壳牌统一：协作流程“润滑”记
- 来源:中国计算机报
- 关键字:壳牌统一,润滑,流程协作
- 发布时间:2012-01-31 16:29
“多一些润滑，少一些摩擦。”这句出自2003年统一润滑油的广告语让人至今回味不已。2006年，统一润滑油在完成合资成为壳牌控股企业的同时，拉开了其信息化进程的大幕：从建设IDC到无线仓库再到ERP。特别是在2011年上马的企业内部协作平台项目，让合资后成立的壳牌统一（北京）石油化工有限公司（简称壳牌统一）的信息化逐渐走入流程协作的深化阶段。
告别“装机王子”时代
壳牌统一目前在北京、咸阳、无锡有三个工厂，年综合生产能力达60万吨，产品覆盖汽车用油、摩托车用油、工业用油、工程机械用油及润滑脂等众多领域，是中国最大的车用润滑油专业制造商之一。
为更好赢得市场先机，壳牌统一在成立后就加大了在销售方面的布局，在全国31个省市区所有的地级市场设置直供经销网点。迄今为止，壳牌统一已拥有1200多家直供总经销商，97000多家零售商和终端用户，销售网络覆盖全国除港澳台外的所有市县市场。企业扩充了大量的人员，销售专员遍及全国各级地市，为合作伙伴及客户提供全面的服务。
“无论是全国布局，还是从产品向服务的转型，我们都希望能更灵活高效地接近客户，成为中国客户首选的润滑油公司。IT如何帮助公司提升核心竞争力呢？我们是分步来完成的。”壳牌统一的技术架构项目经理张韦文在接受记者采访时说。
“几年前，我们和马来西亚壳牌本部组织咨询顾问组成项目组，研究公司的IT问题。当时我们就是简单的后勤部门的角色：只有几十台电脑、几台服务器，提供非常有限的进销存的应用服务，甚至在上ERP之前，我们被业务部门戏称为‘装机王子’。但是经过几年的发展，现在我们已经成为具有商业价值的部门。”张韦文说。
张韦文知道，如果IT基础打不好，后面系统建设和应用肯定会有问题，到那时IT工程师就会变成救火队员。于是，他们用了几年时间来提升IT，做法是先把系统架构搭好，搭建网络，做安全策略并完成桌面标准化，后来又建立了专门的IDC，制定了管控流程。壳牌统一多年来已经陆续部署了微软的Windows操作系统、Office系统、Exchange邮件系统、SQL Server数据库和活动目录（AD）等IT基础设施。
在此基础之上，壳牌统一上线了自己的ERP。但面对数百人的销售团队、上千家一级经销商和数万家零售商时，如何管理、优化供应链达到改善业务效能，提高企业生产力已经成为其主要诉求。于是在2011年，壳牌统一使用微软SharePoint 2010搭建起企业内部门户，为企业内部员工及合作伙伴提供协作平台，梳理、优化业务流程，提升企业的效率。
找到流程的Owner
张韦文表示，壳牌完成控股之后引入了很多国际先进的管理模式，壳牌统一需要将现有的业务流程进行重新梳理和整合，以实现更快、更准确的信息流转和处理。
“我们目前生产和销售的统一牌润滑油系列产品约占国内60%的市场份额。我们在国内有最丰富的润滑油产品系列，3000多个品类，500多名销售人员在全国各省市场上奔波。国际原油价格的剧烈波动也会导致壳牌统一的成本发生很大的变化，而成本波动就会导致售价调整。壳牌统一会针对不同的时间，制定不同的价格策略。销售人员在市场上竞标或者跟客户谈判时，不仅要搜集竞争对手的信息，还要充分了解公司产品的动态价格信息。”
随着业务发展，壳牌统一员工之间越来越需要协同工作，尤其是销售部门的业务人员经常需要出差，工作地点在企业厂区以外，如何让这些员工也能很好地完成工作是一个问题。而且传统业务模式产生的大量业务相关文档和数据都分散存储在不同业务人员终端上，格式也多种多样。企业内部部门之间需要做大量的格式转换工作，很难高效地对接协作、准确处理业务数据。
经过选型和测试，壳牌统一选择利用微软的SharePoint 2010搭建企业门户作为协作平台。仅用四个月时间，在2011年10月8日企业门户就上线了。项目一期完成后，他们成功将企业的市场部、销售部、财务部、公共关系部和人事部的五个大业务流程进行了重新梳理，并对原有的业务模式进行了彻底改进。
