金山表单在医院疫情防控期间医务人员排查及健康管理的应用

　　李岚

　　【摘要】 为提高医院疫情防控期间医务人员的排查效率，加强人员分类健康管理的实施，利用金山表单的平台设计各类排查表单，并根据疫情变化及管理要求适时进行优化调整表单内容。通过金山表单的使用，简化了排查的流程，有效地提高了排查的及时性，信息的可靠性，内容的灵活性，为人员的分类健康管理提供了有力的依据。金山表单为医院管理的信息化提供了有力支持。

　　【关键词】 金山表单；疫情防控；人员排查；健康管理；医务人员

　　中图分类号 R184 文献标识码 A 文章编号 1671-0223(2023)16-1275-04

　　2020年初新冠疫情爆发，国家将新冠病毒感染纳入法定传染病乙类管理，采取甲类传染病的预防和控制措施。随着时间的推移，病毒的致病力较早期明显减弱，2023年初疫情防控措施调整为“乙类乙管”[1]。在这三年的时间里，为了保障人民群众的生命安全及健康，根据病毒的变异情况，疫情的变化，我国因时因势动态优化调整了各项防控措施，包括：中高风险地区的划分、集中隔离、居家隔离、健康码和行程码的查验、测温、健康监测、核酸检测、预检分诊等等。医疗机构作为疫情防控的主要场所[2]，医护人员作为防控主力军[3]，及时监测他们的健康状况，对保障医疗安全和医疗质量、实现院内零传播、医务人员零感染起到了至关重要的作用[4]。为防止院内院外出现疫情的流行，我院根据上级的政策，针对患者、外来人员的及院内工作人员，结合我院实际防控需求，制定了完善的防控措施及方案。通过建立以我院疫情防控办牵头，公共卫生科落实相关政策规定，并引领各科室（班组）负责人联络并督促执行的工作模式，统筹医院疫情防控及管理工作。

　　1 早期管理存在的问题

　　我院共有1600人左右，包括医生、护士、医技人员、药学人员、机关后勤人员，涉及科室（班组）达119个。早期人员流调信息可视化弱、渠道混杂不一。体现如下：个人健康码[5]和行程卡通过各个科室汇总为压缩包发至公共卫生科，科室工作人员需逐个解压再行查看，存在检查遗漏风险，且查看效率低，数据可视化差；收集渠道混杂，包括：院内OA系统、微信等渠道。整套流程混乱、出错率高、遗漏率高、效率低下。

　　2 金山表单介绍

　　金山表单是金山文档旗下的一款专业的信息收集工具，适用于多场景，如：信息统计、问卷调查、考试测评、投票、接龙等。可依据用户需求选用相应模板自由创建表单，内容可根据需求自行设定，包括个人资料、文件、图片等信息收集。数据收集过程中，仅管理员可见具体数据，安全性强，不涉及个人隐私泄露等问题。可通过金山表单实现高速信息收集、并自动生成信息汇总表，便于后续数据处理分析。

　　3 金山表单在医院疫情管理过程中的应用

　　3.1 实现医护人员流调数据可视化

　　数据可视化有利于发挥数据价值[6]。通过网页或微信小程序进行表单创建，点击新建空白表单即可进入表单的编辑界面。依据需要采集的流调信息进行表单设置，首先是标题，然后根据需求选择合适的题型（如单选题、多选题、图片题等）进行题目的逐一添加，针对个人基本信息采集需求输入：姓名、性别、工号、科室、联系方式。科室如果设置为一般的填空题就会出现填写的时候不统一，不利于后期的统计。针对这一特性，对科室的设置选用了多段选择题，将所有科室按照内科、外科、妇儿科、门急诊、机关后勤五类进行了分类，并可将此设置进行个性化保存，利于之后的科室数据统一、提高科室数据采集便捷性。此外，金山表单也在不断更新升级，上传健康码和行程卡图片时早期没有自动识别功能，经产品升级后，可自动识别健康码日期及通过健康码颜色进行风险判断，还有疫苗接种及核酸检测相关信息。经升级后，行程卡也可识别出途经城市的名字，通过星号判断城市分区（即高风险区、低风险区，随疫情政策调整后取消[7]），以及行程卡日期是否为当日。经过一段时间数据收集后，发现流程中缺乏人员近期到访或居住的城市相关信息，另行增设相关地址选项，补充填写具体的到访地，精确到省、市、区（县）。根据需求，表单的题目内容后续可灵活调整，既可以对表单的填写进行设置，又可以对填写者填写次数进行限制，还可以对填写内容进行修改。表单创建完成后可生成链接或二维码，根据各科室实际需求，使用QQ、微信等常用APP进行分享，以便后续填写。为更加便捷地收集数据，我院工作流程统一以二维码的形式，通过微信群聊的方式从公共卫生科每日转发至公共卫生科信息联络员群、考勤群等，再由联络员转发至科室群，实现后台统一回收。二维码还可添加医院相关素材，便于医务人员区分。此外若需新建表单，可调出已创建表单，在此基础上进行微调，提高公共卫生科工作效率。最后，当医务人员完成表单进行提交后，公共卫生科工作人员可查验填表人数，迅速筛选出未填表医务人员，并对收集回来的流调信息进行统一的分析，实现数据可视化。

