如何提高虚拟团队的工作效率

　　新冠肺炎疫情环境下，团队如何更好地开展工作、尽量减少聚集？是否可以采用“虚拟”的手段完成工作呢？其实，对于“虚拟”这个词我们并不陌生，有很多项目是通过虚拟团队完成的。虚拟团队的成员分散在各处，平时很少或从不见面，大家使用网络、电话、邮件、可视会议等通信工具，通过彼此间的配合、支持，完成工作任务，实现项目目标。虚拟团队的好处很多，例如，可以大幅降低差旅费、办公场地费，可以让不方便出差的人、地理位置分散的人参与项目，有利于资源的优化配置，让团队成员的工作增加灵活性。

　　虚拟团队固然有这些好处，但也确实存在难以避免的“硬伤”。最突出的问题是容易因为沟通不畅导致团队成员的归属感降低，进而让个人落入“孤岛”状态：孤军奋战、孤立无援，淡化责任感和对其他团队成员的依赖感，工作变得消极、被动，造成项目脱节、效率降低。所以，要想提高虚拟团队的工作效率，需要做好以下几个方面。

　　用好团队沟通工具

　　组织虚拟团队会议

　　因为防疫的需要，团队成员之间近距离接触的机会减少了，这给顺畅的沟通造成了一定的障碍。以往最直接的团队沟通方式——面对面会议沟通，也被迫转移到了线上。无论是微信群，还是各种远程办公软件，都承担起了召开团队会议的重担。虽然有网络技术作支撑，加上各种人性化的功能服务，但是很多人还是对这种线上会议方式颇有微词：占用大量时间、效率低下、容易走神。那么，能不能通过其他方式，来提高远程会议的效率，以达到提升工作绩效的目的呢？答案是肯定的。

　　首先，一定要控制好这种虚拟会议的频率和时间。不论是线上还是线下，会议都是一种严肃的、正式的沟通手段，它要求参加者必须在一定时间内放下其他一切工作，全神贯注地投入会议。参会者不但要认真聆听别人的发言，还要积极发表自己的观点和意见，通过适当的互动，来澄清模糊的信息，实现观点的统一，找到问题的解决方案并与其他人达成一致。这样做确实需要消耗时间、占用精力，所以除非必要，不应该随意使用会议的方式来完成信息的传递。

　　另外，虚拟会议因为彼此不见面，需要全程盯着屏幕，容易让人疲劳，所以一定要严格控制好时间。这个问题我们可以借鉴敏捷管理中“站会”的经验。所谓“站会”就是站着开会，虽然每天都要开、每位团队成员都要发言，但每次都要严格控制在15分钟以内。站会的内容很简单，只说三件事：昨天做了什么，今天计划做什么，有什么需要解决的问题。值得注意的是，为了确保会议不超时，站会过程中不做任何讨论，需要处理的具体问题待会后再以点对点的沟通方式予以解决。虚拟会议也应该尽量缩短持续的时间，非共性问题尽量不占用公用会议时间讨论，确实需要讨论的，应事前告知参会者，要求提前认真思考，避免临时拍脑袋，以提高会议的效率。

　　其次，为了让虚拟会议变得更高效，最重要的一个小技巧是让所有参会者必须全程“露脸”。如果不打开自己的摄像头，很可能在别人发言的时候走神，甚至做别的事情。参会人员不能全情投入，就必然会影响会议的效果。另外，召集或主持会议的角色也非常关键。一般情况下，项目经理是会议主持人的理想人选。为了确保让参会人员能集中精力，在主持会议的过程中，项目经理必须通过不断询问、提出话题等主动引导的手段，以尽可能照顾到所有参会人员。

　　最后，项目经理要具备“一团火”的精神。有一位全国著名的劳动模范，他是北京百货大楼的售货员张秉贵同志。他的“一团火”服务精神已经成为百货大楼的座右铭。张秉贵在接待顾客时能做到“接一问二照顾三”。所谓“接一”是指接待第一位顾客；“问二”是指同时询问第二位顾客的要求；“照顾三”是指在接待和询问前两位顾客的同时，还不忘招呼第三位顾客，不让顾客感觉自己受到了冷落。项目经理在组织虚拟团队会议时，也应该做到“接一问二照顾三”，可以主动提问、点名，尽量让每一位参会者都能感受到自己得到了关注，以维持他们精神的高度集中。

　　利用微信群沟通

　　有技巧地用好沟通平台，特别是以微信群为代表的社交媒体也是一种重要的提高工作效率的手段。每个团队都少不了一个微信群，作为项目团队内部沟通的重要工具。为了能让微信群更好地发挥沟通平台的作用，就要确保这个群的“活跃度”。这里说的“活跃度”是有原则的，关于工作的事项，可以随时发布，但在正常的工作时间内，尽量不要让这个群变成干扰源。当然，那些特别紧急的、重要的事情，不要依赖微信群，最好用更直接的沟通手段，以免耽误工作。非工作时段，项目经理应该有意识地将这个群作为沟通、互动的工具，可以发一些与工作无关的休闲、娱乐内容，不定期来一场“红包雨”也是活跃群气氛的好方法。但这种项目团队内部使用的微信群里，最好不要有领导，以减少员工心理上的约束感和压力感。

　　创造虚拟集中办公环境

　　为了解决分散办公的弊端，可以通过网络技术手段，人为创造虚拟集中办公环境。在敏捷管理中，应用远程分散团队的“鱼缸时间”就是一种有效的手段。在约定的工作时间内，地理位置分散的团队成员通过共享摄像头，让团队中的每个人都能看到自己，同时自己也能借助网络摄像头看到别人。这种“看到”并不是像集中会议那样紧紧盯着屏幕，防止走神，而是营造了一种彼此可见的感觉。适度向别人暴露自己的“隐私”，有助于拉近彼此间心理上的距离，以减轻个人的孤独感。能实时看到别人的工作状态，也有助于每个人更加认真地聚焦于自己所承担的工作，进而提高整个团队的工作效率。

　　结语

　　作为无法改变的环境因素，新冠肺炎疫情在一段时间内还将继续影响并改变我们的生活和工作。在减少接触、拉大彼此间距离的客观因素制约下，只要我们能合理利用各种远程工作方式，同样能提高工作效率，将新冠肺炎疫情对工作的影响降到最低。