张韦文表示，现在通过使用企业内部协作系统，销售人员仅需通过Web浏览器就可以访问企业内部协作门户，完成任务与工作。微软SharePoint 2010所提供的Office Web App可以让员工通过Web浏览器来查看、编辑、保存及共享Office文档，无需客户端安装微软的Office办公套件。
“我们在后台已经把相关的授权和成本状况放入系统，系统会自动进行多层审批。通过Exchange邮件系统的推送功能，壳牌统一的高层管理人员在出差时也可以通过手机进行审批，他只需要在手机上直接简单的回复‘同意’或者‘不同意’，系统会自动把结果反馈回来。
说到流程类项目的上马实施，张韦文表示，最关键的就是找准流程的Owner，因为如果业务部门不拥有这个流程，IT部门无论多么用力推都没用，甚至会引起他们的排斥。壳牌统一的做法是让市场部门成为流程的拥有者。“在培训、推广推动过程中，我们有意请工程师站在第二线，把市场部放在第一线，让他们来推动，让他们最终认为这个技术是自己的，只有遇到技术问题的时候，才需要我们帮助他们解决。”
张韦文坦言，很多时候改造流程最头疼的就是无从着手。有了企业门户平台，他们可以更容易寻找到入手点。现在壳牌统一除了价格销售支持流程外，采购流程、发文流程、行业标准TS16949执行流程、HSE体系流程等也已经进入到企业门户中。
“在后续的第二期项目建设中，我们把更多的业务流程整合到现有的协作平台上，使协作平台所支撑的总业务流程数量将达到9个。第三期会将SFA（销售自动化）放到整个业务流程平台上，将现有的门户站点真正扩充成一个全面满足企业需求的内部协作门户。” 张韦文说。
适应新系统仅需几小时
张韦文从三个方面来总结协同项目的收益。首先，改善业务效能，提升企业生产力。壳牌统一在微软团队的协作下完成了现有主要业务流程的数字化转变。原本需要手工处理和传送的大量信息现在全部可以通过SharePoint协作门户自动化地传递、处理和审批。全新的工作流程大幅提升了管理层和业务部门工作人员的效率。
其次，统一管理企业数据，保障信息安全。所有企业相关的知识及文档可以通过该内部门户进行统一的存储和管理。“对于企业外部的销售合作伙伴来说，他们也可以非常方便、安全地通过认证凭据登录壳牌统一的协作门户提交相关业务数据。基于一个标准的表格模板，销售商通过浏览器填写的数据会直接被我们的数据处理引擎所采集和使用，最终形成报表，效率和准确性有了很大的提升。
再次，充分利用现有投资，易于用户使用。在壳牌统一的企业内部协作解决方案的实施中， SharePoint Server 2010与企业现有的微软Office办公套件实现无缝整合。让企业可以充分的利用现有的IT投资，减少企业在协作平台建设项目上的额外成本花费。
张韦文对此很有感触。“我们在全国各地有500多名销售人员。通常企业在用户的IT系统推广和培训上要消耗大量的资源。但在该平台上线之后，IT人员仅提供了数小时的培训，用户就可以熟练使用，培训费用大大降低。”
链 接
无线仓库让单日出库量提升5倍
“壳牌统一目前有几十个仓库，2011年这些仓库全部实现了无线覆盖。”张韦文表示，“我们在微软的WinCE嵌入式系统之上做了一个开发，实现了无线仓库。没有做无线仓库之前，我们每天仓库出库量价值大概在300万元，做完无线仓库项目之后，公司单日出货量峰值已经超过2000万元。根据连续的统计来看，出库量多数时间维持在1200万到1500万元之间，效率相当于以前的4~5倍。无线仓库也使我们的交货的时间也从原先的三天直接缩短成一天。”
张韦文表示，无线仓库还使壳牌统一在没有增加太多人手的状况下，库存的准确性和及时性都大大提高。“我们通过WinCE系统直接跟后台供应链系统对接。货品到达市场后，可以通过条码追溯到我们的货是在哪家经销商买的，应该卖到什么区域，整个链条都被打通了。如果现在这套系统产生宕机，造成的直接后果就是仓库入库平台一个小时就会堆满货物，装货也只能全部停止。可以说我们无线仓库对业务部门影响非常深远，这套系统已经不可以宕机了。
