如何避免虚拟活动翻车的15条建议

　　虚拟活动曾经是一些公司想要在营销组合中添加另一种工具的领域，但现在，对一些公司来说，虚拟活动起到了与救生圈同样的作用。在这里，10位专家提供了15条简单但有效的建议，来帮助营销人员在COVID-19危机中求得生存。查尔斯·帕帕斯，据会展业研究中心(CEIR)称，2020年，新冠肺炎对美国企业对会展业企业的金融影响估计达到840亿美元，约占该行业整体经济规模的80%。在此期间，无数面对面的营销人员不得不调整他们的项目，接受虚拟活动。一些人竭尽全力，学习如何在几秒钟内从零到60秒的时间框架内完成精心设计的在线活动，另一些人则小心翼翼地绕着这个隐喻性的培训课程跑了几圈。

　　因此，为了让每个人都能跟上进度，我们向数位咨询公司、展览室、虚拟活动公司、应用程序和软件开发商等行业领先专家征询了他们最喜欢的最佳实践，从网络研讨会或Zoom会议到直播展会。他们的建议将有助于确保你的下一次数字会议、会议或贸易展览会将成为仅次于出席的最佳选择。

　　1.创建一个简单且适合移动设备的注册网站

　　“除了提供预期的基于网络的表格之外，”6Connex Inc. 的首席执行官 Ruben Castano 建议，“一定要使注册对移动设备友好，因为许多潜在的与会者可能会使用他们的手机进行注册。” 为了让他们的注册更加顺畅和快捷，允许参与者通过他们的社交媒体帐户（例如 Facebook 和 LinkedIn）进行注册，并包括将会议保存到他们的日历的功能。 此外，为了减轻潜在参与者在这个社会疏远和就地庇护的时代可能产生的孤立感，在注册期间使用实时民意调查可以让每个参与者感觉到自己是更大且相互联系的社区的一部分。

　　2.考虑转换活动设计形式

　　盯着静态的屏幕设计会很快让与会者感到厌烦，他们可以快速开始浏览不同的网站、使用其他设备或离开他们的显示器。 Jack Morton Worldwide Inc. 高级副总裁兼战略总监乔·帕内平托 (Joe Panepinto) 引用“詹姆斯的深夜秀”说：“根据活动的类型和范围，考虑替代布景设计，例如受脱口秀启发的设计。”以 Cordon”为例，Panepinto 指出，如果小组讨论是交流的一部分，或者如果他们想要展示多个领导者或不同的观点，营销人员应该考虑这种类型的布景设计。“它允许以有趣和非正式的方式传递关键信息，”Panepinto 说。除了脱口秀形式，Panepinto 还建议公司考虑杂志和新闻节目等布局。杂志节目的例子是“今日秀”和“早安美国”，由一两个主要主持人以及一些次要主持人和特定主题专家担任队长。新闻格式——想想“CNN 新闻室”或“BBC 新闻之夜”——提供了一种视觉外观，让观众联想到可信度和真实性。传统上，主播位于桌子后面，面向观众。他或她得到了一系列屏幕的支持，这些屏幕与全球各地的记者相连，客人可以在工作室或其他地方接受采访。

　　3.保持高质量的音频和网络

　　Endless Events的创始人Will Curran说:“对于虚拟活动的观众来说，最让人沮丧的事情之一就是音频听起来很细小甚至是失真。”“高质量的声音是很重要的，特别是当你使用音乐作为背景或间奏曲时，因为低级别音频往往会忽略音调的高低范围。”

　　为了确保你的数字贸易展会或会议听起来很好，Curran建议传输音频的速率不低于192kbps，这一标准仍然被称为“mp3质量的声音”。柯伦说:“营销人员应该像关注其他技术一样关注他们的互联网连接。”他倾向于使用硬连线的互联网连接，比如通过物理电缆传输数据的以太网。相比之下，Wi-Fi连接通过无线信号发送数据，这使得它不仅更容易中断，而且通常比以太网慢大约30%或更多。同样重要的是，有线连接比Wi-Fi连接安全得多。以太网上的数据只能通过将设备连接到电缆上才能访问，而Wi-Fi网络上的数据通过空气传输，更容易中断。

　　4. 将在线会话或演示限制在 20 分钟或更少

　　“由于我们在数字设备上消费内容的方式，最好有多个较短的会话，”Castano 说。例如，最近发表在《国际人机交互杂志》上的一项研究发现，人们平均每 20 秒就会在手机上从一个屏幕活动切换到另一个屏幕活动。虽然参加者可能更有可能坚持参加在线活动，因为这是一项职业义务，但如果他们的注意力开始转移，则很难阻止他们跳转到其他网站和活动。内容越短，观众就越有可能关注它。

　　并非所有内容都可以达到典型情景喜剧的长度，尤其是在医疗保健或网络安全等高科技领域。合法需要超过半小时的较长内容最好在会议期间或之后作为免费下载提供。通过按需分发，您可以让与会者灵活地在闲暇时和在他们选择的情况下查看它。

