从全局管理出发系统规划信息化模块
- 来源:中国计算机报
- 关键字:管理,系统规划,信息化
- 发布时间:2010-10-19 10:52
2008 年9月的一段时间，富煌集团面临这样的局面：90%以上电脑中病毒，整个网络瘫痪，财务电算化系统和仓库管理系统等都无法使用。富煌工业园各单位又回到了打电话、发传真、手写、人跑车送等传统办公方式。
人为因素很关键，规范制度是基础
经过分析，我和网络主管、电脑维护员制定如下应急措施：
1.查杀电脑病毒，恢复电脑的单机正常使用。
2.恢复上网，发挥网络作为各单位与外界联络工具的作用。
3.请IT专家共同制定电脑杀毒方案，让网络科主管和电脑维护员对近300台办公电脑逐个杀毒，统一Windows 操作系统和补丁的版本号、Office 办公软件和防病毒软件的品牌及版本号。
4.请IT专家将对等网络模式改为域控制网络模式。
经过三天三夜的连续工作，我带着IT 人员在IT 专家的协助下完成了以上工作。
自9月15日至26 日启用域控制网络系统以来，系统监控显示，低于10%的用户使用网络共享文件和共享打印文件，90%以上的用户通过企业局域网上互联网，90%以上的用户在上班时间浏览与工作无关的网站，每天成功拦截各种电脑病毒近千个，近20 台电脑彻夜不关闭。
由此看出，富煌集团企业局域网主要用于共享宽带上互联网而不是共享文件、共享打印和支撑网络化业务信息系统。这12 天中，约有210人次整天看网络小说和聊天，有130人次整天在网上看视频节目，有80人次整天在打网络游戏，有50 人次浏览黄色网站，有20人次上黑客网站，有200台次电脑整夜不关闭，上万种病毒通过网络入侵电脑。显然，就是现在所建立的以域控制网络系统为核心的企业局域网也无法避免以上的问题。
表面上看是电脑用户的不规范行为造成了电脑中毒并导致网络瘫痪，根本原因则是富煌集团没有构建起一套网络化办公的工作管理体系，缺乏称职的IT 团队依据体系化的信息化管理制度和工作流程来管理和规范员工的行为，他们只能凭借信息系统记录的监管数据来规范员工的上网行为。
当富煌集团建立了域控制网络系统之后，需要电脑维护员分片负责维护电脑、网络及二级交换机房，培训电脑用户正确的电脑和网络软硬件使用技能，并普及电脑保养、维修常识，记录不良使用电脑和网络的行为并上报给网络主管；需要网络主管不定期巡检富煌工业园区的电脑和网络使用单位，监督电脑维护员工作，记录电脑维护员没有发现的问题；需要网络管理员从域控制网络系统中提取不良上网行为的使用人和单位及内容等信息报给网络主管，由网络主管形成电脑和网络巡检报告，经分管领导审核后提交集团行政部。
富煌集团通过所建立的这样一套工作管理体系规范电脑用户使用电脑和网络的行为，让电脑用户养成遵守《电脑资产管理规定》和《网络信息安全管理规定》的习惯，形成良好的电脑化工作秩序，为下一步的业务经营活动的信息化奠定良好的基础。
探本溯源整改信息化系统
然后，我开始深入富煌集团各单位进行调研，从富煌已实施的6 个信息系统的使用现状和由此产生的信息化管理制度、工作流程和办公场地的配置等现状进行问题分析，提出解决方法，以期全面深入了解富煌集团企业管理的现状，制定一套适用于富煌集团的企业信息化工作计划。
企业网站
富煌集团原来有三个中文网站，都是交由网站制作公司托管的。由于得不到正常的服务，这些网站基本是形同虚设。