本报记者霍娜
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告别“装机王子”时代
壳牌统一目前在北京、咸阳、无锡有三个工厂，年综合生产能力达60万吨，产品覆盖汽车用油、摩托车用油、工业用油、工程机械用油及润滑脂等众多领域，是中国最大的车用润滑油专业制造商之一。
为更好赢得市场先机，壳牌统一在成立后就加大了在销售方面的布局，在全国31个省市区所有的地级市场设置直供经销网点。迄今为止，壳牌统一已拥有1200多家直供总经销商，97000多家零售商和终端用户，销售网络覆盖全国除港澳台外的所有市县市场。企业扩充了大量的人员，销售专员遍及全国各级地市，为合作伙伴及客户提供全面的服务。
“无论是全国布局，还是从产品向服务的转型，我们都希望能更灵活高效地接近客户，成为中国客户首选的润滑油公司。IT如何帮助公司提升核心竞争力呢？我们是分步来完成的。”壳牌统一的技术架构项目经理张韦文在接受记者采访时说。
“几年前，我们和马来西亚壳牌本部组织咨询顾问组成项目组，研究公司的IT问题。当时我们就是简单的后勤部门的角色：只有几十台电脑、几台服务器，提供非常有限的进销存的应用服务，甚至在上ERP之前，我们被业务部门戏称为‘装机王子’。但是经过几年的发展，现在我们已经成为具有商业价值的部门。”张韦文说。
张韦文知道，如果IT基础打不好，后面系统建设和应用肯定会有问题，到那时IT工程师就会变成救火队员。于是，他们用了几年时间来提升IT，做法是先把系统架构搭好，搭建网络，做安全策略并完成桌面标准化，后来又建立了专门的IDC，制定了管控流程。壳牌统一多年来已经陆续部署了微软的Windows操作系统、Office系统、Exchange邮件系统、SQL Server数据库和活动目录（AD）等IT基础设施。
在此基础之上，壳牌统一上线了自己的ERP。但面对数百人的销售团队、上千家一级经销商和数万家零售商时，如何管理、优化供应链达到改善业务效能，提高企业生产力已经成为其主要诉求。于是在2011年，壳牌统一使用微软SharePoint 2010搭建起企业内部门户，为企业内部员工及合作伙伴提供协作平台，梳理、优化业务流程，提升企业的效率。
找到流程的Owner
张韦文表示，壳牌完成控股之后引入了很多国际先进的管理模式，壳牌统一需要将现有的业务流程进行重新梳理和整合，以实现更快、更准确的信息流转和处理。
“我们目前生产和销售的统一牌润滑油系列产品约占国内60%的市场份额。我们在国内有最丰富的润滑油产品系列，3000多个品类，500多名销售人员在全国各省市场上奔波。国际原油价格的剧烈波动也会导致壳牌统一的成本发生很大的变化，而成本波动就会导致售价调整。壳牌统一会针对不同的时间，制定不同的价格策略。销售人员在市场上竞标或者跟客户谈判时，不仅要搜集竞争对手的信息，还要充分了解公司产品的动态价格信息。”
随着业务发展，壳牌统一员工之间越来越需要协同工作，尤其是销售部门的业务人员经常需要出差，工作地点在企业厂区以外，如何让这些员工也能很好地完成工作是一个问题。而且传统业务模式产生的大量业务相关文档和数据都分散存储在不同业务人员终端上，格式也多种多样。企业内部部门之间需要做大量的格式转换工作，很难高效地对接协作、准确处理业务数据。
经过选型和测试，壳牌统一选择利用微软的SharePoint 2010搭建企业门户作为协作平台。仅用四个月时间，在2011年10月8日企业门户就上线了。项目一期完成后，他们成功将企业的市场部、销售部、财务部、公共关系部和人事部的五个大业务流程进行了重新梳理，并对原有的业务模式进行了彻底改进。
张韦文表示，现在通过使用企业内部协作系统，销售人员仅需通过Web浏览器就可以访问企业内部协作门户，完成任务与工作。微软SharePoint 2010所提供的Office Web App可以让员工通过Web浏览器来查看、编辑、保存及共享Office文档，无需客户端安装微软的Office办公套件。
