基于“六要素、四统一”的人事档案智慧化管理体系

　　创造单位：北京北控三兴信息技术有限公司

　　主 创 人：李佳辉

　　创 造 人：付　辉　卢守军　陈　杰　张　桦

　　［摘　要］为贯彻落实党中央、国务院关于国有企业从严管理人事档案的要求，北京北控三兴信息技术有限公司依托多年在人事档案数字化领域深耕积累的近千万份档案数字化加工经验，以档案信息化、数字化、智能化发展为导向，提出“六要素、四统一”智慧档案一体化整体解决方案。通过智慧档案综合管理平台建设，以统一的管理与业务标准为保障，以数字化加工形成数据为基础，以安全、高效的网络环境为支撑，以信息化系统管理为核心，以数据互通、历史数据迁移为纽带，以智能存储、档案寄存为载体，探索建立了档案智慧化管理新体系，实现了各类档案从形成、收集、保管、存放、应用到销毁等全生命周期的管理与应用。

　　［关键词］“六要素、四统一”；人事档案；智慧化管理

　　一、公司简介

　　北京北控三兴信息技术有限公司（简称“北控三兴”）是北京控股集团有限公司（简称“北控集团”）旗下专业从事政务信息化应用研发、标准制定、系统建设及运行维护的国有信息技术企业，是国家认定的高新技术企业、软件企业，注册资本2000万元，拥有员工300多名。

　　30多年来，北控三兴深耕“人力资源” “公安政法”“社会管理”三大业务领域，为用户提供业务研究、咨询设计、应用研发、系统集成、技术服务、运营服务等多项IT服务。

　　北控三兴围绕档案开展“全生命周期、全业务领域”档案信息化建设，先后承建人力资源和社会保障部全国人才中心、住房和城乡建设部、农业农村部、中国科学院等国家部委和直属机构，以及北京市区两级人力社保机构的档案信息化建设，为近2000余家中央企事单位、北京市（区）属大型国企提供了专业的档案整体服务。凭借科学高效的档案整体解决方案和信息化建设服务经验，先后承担了云南省、重庆市以及昆明、贵阳、南昌、武汉、大同等外省市档案管理机构档案信息化建设工作，业务范围覆盖全国，实现了档案信息化建设成果的省市联动，并朝着“以点带面，花开全国”的战略目标不断前进，赋能档案数据更好地服务于百姓民生和政府决策。

　　二、基本概念

　　人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色内容，是记载每个人人生轨迹的重要依据。人事档案材料主要由十大类组成，主要包括履历材料；自传；鉴定、考核、考察材料；学历和专业技术职务材料；政治历史情况审查材料；参加中国共产党、共青团及民主党派材料；奖励材料；处分材料；调资、任免等审批材料；可供参考有保存价值的材料。

　　人事档案是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的反映，与个人的切身利益息息相关，已成为工作调动、任免、考学、评定职称、政审、工龄审定、办理社会保险和审批退休等工作的信息依托。

　　人事档案作为社会发展和历史变迁的见证，蕴藏着丰富的数据资源，是大数据的主要来源之一。

　　企业档案是指企业在生产经营和管理活动中，形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

　　三、目标与内涵

　　为深入贯彻党的二十大精神和习近平总书记对档案工作的重要指示、全面落实党中央和国务院关于国有企业从严管理人事档案的工作要求，抓好《档案法》和“十四五”规划的贯彻实施，北控三兴依托多年在人事档案数字化领域深耕的近千万份档案数字化加工经验，基于档案的信息化、数字化、智能化发展要求，提出“六要素、四统一”智慧档案一体化解决方案，即：以统一的管理与业务标准为保障，以数字化加工形成数据为基础，以基础运行环境为支撑，以数字档案管理系统为核心，以数据共享为纽带，以智能库房为载体，做到管理制度统一、业务标准统一、技术规范统一、安全保障统一，致力于达成人事档案建设与管理一体化的“交钥匙”工程。

　　该方案的实施目标，是转变政企档案工作理念，推动档案管理工作信息化、数字化、智能化，实现从纸质档案到智慧档案管理的全面升级，打造符合新时代要求的智慧档案管理体系，建立健全数据驱动业务决策的工作机制，为企业高质量发展提供强有力支撑。

　　四、实施方案

　　（一）制定统一的管理与业务标准

　　档案标准规范建设，是智慧档案一体化整体解决方案的根本保障。协助建设单位完成档案服务内容、服务标准、服务流程及服务管理等内容，包括档案业务、档案信息安全、档案数字化加工、数据信息、影像信息标准、信息共享与交换、存储及备份和影像信息应用安全等规范的建设工作。

　　（二）推进档案数字化加工

　　档案数字化加工，是数字档案管理系统运行的基础。在加工场地，依据档案数字化加工标准规范，完成档案数字化加工。具体是指利用计算机、扫描、数字成像、数据库、多媒体、存储等技术，通过“1个生产环境、3套生产软件、 3项保障措施、12道生产工序、2大数据库”，将纸质档案转化为数字人事档案的过程。将纸质版档案数字化加工后转化形成的电子影像，可以让用户随时在线查看影像以及数据信息，同时减少传统纸质版管理，降低企业成本，帮助用户加快实现无纸化办公步伐，提升人事档案信息化管理水平。同时，可以为用户系统提供详尽直观的数据统计展示，将复杂的人事数据转化为直观易懂的图表和指标，并且实时更新，展示最新的员工信息和关键指标，使数据简单明了、直观易懂。