我认为富煌集团应该招聘称职的网站管理员，组建安全稳定的企业局域网和宽带互联网，将富煌集团的网站从网站制作公司全部搬迁回富煌集团机房的网站服务器，再着手规划包括这三个网站在内的各子公司的富煌集团网站群的建设和管理维护工作体系，形成网站管理员统管各单位域名续租和网站技术实现的模式。各单位企划部、人事部、采购部负责各自单位网站的内容更新。
因此，当时企业信息化的重点工作之一是搬迁现有的三个网站，建立富煌集团网站群的管理维护工作体系。
企业电子邮局当初网站制作公司建成富煌集团三个网站后，免费分配给富煌集团150个邮箱。
虽然网站制作公司的免费邮箱数量足够当时的富煌集团各单位分配使用，但是，由于每个邮箱空间只有50M，每封邮件所能上传附件的容量大小不能超过2M，因此对于大附件的邮件，这些邮箱不能使用。如果要增加邮箱容量，就要向网站制作公司付费。而且富煌集团有使用邮箱的人员变动时，都要向网站制作公司提交书面文档，由他们的邮箱管理员进行开通、变更、删除以及增减邮箱容量的操作。因为邮箱的工作产生很多事务性工作，手续繁杂而且浪费时间。
所以，我们决定，等富煌网站搬迁回集团机房后，购置电子邮件服务器，自建富煌集团电子邮局，再将存储在网站制作公司服务器上的富煌电子邮件数据迁回富煌集团的电子邮局。
因此，当时的重点工作之一是自建富煌集团企业电子邮局，搬迁存储在网站制作公司服务器中的数据，建立电子邮件管理维护工作体系。
企业局域网
在我带着富煌的IT 人员和外协IT 专家一起建立了以Windows域控制网络系统为核心、网络版防病毒软件和互联网共享宽带上网监管系统为安防的企业局域网以后，虽然电脑用户的上网行为得以规范，再没有发生电脑大面积中毒和网络瘫痪事件，但是，企业局域网仍然不稳定，时常出现个别单位登录不了企业局域网的情况。
整个富煌园区企业局域网断网主要是因为富煌集团机房布置得不合理。当时的机房实用面积只有10平方米，这么小的空间只能容纳小机柜，而小机柜放不下大量的交换机、光纤收发器和服务器，导致机房里的电线、电话线、网线等纵横交织，服务器、交换机和光纤收发器等也是一片混乱。
因此，由电源线路和电源插座接触不良的断电导致的断网，由网络线路接触不良导致的断网现象时有发生。而施工建筑单位当初交验的网络综合布线图也找不到了，机房的网络交换机进线与各办公室电脑终端网络接口的对应线标也没有做。
此外，富煌集团的企业局域网与员工宿舍网共用一条100M 宽带连接互联网，这实际上是无限制地开放了互联网。谁能保证员工在上班时间不在宿舍上网？
经过分析，我们决定招聘称职的网络主管和专业的网络管理员，整改富煌工业园区各单位的综合布线网络，调整各地二级网络机房的布局，改造富煌集团机房内部格局，分离企业办公网和宿舍网，建立电脑和网络巡检维护制度，建立富煌集团办公网和宿舍网管理维护工作体系。
财务电算化系统
富煌集团在财务部各办公室布置了一套财务专用网络综合布线系统，实现了财务人员的手工账变为电脑账，减少了财务人员做账工作量，提高了财务账面数据的准确性。但是财务电算化系统仅限于集团财务部，所以各子公司财务部只能将每月财务数据手动发送给集团财务部，让其导入到财务电算化系统中。
由于企业局域网不稳定导致仓库物料管理系统工作不稳定，时常出现系统不能登录、数据不能录入、出库单打印一半的现象，影响到仓库收货、发料的工作，进而影响到车间生产和采购物资入库。集团财务部只能被动接受仓库报送的手工盘点数据，将其录入财务电算化系统，而对于不太准确又不能够及时报送的仓库数据问题，集团财务部也没有办法解决。
