如何安全地面对面召开会议？

　　在全国和世界各地，现场活动正在聚集人气，同时仍在遵循疫情的管控机制，以确保所有参与者的安全。体温筛查、疫苗接种问题和Covid-19现场检测已被添加到注册流程中。礼品袋里塞满了洗手液和额外的口罩。

　　预计在未来几个月内举行的会议数量将大大增加。北极星会议集团(Northstar Meetings Group)最新的PULSE调查显示，在美国接受调查的规划师中，80%的人将在今年举行下一次面对面的活动。Northstar在英国的同行会议与奖励旅游和国际会议协会(Association Meetings International)最近进行的另一项调查发现，英国和欧洲的会议专业人士也对该行业的复苏感到乐观，71%的人计划在2021年举行面对面的活动。

　　现在举办一场安全、成功的现场活动是可能的，但它需要大量的计划，以及与与会者的积极沟通和与供应商的持续合作。总部位于加州的目的地管理公司Destination Concepts去年在全国举办了近20场现场活动，目前正在规划2021年的40多场活动。

　　该公司首席执行官布琳·弗罗斯特表示:“很多人表示，他们将等到第三季度或2022年，但仍有相当一部分人愿意向前发展。”“我们已经向他们展示了如何安全操作，让人们回到舒适的状态。”以下是过去几个月发生的面对面活动的细节，随着新冠疫情继续影响商业和日常生活，这些活动有助于建立面对面会议的协议。最近在亚利桑那州和纽约的集会也加入了这个名单。

　　美国亚利桑那州为

　　了纪念全球会议行业日，120名行业专业人士前往亚利桑那州图森市，奖励直播:2021年GMID版，在此举办。该活动由北极星会议集团(Northstar Meetings Group)主办，于4月7日至9日在洛斯温塔纳峡谷度假村(Loews Ventana Canyon Resort)举行，包括教育会议和与顶级供应商的一对一会面。每天进行体温检查，并有一个医疗支助小组在现场以备紧急情况。

　　为确保最高水平的安全，所有参与者都被要求在旅行前72小时内接受核酸检测（PCR）或Covid-19快速检测，或出示充分接种疫苗的证明。此外，酒店每天都要进行体温检测，所有客人都必须签署一项行为准则，确认他们将始终佩戴口罩，保持社交距离，遵守不握手的规则，自我监测任何Covid-19症状，并在感到不适时报告。

　　虽然活动过程中没有爆发疫情，但规划小组已做好准备，并在现场提供了医疗支持。与会者还戴着由沃兰科技公司提供的挂绳设备，用于跟踪接触者的活动。

　　额外的安全措施包括场地的深度清洁和与社会保持距离的座位。食品和饮料项目设有设有有机玻璃屏障的服务人员站，与会者得到了健康的饮食和增强免疫力的果汁。分组会议和集体活动，如早晨远足和社交距离瑜伽，都在室外举行，以增加空气流通，将传播风险降至最低。

　　“与所有合作伙伴和参与者的沟通和协调一直是活动成功的关键。然而，在这段时间，更有必要让你的安全计划透明，”北极星会议和活动高级主管安吉拉·考克斯说。

　　“我们正在使用多个合作伙伴来确保参与者健康数据的安全，确保参与者的安全，并确保所有安全和健康协议都得到满足。这需要额外的协调，超过Covid-19之前发生的任何事件。

　　现在，确保活动安全不仅是首席策划人的职责，整个组织团队和所有供应商也都要参与进来。”

　　“与所有合作伙伴和参与者的沟通和协调一直是活动成功的关键。然而，在这段时间，更有必要让你的安全计划透明，”北极星会议和活动高级主管安吉拉·考克斯说。

　　“我们正在使用多个合作伙伴来确保参与者健康数据的安全，确保参与者的安全，并确保所有安全和健康协议都得到满足。这需要额外的协调，超过Covid-19之前发生的任何事件。

　　现在，确保活动安全不仅是首席策划人的职责，整个组织团队和所有供应商也都要参与进来。”

