技工院校档案信息化建设的现状及对策

　　文/施小婕

　　摘 要：随着现代信息技术的革新以及技工院校各项事业的发展，技工院校档案管理要顺应时代发展需要，适应信息化趋势，加快推进档案数字化，努力提高技工院校档案管理信息化水平。

　　关键词：技工院校 档案建设 信息化水平

　　技工院校是国民教育体系的重要组成部分，技工院校档案汇集了学校发展过程中形成的各类历史资料和各项工作成果，是学校历史变迁的见证，也是学校加强基础建设、促进内涵发展的重要信息来源，必须强化互联网思维，运用现代信息化管理技术，推进档案信息化建设，提高管理利用效能。

　　一、技工院校档案管理与信息化建设

　　技工院校的办学模式具有应用性、职业性和实践性特点，与其他类型学校相比，技工院校更注重产教结合、工学结合，探索开放式、多元化办学思路，开展跨境合作、跨界融合、跨专业互动办学，以及校企合作培训、现代学徒制教学实践。在“中国制造2025”背景下，技工院校档案管理工作承担着新的使命。技工院校档案管理内涵越来越丰富，总量越来越庞大，空间布局越来越分散，档案构成越来越复杂，对档案信息内容开发利用的便捷度和精准度要求也越来越高。因此，必须加大档案信息化管理投入，加快推进档案数据库建立健全工作，借助于各种现代信息化技术，统筹兼顾，持续推进，全面升级档案管理软硬件设施设备，提高档案管理数字化水平。

　　档案管理是档案利用的前提和基础，档案利用是档案工作的出发点和归宿。实现技工院校档案信息化，可利用大数据技术、云计算技术和智能化技术不断提高档案数据信息推送服务能力，适应学校对智慧性服务的现实需求，提高档案的检索速度和准确度，开展数据挖掘和分析，有效提升档案利用、信息服务水平，为学校决策、教学科研、总结规划等各项活动提供大数据支撑，更好地满足学校日益增长的服务需求，为技工院校发展技工教育事业、培养技能人才、实现技能提升与岗位就业无缝对接提供信息服务。同时，推进技工院校档案信息化的进程，也是全面优化技工院校档案管理流程、完善档案管理制度体系、优化档案协同机制的过程。在信息化升级改造时，需要将档案管理人员日常的工作业务流程和业务数据科学、规范地固化到管理系统，依据科学管理体系进行归纳和重组，将极大地提升档案管理规范化程度，降低档案管理人员工作岗位交接的管理工作量和数据风险，提高管理效率。

　　二、技工学校档案工作的现状分析

　　笔者对部分技工院校档案工作进行了调研，从调研情况来看，技工院校档案数字化进展不平衡，存在设施设备不完善、经费和力量投入不足、档案管理人员信息化水平亟待提升等共性问题。

　　（一）对学校档案信息化建设重视不够，投入不足

　　加强档案信息化建设，思想认识是先导。新形势下技工院校机遇与挑战并存，各项事业发展任务繁重艰巨。各技工院校管理层在管理建设、教育教学相关设施设备上投入较多，更多关注学科建设和教学科研设施建设，但就目前技工院校档案信息化现状而言，大部分技工院校领导对档案信息化重视不够，档案协同机制不完善，教职工档案管理规范化、专业化、系统化意识有待提高，有的领导甚至简单地认为档案信息化无非就是把档案目录输入计算机，对档案信息化工作支持不够，档案信息化建设经费投入不足，档案管理专兼职力量配备不充分。

　　（二）档案信息化建设技术支撑不力，基础不牢

　　计算机技术在各行各业得到普遍应用，但地区差异和校际差异较大。大部分技工院校为档案管理部门配置了计算机和具备复印、打印等多功能的一体机，以及扫描、数码摄录等档案信息处理硬件设备，但仅局限于文字处理以及目录录入、检索阶段，尚未突破传统的管理模式，一些学校甚至没有开发建设档案管理信息系统，档案收集整理和开发利用服务无法满足学校发展的需要。

　　（三）档案管理人员队伍结构不合理，普遍缺乏专业信息化档案人才

　　档案馆馆藏数量的急剧增加与档案管理人员不足的矛盾十分突出，技工院校现有档案管理人员无法满足学校发展的需求，尤其缺乏既熟悉档案实务、法律法规和规范化要求，又精通信息技术的复合型档案管理人才。由于档案管理部门不是学校教育教学的“主导”部门，有被边缘化的趋势，在专业人才招聘、管理力量配备等方面得不到应有的重视，档案队伍建设相对滞后，档案业务培训严重欠缺。技工院校档案管理人员普遍年龄偏大，且专业不对口，档案业务不精，综合素质和计算机水平相对偏低，对网络技术了解运用甚少，难以适应档案信息化建设的要求，无法肩负档案信息化建设的重任。

　　（四）档案数字化安全管理存在风险隐患，档案保密工作有待加强

　　信息化建设的推进突破了传统管理框架，提高了档案管理利用效能。但由于信息网络与生俱来的开放性特点，档案安全管理同样存在风险隐患。在传统管理模式下，管理环境相对封闭，档案信息与载体不可分离，档案集中保管，人为监控，档案失密、泄密的可能性相对较小。推进档案信息化、网络化，改变了传统档案存储方式，档案信息存储在硬盘、光盘等电子介质上，并通过网络传输，档案信息的生成、处理以及传输均处于开放共享的网络大环境之下，大大增加了档案信息安全风险，介质保管维护、黑客入侵、系统漏洞、计算机病毒、木马植入、操作不慎等都有可能造成档案信息的丢失、泄密、被篡改和非法利用，并带来不可估量的损失。