　　3.1.1 案例一 员工离锡返锡返岗报备登记表 该表单是基于院部的规章制度，倡导工作人员非必要不离锡，确需离锡需要走报备登记的流程，医务人员离锡需填写离锡申请表，并到公共卫生科进行行程报备及接受健康宣教，根据最新的管控措施，公共卫生科还需告知工作人员离锡后到访的城市是否有风险，是否为中高风险区，以及返锡后的一个管理要求，是否需要集中隔离，居家隔离，还是普通的健康监测，返锡后多久能到岗等。表单内容除个人基本信息外，还有：离锡原因，离锡目的地，离锡日期，离锡交通工具（公共交通需注明航班号或车次），返锡日期，返锡交通工具，返锡后的健康管理要求，返岗日期，个人健康码和行程卡，返岗日的体温，健康检测期间按照规定频次进行核酸检的报告，上传请假时填写的疫情防控承诺书以及个人的确认签名。该表单从创建开始根据不同的防控要求进行过几次内容的微调，该表单填写时间为2022年1-12月，共收到数据1247条，离锡目的地以江苏省内为主，有987人次。交通工具也以自驾为主，相对涉疫风险较低。返锡后有健康管理要求的为116人，涉及居家隔离管理要求的有17人，其余人员均为健康监测，健康检测期从3天到14天不等，在健康监测期间需向社区报备，并按照规定频次进行核酸检测。从上传的健康码和行程卡查看是否有异常情况，上传的核酸报告不仅可以查看是否有阳性结果，也可以查看工作人员是否按照要求完成核酸检测。此份表单的作用还在于提高了对工作人员的排查速度，当有新增的疫情发生的情况，通过对离锡目的地的筛选可以第一时间了解是否有涉疫人员、涉疫人员的数量，根据返锡和返岗的时间了解是否已经完成了健康管理要求，针对突发新增的情况可以点对点联系告知最新的管控要求并严格实施。

　　3.1.2 案例二 职工两码及核酸采样信息收集表 该表单是基于频繁的人员排查任务及医疗机构工作人员核酸应检尽检的要求而设计的，当本地没有疫情发生的时期，常规一周排查两次，如若本地或邻近城市发生疫情的时候，就增加排查频次，在7月4日至7月22日达到了每日一排。表单前几题为人员基本信息，另外增加有：上传本人健康码和行程卡，通过自动识别功能读取有用信息，本人当日体温，有无新冠十大症状，近日内是否有外地旅居史，如有填写详细的省、市、区（县），是否已返回本市，返回的时间，共同生活人员健康码是否有异常，近日是否有外省市旅居史，如有则上传共同生活人员的健康码和行程卡，个人是否按照规定频次完成核酸检测，并上传核酸结果等。此外根据不同阶段的不同要求设置了相对应的问题，比如发生本地疫情的时候增加：本人的常住地址，目前是否有涉疫情况，涉疫的时间，是否已经返岗等。此表单的作用在于通过两码排查关注到本院职工和共同生活家属是否有异常情况，相对应的具体涉疫情况，为本地相关还是异地相关，是否需要进行健康管理以及员工的个人健康状况，是否均按照规定完成了核酸应检尽检的任务。

　　3.1.3 案例三 无锡涉疫情况人员登记表 该表单是基于无锡本地疫情发生情况而设计的，前几题依然是个人基本信息，相关问题有：涉疫人员是本人还是直系亲属或其他人员，涉疫人员经流调判定为密接或次密接人员，涉疫日期，具体的涉疫情况说明，本人居住地，社区对本人的具体管理要求，上传返岗前健康管理期间所有的核酸报告等。本表单共收集数据847条，其作用在于当发生本地疫情时，可以清楚地了解员工是因为何种原因需要进行健康管理，一般有以下几种情况：接触了阳性患者，本人被赋了黄码或红码，共同生活人员的因素，小区或楼栋被封管控。根据以上情况掌握员工的在岗情况，为合理安排人力资源提供了依据。