“我们在后台已经把相关的授权和成本状况放入系统，系统会自动进行多层审批。通过Exchange邮件系统的推送功能，壳牌统一的高层管理人员在出差时也可以通过手机进行审批，他只需要在手机上直接简单的回复‘同意’或者‘不同意’，系统会自动把结果反馈回来。
说到流程类项目的上马实施，张韦文表示，最关键的就是找准流程的Owner，因为如果业务部门不拥有这个流程，IT部门无论多么用力推都没用，甚至会引起他们的排斥。壳牌统一的做法是让市场部门成为流程的拥有者。“在培训、推广推动过程中，我们有意请工程师站在第二线，把市场部放在第一线，让他们来推动，让他们最终认为这个技术是自己的，只有遇到技术问题的时候，才需要我们帮助他们解决。”
张韦文坦言，很多时候改造流程最头疼的就是无从着手。有了企业门户平台，他们可以更容易寻找到入手点。现在壳牌统一除了价格销售支持流程外，采购流程、发文流程、行业标准TS16949执行流程、HSE体系流程等也已经进入到企业门户中。
“在后续的第二期项目建设中，我们把更多的业务流程整合到现有的协作平台上，使协作平台所支撑的总业务流程数量将达到9个。第三期会将SFA（销售自动化）放到整个业务流程平台上，将现有的门户站点真正扩充成一个全面满足企业需求的内部协作门户。” 张韦文说。
适应新系统仅需几小时
张韦文从三个方面来总结协同项目的收益。首先，改善业务效能，提升企业生产力。壳牌统一在微软团队的协作下完成了现有主要业务流程的数字化转变。原本需要手工处理和传送的大量信息现在全部可以通过SharePoint协作门户自动化地传递、处理和审批。全新的工作流程大幅提升了管理层和业务部门工作人员的效率。
其次，统一管理企业数据，保障信息安全。所有企业相关的知识及文档可以通过该内部门户进行统一的存储和管理。“对于企业外部的销售合作伙伴来说，他们也可以非常方便、安全地通过认证凭据登录壳牌统一的协作门户提交相关业务数据。基于一个标准的表格模板，销售商通过浏览器填写的数据会直接被我们的数据处理引擎所采集和使用，最终形成报表，效率和准确性有了很大的提升。
再次，充分利用现有投资，易于用户使用。在壳牌统一的企业内部协作解决方案的实施中， SharePoint Server 2010与企业现有的微软Office办公套件实现无缝整合。让企业可以充分的利用现有的IT投资，减少企业在协作平台建设项目上的额外成本花费。
张韦文对此很有感触。“我们在全国各地有500多名销售人员。通常企业在用户的IT系统推广和培训上要消耗大量的资源。但在该平台上线之后，IT人员仅提供了数小时的培训，用户就可以熟练使用，培训费用大大降低。”
链 接
无线仓库让单日出库量提升5倍
“壳牌统一目前有几十个仓库，2011年这些仓库全部实现了无线覆盖。”张韦文表示，“我们在微软的WinCE嵌入式系统之上做了一个开发，实现了无线仓库。没有做无线仓库之前，我们每天仓库出库量价值大概在300万元，做完无线仓库项目之后，公司单日出货量峰值已经超过2000万元。根据连续的统计来看，出库量多数时间维持在1200万到1500万元之间，效率相当于以前的4~5倍。无线仓库也使我们的交货的时间也从原先的三天直接缩短成一天。”
张韦文表示，无线仓库还使壳牌统一在没有增加太多人手的状况下，库存的准确性和及时性都大大提高。“我们通过WinCE系统直接跟后台供应链系统对接。货品到达市场后，可以通过条码追溯到我们的货是在哪家经销商买的，应该卖到什么区域，整个链条都被打通了。如果现在这套系统产生宕机，造成的直接后果就是仓库入库平台一个小时就会堆满货物，装货也只能全部停止。可以说我们无线仓库对业务部门影响非常深远，这套系统已经不可以宕机了。
本报记者霍娜
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