定图形而明方向 论会道以启新生

　　——会议行业的标准化调查

　　导语：

　　《××岗位工作手册》、《××部门管理手册》、《××现场搭建手册》、《××标准及名称》、《××常规流程》、《××应急处理规范》、《××工作人员SOP》……当把码起来足有半米高的一本本手册与规范流程展示在记者面前时，见证的是一个行业一路走来，万千从业者铺成的一条标准化大道。这是一个我们熟悉且年轻的行业，其历史不超20年，却用“标准化”成就了今天的辉煌，描绘着明天的灿烂。

　　观人鉴已，见贤思齐。如今的会议行业虽有标准，却不完备；随着国家行业规范系列政策的不断出台及配套措施的实施，会议行业、会议产业链及相关企业的标准化、规范化和特色化已经成为大势所趋。而在新形势下，会议相关机构如何求创新、求生存、求发展？如何科学管理，规范经营？如何组建一支卓越的运营队伍？如何打造场馆特色？如何提高会议的效果和质量？如何做好更细致的会议服务？如何达到高质量的会议结构？如何有效保障会议的安全？等等，这一系列问题都引向了一个核心，那就是相关标准的科学制定和行业认可。可什么样的标准才是行业标准呢？在会议及相关活动的标准化进程中，哪些方面应该形成流程、设立标准，哪些方面应该百花齐放、各自争先呢？针对会议行业在标准化进程中的这些话题，本刊特别邀请了一些业内资深、企业领导和岗位负责人参与了此次讨论。所谓，定图形而明方向，论会道以启新生；有理由相信，这些大家之言、高端之悟，必将成为会议行业标准化进行中的时代强音！

　　（以下文稿由本刊编辑，根据回函先后顺序排列）

　　郑智

　　中国城市会议展览业协会联盟创会荣誉主席、厦门市会议展览业协会会长

　　“会议的标准化”是一个很有意思的议题。听起来挺时尚的，做起来有难度，但，如果能做好，则对促进会议产业发展有很大的意义。

　　按照词典的解释，“‘会议’是指有组织有领导地商议事情的集会。”其形式、内容、目的和意义千姿百态，难以有相同的衡量尺度。但，是不是在各地高度重视发展会议经济的今天，就不需要有一套统计、评判标准呢？不是的，我认为在会议业成为一种新业态的今天，按照一定的尺度，就行政性会议和商业性质会议进行区分，将政府主导性会议和市场化运营的会议进行区分，将国内、地方性会议和国际性会议进行区分，将会议的规模按照一定的标准进行区分还是十分有意义和必要的，有了标准才能有准确的统计数据。这对各地政府制订推动会议产业发展政策是很重要的。目前在境外不同的国家也有不同的评判、统计标准。作为经济总量达到全球第二、发展速度进入“新常态”的中国，应该有自己的会议统计、评估标准，建立中国的会议统计、评估体系也已经具备了市场需求和条件。

　　会议的服务也应有一定的标准，但这是另外一个体系。中国会议饭店联盟有一个会议型饭店建设标准，我觉得很有意义。各地是否都在推行不敢说，市场经济嘛！以投资者对饭店的功能定位而定。厦门经多年的探索，制订了会议型饭店的认定条件（标准），今年已正式实施，是否可行，还在试验之中，还应经受实践的检验。

　　古话说：看菜吃饭，量体裁衣。具体到会议的服务标准应按采购者的需求和提供的“菜”和“体”来确定。至于安保标准，不是会议业的事，公安部门会有它的要求和标准。本人认为中国的会议标准应该是简单、易懂、易操作，同时能反映对经济效益的贡献率。

　　魏维松

　　北京华毅东方展览有限公司高级设计师

　　关于“会议的标准化”这个专题，我觉得你们提出的很好！因为它的建立和实施，首先会让会议活动的标准内容更加充实丰富；其次，它的建立和实施也客观的促进了我国会议活动的健康发展。

　　首先，我们不能笼统的去把会议活动建立标准，会议是有明确分类的，我们要根据会议的类型具体问题具体分析。比如政府性质的会议就需要标准化，它的审批程序就很严谨，并且有一整套的规范流程，各个环节细致入微，这里不做详细阐述。再有就是协会类会议和公司类会议。拿公司类会议来说，公司类会议相对前两者灵活性更强一些。这类会议通常是由一些会议活动公司去运作，随着我国经济的飞速发展，公司类会议活动异常繁荣，但是我们不能忽视掉它的规范性和严谨性。这就需要我们从会议活动的策划公司入手，要规范行业标准，公司要有明确的定位，与所服务对象要有一个对等性。再者，对于一些规模较大、参与人数较多、涉及领域较敏感的会议活动，国家相关部门要对这类会议活动进行审批。