既然仓库物料管理系统成功使用的诸多条件不成熟，那么只能继续停用仓库物料管理系统，等到构建主营业务经营活动信息化工作管理体系时再恢复重建。
因此，当时的重点工作之一是在完成企业局域网整改和机房扩容改造后，将财务电算化服务器搬迁入集团机房，将财务网络综合布线系统并入企业局域网。
办公自动化系统
富煌集团办公自动化系统是基于Web方式的B/S 结构，有通知公告、工作计划、公文审批、电子邮件等功能。同样由于企业局域网运行不稳定，富煌工业园区内、外的用户和各地分支机构的用户都是通过上互联网登录办公自动化系统，使得办公自动化系统因互联网带宽的限制而变得反应迟钝，出现这样那样无法解决的问题。
在完成企业局域网整改后，第一步是建立登录办公自动化系统的双通道，即电脑用户在富煌工业园区内通过企业局域网登录，在富煌工业园区外通过互联网登录；第二步是构建协同办公事务活动信息化工作体系，重点建设以办公电子审批流为核心的办公自动化系统，重新评估办公自动化系统功能模块和实用价值，彻底整改办公自动化系统。
因此，当时的重点工作之一是让网站管理员兼职管理维护办公自动化系统，实现电脑用户在富煌工业园区通过企业局域网登录办公自动化系统。
仓库物料管理信息系统
在电脑大面积中毒和网络瘫痪前，富煌钢构公司生产调度中心下属的物流配送中心的仓库物料管理系统就停用了。
当时的情况，只能继续停用仓库物料管理系统，到构建主营业务活动信息化工作管理体系时再整改、启用仓库物料管理系统。
综上所述，富煌集团没有独立的IT部门、专职的IT人员，却采用了一些诸如财务电算化、办公自动化等信息化工具，但运行到今天，这些信息化工具已经不适用。我认为症结在于富煌集团自企业信息化建设之初至今，都是根据业务需要来实施信息系统，想到哪儿就建设到哪儿，而不是从企业管理的角度规划出一套适应富煌集团管理现状及今后发展的信息化工作管理体系，并且缺乏相应的IT部门设置、IT人员配备、IT 规章制度和IT工作事务流程编制。
……
人为因素很关键，规范制度是基础
经过分析，我和网络主管、电脑维护员制定如下应急措施：
1.查杀电脑病毒，恢复电脑的单机正常使用。
2.恢复上网，发挥网络作为各单位与外界联络工具的作用。
3.请IT专家共同制定电脑杀毒方案，让网络科主管和电脑维护员对近300台办公电脑逐个杀毒，统一Windows 操作系统和补丁的版本号、Office 办公软件和防病毒软件的品牌及版本号。
4.请IT专家将对等网络模式改为域控制网络模式。
经过三天三夜的连续工作，我带着IT 人员在IT 专家的协助下完成了以上工作。
自9月15日至26 日启用域控制网络系统以来，系统监控显示，低于10%的用户使用网络共享文件和共享打印文件，90%以上的用户通过企业局域网上互联网，90%以上的用户在上班时间浏览与工作无关的网站，每天成功拦截各种电脑病毒近千个，近20 台电脑彻夜不关闭。
由此看出，富煌集团企业局域网主要用于共享宽带上互联网而不是共享文件、共享打印和支撑网络化业务信息系统。这12 天中，约有210人次整天看网络小说和聊天，有130人次整天在网上看视频节目，有80人次整天在打网络游戏，有50 人次浏览黄色网站，有20人次上黑客网站，有200台次电脑整夜不关闭，上万种病毒通过网络入侵电脑。显然，就是现在所建立的以域控制网络系统为核心的企业局域网也无法避免以上的问题。
表面上看是电脑用户的不规范行为造成了电脑中毒并导致网络瘫痪，根本原因则是富煌集团没有构建起一套网络化办公的工作管理体系，缺乏称职的IT 团队依据体系化的信息化管理制度和工作流程来管理和规范员工的行为，他们只能凭借信息系统记录的监管数据来规范员工的上网行为。
