礼仪在会展接待中的应用

　　文：武昌工学院 胡娟娟 ● 责任编辑：林曼曼 hztg2010@126.com

　　1、礼仪在会展接待中的重要性

　　1.1会展业与礼仪间的关系

　　会展业是指通过展览、会议、活动等形式，在特定场地和时间内，为企业、组织和个人提供展示、交流、合作和推广的服务产业。而礼仪则是一种社交规范和行为准则，包括人际交往、商务活动、公共场合等方面的礼貌和规矩。在会展业中，礼仪是非常重要的一部分。会展业是一个与人互动密切的行业，需要各类参展商、观众和工作人员之间的良好沟通和协作。礼仪可以帮助参展商和观众之间建立良好的关系，提高参展商在观众心目中的形象和信誉，增强观众对参展商的信任和好感，从而达到更好的展示效果和商业合作。人与人之间需要交流与沟通，会展中更是少不了礼仪与交流，这涉及到如何让客户更加信任自己，给客户留下良好的印象，进而达成合作共识的问题。在人类的历史长河中，各种会展、会议、展览等活动，无不离不开对礼仪的引导和调节。在展会中，我们必须了解并应用这些标准的礼仪和服务，才能更好地推动会展的成功。规范的礼仪服务对于保证会展活动的顺利进行，提高会展活动的影响力和知名度具有重要意义。可以说，礼仪服务是对会展业的一种支持，是会展业的基本要求和素质规范，反映了一个企业和个人的精神风貌和服务理念，是顾客能够对其进行直观感知和评价的依据。

　　1.2礼仪在会展接待中具有以下重要性

　　礼仪能够体现企业形象：礼仪在会展接待中可以体现企业的形象和品牌价值，通过合适的礼仪方式和细节，可以让客人对企业产生良好的印象和信任感。礼仪在会展接待中可以提高客户的满意度，接待人员的热情和礼貌可以使客户感到受到尊重和重视，从而提高客户的满意度和忠诚度。提高交流效果：礼仪在会展接待中可以提高交流的效果，接待人员的行为举止符合礼仪规范和客户的文化习惯，可以降低文化差异带来的沟通障碍，增加沟通的成功率。礼仪在会展接待中可以增强企业的竞争力，通过优秀的礼仪表现，可以吸引更多的客户和合作伙伴，提高企业的知名度和市场影响力。礼仪在会展接待中可以塑造接待人员的职业形象，通过规范的礼仪行为和仪态，可以提高接待人员的职业素养和专业形象，从而提高客户对接待人员和企业的信任感和认同感。

　　礼仪在会展接待中的作用和重要性非常显著，它不仅可以体现企业形象和品牌价值，还可以增加客户满意度、提高交流效果、增强企业竞争力和塑造职业形象。因此，在会展接待中，应该注重礼仪的应用和细节，提高接待人员的专业素养和服务品质。

　　2、会展接待中的礼仪规范

　　2.1日常礼节

　　会展公关员要经常与各种社会公众打交道，因此要在任何时候都要注重与人打交道的礼仪，在日常礼节中，握手礼和介绍礼是最重要的两个方面。所谓“握手礼”，就是把自己的右手伸出来，把四个手指放在一起，然后把大拇指张开，手掌朝里，手掌大约在对方腰间的位置。与此同时，身体微微前倾，脸上带着笑容，看着对方。握手的礼仪顺序，一般都是由“尊者决定”，也就是说，要根据双方的身份、年龄、性别、主客关系等因素，以及其他一些因素来确定，是否需要握手。这是一种看似简单的“见面礼”，但其中所包含的礼节内容十分繁复，其中蕴含了大量的交际信息。例如：跟胜利者握手、恭贺等等。在公共关系工作者的社交活动中，“介绍礼”一般都是以相互了解为起点，是一个自我介绍的过程。一个清晰、全面、准确、幽默的自我介绍，能拉近人们的距离，为原本相对生疏的人际关系搭起一座桥梁。自我介绍的方法有向别人介绍，自己介绍，名片介绍等。在引见别人的时候，要遵守“尊者居后”的规矩，也就是从低级到高级，从男到女，从小到大，从未婚到有妇。