　　其次，关于相关标准的制定原则，我觉得，应该遵循以下六点，即：规范审批程序、严格审批事项、规范会议活动类别等级、控制规模、提高工作实效、节俭有度。

　　而如何保证这些会议标准的施行，我个人觉得应该从三个方面入手，即：

　　一、行业内的引领者们应该结合自身多年的从业经验草拟出一个行业内部已经被大家默许的标准，再与当前政策相融合。

　　二、保证会议标准的实施还需要我们大家提高自觉意识和自身素质，无论是会议活动的发起者还是会议活动的策划者。

　　三、由国家相关部门监督指导。

　　总之，无论是政府类会议、协会类会议（特殊会议除外），它的立项和实施一定是要按照规范实行的，但是对于相对灵活的企业类会议，应该针对企业自身的文化办出自己的特色，但不能盲目的夸大，如果形成一定规模，触及敏感领域，相关部门要进行行政干预。

　　何淑媚

　　北京笔克展览展示有限公司会议活动经理

　　从简单模仿到内涵提升，近年来，随着相关政策的出台和行业结构的调整，会议的标准化成熟度取得了显著发展。而于此时探讨“会议的标准化”，必将对保证会议活动的质量、减少意外情况发生、提升会议活动效率等产生切实和积极的影响。

　　在国内的相关会议活动中，我觉得最需要在从业者的资格、后期总结、会议活动结果这三个环节先建立一定标准。

　　以从业者资格为例；在现今国内良莠不齐的活动策划服务商中，没有活动专业知识仅凭实战经验操作的比比皆是。以此造成了会议活动策划的单一性、恶性的压低预算及活动中的意外“事故”频频发生。以后期总结为例；国内对活动后期总结要求不多或内容简单，通常以简单的文字、现场图片、突发事件及解决方式一并构成了所谓的“总结报告”。缺乏从活动初期开始的追踪、与客户间的沟通推进、活动参与者的感受等更全面的总结，从而为下次合作或同样的活动起预警作用。

　　以会议活动结果为例；会议活动结果常以甲方少数代表的简单评论为定论。但一场会议活动真正的好坏还应由与会者决定，是否接收到了甲方希望藉由此次会议活动传达的信息与目的，是否有其他附加感受等都是一同衡量会议活动结果的参考因素。

　　当然，在制定这些标准时必须要遵循一些原则。比如，在从业者资格相关标准的制定时，应严格考虑不同领域的专业技能及相关活动类型的工作经验，同时从业者在活动中的职位相关经验。在活动后期总结的相关标准制定时，应做到全（范围全且周期全）、精（内容精准和数字精确）、多视角（从组织方、客户方、与会方等多方角度审视过程问题）、独一无二（不能以大框架扣总结报告，以图片填充页数，每次总结报告应该和活动一样是独一无二的才能起到总结的作用）。在制定会议活动的评判标准时，除了硬件（搭建、印刷品、餐饮……）、软件（服务、流程……）还应考虑与会者感受、口碑等。

　　其实，在会议及相关活动的标准化进程中，除了策划创意都可以形成标准化，只不过实施过程中的困难将增加，但归根结底会对整个行业产生积极地推动作用。也正因如此，我觉得，要想保证相关会议标准的施行，应当由甲方牵头，乙方遵守；同时，行业内每一个人的共同努力以慢慢改变现状，也是必须。

　　温忠东

　　郑州国际会展中心总经理

　　如果说标准的建立和施行，可以让所有会议主办方形成一个对于机制、标准上的认同，并能够积极响应和遵守；同时，这些标准的建立能够得到国家的支持，那么整个行业将会秩序井然，会议举行及承办将更加高效，同时，整个行业也将更加透明化。

　　我认为在会议相关活动中，场地、主题以及会议举办的时间等相关环节中最需要建立标准。因为，自2013年国家颁布《中央和国家机关会议费管理办法》，对厉行节约反对浪费的会议要求作出全面规范，从严控制各类会议活动；于是整个会议市场出现了低迷，尤其是政府会议方面，表现尤为明显；会议主办方控制会议成本，减少会议次数已成为主流。

　　面对如此形势，我觉得在会议主题的选择上，以及会议与会议之间的时间间隔上，应该出台相应的标准，将整个会议市场规范化，正轨化，市场化。同时，应减少政府会议比重，增加商业会议比重。而作为未来会议的发展方向，专业化已经被公认为会议产业的重点发展方向，特别是承办国际会议，更要体现专业性。2015年蒙特梭利模拟联合国大会在郑州国际会展中心举办，尤为突出的便是此次会议由“硬”向“软”的转变。以模拟联合国大会为例，品牌突出，国际化程度高，会议质量极高。而这其实都是可以预见行业规则制定之后的前景。