　　纽约

　　今年3月，帝国大厦放松了集会限制，现在允许100人在室内开会，200人在室外开会。

　　在此之前，所有的活动都限制在50人以内——但这并没有阻止组织在今年早些时候举办小型的、面对面的聚会。

　　在ION集团的年度销售启动活动上，无触门和容量监控被用来保证客人的安全。金融软件公司ION Group在曼哈顿中城的新活动空间Ease 1345举行了年度全球销售启动会议。这场为期多日的活动从1月30日持续到2月4日，是一场混合活动。20人出席了现场会议，并向来自22个国家的另外279名虚拟与会者转播了会议。会议议程包括为期三天的内容、领导能力展示和颁奖典礼。

　　参会人员必须佩戴口罩，并接受每日体温检测和健康筛查。使用容量监测和定向标识来确保社交距离。非接触式门有助于减少接触，在入口处、会议室、接待区、洗手间和出口设置了洗手机。为确保食物安全，所有餐食均装在单独的盒装容器内供应。此外，会议室和其他高接触表面经常消毒。

　　“人们有一种自然的倾向，想要亲自见面和互动，”Ease Hospitality的首席执行官马克·德皮耶罗(Mark DePiero)说，该酒店负责管理该场所。“对于活动场所来说，最重要的考虑是培养信任，并创建系统，让会议策划者和他们的客人立即放松。”DePiero指出，关于卫生协议和易于使用的技术(如入口处的非接触式门和体温检查点)的明确沟通，使会议尽可能无缝地举办，并将继续作为未来活动的规划清单。

　　佛罗里达

　　为了让观众入场，需要每天进行体温检查和新冠病毒检测阴性证明。奥兰多的奥兰治县会议中心是美国首批获得冠状病毒清洁和预防GBAC之星认证的中心之一，自2020年3月以来已经举办了50多场活动。最近的一次活动是一场时尚活动，它结合了从拉斯维加斯迁来的三场贸易展，并于2月9日至11日在OCCC同时举行。在三天的时间里，WWIN奥兰多展柜、魔术快闪店和平价奥兰多市场共吸引了数千名参观者。这次活动是根据美国疾病控制与预

　　防中心的指导方针组织的。所有参会人员均需佩戴口罩，接受每日体温检测，并出示新冠病毒检测阴性证明方可入场。

　　主办方提供了现场快速检测，15分钟内就能得到结果。此外，还可以选择在活动开始前4天内进行Covid-19检测。只有那些检测结果为阴性的人才可以参加活动。

　　奥兰多魔术快闪展的组织者Informa Markets的运营副总裁凯文·桑顿(Kevin Thornton)说:“现在，比以往任何时候都更重要的是，我们的行业要携手合作，证明我们可以重返舞台，我们的社区可以以安全的方式重新连接。”“测试可能是其中重要的一部分，但从长远来看，我认为真正的价值在于我们对事件的共同承诺，始终重视安全。

　　通过我们的共同努力，我们已经证明，现场活动能够以游客健康为优先考虑，这标志着时尚界、我们服务的许多其他贸易行业以及举办活动的城市真正重启了经济。”

　　每天都对场地进行深度清洁，在整个场地设置了100多个消毒站。除了标识外，安全大使还提醒参会者和参展商遵守健康规程。一款移动应用程序提供了一种非接触式签到体验，减少了排队时间。该技术还允许在展台进行非接触式铅回收。“我们非常自豪能在这方面与Informa合作，我们自豪的原因之一是，我们觉得我们以一种有意义的方式结束了大流行。”

　　活动科技公司Aventri的首席执行官吉姆·夏普说，该公司提供移动应用程序和二维码技术，使奥兰多魔术弹出窗口的参与者可以以一种非接触的方式签到和做生意。

　　“一年前，我们是巴塞罗那世界移动通信大会(Mobile World Congress)的现场合作伙伴，当时该大会是首批被取消的大型展会之一，对我们的行业造成了冲击。能够来到这里，与他们合作，并提供一些既能提高安全性又能提高与会者体验的工具，这是我们非常自豪的事情。”在展场采取的其他安全措施包括拓宽通道和减少展位容量。展会还鼓励客人预约展位，以避免拥挤。有风险的游客可以提早开放。

