如何在小型空间的台式机和大型会议室之间架起一座桥梁？

　　尽管许多公司成功地在台式机部署和使用了统一通信与协作(UCC)，甚至在大型会议室中更多地利用了音频和视频会议，但很少有公司能够将最先进的协作功能扩展到小型团队空间。

　　这些所谓的“小型房间”是大多数真正的协作完成的地方：小型团队亲自与远程同事一起工作，制定决策，推动项目，并在整个组织中提高生产力。

　　为了充分利用这些工作风格的机会，公司必须把小型房间看作是台式机的扩展，而不是小会议室，在这里先进的通信和协作能力可以实现深入的、迭代的交互。

　　在21世纪初，大型会议室比台式电脑更好地实现了协作。这主要是由于带宽和服务的高成本、VoIP服务质量的不一致以及台式机标准的不一致导致了质量低下的应用。但是台式机功能很快就跟上来了。Web会议平台增加了功能，包括软电话、HD音频和视频、聊天、团队空间和到场信息。随着带宽、应用程序和服务成本的降低，越来越多的用户转向台式机进行日常协作。

　　但这种转变让小群体无处可去。传统的会议室充满了昂贵的音频/视频系统，通常是为大型团体保留的，许多公司正在取消这些更大的空间，转而采用开放式办公室设计。此外，台式机和笔记本电脑不容易同时容纳多个用户，尤其是在这些开放式办公室。解决方案：小型空间会议室、办公室和聚会场所，可以提供高质量的音频和视频设备，同时运行员工习惯的台式机服务和应用程序。这确保了所有与会者都能获得专业的体验，同时又不会牺牲当今成功企业所需要的分散且日益重要的协作能力。

　　最近对美国和欧洲的1000多名IT决策者进行的一项调查显示，超过三分之一的员工要么是流动的(主要在路上工作)，要么是远程的(主要在家庭办公室和/或客户网站上工作)。为了让它们彼此保持联系以及与它们相距遥远的业务伙伴和客户保持联系，他们必须利用允许它们实时交互、标记文档、共享屏幕或应用程序的技术。

　　研究还表明，对于当今的IT和业务部门经理来说，合作是他们的首要任务，这反映在他们为员工部署的技术类型上。在同一项调查中，47%的受访者表示他们使用台式机网络会议。此外，此外，由于许多目前没有使用网络会议的受访者希望在未来三年内部署它，因此预计这一趋势将持续下去。由于有如此多的网络会议工具结合了音频和视频功能，而且有如此多的员工在移动设备上工作，因此越来越多的情况是，这些台式机环境提供了比大多数会议室更强大的会议功能。

　　事实上，在某些情况下，使用网络会议平台可以使会议比传统的面对面会议更富有成效。网络会话允许用户一起处理文件，然后保存最新版本。参与者可以分组或与所有参与者聊天。他们可以进行投票，提出问题，甚至可以记录整个会议，以便以后进行审查。

　　现在的诀窍是找到一种方法，将这些功能扩展到小组会议中，而不需要引入另一个用户界面或在会议软件和服务上进行另一项投资。

　　将台式机扩展到小组

　　尽管许多企业都投资了大型团队会议室，但事实是，大多数工作都是由小型团队完成的。人们可能会想象三到六个人一起工作来充实一个新的想法，发起一个新的营销活动，或者开发一个新的产品或服务。研究显示，企业也在朝着这个方向发展。更多的组织正在从现有的空间中开辟出小型会议室，将行政办公室、大型供应柜和开放式的大房间改造成聚集空间，在这里，6名员工可以合作完成项目。

　　这些小空间让小团队很容易聚集在一起，但他们通常不会配备全套统一通信和协作(UCC)技术。然而，正是这些应用程序和服务可以将一个没有效率的会议变成一个成功的协作会议，从而产生清晰的行动项目和可交付成果。

　　尽管如此，没有人愿意为特定的用例或会议环境部署另一组应用程序和服务，特别是考虑到用户是多么喜欢他们已经熟悉并在办公桌上的工具。同样，研究表明，IT决策者通常对他们的UCC解决方案感到满意，多达三分之二的人认为视频会议非常有效，超过一半的人认为网络会议非常有效。一般来说，在所有用例中为所有用户标准化一个平台要比为每个会议环境提供不同的应用程序或服务好得多。

　　我们建议，在创建集群房间时，公司应该部署硬件，使其能够轻松且成本有效地支持已经在使用的软件。我们的想法是把台式机带到会议室。通过在团队空间中使用行业标准连接，如USB或HDMI，组织可以直接从员工的设备创建到专业级音频、视频和数据共享的清晰通道。会议参与者不需要挤在一个小的PC屏幕周围，而是可以在一个大的壁挂显示器上看到他们的网络和视频应用程序，并且可以从一个提供清晰、清晰声音的音频会议系统中受益，而不需要习惯一个全新的UCC环境。

　　在某些情况下，与会者实际上会把会议从他们的真实的办公桌或小隔间带到一个小型空间，把他们的个人电脑或平板设备连接到专业级硬件上，而不会掉线或失去保真度。可以根据需要邀请更多的人参加会议，无论是虚拟的还是面对面的。会议参与者可以利用台式机网络和视频会议提供的所有功能，而不需要学习新的界面。

　　这种技术也使公司能够有效地使其UCC平台不过时；由于小型房间包含基于标准的硬件，可以立即支持任何软件或服务，所以管理人员无需担心引入最新和最伟大的技术会对他们的基础设施造成什么影响，它一定可以用。

　　这在今天尤其重要，因为UCC供应商已经扩展到WebRTC和其他高级标准以及他们平台的功能。当然，利用自带技术趋势的公司或者允许单个业务部门选择他们喜欢的网络和视频会议服务，可以自信地合并这些应用程序，因为他们知道这些应用程序将与集群中部署的硬件一起工作。

　　最重要的是，将台式机应用程序扩展到小型房间可以提高投资回报。对于房间本身也是如此，当员工意识到他们可以在舒适、高效的环境中使用他们熟悉的UCC应用程序时，将会看到更多的使用；UCC工具也将得到更多的应用，因为员工将其应用到小组讨论中，而在过去，他们可能只依赖于音频会议，或者什么都不做。

　　虽然UC在台式机上取得了普遍成功，但企业未能将这一功能转化到团队空间或小型房间。但是小型房间不仅仅是小的会议空间。相反，它们应该被视为一个大型台式机。

　　联网办公桌提供网络会议、软电话连接、屏幕和应用程序共享、团队室和社交工具，旨在促进协作和增加成功的沟通。一个统一的台式机甚至可以提供企业UC解决方案，比如Microsoft Lync，它提供了一个稳定的UC堆栈，包括语音、视频、数据、到场和移动性。

　　当公司将台式机功能扩展到小型房间时，他们让员工更容易访问多编解码器远程呈现;安装齐全，专业级音响；以及用于有效数据和应用程序共享的专用屏幕。通过使用基于标准的硬件，企业确保他们的投资将持续到未来，支持像WebRTC这样的新技术。其结果是更富有成效的会议，以及明显的投资回报。