　　在制定国内会议相关标准时，首先应遵循会议保护原则。要将哪些品牌突出、本地新兴的会议给予价格上以及档期上的帮助和扶持，让其项目健康有序的发展，并让其做大做强。同时，我觉得政府活动在给予一定的保障的同时不应再享有特权，将商业运作投入到会议运营中来，专注已有的会议活动，不贪，不争，求稳，求真。

　　在制定这些标准时，我认为首先在会议服务运作，会议成本价格，会议流程安排上应该按照企业本身的实际情况不同对待，“分别”定制。而对于一些其他的基础、共性的方面，可以实现标准化。而对于会议如何标准的施行，我觉得相关行业制度和规则出台后，要第一时间对主办方进行准确到位的传达，要保证有书面的文字性解释，同时配合网上公示；而相关标准的出台机构，更应从自身做起，力争捍卫行业标准，尽自己最大的可能做到一视同仁，不偏不倚。

　　窦式宇

　　珠海市会议展览业协会常务副会长

　　“会议标准化”是一个很难的命题。难就难在会议五花八门，其主题、规格、规模、参与人群和目标各有不同。那么，该不该标准化？能不能标准化？如何标准化？如果说，标准化探讨的初衷在于以此提升会议的品质、实效，尤其是在于提高同类会议的复制能力，以便于高效推广。那么，我们要讨论的问题首先应该是如何才能提升会议的品质和实效。毫无疑问，只有以高品质的会议模板作为标准，这标准化才有意义。也就是说，会议标准化的前提是会议的优质化。

　　什么样的会议才算得上优质会议？评判的维度很多，但最根本的有两条：一，主办方的会议目的顺利达成；二，与会者体验良好、收益较大，评价较高，记忆深刻。纵观这些年来国内林林总总，大大小小的各式会议，能同时达成以上两个目标的凤毛麟角。究其因，主要是会议主办方或者策会者缺乏对会议属性、功能、使命的深刻认识和透彻理解，尤其是对会议这个独特产品的营销手段缺乏深入的研究，也就是不可能在会议策划时，从会议的根本目标出发，以参会者的良好体验为归依，对会议的时间、时长、地点、场所、规模、调性、气氛、内容设置和议程安排等相关的会议要素进行精准的定位和系统性的掌控。其结果是，绝大多数的会议只是主办方的一厢情愿，演讲者的自娱自乐，而与会者更多的是游离于会议诉求之外的，既无实际收益也无美好体验。倘若把这些传统模式的会议放在互联网＋时代的背景下重新审视，确实显得无情趣而难以为继了。因此，如何创新未来的会议模式，自然成了我们在讨论标准化课题时绕不开的话题。

　　综上所述，在研讨和制定会议标准化方略之前，我们必须先解决会议优质化的问题，正如我们想要推动一个品牌的全国连锁之前，必先呕心沥血、竭尽所能，将自家的样板店做到精彩。除此，别无他路！

　　谌立雄

　　海南智海王潮会议展览有限公司总经理

　　会议是国内目前比较典型的经济活动之一。随着行业的发展，现阶段，会议的标准化问题，确实已经成为国内会议行业发展的重大课题，亟需出台相关的措施。但国内会议的标准化一直推动不快。原因在于：作为一种经济活动，会议行业不像旅游等行业已经形成明确的管理机制，存在多头管理，互相掣肘，各地区往往无人牵头；社会和公众对会议产业的认知一直不是很成熟，社会上会议很多种，哪些是创造价值的，需要制定标准的经济活动的会议；会议本身又是一项极具个性的服务工作，精彩程度、个性化和超值服务往往也是会议服务竞争的重点，难于标准化。

　　会议的标准化要制定的，整体来讲，应该是行业约束硬性标准。个体来讲，应该是服务的最低标准，即下限标准。具体来说，行业管理，就是对会议行业当中，主观上具有推动性，客观可以标准化的，效果上进行标准化之后可以极大促进行业发展的部分，都需要制定标准。在会议细分上，如会议产业所指的会议是哪些？如商务会议、培训会议等的定义、大中小型会议划分、会议服务中风险管理、承办国际会议规范等；具体到单项会议服务时，标准化确定的是服务的下限，其目的是保证会议安全、使服务质量达到一定标准；如服务人员的从业要求，不同规模的安保标准，会场服务标识等等。在会议相关标准的制定时，应当遵循的原则有以下几个：

