推进“电子化办公”建设 倡导环保节能理念

　　【摘 要】随着社会的不断发展，人们的思维也越来越进步，随着人们的环保节能意识的提升，越来越多的人发现，在公司中单一采用纸质文件，其实是对资源的一种浪费，因此电子化办公的改革刻不容缓，相关部门应该提高员工的素质，促使他们接受和适应无纸化办公模式；建立相应的部门，为电子化办公提供技术支持；做好电子化办公建设中的监督工作，防止企业的财产流失，这样才能让企业的发展越来越好，而且也可以承担起社会责任，真正做到节约资源，保护环境。

　　一、引言

　　随着时代的不断发展，越来越多人意识到电子化办公的便利性，以及对于资源的一种节约，因此电子化办公建设已经是大势所趋，因此企业中的相关部门人员应该顺应时代与时俱进地对于电子化办公进行改革创新。

　　二、电子化办公的概念简述

　　电子化办公，具体说来，就是在“行政机关工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的”[1]。电子化办公中往往会使用到一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件，而这些相关的软件也不是孤立存在的，而是“与企事业单位其他各类管理系统，比如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统等等，密切相关、有机整合”[2]。以上的这些相互配合才构成了最终完善的电子化办公的完整体系，为公司的电子化办公以及效率的提高，做出了一定的贡献。

　　三、电子化办公的必要性和环保节能的必要性

　　电子化办公首先可以提高企业的工作效率，在现在这个充分竞争的市场上，如果一个企业可以提高自己的工作效率和生产效率，那么无疑地这个企业在市场上就是相对于其他企业来说，更加具有市场竞争力的。其次，电子化办公也可以节约资源保护环境，这样有助于企业承担起社会责任来。而电子化办公也会让企业显得与时俱进，具有技术，有利于吸引创新人才，提高企业的社会地位和口碑。

　　四、电子化办公的转变的具体措施

　　首先，办公自动化条件下企业文件要想电子化，就是要提高企业工作人员的素质，通过对他们的计算机通讯技术、电子信息工程的提高和电子化思维的转变，来让他们逐步接受利用大数据和计算机通讯技术来进行处理文件的工作。具体来看，可以利用在公司的公共屏幕上播放关于体现办公自动化条件下的文件电子化的便利性的宣传片，这样可以更直观地让这些员工发现办公自动化条件下新型的电子化信息技术是多么便利和高效率，这样他们就可以在无形间产生对于新型计算机通讯技术的向往和主动学习的积极性。企业也应该与时俱进地为员工提供很好的提高素质和学习新技术的渠道。比如企业可以为部门的员工集体开办一个课程教学，邀请电子信息工程技术方面的专业人士来为企业员工开设培训课，为员工们讲一些计算机通讯技术和电子信息工程在企业文件方面的应用技术和操作方法，让企业员工可以初步地对于电子化技术在企业文件方面的应用有着一个初步且基础的了解。

　　其次，应该建立健全相关的企业部门，通过对于这种部门的建立健全，来提高对于办公电子化的技术支撑能力，合理地融入计算机通讯技术和电子信息工程，只有这样，才能够解决一些由于技术问题带来的无纸化电子化办公过程中的一些问题，让企业可以每天更加平稳地工作，也有助于提高各部门对于新技术的学习效率和自身的工作效率。

　　最后，而由于产生了一系列新的变化，由纸质文件改成全部使用电子文件，这难免就会导致现有的监管模式可能会存在着一些漏洞，而企业中这方面的员工就可能钻了监管部门的监管模式的漏洞，从而套取公司的财产，为自己谋求利益，这样的行为是违反了道德和法律的。因此企业在这个转型的关键时刻，一方面要加强企业员工的道德修养和法律意识的培养，另一方面让监管部门也与时俱进地学习在电子化技术和计算机通讯技术下企业文件的具体应用，从而针对这一应用，采取针对性的措施，来对于电子化技术下企业文件部门来进行良好的监督和管理。

　　五、结束语

　　综上所述，由于社会的不断发展，人们思维的越来越进步，以及科学技术的不断发展，人们的环保节能意识也不断提升。电子化办公的改革刻不容缓，相关部门应该提高员工的素质，促使他们接受和适应无纸化办公模式；建立相应的部门，为电子化办公提供技术支持；做好电子化办公建设中的监督工作，防止企业的财产流失。只有这样才能让企业的发展越来越好，而且也可以让企业通过电子化办公的改革承担起社会责任，真正做到节约资源，保护环境。这样，这个企业才能够做到收益和责任两手抓，成长为一个有责任有担当有能力的好企业。