信息化背景下的不动产档案管理探究

档案是指机关、组织和个人在各项社会活动中直接形成的文字、图表及其他各种形式和载体的具有保存价值的原始记录。档案管理工作就是国家及其下属的管理部门对档案实体和档案信息进行有序地、统一地规划管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。在当今信息化高速发展的背景下，为了推进不动产登记档案管理工作统一、高效地开展，要适应时代的发展，加大现代信息技术的应用，对不动产实行统一登记、强化其档案管理机构、优化档案数据的整合，实现对不动产登记档案的集约化管理。

不动产登记档案最初是采用传统的纸质档案，纸质档案的保存受到多方面的影响，尤其对于内容价值较高的档案，能够确保档案的完整、完好就显得尤为重要。另外，档案要经常进行查阅，容易损坏或遗失，这也给档案的保存和管理带来很大的困扰。因此，要转变不动产档案的管理模式，利用现代信息化技术，如互联网等对档案信息进行采集、整合及储存，实现档案信息数字化、档案信息网络化及档案信息一体化，加强不动产档案管理信息化的推广与应用。因此，建立与实施不动产统一登记制度、成立专职登记机构、统一和完善登记簿册、建立不动产档案管理信息化平台等都是在信息化背景下，我们需要对不动产档案管理进行探究的工作。

不动产档案管理现状及存在问题

不动产登记工作是不动产档案管理的前提，在不动产统一登记规定出台之前，不动产登记工作主要由原有土地、房屋、农林（牧）业、海洋等部门进行，且各部门有自己的管理制度，这样使得登记信息混乱、档案管理分散，各部门档案信息管理体系标准不一、规范管理工作发展不协调，使不动产登记档案管理工作极不规范地进行。目前，土地和房屋等不动产登记管理系统和信息化建设步伐较快，而林业、海域、农业等部门的不动产登记系统建设及其信息化管理还需较大程度的提高与改善。由于这些原因的存在，迫使对不动产档案的管理模式进行转变与创新，确保不动产档案管理工作高效地进行。

多年来，不动产登记机关的职能过于分散，各部门采用不同的数据标准，不同的数据采集方式、精度要求等。每个部门的管理侧重点不同，致使档案信息资源不能共享、互通，不仅给利用者的查阅带来了极大的不便，而且对不动产档案信息的完整性及保密性产生不良的影响。因此，改变当前较为分散的职能管理情况，建立相对统一的标准是不动产档案管理探究的重要部分。由于普遍的档案管理人员存在档案只是为了保管的观念，对档案管理模式的转变与创新没有意识，对电子文件的归档、档案的安全保密等方面意识薄弱，使不动产档案管理信息化只成为口头上的目标。同时，档案数据的实施调查与更新关系到档案信息资源能否有效地进行整合，然而不动产档案管理模式的不够明确、数据调查与更新的标准缺乏、数据的入库汇总不够及时、数据信息共享程度偏低等问题一直制约着档案管理工作的有效开展。

对不动产档案管理的思考与建议

抓好基础制度，完善管理体系。不动产档案管理制度是不动产档案管理工作有序进行的基础，分散的管理机构、差异化的管理体系都很大程度上抑制了不动产档案管理工作的开展及档案利用服务的水平。为了抓好和完善档案管理的基础制度，第一：要了解分散档案的情况、整理档案资料、理清相互关系；第二：对现有档案进行整合，建立电子档案数据库，规范电子档案标准，进而移交档案，实现档案的集中统一管理；第三：强化档案管理规范，创建完整的档案数据库，实现以档案信息化管理为主，基础的管理制度为辅助的整套档案管理体系。为了方便档案登记信息的查询、档案管理信息化的实施，要不断完善不动产登记法律体系，出台档案管理方面的法律法规，补充更新地方性的法规等，使得不动产档案管理工作的进行提供法律依据。另外，针对不同的地方、不同的情况，要对地方性法律法规进行合理的使用与改进，以此确保不动产档案管理制度体系的全面改善。与此同时，要以适应现代化发展的理念来提高对不动产档案的管理，制定不动产档案管理制度、完善档案管理法律法规体系。

理顺管理机制，落实管理职责。在实施档案数据整合管理时，要明确统一的管理标准、管理部门及职责，原有土地、房屋、农林（牧）业、海洋等部门的档案数据信息资料要以各自现有的档案信息资料作为依托，通过互联网、局部网等现代信息化技术实现不动产档案信息资源的互通与共享。同时，在档案管理实施过程中，建立由国土部门为首的整合管理，逐步实现农林（牧）业、海洋等部门档案数据的移交与整合。为了理顺管理机制，落实管理职责，对国土部门实施全面规范的管理机制，建立以国土部门为统一的管理平台，实现不动产档案管理统一体系。

提高信息化水平与服务意识。在不断转变和创新不动产档案管理工作的过程中，要加强档案信息化管理的意识，把档案管理信息化体系建设列入日常的工作计划与考核范围。同时，为了提高档案管理信息化水平，要建立相关奖，励机制、开展相关培训工作，使档案管理工作实现全面的信息化管理体系。另外，在提高档案管理信息化水平的同时，也要强化不动产档案利用的服务意识，做到档案管理为不动产登记档案利用而服务，实现改革不动产档案管理的初衷与价值。

在现代信息化飞速发展的社会背景下，不动产档案管理体系的改革与探究是一项长期而复杂的工作。由于不动产档案管理部门分散、部门职能不明确，档案管理体系标准不统一 , 档案管理模式的不够明确、数据调查与更新的标准缺乏、数据的入库汇总不够及时等诸多问题，致使档案数据信息整合工作难以推进，档案信息资源不能共享、互通。同时，档案管理人员对档案管理模式的转变与创新意识薄弱，一直保持档案只是为了保管的观念，都使得不动产档案管理工作繁琐而单调。因此，要抓好档案管理基础制度工作，进一步完善管理体系，理顺管理机制，落实管理职责，并且提高档案管理信息化水平与服务意识，才能使不动产档案管理工作真正做到便捷、高效地进行。（作者单位：四平市不动产登机中心）