小桌签大问题

　　本刊记者/ 陈猛

　　近日，在日本召开的一场政治峰会上闹出了一剧全武行：两个国家的参会人员因为抢夺一个受争议国家的桌签大打出手，翻滚在地，毫无外交体面。作为一场严肃的多边会议，参会人员代表所在国家的形象和权威，无论如何，都不该出现如此不顾体面的行为，但这也侧面说明了小小的桌签在会议组织工作中的特殊地位，一旦不慎出错，可能引发严重后果。

　　桌签常见错误类型可以分为以下几种：

　　第一是出现错别字，尤其是同音字。这是最常见的错误之一，由于会务工作人员打字失误、同音字混淆或生僻字识别错误导致。例如，将“张毫”错打成“张豪”，或将“王剀”打成“王凯”。还有将嘉宾名字漏掉一个字的情况。这种情况一旦出现，必然会招致嘉宾的不快，影响其对会议专业性的评价。如果是级别较高的会议或者政府人员较多的会议，或者嘉宾本人比较在意，很有可能影响会议主办方与其的关系乃至后续的商业合作。这种情况只能通过反复的核查和有经验的会务组织人员的经验把控加以避免。尤其是在会议开始之前，嘉宾到位之前，可以安排熟悉流程的项目经理对桌签进行最后核查，发现问题还可以亡羊补牢。值得注意的是，导致这类问题出现往往是因为会务组内部分工不够精确，或者人员不够充分，一人身兼多职，导致准备工作仓促，忙中出错。比如打印桌签的工作人员对会务流程和参会嘉宾不熟悉，就容易出现错误。所以，从会务组内部明确分工也是减少此类失误的有效办法之一。

　　第二类问题，桌签遗漏。由于工作人员疏忽导致某个参会嘉宾的桌签没有安排，这在会议中也是比较常见的失误，这个问题比桌签错误更加严重，因为这会让嘉宾产生自己被主办方忽视的感觉，体验感极差，个别脾气暴躁的参会者甚至会因此大闹会场，产生严重负面影响。大多数会议活动的桌签都是提前准备的，这种情况宁肯多备，也不要有遗漏，对于可能临时变化的嘉宾也应备有桌签，以免出现人到了少桌签的情况。

　　第三类，桌签顺序摆放错误。我国自古重礼尊仪，座位次序对于活动组织工作是一等一的大事，不要说正式的会议活动，即便是民间婚丧嫁娶，亲戚之间的排序都至关重要，因为座次问题导致亲戚间当场翻脸甚至反目成仇的例子也不在少数。对于政府型会议来说，座次排序主要是依据职务高低，不同桌型与会场都有对应的规则，这个不需多说。而商务类会议和学术类会议，则要综合考虑职务、年龄、资历、与主办方关系等多种因素，这种情况往往比较考验会议组织者，需要主办方高层或者经验丰富的资深项目人员进行排序，必要的时候还要征询合作单位或个别重要嘉宾的意见。对于政府体制内的会议活动尤其是政务类会议而言，座次的错误是严重的工作失误甚至是原则性错误，不可不慎重。我们也经常看到一些政府主办的活动，座次是经过多轮多级领导反复调整的，这也是会务人比较辛苦的原因。有的时候，个别领导或嘉宾的行程临时发生变化会导致事前排好的座次发生重大改动，这样的改动可能距离会议开始只有几个小时或者几十分钟，这就需要会务工作人员处于随时待命状态，并且能够临场快速应变。

　　在一些非正式的会议活动中，政府参会人员来自不同城市不同机构，职务大小不易区分的情况下，可以采取用城市或地区桌签代替人物桌签，这样在一定程度上可以避免座次先后引发的问题。如果一定要分个先后，还会面临一种情况，即小城市的大领导和大城市的小领导如何排序，这就需要主办方结合会议主题、目的以及与参会代表的关系来综合考量了。

　　第四类，参会人员临时变化导致桌签信息滞后。经常组织会议的人，对于这种情况并不陌生。参会人员临时缺席是会议组织者需要应对的常规性问题，一方面，会议组织人员需要保持与参会嘉宾的密切联系，一旦出现行程变化，及时调整桌签和相应的会议资料。另一方面，可以采用智能化设备比如电子桌签等，方便临时修改。笔者此前就遇到过这种情况，一位有发言任务的嘉宾临时有事不能出席活动，派遣了一位副总替其出席活动，原来的桌签就需要改动，而此时距离会议开始已只有十几分钟。幸好当时采用的是电子桌签，在供应商的协助下修改了桌签才不至于出现失误。需要强调的是，电子桌签作为新技术支持下的新设备，需要一定的操作经验，在使用之前应对会务人员进行充分的培训，使其充分掌握电子桌签使用规范和步骤，以免应对突发状况时手忙脚乱。同时，由于电子设备存在出现故障的可能性，必须要做好会前检查和后备方案，准备一套传统桌签以应对不时之需。

　　桌签这个看似不起眼的小物件，在会展从业者的工作中却扮演着相当重要的角色，是“细节决定成败”的典型代表。重视小桌签，才能办好大活动！

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