　　2.2会展接待中的礼仪

　　（1）做好个人卫生，衣着整洁，打扮得体（化妆），了解来访者的姓名、身份、人数、到访目的、什么时候到、坐什么车等相关一切准备工作。（2）迎宾：对于从国外来的来宾，要在车站、机场、码头等处安排车辆迎宾。接待员要明确旅客乘坐的列车、班次和抵达的时间。接客一定要提前到达，使客人一出站，便见到迎接的人，这会使他十分愉快。绝对不能迟到，如果客人出了车站，没有人来接，会感到失望和不安，从而留下不好的第一印象。如果是有身份的客人，则应在车站接待，并将其安置在 VIP休息室内；对于普通客人，应在出口处接待。因为出站口太过拥挤，所以来接机的人可以拿出一块标牌，上面写着：“欢迎某某先生（小姐）光临。”如果是开会性质的，一次到达的车辆很多，就写上“某某会议接待”。接待宾客时，首先要打声招呼，介绍自己，帮客人提行李。（3）送别客人：客人来时，以礼相迎，客人告辞，还应当以礼相送，使整个接待善始善终。若是怠慢了客人，反而会让客人不高兴。要有专门的人员负责安排，提前数天预定好火车和飞机票。离开酒店的时候，也要帮客人拿好行李。在送别的时候，要注意礼仪，这是最基本的礼仪。

　　2.3会议中的礼仪

　　（1）衣着整齐得体：衣服的款式，基本都是按照现在公司和队伍的风格来设计的，而且需要干净利落。男性的穿着主要是西装、西裤和皮鞋，里面搭配的白衬衫要平整干净。女性则多穿一身套装，表现出干练而温柔的气质，上班时，避免浓重的香水及浓妆艳抹，笑容要自然优美。（2）态度端庄：在一次会议上，你的一言一行，都会起到很大的作用，你的一举一动，都会体现出你的修养。坐在椅子上时，不可交叉双腿，也不可做诸如抖腿之类的小动作。（3）中正的发音和语调：讲话时，以华语为主要语言，避免使用当地的口音；讲话或解说时，发音要清楚，不得含糊；说话的速度要适中，不要太快也不要太慢；语气要有韵律感，要避免太过平淡。简而言之，讲话时要注意听者的情感。

　　3、礼仪在会展活动中的实际应用

　　3.1明确会展活动的内主题以及特色

　　在会展活动开始前，组织者应该充分了解展会的主题、内容、特色等，明确哪些是该会展活动所需要的，哪些是可以省略的。如果是一场国际性的展会，那么组织者可以先了解一下对方国家在世界各地举办的一些国际性的展会，通过了解对方国家展会主题的相关情况，来决定这次会展活动是否需要按照对方国家展会主题来进行设计。如果是一个地方性会展活动，那么组织者应该对这个地方的一些情况进行了解，如这个地区的交通情况、气候条件、当地经济发展状况等等，然后再根据这些情况来进行设计。如果是一场地区性的会展活动，那么组织者就可以按照当地经济发展状况和交通状况来进行设计。

　　由于会展活动的特点各不相同，所以其接待服务方式也各不相同。例如，会议活动和展览活动。在展览活动和大型节庆活动中，礼仪接待服务的表达形式是不一样的。虽然展会是一种会展，但由于展会主题、内容的不同，对会展的礼宾接待服务有不同的要求。比如，在汽博会上，礼宾接待员的服务可以更生动、更活泼、更有现代气息；而在化妆展览会上，礼宾接待员的服务也是非常时髦和前卫的。