　　南卡罗来纳

　　在南卡罗来纳州首府哥伦比亚，当地的会议中心自6月底重新开放以来已经举办了70多场活动。据销售总监Sarah Britt称，过去两个月，哥伦比亚大都会会议中心的传统会议数量显著增加。虽然州长亨利·麦克马斯特(Henry McMaster)在3月1日取消了大型集会的250人上限，但这并没有改变会议中心的情况。据布里特说，该场所在9月份获得了州政府的批准，可以举行250人以上的集会。然而，活动仍然受到社会距离能力的限制。此外，进入会议中心的人必须佩戴口罩，并接受体温检查。

　　最近在这里举行的活动包括2月1-3日举行的南卡罗来纳州葬礼承办人协会(South Carolina Funeral director Association)隆冬会议和博览会。这次集会有200多人参加，低于以往的300-350人。但该组织能够将其传统会议的所有元素都纳入其中，包括全体会议、突破会议和贸易展。大约一半的参加者接种了疫苗，因为殡仪馆的工作人员是该州有资格接种疫苗的人之一。

　　“这个群体的伟大之处在于，从本质上讲，葬礼承办人就是活动策划人。所以，他们对这个世界非常熟悉，因为他们一直在举办安全的活动。”温度检测通过热扫描仪或手持设备完成。

　　餐点包括服务员提供的餐点。大多数房间都是教室式的，每张8英尺的桌子上有一个参与者。

　　在这次贸易展上，所有展位之间的距离至少为6英尺，或者用8英尺高的管道和悬挂墙分隔器隔开。商贩被要求在他们的摊位上放置洗手液。使用容量计数器监控进出展会的人数，以确保其不会超过适当保持社交距离所需的人数。

　　distancing-SC

　　在南卡罗来纳州旅游州长会议上，创意标识提醒客人保持适当的距离。几周后，会议中心举办了2021年南卡罗来纳州旅游业州长会议。布里特说:“让这些酒店业领导人亲自聚在一起是一个伟大的时刻，因为我们现在都在努力帮助旅游业复苏。”这个一年一度的活动吸引了来自全州的旅游和酒店专业人士，吸引了175名与会者。议程被缩短，只有一般性会议。

　　所有的座位都是与社会保持距离的，与会者都得到了名片来标记他们的座位。标识和地板标记也提醒与会者保持至少6英尺的距离。有盘子装的饭菜，还有单独分配的零食。

　　新加坡

　　岛国新加坡正在逐步重新开放，并从秋季开始接受会展活动的申请。经批准的聚会必须遵守新加坡旅游局制定的安全管理措施。

　　根据这些指导方针，专业会议管理协会于1月中旬在滨金沙湾酒店举办了其领导人召集会议。

　　为期两天的混合活动于1月13日至14日举行，有300多名与会者来到新加坡。除吃喝外，任何时候都需要戴口罩。客人必须每天接受快速抗原检测，并在进入大厅时接受体温筛查。

　　为了限制与会者之间的混杂，与会者被分成七个区域，每个区域最多50人。每个区域都有单独的注册、测试和午餐区域。一大群保持社交距离的大使在现场执行安全协议。

　　“知道当时新加坡的病例如此之少，知道在场的每个人都每天接受检测，知道即便如此，活动组织者仍竭尽全力确保所有与会者遵守必要的协议，保持安全距离并佩戴口罩，

　　北极星会议集团(Northstar Meetings group)的执行副总裁兼集团出版人大卫·布兰斯菲尔德(David Blansfield)在会议上发言时说:“我认为世界上没有比这个会议中心更安全的地方了。”

　　“这个项目很及时，很切题，技术也很先进。在被关了这么几个月后，再加上能够出去走走的兴奋感，以及能够欣赏新加坡的风景和声音，你就会明白为什么这是一次令人兴奋的经历。”

　　新加坡被指定为会议的“全球广播中心”。来自世界各地的远程与会者能够在线观看广播会议。此外，近50名规划师聚集在拉斯维加斯的凯撒论坛(Caesars Forum)，参加一个混合节目，包括来自新加坡的直播内容，以及现场会议和活动。