　　5.利用主持人与观众进行交流

　　“根据定义，你的观众并没有亲身参加在线活动，因此可能会感觉像被孤立的观察者，”顾问兼虚拟和混合活动的主持人/主持人艾米丽·巴尔塔(Emilie Barta)说。

　　为了解决这个问题，Barta建议使用一位风度翩翩的主持人/主持人，他要具备以前在线会议或贸易展览中展示的能力，与在线观众建立个人联系。这个角色带来了人的因素，使你的与会者能够培养对正在发生的事情的情感依恋。

　　此外，您的会议进行得越久，您可能希望使用的主机就越多。专业会议管理协会(PCMA)及其数字体验研究所的教育经理莱斯利·贝利说:“全天包括多个主持人来指导用户体验，比如介绍演示、会议休息和问答时间。”聘请多种主持人可以让会议保持新鲜感，避免单一主持人可能带来的观众疲劳。

　　此外，您的会议进行得越久，您可能希望使用的主机就越多。专业会议管理协会(PCMA)及其数字体验研究所的教育经理莱斯利·贝利说:“全天包括多个主持人来指导用户体验，比如介绍演示、会议休息和问答时间。”聘请多种主持人可以让会议保持新鲜感，避免单一主持人可能带来的观众疲劳。

　　6.尽可能让您的内容保持实时

　　根据 Workcast Corp. 的调查结果，参加在线直播活动的人平均观看的内容几乎是他们录制的点播内容的四倍。“以前录制的内容对主持人有用或对与会者实用——包括在您的活动播出时无法使用的演讲者或不同时区的观众，”柯兰说。 “但现场内容重复了与会者被吸引的实体会议的决定性方面之一。” 它还可以利用害怕错过短暂体验的恐惧，因此对于短暂的体验来说更有价值。（请注意，在会议结束后提供实时内容的录音可以作为延长其覆盖面和保质期的补充最佳实践。有关这方面的更多信息，请参阅提示 15。）

　　这种不可替代的现场感受可以通过一些现成的软件小部件得到增强。Panepinto说:“可以考虑使用实时股票图表等工具，显示当前有多少人在观看一个会议，或显示观众自发的评论和反应。”这些附加组件可以传达一种即时感，即观看新闻广播中所谓的“爬行”，它会在屏幕底部滑动，提醒观众最新的事态发展。

　　7. 使演讲嘉宾品牌化

　　如果没有可靠的备用设备，比如空档、图形包装、小玩意等等，品牌数字会议可能是对营销人员创造力的一个令人烦恼的测试。然而，在数字会议中，品牌推广的一个被忽视的方面是演讲者的着装。Panepinto说:“品牌商务休闲西装、夹克，甚至普通t恤都是展示你的标识的方式，也是观众会密切关注的细节。”这类服装通常价格实惠，而且具有潜在的优势，可以在数字活动期间在观众面前展示。

　　8. 测试和预演你将使用的技术

　　贝利说:“并不是所有的演讲者都在职业生涯中向混合或数字活动的观众做过演讲。”“确保他们熟悉技术、参与工具和数字活动的演示格式是至关重要的。”不像在实体世界的贸易展览或会议上，虚拟活动的演讲者可能没有现场视听技术人员的好处来确保他们将有无故障的体验-特别是如果他们碰巧在远程地点。为了避免这样的麻烦，Intrado Corp.负责数字媒体解决方案的总裁本·乔多(Ben Chodor)确保演讲者在光线适中、不受干扰的环境中演讲，比如宠物和/或孩子会临时来访。彩排应该包括测试他们演讲的每个方面——从麦克风、PowerPoint幻灯片到耳机和可能显示的网站链接——以确保他们都在高效地工作，并留出时间来解决任何问题。为了达到最好的效果，营销人员应该在数字会议或展会前一天让演讲者进行多次预演，以尽量减少最后一刻的混乱。

　　9. 为视频准备演讲者

　　在线演讲带来了个人和技术上的挑战。“由于屏幕和摄像角度的原因，”乔多说，“你的观众通常会更近距离地观看主持人，而不是亲自出席活动。”这意味着演讲者需要小心避免夸张的动作——例如夸张的面部表情和夸张的手势——这些在实际环境中可能很难被坐在舞台几英尺外的人注意到。但是，对于通过设备屏幕近距离观看它们的观众来说，这样的动作太让人分心了。演讲者也应该像注意他们的动作一样注意他们的着装。弗里曼公司(the Freeman Co. LLC)数字业务高级副总裁丹妮尔·普塞塔(Danielle Puceta)表示:“对于任何在网上展示的人来说，商务休闲装通常都是最合适的选择。”她说:“服装应该选择纯色，而不是全黑或全白，避免过多的条纹设计。”这些会导致moiré——一种令人讨厌的波浪图案——出现在屏幕上。虽然这对于线下展会来说也是一个很好的建议，但对于线上展会来说尤其如此，因为在线上展会上看花哨的服装会让人特别分心。

　　10. 指定一位发言人支持

　　除了在活动前与演讲者进行预演以确保他们熟悉他们使用的技术之外，在会议期间也要给演讲者一个支持人员来帮助他们。“选择一个人作为听众，在演讲中旁听，并对任何技术问题保持警惕，”Puceta说。“这样，如果麦克风响了，视频关了，或者出现其他技术问题，他或她可以让你知道，这样你或你的虚拟活动公司就可以开始解决问题。”