　　3.2对整个会展的流程和人员进行提前安排

　　（1）对会展的流程进行安排

　　对展示会流程的理解，对礼宾接待员的配发是非常重要的信息输入。当会展活动的开幕式有重要的嘉宾出席，并伴随着各种规模和场次的会议或讲座，同时还有大量的会展活动的参与者，这种情况下，就要求场馆管理者明确合理分配展位，提高参展单位的参展效果，其次需要规范展位的布置，使之符合参展商的要求，对参展人员进行引导服务，以便参展人员顺利进入展区，加强现场管理，做到文明服务。在安排礼宾接待员的时候，要注重提高服务的有效性。

　　（2）对会展人员进行安排

　　礼宾接待员的服装样式可以多种多样，并且应该透过服装来体现展会的特点。比如，在汽车嘉年华中，可以穿着时尚与运动相结合的运动服；啤酒节的女招待可以穿着时尚、前卫、性感的迷你裙，展现出自己的个性；参加商谈会议的女主持人可能会选择更传统的职业装，以显示她的严肃和慎重。在着装的颜色上还要考虑到事件的主调，尽量和现场的色调保持一致。伴随着我国会展业的发展，礼仪在会展接待中的运用越来越多，会展活动也越来越活跃，会展形式也越来越丰富多彩，会展主体呈多元化，会展群聚效应也越来越明显。为了增加会展发展的广度和深度，会展公司必须要转变自己的服务方式，从培训会展服务礼仪开始，并提高自己的素养。

　　3.3对礼宾接待员的品质及性格严格规范

　　在进行礼宾服务计划时，应根据所服务的顾客的种类及特征来进行。精神饱满、面带微笑，仪表端庄、整洁、大方。保持良好的精神面貌，是对每一位礼宾接待员最基本的要求。对于外国客人比较多的展示会，应配备具有较高文化素养及语言能力的迎宾。对待来宾，态度热情大方，不卑不亢。既要诚恳友好地对待对方，又不能阿谀奉承，卑躬屈膝。在来宾面前注意自身的言行举止。保持良好的仪容仪表，是对来宾最基本的尊重。对于一些专业性比较强的学术会议，也可以考虑让这一专业的大学生来担任礼仪接待，这样不仅可以方便和会议代表进行交流，还可以让这一专业的学生得到更多的学习机会。如果是正规严肃的展览，就必须安排庄重优雅的迎宾仪式。礼貌周到地向来宾提供服务，使宾客满意。在接待中，礼宾接待员应做到主动热情，耐心周到，并善于察言观色。在服务过程中要时刻注意观察来宾的表情、态度及其他各种细微情况，及时采取措施；要学会换位思考，以“他人是我师”的态度向来宾学习。

　　3.4提前列出会展期间所需礼仪用具

　　在进行礼仪接待服务的同时，不可忘了为展览中需要的礼仪用品做好准备，例如，剪彩时需要的金剪刀，绸布球，托盘，烟花等；签署过程中所需的文件和记录本，签字笔，酒类等；狮子舞动时需要用到的画笔、墨水；奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗、奖金信封、鲜花、吉祥物等在颁奖典礼上需要的东西；用来举行捐献典礼的各种形式的支票、捐款证明、鲜花等。在此过程中，应提前告知迎宾人员，避免出现差错。另外，应提前告知观众如何到达现场，应该先干什么，后干什么，应该怎么做等。除此之外，在会展活动中还有一些重要环节，如：签到、签退、安检、领取礼品等都是礼仪服务中的重要部分，需要提前进行安排。

　　4、结束语

　　在会展活动中，礼仪接待是一道亮丽的风景线，它已渗透到了活动的全过程，盛大的开幕式、盛大的闭幕式、隆重热烈的颁奖仪式等都与会展礼仪分不开。礼仪接待服务不仅能够为会展活动的顺利进行提供有益的引导，而且，年轻貌美的礼仪小姐和充满活力的礼仪先生也能够为整个会展活动带来蓬勃的生机。本文通过礼仪在会展接待中的作用及重要性、礼仪在会展活动中的实际应用、会展接待的礼仪服务规范三个方面详细论述了礼仪在会展接待中的应用，希望能为其实际应用提供参考。