、联系多方资源，服务会议，扩大会议影响

　　随着我国会展业的迅速发展，服务商数量也在迅速增加，市场竞争日趋激烈。传统的意义上的会展服务商是为会展项目提供最基础的会议注册、现场搭建、设备租赁、交通服务、现场礼仪等服务的单一服务商已不能满足主办方的需求。具备丰富经验，掌控各方资源，具有创造性，能够服务活动整体的综合性服务商将会脱颖而出。面对参会者这一共同的客户，只有进行专业分工，有机协作，才能完善会展活动的各个环节，圆满完成会展活动的组织筹备工作，实现共赢。

　　国际LCG峰会组委会负责人张文通说：“相互之间要有信用，要严格遵守承诺。一切好的坏的标准都应该以会议活动的现场效果来评估，并且合作双方应该追求的是会议效果和服务效果，不应该只追求某一点。另外，合作的基本是选择、信任和守诺，而合作成功的关键则是有效、高效的沟通；因此，作为主办方，要想实现好的合作，在基础选择阶段就应该对服务商的背景、势力、负责人等，结合会议充分做好交流。”

　　杭州市墨托会议服务有限公司副总经理李文明说：“要想实现主办方与服务商的良好合作，需做好五条。即：一、加强沟通了解，让服务商深刻了解我们的需求、我们客户的需求。二、增强彼此的信耐感。三、对活动细节的再三重复确认，做好活动特殊情况的预备方案。四、做好事前的检查准备工作。五、活动进行中，必要保持沟通了解活动的变化及需求。”

　　沈阳ACG组委会宣传总监樊丽婷说：“合作源于信任，需要默契。因为所有活动的成功都是由不同个体合作后共同完成的，如果个体间缺乏充分的信任，就不会有默契，合作也就不可能成功。比如会议活动的场馆搭建商，作为一项关系到会议形象和声誉的重要工作，其不仅要对办会机构负责，还要对有展位搭建要求的参会商负责，工作效果和服务水平完全可以影响到参会商对会议的看法和认知，而他的工作又无法用监督来解决；所以，不难看出，缺少诚意和信任的合作毫无存在的价值。”

　　海南智海王潮会议展览有限公司总经理谌立雄也分享自己的观点：

　　第一是要良好沟通，明确责任。告诉服务商会议的难点、重点、流程、重要人物等等；

　　第二要进行节点控制。一方面要检查供应商的执行手册，人员到位情况；另一方面重点的环节和时间要自己把握，亲自确认，反复检查，保证万无一失；

　　第三要有奖有罚。事先讲明，原则不让步，做好会都好说，做不好要处罚，事前交待明确，监督就没有那么费劲；

　　第四要互相理解。小事要理解，要讲究人情味，有助于供应商提供超值服务，并确保供应商达到良好的质量的同时有和蔼的态度。

　　华东会客中心平台创始人陈恩表示：“主办方和服务商是服务和被服务的关系，但是在办会过程中，也是一个相互协调、沟通互相合作的关系。所以在合作中，需要做到：一、是想法上的及时沟通，这点很重要，只有思路上一致，才能确保活动的有效推进。二、具体运作上的协调，每一个项目运作非常琐碎，从主办方和服务商，从高层到具体经办，双方都需要及时对接，而且要求项目的日程推进计划表，这种才能横确保项目的顺利。”

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