　　一、简化通用原则；目前会议业的发展出现多种模型，如商务会议、休闲会议、培训会议等，要求不一，各省市区域的特点也都不一样，不能完全搞一刀切，在不能制定完美标准的时候，建议从初步、简化适用的标准开始进行。二、导性原则：标准的制定一定要有利于行业指导和发展，特别是利于政府管理部门、统计部门和行业管理部门工作。三、前瞻原则：标准的制定要有一定的前瞻性，可以引进国际上的一些有利、先进的要素。四、开放原则：既要利于保持服务的规范性，又要保持服务的个性；既要保证现时有一定的规范措施，又要保证能及时补充更新。五、权责适宜原则：标准的制度方，一定是行业的管理方，应当由承担最主要管理职能的单位单独或牵头作出。

　　此外，在国内，会议的管理存在多头情况，旅游口、商务口、会议局、贸促会、会展协会都可能有管理权限，国标、省标具体情况也有很大不同，为避免标准制定方和执行方不协调问题，因此，现阶段制定标准，应当根据各地情况，以权责相宜原则进行。

　　对于“会议标准化”将对会议活动的发展产生何种作用？我觉得会议标准的建立和施行，将对会议活动产生积极影响！具体，我想到了五点。

　　一、有利于从宏观上控制会议风险，保证会议质量。二、有利于推进行业专业化。三、有利于保证行业规范发展，避免进入恶性竞争。四、有利于政府和社会对会议行业的深入研究、指导和促进。五、有利于行业的人才培养。

　　作为会议服务机构，我们企业方提供“满意+惊喜”的服务。根据这个原则：“满意”服务的部分，应该形成流程，设立标准。如会议场地的基本要求、从业企业的要求、差旅等基本服务、安全保障、标识设立、风险管理和预案、服务人员技能，这些都需要设立标准，实际上，这些是所有的会议公司都应该满足的共性标准。但“惊喜”服务，即按照市场规律，以竞争取胜的个性的部分，比如会议策划、产品设计、个性服务、亮点创造、地方特色、甚至服务价格等宜百花齐放。

　　张波

　　西宁亚博会展服务有限公司总经理

　　说到“会议标准化”，我觉得这是每一位会议活动从业者都应该考虑的问题；因为在会议活动相关标准的讨论过程中，如果相关环节及相关标准的制定有了自己的声音，并得到大家的认同，不论是对企业发行、职业发行，还是行业发展，都是有百利而无一害的。

　　目前，在国内的会议活动内容不但多种多样，而且千差万别。每个会议的主题，以及主办方会议方所需要达到的目的都不尽相同，无法统一，但唯有会议接待和流程却是大同小异；虽然地域有所不同，提供接待细节时有一些花絮，但主干是相通的。

　　近年来进入会议市场的会议企业越来越多，多数企业是在旅行社的基础上而增加的会议公司。这部分企业在做旅游接待和资源掌控方面都有着本企业优势和独门秘籍，并且同行业中有着姣好的口碑，但在转入接待会议频道后，却发现自己的接待在服务上不能让会议主办方十分满意；追根溯源，是在接待细节上没有得到会议主体和客体的满意，说到底，是接待流程没有形成公式化、程序化，细节上没有做好。所以，在制定会议活动的相关标准时，应博采众多知名和优秀会议主（承）办企业的接待流程和制度编制标准，以保证相关标准制定的通用性、权威性和可操作性。当然，这些会议活动标准的建立，还应通过各级行业协会贯彻实施，并通过《旅游会展》、《中外会展》、《出展世界》等这些行业中的专业媒体进行宣传、解读，以使会议相关企业及早、全面的了解标准对会议成功举办的重要性；最主要的，是要让会议活动相关企业知道，标准才是会议企业的生命线和未来的希望。这些标准的建立和施行将会减少主办方和承办方的沟通成本、降低人力专业资源的使用、增强会议从业者的信心！

　　题记：

　　在此专题调查之前，国家会议中心总经理刘海莹先生在今年3月的署名文章中认为：“标准化的成熟度并不是由‘规范’的数量决定的，更重要的是看‘规范’的质量。质量又包括两个方面：一个是制定的质量，另一个是实施的质量。”新展国际传媒总经理赵伟先生在今年6月的一次内部会议上也说道：“纯个性化的东西很难做大，可复制性的才可以放手去做开。建立制度、形成标准，从业者在模版范围内去尽量发挥，才能实现企业（行业）的快速发展。”

　　而在参与此次讨论的众人中，限于篇幅，很多也只是谈了观点的一部分。比如珠海市会议展览业协会常务副会长窦式宇先生，除了上文所述外，在采访时，其还表示：“在谈‘会议的标准化’之前，应先谈‘会议的优质化’。因为，只有办会‘优质’后，才会有模仿的对象，也才会有建立标准的依据。”

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　　“会议的标准化”是全行业的一个共同话题，也是所有会议活动从业者值得观注和思考的一个发展必然。此次调查，虽然只是冰山一角，但，见微知著，关于“会议的标准化”思考，看来很多业内人已经考虑了很多。

　　本刊编辑部

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