差旅费用管理 Bentley软件公司的数字化转型之路

来源:中国信息化周报
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发布时间:2018-01-03 16:01

　　对于大型企业来说，差旅费管理一直是一个备受重视的项目。大体上，对于企业而言有两类基本费用是可控的，第一类是人力资源成本，第二类是差旅费用。一半以上的企业财务管理人员认为最大的挑战是“缺乏员工花费的可见度”和“难以执行的差旅报销制度”。为何有制度却无法执行？现今科学技术飞速发展，对于企业管理再也不是靠人，也不是靠制度，而是要依靠科技手段。

　　科技改变了我们的生活，也改变了我们的工作方式。当Bentley软件公司的财务人员在2010年用电子表格来统计和管理企业的差旅费用状况时，恐怕很难会想到，仅仅几年之后，一套基于云端的、智能化的差旅和费用管理系统能够将他们从繁杂的手工统计过程中解放出来，速度更快，效率更高，细节把控更清晰，曾经需要苦熬多个晚上才能整理出来的差旅和费用管理报告，现在不用花太多功夫就能从系统中自动生成。

　　其实，秘诀很简单。在过去几年中，Bentley逐步应用了SAP+Concur的整体解决方案，真正将企业的差旅和费用管理工作放到了云端，在财务管理效率得到跨越式提升的同时，能更灵活、快速地应对企业业务变化，进而实现业务成长。

　　传统差旅费管理的困境

　　作为一家领先的跨国科技公司，Bentley在全球50多个国家及地区拥有3000余名员工。其中大部分员工需要到各地出差，为全球的工程、建筑和施工类企业进行咨询服务，并为其提供可加快基础设施项目交付并提升资产性能的解决方案。公司财报显示，由此产生的差旅费用是Bentley公司最大的可控年度费用之一，数额仅次于员工薪酬福利。因此，如何高效管理差旅费用支出是Bentley始终面临的一项艰巨任务。

　　像许多传统的企业一样，最初Bentley公司的差旅和费用“自动化”开始于电子表格和电子邮件。需要出差的员工使用Outlook中的模板进行差旅申请，一旦其请求被批准，该申请将转入一家商旅管理公司进行预订。与此同时，员工也需要填写Excel表格，用来记录并详述其费用开销，并一层一层上报给经理审批。

　　可想而知，这一流程不可避免地带来了许多挑战，比如易出错的数据输入，低效的纸质文件处理，以及缺乏对消费细节的了解，等等。因此，为了获取更好的管理差旅费用的方法，Bentley公司在2010年开始转向其长期技术合作伙伴SAP寻求帮助。

　　从SAP差旅费控方案开始

　　作为已经使用SAP ERP和CRM的企业用户，Bentley发现SAP的内部差旅和费用管理解决方案能在一定程度上满足他们的需求，并为其整个差旅和费控流程带来显著的改进。

　　借助该解决方案，Bentley将差旅申请和费用报告进行了整合并实现自动化生成，从而使得差旅和费用管理人员的整个流程处理过程更加自助和便捷。对于员工来说，他们能够自动计算汇率，并创建符合他们业务运作方式的工作流程，尤其是当他们的差旅费用由客户支付时，他们能个性化地实现这一步骤。无论对于财务管理人员，还是差旅员工来说，他们得以从始至终在SAP系统中完成费用的处理、发布、支付等流程，从而显著提高了差旅和费用管理的效率、可见性和控制力。

　　借助Concur更进一步

　　尽管采用了SAP的内部解决方案，Bentley的差旅和费用管理取得了较大的改进，但仍有更多的工作有待完成。特别是对其内部不同部门进行调查之后，Bentley从内部发掘了许多需求。差旅员工希望用流畅而简单的应用程序一站式地完成从差旅预定到费用报销的一切事物；财务应付账人员想要缩减每个月可能消耗长达一个星期的过账和处理时间；法务人员希望拥有一套统一的政策适配不同国家和地区；每个人都希望整个流程能够更加移动化、数字化。因此，在2013年，Bentley开始寻找其他解决方案并最终选择了全球差旅与费用管理市场领导者Concur，其数字化的差旅和费用管理解决方案让Bentley曾经遇到的问题迎刃而解：

　　基于云的自动化解决方案，能够快速更新和升级，可以处理申请和对公支付的独特逻辑的多级审批工作流程。航空公司、酒店和汽车供应商的电子收据可直接录入Concur应用平台，自动填写费用报告并附有逐项费用细分，自动计算货币兑换率，自动计算特种税，比如英国的增值税、澳大利亚的附加福利税等。通过Concur的应用，在智能手机上进行简单的照片拍摄以取代繁琐的收据扫描，自动填充费用并将收据附在费用报告中，对违反政策的费用报告进行100%复核的审计服务、互动的仪表盘、报告和提醒，提供支出的实时分析。

　　SAP+Concur：1+1＞2

　　除了上述Concur解决方案带来的优势，Concur与SAP的合并，帮助Bentley公司实现了Concur与其原有SAP系统的无缝集成。由此，SAP SuccessFactors中的人力资源信息和SAP ERP中的成本对象被直接自动接入到Concur，自动创建和更新员工资料。这些配置文件将自动发送给Bentley的差旅管理公司和其他合作伙伴，始终保证数据信息的准确性和即时性。

　　差旅人员在出差之前不必再填写表格，他们的申请信息已录入系统中。当组织结构改变时，信息会自动更新，管理者或者审批者关系也随之更新。当然，信息也同样能够反向流动。Concur中的差旅费用和支出细节也会在其SAP ERP系统中被更新，企业能够对预算状况和费用计划进行随时随地、精确的查看。

　　正是有了这样“三步走”的发展，今天的Bentley公司差旅及费用管理团队已经看到了他们所期待的结果：员工得以花费更少的时间处理报告，并拥有更多的时间来管理支出；企业用于支付差旅费用的现金流得以优化与管控；财务团队获取了更多差旅费用的细节，据此能够进行深入分析并给出更详尽的差旅和费用管理分析报告。

　　更为重要的是，SAP+Concur的整体解决方案使Bentley能够更加快速适应业务需求变化，并相应调整企业政策。今天，无论Bentley在何处开展业务，SAP+Concur的差旅和费用管理解决方案都能够与其一同成长，帮助Bentley有效管控差旅成本的同时，让员工免去后顾之忧，享受“完美差旅”。