如何处理活动合同取消？

　　规划者现在应该如何处理合同?

　　想想可能发生的最坏情况是什么。然后，从品牌的角度来看, 在你推进的过程中，什么是保持你的品牌和信誉的重要因素？当你需要做决定的时候，你需要确定一个截止日期，做还是不做。然后你要在那个时候做出什么是最好的决定。

　　有时我们不得不把可能存在的法律权利或责任放在一边。你要做一个商业决策，考虑为你工作的人的最大利益是什么，你希望谁来参加这个项目，谁将提供这个项目。

　　你可能要咬紧牙关支付一笔取消费用，但是我们怎样才能把费用降到最低呢？如果我们现在不与我们的供应商和其他人进行沟通，就不知道双方能做些什么来达成更好的交易，那我们就会错失良机。

　　我们看到很多我称之为边缘政策的情况，比如你去酒店或场地，他们会说，我们不会让你支付取消费用。他们就是在玩一种边缘政策：谁会先让步？很有可能，当会议举行的时候，物业将没有场地举行。他们的员工会被解雇，他们会被休假，他们不会再回来了，他们关心自己的健康。因此，酒店或场馆将无法为你的项目提供服务。当你面对物业或卖方的困境时，你可以问他们，你能保证，并愿意与我签署一份合同或协议，你将完全有能力履行合同中列出的所有内容吗？餐厅会开门吗？管家会在那里吗？服务搭建和拆卸都会进行吗？再让他们签一份协议，如果他们不能举办活动，他们会付给你他们要求你支付的取消费用。我向你保证，你会遇到一些阻力；但更重要的是，它让对话变得更真实。双方都有义务。这就是风险的分担。

　　随着新冠疫情病例继续激增，主办方的会议显然需要取消，因为他们的参会人员包括医务工作者或容易感染新冠病毒的人。主办方有什么样的追索权? 基本上，回答是显而易见的。对于酒店或场馆的协议是，如果参会人是医护人员因需要履行职责而不能去参加会议，你真的要去法庭或去仲裁，结果通常不尽人意。我认为案子的裁决会偏向医护方。如果你有一群老年或癌症幸存者的与会者，他们真的很容易受影响。那怎么办？只能让我们面对现实吧。

　　每个州都在按照自己的方式应对这一新冠疫情。主办方需要事先了解些什么?

　　我们必须看看联邦的指导方针是什么，我们的活动将在哪里举行，这个州在做什么，以及在这个州里的当地社区在做什么。我的建议是，在你做出任何决定之前，看看目的地目前有哪些限制。但是，同样的，你必须根据你所知道的情况做出决定。

　　如果一个团体取消了活动并支付了取消费用，然后发现酒店在他们的会议日期期间关闭了，有什么追索权?

　　这取决于你什么时候取消的。如果你在今年1月份取消了这个活动，那么运气非常好。如果你在3月份取消了这个活动，你可能需要再回去好好看看你还能再做些什么。

　　你是根据当时所知道的情况做出的决定。那么是什么因素促使你做出这个决定的呢？如果事先你就知道会有这种情况发生，没有人会来，并且没有做任何调研或没有任何备用方案，酒店方不可能因为不可抗力，把预先支付的费用还给你。但是如果你有可靠的证据，证明为什么要做这个决定，你做这个决定的过程，以及你为什么在那个时候做这个决定，所有这些都会很有帮助。

　　这就是我称之为边缘政策的原因。酒店或场地可能会说，好吧，我们会因为不可抗力给你减免费用。今天可能是不可抗力，但明天不一定是不可抗力。我要回到我刚才说过的话：你向我保证你将能提供合同中规定的所有东西，否则我们必须从双方的角度现实地看待这个问题。你只是想在不得已取消之前等我取消。我认为这是一个不公平的交易，但这就是正在进行的交易。

　　我们曾有客户对潜在与会者进行调查，直截了当地问他们，你会不会来参加一个会议，比如说在8月份，他们得到的回答是：不会，除非我确定我可以安全出行，或者我的人可以安全到达，否则我不会来参加任何会议。所以很多远远超出合同规定范围的事情开始发挥作用。这就是你的思维方式，你的品牌标识会是什么，以及你今天做的任何决定将如何影响它。