当富煌集团建立了域控制网络系统之后，需要电脑维护员分片负责维护电脑、网络及二级交换机房，培训电脑用户正确的电脑和网络软硬件使用技能，并普及电脑保养、维修常识，记录不良使用电脑和网络的行为并上报给网络主管；需要网络主管不定期巡检富煌工业园区的电脑和网络使用单位，监督电脑维护员工作，记录电脑维护员没有发现的问题；需要网络管理员从域控制网络系统中提取不良上网行为的使用人和单位及内容等信息报给网络主管，由网络主管形成电脑和网络巡检报告，经分管领导审核后提交集团行政部。
富煌集团通过所建立的这样一套工作管理体系规范电脑用户使用电脑和网络的行为，让电脑用户养成遵守《电脑资产管理规定》和《网络信息安全管理规定》的习惯，形成良好的电脑化工作秩序，为下一步的业务经营活动的信息化奠定良好的基础。
探本溯源整改信息化系统
然后，我开始深入富煌集团各单位进行调研，从富煌已实施的6 个信息系统的使用现状和由此产生的信息化管理制度、工作流程和办公场地的配置等现状进行问题分析，提出解决方法，以期全面深入了解富煌集团企业管理的现状，制定一套适用于富煌集团的企业信息化工作计划。
企业网站
富煌集团原来有三个中文网站，都是交由网站制作公司托管的。由于得不到正常的服务，这些网站基本是形同虚设。
我认为富煌集团应该招聘称职的网站管理员，组建安全稳定的企业局域网和宽带互联网，将富煌集团的网站从网站制作公司全部搬迁回富煌集团机房的网站服务器，再着手规划包括这三个网站在内的各子公司的富煌集团网站群的建设和管理维护工作体系，形成网站管理员统管各单位域名续租和网站技术实现的模式。各单位企划部、人事部、采购部负责各自单位网站的内容更新。
因此，当时企业信息化的重点工作之一是搬迁现有的三个网站，建立富煌集团网站群的管理维护工作体系。
企业电子邮局当初网站制作公司建成富煌集团三个网站后，免费分配给富煌集团150个邮箱。
虽然网站制作公司的免费邮箱数量足够当时的富煌集团各单位分配使用，但是，由于每个邮箱空间只有50M，每封邮件所能上传附件的容量大小不能超过2M，因此对于大附件的邮件，这些邮箱不能使用。如果要增加邮箱容量，就要向网站制作公司付费。而且富煌集团有使用邮箱的人员变动时，都要向网站制作公司提交书面文档，由他们的邮箱管理员进行开通、变更、删除以及增减邮箱容量的操作。因为邮箱的工作产生很多事务性工作，手续繁杂而且浪费时间。
所以，我们决定，等富煌网站搬迁回集团机房后，购置电子邮件服务器，自建富煌集团电子邮局，再将存储在网站制作公司服务器上的富煌电子邮件数据迁回富煌集团的电子邮局。
因此，当时的重点工作之一是自建富煌集团企业电子邮局，搬迁存储在网站制作公司服务器中的数据，建立电子邮件管理维护工作体系。
企业局域网
在我带着富煌的IT 人员和外协IT 专家一起建立了以Windows域控制网络系统为核心、网络版防病毒软件和互联网共享宽带上网监管系统为安防的企业局域网以后，虽然电脑用户的上网行为得以规范，再没有发生电脑大面积中毒和网络瘫痪事件，但是，企业局域网仍然不稳定，时常出现个别单位登录不了企业局域网的情况。
整个富煌园区企业局域网断网主要是因为富煌集团机房布置得不合理。当时的机房实用面积只有10平方米，这么小的空间只能容纳小机柜，而小机柜放不下大量的交换机、光纤收发器和服务器，导致机房里的电线、电话线、网线等纵横交织，服务器、交换机和光纤收发器等也是一片混乱。