　　（三）构建数字档案管理系统

　　数字档案管理系统建设是智慧档案信息化整体解决方案的核心，共包括8个模块、91个功能，可实现将数字人事档案和数字企业档案相结合，助力各企业单位档案管理的运行更加系统化、流程化。系统以“人”为核心进行设计，以“档案”为数据源，围绕企业业务，提供各类档案的数据查询、影像查阅功能。系统页面简单明了，功能覆盖档案管理全过程、全类别，实现企业档案管理工作高效、便捷、专业。

　　（四）优化基础运行环境

　　系统基础运行环境建设，是根据运行环境需求的实际情况，为企业档案管理系统设计合适的基础运行环境架构及配套的软硬件基础设施，从而为实现档案智慧化管理，提供安全、高效的网络环境支撑。

　　（五）开拓数据共享渠道

　　数据共享可以将档案数字化后的档案数据，共享到企业已有的各类系统，通过耦合方式融入企业业务系统，不断提升企业管理的数字化、科学化、精细化水平。

　　（六）建设智能档案库房

　　智能库房建设，是依托云计算及物联网技术，构建以“RFID”、智能档案密集架、环境监控、门禁系统、视频监控、安防报警为核心的智慧档案库房管理，实现企业档案管理的安全化、智能化及便捷化。

　　五、实施成效

　　目前，利用本方案，完成的各类档案数字化加工量超过千万卷、档案数据量超过百亿条，为用户单位数字化转型提供了数据支撑。同时，提高了企业数字化管理水平，解决了企业传统纸制档案管理与信息化管理的数据脱节痛点，实现了档案管理与应用的全方位提升，取得了巨大的社会效益和经济效益。

　　（一）规避了“纸质档案管理风险”

　　随着企业档案数字化工作的完成，纸质档案的转移、运输、直接使用大幅度减少甚至基本停止，纸质档案丢失、损坏等重大风险几乎不复存在，即使发生纸质档案偶然的丢失、损坏事件，也可以通过数字档案进行恢复。

　　（二）消除了“档案安全隐患”

　　通过创建并实施档案智慧化管理体系，彻底杜绝了人为的伪造、涂改、抽取、撤换档案材料等违法行为，实现将所有的业务操作依托数字档案进行。在数字档案与纸质档案之间通过一致性比对机制和安全审计机制，确保数字档案与纸质档案的完全一致性。

　　（三）大幅度提高档案管理服务水平

　　通过使用数字档案，减少甚至基本停止了纸质档案的使用，节约了工作人员每天往返于工位与档案室之间以及纸质档案拆分、查阅、封装所需的大量时间，极大地提高了档案服务效率。

　　（四）推动企业持续创新发展

　　通过档案智慧化管理体系的构建，为企业创新管理与服务模式带来新的机遇。同时，档案数字化作为数据源，为企业未来的产业布局谋划与拓展提供了数据支撑，将催生更多的新产业、新业态、新模式，促进企业开辟更加广阔的市场空间和发展前景。

　　六、主要创新点

　　（一）创新建立档案管理新模式

　　通过智慧档案标准、运行环境、系统、档案数据和智能库房建设，以档案数字化为抓手，重构业务，重塑运营，重建组织，将企业业务与数字化技术深度融合，实现人事档案智慧化管理；通过实施“六要素、四统一”人事档案建设与管理一体化的“交钥匙”工程，打通企业数据壁垒，构建企业数据共享资源平台，为推动企业数字化转型升级提供了强有力的数据支撑。

　　（二）创新人事档案数据联动应用

　　通过数据共享资源平台，实现档案数据在企业内部各部门之间的互联互通，打破了“信息孤岛”，使得人事档案数据能够与其他业务系统数据相互关联，形成完整的数据链条。这种数据联动应用，不仅提高了数据的利用效率，还为企业决策提供了更为全面、准确的信息支持。

　　（三）创新构建智慧档案安全体系

　　在智慧档案建设中，特别注重安全体系建设，采用了多种技术手段确保档案数据的安全性和完整性，包括数据加密、访问控制、安全审计等措施，有效防止了数据泄露、篡改等安全风险，为企业的数字化转型升级，提供了坚实的安全保障。

　　七、展望未来

　　随着信息技术的不断进步和大数据时代的到来，人事档案智慧化管理将迎来更为广阔的发展前景。展望未来，北控三兴将进一步拓展智慧档案系统的功能与应用，致力于实现人事档案的全方位、多层次、立体化管理。

　　（一）持续提升管理系统智能化水平

　　引入更先进的算法和技术，持续优化数字档案管理系统，提升系统的智能化水平。比如，通过引入人工智能技术进行档案自动分类、智能检索和数据分析，进一步提升档案管理效率和服务质量。

　　（二）探索推动企业数字化转型发展

　　探索更多的数据共享与应用场景，推动企业数字化转型的深入发展。通过与企业其他系统的深度集成和数据共享，实现人事档案与其他业务数据的无缝对接，为企业提供更全面、准确的数据支持，推动企业更好了解员工情况，优化人力资源配置，提升企业的整体运营效率和核心竞争力。

　　（三）始终注重新技术引入发展应用

　　关注新技术的发展和应用，如区块链、大数据可视化等，积极将其引入到人事档案智慧化管理中来。区块链技术可以提高档案数据的可追溯性和不可篡改性，确保数据的真实性和可靠性；大数据可视化技术则可以将复杂的档案数据转化为直观易懂的图表和图像，为企业提供更直观的数据分析和决策支持。

　　（四）协力共促管理技术的创新发展

　　加强与企业、高校和研究机构的合作与交流，共同推动人事档案智慧化管理技术的创新与发展。通过分享经验、交流心得及合作研究，不断提升自身的技术水平和创新能力，为企业的数字化转型和可持续发展贡献更多的智慧和力量。

　　编辑/温碧琳 统筹/苏晓