公共档案管理工作优化方法刍议

　　摘要：档案管理在事业单位中具有重要地位，其是事业单位开展各项工作的前提。因此为加强事业单位档案管理水平，本文针对事业单位档案管理模式改革进行研究，以期可以为事业单位开展档案管理工作奠定良好基础。

　　引言：在信息数据不断增加的背景下，事业单位传统档案管理模式已无法满足时代需求。因此事业单位需对自身档案管理模式进行革新，提高档案完整性，该点对提升事业单位档案管理水平具有积极的促进意义。

　　一、事业单位档案管理模式改革

　　此前，为提升档案管理效率，我国事业单位档案管理机制已先后进行多次改革。随着时代不断发展，档案数量、分类不断增加，事业单位传统档案管理模式已无法及时处理庞大的信息数据，因此事业单位档案管理模式迫切需要改革[1]。通过改革事业单位档案管理模式，事业单位不仅档案管理效率将显著提升，而且各类档案资料也将得到科学利用，该点对提升事业单位服务质量、工作开展质量具有重要作用。

　　二、事业单位档案管理模式中的问题

　　（一）缺少专业人才

　　作为工作开展机构，事业单位在社会中具有重要地位。事业单位档案管理工作并非整理资料与搜集信息，其包括对档案数据的分析等，复杂程度极高，非专业人员难以进行操作。该点不仅导致事业单位档案数据出现丢失、错误等现象，而且还对事业单位档案管理模式改革产生严重影响。

　　（二）管理模式单一化

　　目前，多数事业单位档案管理模式单一化，其主要表现在以下方面：其一，事业单位当前的档案管理工作多是文件存储，并未利用工作开展研究资料为员工制定工作开展方案[2]。由此可以发现，工作开展文件与档案管理本身价值未得到科学利用。其二，事业单位档案管理工作不仅缺少便捷性，而且文件档案整理效率相对较低，欠缺对工作开展文件的挖掘力度。其三，事业单位电子档案管理受到技术方面的限制，存在传输隐患，档案文件无法实现智能化存储、检索等。

　　（三）未充分发挥新档案管理模式功能

　　通俗来讲，事业单位档案管理模式改革即是传统管理模式与科技技术融合的过程，其管理手段等将发生跨越式改变。因此，事业单位应采取档案分类管理，以此发挥档案管理模式改革优势，但目前多数事业单位依旧在采用传统档案管理方法。长此以往，不仅事业单位档案管理效率将显著降低，而且将导致档案管理模式的改革也将失去意义与价值。

　　三、事业单位档案管理模式改革的应用策略

　　（一）培养档案管理意识

　　档案管理意识是事业单位改革档案管理模式的先决条件，因此事业单位档案管理人员需具备良好的档案管理意识。从事业单位当前的发展情况出发，可以发现事业单位应在内部加强对档案管理工作的宣传，深度挖掘新型档案管理模式的特点，以此促进档案管理工作的顺利实施，并提高档案管理意识。此外，事业单位内部部门具有多样化特征，在进行档案信息收集工作时，各部门所提交的信息重复率较高 [3]。为避免重复信息录入档案管理系统中，档案管理人员需正确认知信息分类在档案管理工作中的重要作用，并采取相应措施，认真处理差异性较低的档案信息。在此基础上，事业单位不仅能够顺利开展档案管理工作，而且能够显著提升档案管理模式的改革效率。

　　（二）加强档案管理人员的综合素养

　　档案管理人员能够对事业单位档案管理水平产生直接影响，因此事业单位应加强对档案管理人员的培训力度，使其综合素养能够符合档案管理模式改革的要求，以此，事业单位档案管理工作将顺利开展。首先，事业单位应为档案管理人员明确事业单位档案管理工作的重要性以及必然性。其次，事业单位需定期对档案管理人员进行培训，并在该过程中加入国外事业单位档案管理模式的改革成功案例，令档案管理人员充分吸收国外理论知识，以此提升其专业能力水平。此外，事业单位需积极引进外来档案管理人才，并定期召开相关会议，着重探讨档案管理的改革进度、问题以及解决措施。该点能够显著提升事业单位档案管理水平。

　　最后，事业单位档案管理人员应严格监控档案各处细节，加强档案完整性以及准确性，尤其在工作开展文件的录入环节中，档案管理人员必须确保其内容完整，能够为工作开展人员提供丰富资料信息。

　　（三）加强重视程度

　　目前，部分事业单位未明确档案管理工作的重要性，过于关注工作开展技术，导致档案信息工作效率降低，甚至出现档案泄露、内容存在缺陷等问题，从而造成无可挽回的损失。因此为防止此类现象发生，事业单位应改变传统观念，正确认知档案管理，并积极开展其改革工作。其次，事业单位应提高事业单位档案管理人员的相关思维意识，使其自主发展事业单位档案管理，并勇于向上级提出意见，实现事业单位档案管理模式与时代需求相匹配。此外，事业单位管理人员需为档案信息建立保护机制，使网络病毒、恶意网站无法攻击档案管理系统，消除档案管理安全风险因素。

　　（四）加强信息技术的应用

　　现今我国多数事业单位已广泛应用科技技术，并全面实现信息化档案管理，但我国事业单位档案管理信息化水平较低。该点对事业单位顺利改革档案管理模式具有负面影响。因此，事业单位应加强自身档案管理模式信息化水平，以此实现档案管理模式改革[4]。针对该点，事业单位首先可以将网络科技信息技术与传统纸质档案文件进行结合，从而提高档案管理信息化水平。其次，制定有关的管理制度，为档案管理工作开展提供保障作用。最后，事业单位必须定期对档案管理系统进行维护，避免其存在隐患，对档案信息安全性构成威胁。

　　结束语：综上所述，改革档案管理模式是事业单位的必然趋势，其能够提高事业单位服务、工作开展水平，并确保档案信息的完整性。因此，事业单位应将档案管理模式与网络科技信息技术相结合，引进、培养专业型人才，该点对加强事业单位档案信息管理水平具有促进作用。

　　参考文献：

　　[1]文秀娟.档案管理模式改革在事业单位档案管理中的运用[J].办公室业务,2020,10(20):140-141.

　　[2]王芳,马起龙.档案管理模式改革在事业单位档案管理中的应用研究[J].兰台内外,2020，16(29):40-42.

　　[3]林写意.论档案管理模式改革在事业单位档案管理中的措施[J]. 传媒论坛,2020,3(17):106-108.

　　[4]林雷.档案管理模式改革在事业单位档案管理中的运用[J].科技经济导刊,2020,28(15):219