因此，由电源线路和电源插座接触不良的断电导致的断网，由网络线路接触不良导致的断网现象时有发生。而施工建筑单位当初交验的网络综合布线图也找不到了，机房的网络交换机进线与各办公室电脑终端网络接口的对应线标也没有做。
此外，富煌集团的企业局域网与员工宿舍网共用一条100M 宽带连接互联网，这实际上是无限制地开放了互联网。谁能保证员工在上班时间不在宿舍上网？
经过分析，我们决定招聘称职的网络主管和专业的网络管理员，整改富煌工业园区各单位的综合布线网络，调整各地二级网络机房的布局，改造富煌集团机房内部格局，分离企业办公网和宿舍网，建立电脑和网络巡检维护制度，建立富煌集团办公网和宿舍网管理维护工作体系。
财务电算化系统
富煌集团在财务部各办公室布置了一套财务专用网络综合布线系统，实现了财务人员的手工账变为电脑账，减少了财务人员做账工作量，提高了财务账面数据的准确性。但是财务电算化系统仅限于集团财务部，所以各子公司财务部只能将每月财务数据手动发送给集团财务部，让其导入到财务电算化系统中。
由于企业局域网不稳定导致仓库物料管理系统工作不稳定，时常出现系统不能登录、数据不能录入、出库单打印一半的现象，影响到仓库收货、发料的工作，进而影响到车间生产和采购物资入库。集团财务部只能被动接受仓库报送的手工盘点数据，将其录入财务电算化系统，而对于不太准确又不能够及时报送的仓库数据问题，集团财务部也没有办法解决。
既然仓库物料管理系统成功使用的诸多条件不成熟，那么只能继续停用仓库物料管理系统，等到构建主营业务经营活动信息化工作管理体系时再恢复重建。
因此，当时的重点工作之一是在完成企业局域网整改和机房扩容改造后，将财务电算化服务器搬迁入集团机房，将财务网络综合布线系统并入企业局域网。
办公自动化系统
富煌集团办公自动化系统是基于Web方式的B/S 结构，有通知公告、工作计划、公文审批、电子邮件等功能。同样由于企业局域网运行不稳定，富煌工业园区内、外的用户和各地分支机构的用户都是通过上互联网登录办公自动化系统，使得办公自动化系统因互联网带宽的限制而变得反应迟钝，出现这样那样无法解决的问题。
在完成企业局域网整改后，第一步是建立登录办公自动化系统的双通道，即电脑用户在富煌工业园区内通过企业局域网登录，在富煌工业园区外通过互联网登录；第二步是构建协同办公事务活动信息化工作体系，重点建设以办公电子审批流为核心的办公自动化系统，重新评估办公自动化系统功能模块和实用价值，彻底整改办公自动化系统。
因此，当时的重点工作之一是让网站管理员兼职管理维护办公自动化系统，实现电脑用户在富煌工业园区通过企业局域网登录办公自动化系统。
仓库物料管理信息系统
在电脑大面积中毒和网络瘫痪前，富煌钢构公司生产调度中心下属的物流配送中心的仓库物料管理系统就停用了。
当时的情况，只能继续停用仓库物料管理系统，到构建主营业务活动信息化工作管理体系时再整改、启用仓库物料管理系统。
综上所述，富煌集团没有独立的IT部门、专职的IT人员，却采用了一些诸如财务电算化、办公自动化等信息化工具，但运行到今天，这些信息化工具已经不适用。我认为症结在于富煌集团自企业信息化建设之初至今，都是根据业务需要来实施信息系统，想到哪儿就建设到哪儿，而不是从企业管理的角度规划出一套适应富煌集团管理现状及今后发展的信息化工作管理体系，并且缺乏相应的IT部门设置、IT人员配备、IT 规章制度和IT工作事务流程编制。
关注读览天下微信，
100万篇深度好文，
等你来看……