　　11. 构建虚拟中断

　　与任何面对面的会议或贸易展览一样，数字活动的观众仍然需要时不时地“休息五分钟”，打个电话，上个厕所，或者只是伸伸腿。“在预定的休息时间工作很重要，”Barta说，“但要确保那些提前返回或不离开的人不会被迫观看静止的空气。”在令人尴尬的沉默中，有多种选择可以让与会者保持兴趣。对于资源有限的营销人员来说，Curran建议在这样的间隔时间里播放音乐。杰克·莫顿副总裁兼集团创意总监亚历克斯·埃斯格拉(Alex Esguerra)表示:“那些预算比较宽松的公司可以用动画内容或才艺表演来打发时间。”营销人员应该考虑的另一个选择是利用短暂的休息时间提出一些另类的问题，这可以创造一种参与性活动。(要了解如何使用问题的更多信息，请参见提示13。)

　　12. 利用尽可能多的社交媒体渠道

　　Meeting Play LLC的市场总监布兰迪·普罗特(Brandee Plott)表示:“在推广整个活动或仅仅是其中的一个特定环节时，可以结合使用社交媒体渠道来推动对话和想法分享。”“这可以扩大你的受众范围，而不仅仅是那些已经注册和参加的人。”理想情况下，社交媒体渠道实际上成为品牌传播者的论坛，广泛传播你的贸易展或用户会议的新闻。适用于面对面活动,这个建议更重要的在线的缺乏预期的旅游贸易展或世博会和混合的人群——兴奋可以扩大有机和指数——很容易短路任何试图点燃热情的风潮。更具体地说，利用每一个社交媒体的独特优势。举几个例子来说明如何做到这一点:Facebook是创建活动页面和分享相关更新的好平台，而LinkedIn应该充当会议公告、公司新闻和网络的数字公告牌。Instagram可以帮助推广那些会议可能有显著视觉效果的公司。在Twitter上，营销人员可以在展会或会议之前或整个过程中不断发布帖子和标签，以激发人们的热情。无论你使用哪种社交媒体组合，请确保将所有媒体连接在一起。例如，即使是在Facebook上发布信息，也要包括你的Twitter账号和LinkedIn信息。

　　13. 用具有挑战性的问题吸引与会者

　　在COVID-19时代，当参与者因地理位置和必要性而被隔离时，在在线活动中创造社区感是一项艰巨的任务。MeetApp北美有限责任公司的执行合伙人萨尔瓦托·卡马达表示:“让他们作为一个群体参与并激发他们的一种方式，就是在整个活动中提出具有挑衅性的问题。”他的解决方案是混合使用三种类型的问题:破冰问题、发人深醒的问题和发现问题。破冰者是轻松愉快的，比如“如果你可以和某位名人换身份，你会选谁?”或者“如果我们的活动有个吉祥物，你会选什么?”发人深省的问题会让参与者以诸如“你认为今年哪个趋势/事件会对我们的行业产生最大的影响?”和“你认为你的客户目前面临的最大挑战是什么?”另一方面，基于发现的询问让营销人员了解观众对会议或展览的反应，问他们“你今天学到的最有价值的东西是什么?”或“你从哪个演讲者那里学到的最多?”。

　　14. 衡量一切

　　Panepinto说:“虚拟事件的优势之一是能够精确测量各种各样的活动和行为，而这些在物理世界的事件中很难测量。”他建议量化一系列的变量，从明显的(出席)到有时被忽视的(下降，即在正式结束之前离开你的展览或会议的参与者的数量)。为了更深入地了解与会者的参与度，我们可以统计视频的浏览量、视频或文本文件的下载量，以及社交媒体上分享的内容。

　　如果你的平台允许这样做，其他衡量参与度的方法可以包括计算参与者之间建立的同伴联系或分享的内容。目前，获取观众反馈尤为重要，因为许多活动组织者都是第一次涉足在线活动。Plott说道:“就像我们营销人员常说的，‘你无法改善你无法衡量的东西。

　　她主张在活动结束后，针对各种功能的易用性和受欢迎程度进行调查，比如“活动的整体易用性如何?”，“导航虚拟事件平台有多容易?”以及“你最喜欢的功能是什么?”

　　15. 在活动结束后重新安排活动

　　Bluewater Technologies Group Inc.的执行合伙人斯科特·舍恩伯格(Scott Schoeneberger)表示:“面对面、真实生活中的活动有一个缺点，那就是在最后一个参与者走出家门的那一刻就结束了。”舍内伯格建议，通过在活动结束后提供部分内容，来延长在线活动的寿命和影响范围。例如，挑选出席率最高的会议或演讲，以及观众可能会在活动结束后发现有用的问答交流。另一个想法是提供主持人和主持人的类似纪录片的幕后视频。对于那些错过了现场活动的人，以及那些有兴趣从不同的角度看您的活动的原始参与者，这可以有一个cinéma vérité的吸引力。更重要的是，录制的内容可以作为未来虚拟活动的营销材料。