　　三、提升档案信息化水平的对策建议

　　（一）健全档案信息化保障机制，积极争取切实有效的政策支持

　　技工院校档案管理部门要发挥主体作用，坚持做到“守土尽责”，在档案行政管理部门指导下，扎实开展档案信息化宣传工作，提高相关部门对档案信息化建设的认识，争取各方面的支持与配合，成立档案信息化领导小组，健全学校档案信息化议事协调机制，在学校议事决策时同步研究档案信息化工作，在集中学习活动中组织档案法律法规内容学习和有关业务学习，组织学习档案信息化理论知识与实务技能，从组织协同、议事决策、舆论引导等方面建立健全档案信息化组织保障工作机制，为档案信息化顺利推进营造良好舆论氛围。根据国家档案管理建设和职业教育发展等方面的政策措施，结合技工院校实际，科学制定学校档案信息化建设规划，明确阶段性目标任务和中长期发展战略。按照相关部门的档案信息化建设工作部署，积极争取当地政府部门大数据管理、信息化数字化建设相关的倾斜性政策支持，把技工院校档案信息化工作纳入当地大数据战略和信息化工作规划，在学校加强基础建设时统筹考虑档案信息化升级改造。

　　（二）提供技工院校档案信息化建设资金保障，夯实档案管理基础

　　档案信息化建设涉及面广，资金需求量大，必须持续推进、循序渐进，要在财政等各相关部门的大力支持下，积极做好档案信息化建设的资金筹集工作。要认真落实《中华人民共和国档案法》等相关法律法规要求，与有关部门加强沟通协调，持续加大经费投入，为强化技工院校档案信息化建设提供强有力的资金支持。统筹兼顾，提前谋划，在推进学校基建项目、升级改造基建设施时，按照档案管理有关硬件设施设备规范要求和行业标准，及早规划档案信息化建设。在配置各项内部管理设施和信息化硬件时，同步考虑采购、配备加强档案信息化建设所需的设施设备，为技工院校加强档案信息化工作奠定坚实基础。与此同时，落实国家对于档案软件的相关功能要求和行业标准，加强档案信息化标准化规范化建设，在档案管理应用软件建设方面遵循兼容性、一体化原则，有机衔接技工院校教育教学业务系统，整合档案管理系统与教育教学管理系统，建立完善档案信息采集交换工作机制，提供方便快捷、安全有保障的档案管理、利用服务。

　　（三）强化专业队伍建设，全面提升档案管理工作人员素质

　　档案管理人员承担着技工院校档案管理与信息化建设目标任务，是推进档案信息化建设的动力之源。技工院校档案管理人员素质的高低影响档案信息化建设的进展，关系到档案事业可持续发展。技工院校必须坚持引培并举，在学校教职工继续教育总体规划中统筹考虑将档案管理人员纳入其中，强化专兼职档案管理人员素质教育与业务培训，注重复合化、实务型培训，使档案管理人员既要掌握档案学基础理论知识，也具备较强的综合业务能力，更要尽快熟悉信息技术和计算机技能的运用，熟练掌握信息化、网络化背景下的档案业务流程，尤其是要注重提升大数据背景下技工院校毕业生档案利用需求的效能。

　　技工院校档案信息化数字化建设工作对档案管理人员素质提出了更高要求，档案管理人员必须具备适应学校档案电子化管理、智慧式服务的技能，具备学习吸收新技术、适应新系统的能力。技工院校要及时调整人才引进计划，把引进符合现代信息技术应用需求的高素质档案专业人才纳入学校人才补充计划，加快档案信息化建设进程。

　　（四）落实人防物防技防措施，健全技工院校档案管理安全防护体系

　　在相关部门的指导与支持配合下，将档案信息安全防护工作列入信息化建设日程，建立健全档案信息安全容灾备份机制，细化管理措施，对档案数据进行多介质备份。要加强部门沟通协作，根据国家有关信息系统安全保护等级的相关规定和标准，协同做好档案管理系统定级备案、安全等级评价和安全监管等工作，进一步健全技工院校档案管理安全防护体系。按要求配备档案管理网络安全保密设备，加强网络安全管理和权限设置，安装计算机杀毒软件和防火墙，健全档案信息存储传输和服务利用安全机制，封堵网络失泄密漏洞。要严格落实档案信息网络安全保密制度，建立健全档案管理制度体系，建立检查登记工作机制，与相关人员签订安全管理责任书，落实职责，定期进行安全检查登记，防止越权使用和非法备份等问题发生，采取各种有效的管理措施和技术手段，确保技工院校档案安全。

　　参考文献：

　　[1]尹呈荣.大数据时代技工院校学生档案管理探究[J].黑龙江档案,2021(4).

　　[2]孙璐.技工院校人力资源管理中的学生档案管理[J].人才资源开发,2021(19).

　　[3]李星云.刍议技工院校人事档案管理信息化建设[J].现代信息科技，2020(6).

　　[4]钟巧毅.技工院校综合档案管理现状和提升策略[J].办公室业务,2019(13).

　　（作者单位：江苏省南通工贸技师学院）