有效处理如今活动合同所面临的挑战，变化和核心

　　文：Loren G. Edelstein ● 编译：付晓 Claudia2translator@Foxmail.com

　　更高的酒店价格、更严格的条款和不断变化的合同模板正在活动策划者和供应商之间制造摩擦。

　　酒店业律师Jonathan Howe分享了会议合同的变化以及必须具备的合同条款。

　　经过两年的互表同情和合作，会议策划者和酒店经营者在谈判中越来越沮丧。这是可以理解的:在疫情期间，我们都遭受了损失，双方都决心在未来活动的合同中尽量减少风险。

　　酒店遭受了巨大的财务打击，往往承受着从未实现的业务冲击。根据美国酒店和住宿协会与埃森哲合作编写的《2022年酒店业状况报告》，在疫情期间，美国各地的酒店仅客房收入就损失了1118亿美元。

　　其他因素叠加在一起，使谈判变得更加困难，这往往令会议策划者感到意外和沮丧。根据最新的Northstar/Cvent会议行业PULSE调查，超过一半的人表示房价和餐饮价格高于预期，而且人员配备不足。几乎同样多的人（48%）抱怨合同条款不够灵活，无法满足他们的需求。

　　下面我们就来看看当今紧张的谈判环境背后的原因。

　　酒店合约条款

　　在疫情早期，我们听到了酒店和策划人员合作管理取消和变更的好消息，很少有人坚持合同条款或实施处罚。

　　经过两年的艰苦学习，我们正在扩充标准条款，并提出新的条款，以尽量减少因取消或减员而造成损失的风险。

　　尤其是不可抗力条款，它已经有了自己的生命——这让行业律师乔纳森·t·豪（Jonathan T. Howe）非常非常忙，他是芝加哥豪和赫顿律师事务所的创始合伙人。

　　Howe在NorthstarMeetingsGroup.com最近的一篇专栏文章中解释说，“不可抗力”被定义为任何一方无法控制和无法预见的事件，导致会议无法举行。一场风暴使旅行变得不可能，或者一场大火摧毁了场馆，这将是真正的不可抗力。他说:“我们现在看到的是一种不可抗力的情况。”人们列举了“一长串不属于不可抗力的因素”。

　　希尔顿全球（Hilton Worldwide）协会集团销售执行董事约翰•霍利（John Hawley）表示，这也让酒店经营者忙得不可开交。今年1月，他在专业会议管理协会（Professional Convention Management Association）召开的一场会议上对与会者说:“我们正处于将不可抗力变成现实边缘的阶段。”

　　“让我们谈谈什么是重要的，”霍利建议道。“关键是什么？什么是你能控制的，什么是你不能控制的？要意识到不可抗力倾向于‘无法控制’。因此，当你在合同中看到‘威胁’或‘恐惧’时，它太宽泛了，不会站得住脚。”

　　更高的利率

　　为中小企业提供融资的Kapitus首席运营官本•约翰斯顿（Ben Johnston）解释说，每个人都在努力应对通货膨胀，这源于几个潜在问题。简单地说，一切都更贵了。规划人员应该意识到，酒店需要将部分增加的成本转嫁给顾客。

　　根据住宿分析公司STR的数据，截至2月底，美国酒店的日均房价已连续七周上涨。STR定义的166个市场中，80%的市场报告称，该周的ADR高于2019年同期。

　　劳动力短缺

　　约翰斯顿在最近的一次问答中对M&C表示，需求超过了劳动力回归市场的速度。根据2021年10月AH&LA对500家酒店的调查，94%的酒店人手不足。其中，几乎一半的人说他们严重人手不足。几乎所有公司（96%）都在努力招聘，但却难以填补空缺职位。

　　市场压缩

　　团体需求正在缓慢而稳定地增长，但休闲需求正在迅速回升，占据了大部分可用客房，尤其是在休闲市场和周末。

　　与此同时，酒店供应减少：自2020年4月以来，STR记录了美国804家酒店永久关闭，包括76256间客房。另有176家酒店（33,674间客房）仍暂时关闭，其中一些可能会被重新归类为永久关闭。

　　供应链的延迟

　　约翰斯顿说:“酒店和餐馆在获得提供服务所需的基本食品的稳定供应方面面临着真正的挑战，这导致了商品价格的上涨。”AH&LA在2021年11月对500家酒店进行的一项调查显示，酒店报告称，清洁和家政用品的成本增加了79%，亚麻布和其他软用品的成本增加了77%，食品和饮料的成本增加了77%。

　　交货期短

　　为防范新冠病毒变异和其他不确定因素，利益攸关方推迟了会议决定。策划人员和供应商都在处理准备时间不到两个月的活动请求——通常还要短得多。在一个极端的例子中，一位策划者有半个小时的时间来预订一个30人的团体，住两晚，还有会议场地。参与者已经在前往他们选择的酒店的路上了。

　　PRA Business Events负责战略合作的副总裁丹妮尔•西拉米-吉利斯（Danielle Cirami-Gillis）表示，紧凑的时间安排给整个会议带来了很大的压力。“这需要所有合作伙伴在更高的层面上进行沟通，了解在缩短的周期内可能发生的事情。”

　　缺乏经验

　　当组织方在疫情期间缩减规模时，会议行业失去了数十名高级会议策划人员和经验丰富的酒店联系人。被解雇或离开的经验丰富的专业人士往往被相对较新的业务人员所取代。这一难题双方的消息人士都表示，由于经验更丰富的一方需要教育新人，这将使谈判陷入困境。

　　保持秘密

　　Cirami-Gillis说，如果谈判双方从一开始就不诚实，时间就会浪费，挫折感也会加剧。“透明度比以往任何时候都更重要，而灵活性是关键。”

　　如何策划一个低维护成本的会议

　　随着酒店努力应对劳动力短缺，策划人员可以通过安排不那么劳动密集型的活动来提供帮助。精密计划公司的合伙人，CMP Christy Froehlich分享了这些建议。

　　1、不要去前台。鼓励与会者使用虚拟入住登记和退房，并尽可能通过智能手机获取房间钥匙。

　　2、少做家务。安排每天的客房“整理”，或者告诉与会者只有在有要求的情况下才提供客房清洁服务。

　　3、预定餐厅。考虑买断一家现场餐厅。餐厅工作人员会照顾你，这样宴会团队就可以休息一下了。

　　4、灵活使用菜单。酒店是否提供每日菜单或每周菜单？你能复制使用另一个组的菜单吗？这将简化食物的准备，可以降低你的餐饮成本。

　　5、自助餐式。自助服务需要更少的宴会人员，而不是桌餐。

　　6、制定饮食限制计划。提前确定需求和计划特别的饭菜，以避免最后一刻的混乱。

　　7、待在户外。在宴会厨房方便的区域举办餐饮活动，尽量减少复杂的设置。

　　8、省去客房送餐。不要让人把好吃的东西送到客房，而是让客人自己拿着东西离开会议室。