调配团队资源非难事！企业靠这招活用组织资源

　　COVID-19疫情搅局，多数企业不得不改变营运策略，部分早已谈好的计划被迫喊卡，一延再延，如今疫情趋缓，正当这些「迟到的」计划准备重新来过，但原本早已安排好的项目排程持续进行，企业如何调配内部资源，甚至再「生」出额外的资源应付延迟的计划，是许多企业难以回避的课题。

　　深耕智慧科技应用、每年经手超过百项项目的巨鸥科技，触角遍及整合设计、营销、管理顾问以及人工智能(AI)领域，鼓励团队伙伴登百岳和滑龙舟，打造具有团队凝结力的组织文化，深植「巨鸥DNA」，同时导入项目管理与敏捷手法，加强跨部门沟通，协调组织资源，秉持「打群架」管理哲学，立足业界至今已20个年头，纵使面临疫情冲击，依旧是关关难过、关关过。

　　从5人团队到百人阵营站稳智慧科技与文化领域

　　「和每个企业一样，巨鸥也曾熬过艰辛的创业路。」巨鸥跨界智慧创新集团总监廖佳意说：「巨鸥的前身是逢甲大学地理信息系统(GIS)研究中心的5人团队，正因长期关注城乡发展，希望发挥团队擅长的空间信息科技，以更多智慧科技协助解决国土发展、环境资源管理、防灾、地方创生……等城乡发展议题，甚至期待跨界整合能促进品牌和城乡发展。」

　　巨鸥从不到3坪、只有2张桌子的办公室起家，5个人「校长兼撞钟」，每项工作都得亲力亲为，将核心技术GIS和产业结合，在没有Google地图的年代，替车队量身定制GIS卫星定位车队管理系统，透过GIS技术串接地图系统，让业主随时掌握旗下大型车队路径，还能监测司机是否疲劳驾驶，透过系统辅助产业发展。

　　随行动网络与Google地图等各项功能普及，巨鸥也跨出舒适圈，插旗智慧科技与品牌营销，也成为巨鸥迈向多角化经营的契机。「客户推着我们转变是背后重要关键。」廖佳意说，正因多年合作的客户提出需求，我们开始建置服务平台与信息管理系统(MIS)，甚至帮忙架设入口网站，让更多消费者与企业连结，并协助进行教育训练、活动推……等，往后更持续招募营销与设计等人才加入，近10年也筹组APP团队提供跨界整合服务，顺应时代潮流，5人团队如今已成长为超过100人的阵营，每年经手项目也从个位数攀升至3位数。

　　20年磨一剑组织文化瓦解沟通高墙

　　企业团队规模扩大，意味着跨单位与跨团队合作的增加，沟通与管理上如何跳脱本位主义，考验着企业领导人的智慧。「隔行如隔山，如何将信息技术、营销与设计等思考逻辑全然不同的团队成员凑在一起工作，『沟通』是最难解的题。」廖佳意说，正因体认到沟通重要性，巨鸥从组织文化着手，致力营造具有团队精神的「巨鸥DNA」。

　　凝聚团队力并不容易，也非一时半刻就能见效，为此巨鸥独创「文化大使」机制，年年策划年度挑战活动，以奖励的方式邀员工一起参与高空弹跳、划龙舟比赛与马拉松接力赛，甚至一起攀登玉山、合欢山、嘉明湖……等百岳，激励员工团结精神与情感联系，也激发团队热情，廖佳意说：「总经理高治中始终相信，唯有凝聚团队力，才能形塑团结的性格与DNA，面临跨团队沟通时才能更顺畅，让问题迎刃而解。」

　　在管理层面，巨鸥建立完备的组织架构与奖惩机制。廖佳意说：「10多年前因团队规模小，人人都是项目经理(PM)，项目启动会议结束后，只要主管授权就能开始执行，直到近年团队逐渐壮大，开始转变为分组制，3到5人成一组，2到3组为一群，每个部门平均由2到3群构建而成，并由每个部门5到10组团队的组长担任PM，负责各项项目执行，面临跨组协作时则由群长主责协调，有了明确的行政分权，组员在指令明确与赏罚分明的环境里工作，纵使面对跨团队合作也能很快适应与上手。」

　　另一方面，巨鸥也运用他们最在行的信息技术建置「12鸥」项目管理平台(IPECC)，小至订便当与请假，大到职能训练、项目管理……等，都能自动化执行项目启动、计划、执行、监控以及收尾，这些大数据都是组织的珍贵资产。

　　协调资源就靠这套SOP敏捷和PMP成共通语言

　　纵使有良好的团队默契，执行项目时还是不免会遇上跨团队争取资源的问题，廖佳意举例，今年第二季原本预计要替观光游乐园区建置行动平台，但因疫情冲击，客户紧急提出调整计划的需求，也将行动平台建置期程从第二季推迟到第四季，但技术部门第三季与第四季早已预留给其他计划，恐怕难以同时负荷这两大项目，面临资源冲突。

　　当时，负责行动平台的PM第一时间向主管反应，提出与跨部门协调资源需求，让主管了解万一跨部门资源无法投入，恐面临的困难和影响，并且同步与客户沟通调整开发时程，落实横向连结与向上沟通，为确保项目运行量能，也搜寻外部资源做为备案，让组织资源运用起来更为灵活。正因经手的项目量庞大，巨鸥相当重视员工的项目管理、敏捷管理及沟通技能，「尤其敏捷更是每名主管必须具备的重要技能。」廖佳意说，他们不仅导入外部顾问培训主管，每年公司内部也会举办交流论坛，确保团队在沟通与横向协作的过程中有共通语言，每天利用15分钟进行站立会议，让跨部门主管随时掌握「今日事」，采「走动式管理」掌握项目执行进度，组员一旦遇到问题，则由组长接手进行横向沟通、解决问题。

　　遇到中型项目与研发型项目时，也会适时运用「白板」让工作状态与进度一目了然，例如：在跨团队研发数字教材的过程中，多媒体设计师与前端业务都能立即掌握现阶段最重要的工作内容，提升团队沟通效率；为增添工作趣味，也在系统端导入开卡制，赋予每项项目「点数」，利用类似游戏中「累积点数」的方式，做为工程师每月工作达标绩效依据。

　　廖佳意说，除了种种促进工作效率的巧思，遇到问题时，受过训练的主管们对于如何解决问题拥有高度认知，「就像部队里的班长，作战之余也不忘带兵往前冲」，促进团队战力不断进化，靠着「打群架」哲学不断凝聚团队精神与成长茁壮，确保「对外目标一致」，这些努力也让巨鸥二度获颁「国家人才发展奖」殊荣，甚至提供巨鸥奖学金，培育更多优秀幼苗，鼓励青年学子。