南京审计学院：管理信息系统独具匠心

　　校教务管理信息系统是教务管理信息化、网络化的产物，是有关教务信息发布、管理等多个软硬件系统的综合。上世纪90年代至今，从最初的利用单机数据库软件进行教务管理到现在完全基于互联网的、科学、规范、标准化的教务信息平台，高校教务管理信息化建设的发展有了质的变化。南京审计学院从2003年开始，在教学管理组织创新、制度创新、流程创新的基础上，不断探索如何有效地运用现代化的技术手段来优化教务管理，逐步构建了“以教学过程动态管理为主线，以服务教师、服务学生为两翼”的独具特色的教务管理信息系统。

　　以人为本是核心

　　学校教务管理信息系统的主要原则可以用20个字来概括，就是“管理科学、流程清晰、权责明确、数据共享、信息安全”。主要有三点创新。第一，实现了教学过程的动态管理。运用信息化手段将教学管理的每个流程纳入到教务管理信息系统中并即时监控，比如，任课教师在开学初需要提交授课进度表，包括课程简介、考核方式、成绩比例、授课进度、参考书目等关键信息，供学生随时查看；在期中需填写期中检查自查表，对授课进度快慢、作业布置情况等进行自我检查；还需填写听课记录表，对观摩教学、同行听课等情况进行记录。期末提交成绩后，系统自动进行成绩定量分析，教师需填写成绩定性分析，还需要对所任教的教学班级进行评价。通过对教学过程中教师所填写的各种信息进行收集整理，可以有效地把握教学状态。

　　第二，拥有灵活的选课模式。选课是教务管理信息系统的核心。选课模块的优劣不仅在于硬件和软件，更为关键地是选课模式的设计。经过多年的探索，我校的教务管理信息系统对“先到先得”、“志愿优先”、“投点制”等多种选课模式均进行了试验，总结出了基于学业信用分的“志愿筛选”选课模式。学生按照个人意愿填报拟选择课程，由系统自动进行课程资源分配。对于所填报人数小于或等于可选课人数的课程，所有填报该门课程的同学均取得学习资格；对于所填报人数大于可选课人数的课程，由选课系统按照“学业信用分”降序排列（“学业信用分”相同的随机排列）后筛选出取得学习资格的学生名单。每位学生的“学业信用分”初始值为100，退选课程、旷考、违纪、受到学业警告以及有不诚信行为等均会扣减学业信用分。通过这种选课模式，把选课命中率与学生日常管理相结合，既有效地解决了选课系统的峰时压力，又有利于学生学风建设和诚信品德培养。

　　第三，在线服务人性化。信息系统是为人服务的，教务管理信息系统就应当为学生和老师服务。我校教务管理信息系统设计了许多小模块，体现了以人为本的服务理念。比如，随着高等教育国际化进程的加快，越来越多的学生选择在毕业之后出国攻读硕士学位，在申请录取资格时需要提供中英文成绩单。原来的模式都是由学生根据中文成绩单自己翻译成英文成绩单，再由相关教务人员审核盖章，不仅周期长，而且还容易出错。我们在教务管理信息系统中专门开发了中英文成绩单打印模块，学生只需要通过个人信息系统预约打印中文和英文成绩单的份数，就可以直接到教务处领取打印好的成绩单。

　　再如，学生缓考申请一般都需要递交纸质表格，我们在教务管理信息系统中增加了缓考自动审批功能，对于因考试时间冲突以及在境外交流学习的，直接申请，教务管理信息系统会定期自动审批，大大简化了学生的办事流程。

　　适合的就是最好的

　　经过10多年的设计、开发及不断更新，学校的教务管理信息系统也逐步建设起来了，在日常教务管理工作起了较大的作用。在教务管理信息系统建设的过程中，曾经有过许多困惑，也经历了不少挫折。

　　教务管理信息系统是否功能越多越好？一般认为，教务信息系统的功能要足够多，要能够涵盖所有的教务管理过程，要最大程度提高教务管理工作的效率，所以，在平台购置时，功能强大也是高校特别关注的一个方面。但总结这10多年教务管理信息系统的开发经验，笔者们认为：教务管理信息系统的功能并不是越多越好、越强越好，而应该拥有以下几个核心功能。其一，教学过程管理功能，包括：教学计划管理、教学任务安排、排课、考试安排。其二，面向学生的服务功能：包括学籍管理（学籍异动）、选课（包括重修、补修）、考试报名、成绩查询。其三，面向教师的服务功能：主要包括成绩录入。其他有关教学资料、课件上传等均不应该放在教务管理信息系统中，而应在网络课程或网络教学平台中实现。教务管理信息系统是校园信息化平台中较为重要的一个子系统，不可避免地要与其他系统间进行数据共享和信息交换。比如，新生的基本信息从招生系统采集而来，学生的基本学籍信息也要提供给学生管理系统、财务系统、图书馆系统、医疗保健系统等，需要采取措施保障基本信息在各个系统中的一致性。

　　现有的做法是在学籍信息发生单个变更时（如学生休学、退学），采取开具学籍变更通知单送达各部门，批量变更时（如一个年级学生转专业）发送电子文档给相关部门，定期与其他系统的管理员进行学生基础数据的核查。这些手段也不能保证基础数据的即时同步，因此，应该建立全校统一的基础数据中心，存放各管理系统使用的最基础的信息如学生的学籍信息、教师的基本信息等，教务管理信息系统负责维护数据中心中的信息，其他系统从数据中心中读取并同步到本系统中，这样确保了基础数据的一致性和准确性。

　　教务管理信息系统还应该与上级部门的管理系统保持数据上的一致，比如教育部的中国高等教育学生信息网。教务管理信息系统的导出数据要能够直接满足上级部门的数据要求，学生的关键学籍信息如专业、班级、学院、学籍状态等与上级部门一定要保持一致。

　　写在最后

　　教务管理信息系统运转是否良好，离不开人的因素，包括系统的开发者或管理者。如果是自行开发教务管理信息系统，计算机技术是第一道门槛，开发者要能够熟练掌握最新的程序设计语言和数据库管理系统，最好有过一些其他管理系统的开发经验；教务管理经验是第二道门槛，仅精通技术而不熟悉教务管理流程，开发出的系统有可能过于“教科书”化，脱离实际而不便于使用。一个熟练的教务管理信息系统开发人员的培养需要五年甚至更长时间，所以一般高校不具有自行开发教务管理信息系统的条件。引进商业化的教务管理信息系统是绝大多数高校的选择，但系统运行过程中不可避免会遇到各种问题，因此对教务管理信息系统的管理者也提出了要求，要能够熟悉教务管理信息系统的管理流程、数据输入输出格式等，如果需要体现高校自身特色，还需要再进行二次开发或者进行功能定制。因此，教务管理信息系统运行良好的重要因素包括系统的开发者或管理者。

　　丁国勇 秦新国