　　3.2 总结

　　金山表单理论上一份可以收集百万条数据，案例一和案例三是设置一份表单对每个用户不限制填写次数，因员工有多次离锡或多次涉疫情况，案例二为相似的表单通过更改标题日期和内容微调的方式进行多份表单的信息收集。例一和例三收集的数据量相对较小，例二每日均要收集数据1500~1600条不等。以上三份实例表单虽然部分内容有重叠，但是在实际使用过程中确实起到了相互补充的作用，促进了我院在收集医务人员流调信息上的工作效率。完善了医务人员完整的流调信息采集流程以及数据可视化，更便于公共卫生科在疫情期间掌握本院工作人员动态[8]，并及时进行医务工作的动态调整，更好地应对疫情管理。

　　4 金山表单的使用优点

　　就金山表单本身而言，其使用简便，容易上手，有诸多模板可供使用，且可进行个性化的编辑设计，应用场景广泛。比起传统的共享表格，每条数据仅填写者可见，极大地保护了用户的隐私。作为管理者可一键生成所需汇总表，比起传统的表格数据逐个录入的情况，效率倍增。

　　就医院的管理来说，金山表单提高了医院的管理水平和办事效率，增加了信息沟通渠道。医院行政效率提高对医院发展至关重要[9]。信息是行政工作的基本组成要素，行政工作的关键在于处理整合内外部信息并辅助完成各项决策[10]。金山表单的应用，增强了公共卫生科和临床各科室之间的信息传递，同时数据可视化实现了当日医务人员流调信息可迅速便捷在全院各科室之间传递。这一优势在2022年7月份无锡暴发疫情时特别显著，当时无锡市梁溪区和新吴区整个处于管控状态，通过表单对职工住址的排查，我院居住于两区的职工约有600人，为了减少院内人员感染以及方便院内人员的调动，院部制定了疫情管控政策，鼓励这两个区的职工非必要不回居住地，进行驻院生活。为保障驻院职工的生活，利用两码排查表单收集的数量确定当日留院员工数，以确保当日医务人员备餐数量。起初只是通过工会统计了当日留院的人数，根据人数进行备餐，但是发现浪费严重，通过表单问题设计这种方式精确统计了需要用餐人数，节约了医院支出。通过金山表单可迅速便捷得知当日驻院、用餐人数，并做到数据在职能科室之间互流互通，为后勤保障提供强大数据支撑。

　　5 金山表单实际运用中存在的问题

　　数据填写方面，由于部分医务人员对平台的部分功能使用不熟练，导致数据的收集存在误差。比如有多次离锡返锡情况，或是多次涉疫情况的人员，按照要求再次扫码填写表单的时候需选择“再填一份”，但是员工在操作时会选择成“修改内容”，从而会把前一次的内容覆盖，导致收集的数据不完整；另外一方面，个别员工在进行表单填写时往往会出现阅读选项不仔细的情况，应该选择“否”，却选择了“是”，于是导致了上报信息不准确的情况，需要公共卫生科工作人员进行沟通核实，查验真伪。

　　数据收集方面，金山表单缺乏相应系统比对功能，虽然简化了信息收集的流程，但在需要全员填写表单的情况下，易出现个别医务人员漏填的情况，需要工作人员核实全院人员名单并比对已填报人员，排查后通知网格联络员对相应人员进行提醒。

　　6 结论

　　医院的信息化建设是适应医院高质量发展的要求，不仅能减少医务人员的工作量，也能提升医院管理部门的管理水平[11]。流行病学调查数据的及时有效整理也能在疫情管控期间为医院管控提供强大后盾[12]。金山表单在新冠疫情防控期间为医院医务人员的排查，分类健康管理，医院规章制度的执行提供了有力的技术保障。金山表单有功能强大，操作简便，数据查看便捷等优点，提高了人员排查的效率，方便了管理部门之间的信息共享。金山表单不光可以在新冠疫情防控的时候发挥作用，因其使用的场景广泛，也可以在医院的日常管理中推广使用，为医院内部信息沟通提供了一个新渠道，为医院行政提高效率提供可行工具。

　　7 参考文献

　　[1] 刘苏雅,柴嵘.我国取得疫情防控重大决定性胜利[N].2023-02-24.

　　[2] 路小娟,陈珏,王钰,等.新型冠状病毒肺炎疫情期间综合医院门诊管理及应对策略[J].海军医学杂志,2022,43(9):910-912.

　　[3] 刘胤岐,王喆,张纯洁等.新冠病毒感染疫情期间北京市属医院不同岗位医务人员心理健康水平差异分析[J].中国公共卫生,2023,39(4):421-425.

　　[4] 黄燕,孙蓉,朱鹏瞻,等.新型冠状病毒肺炎疫情防控期间医院工作人员健康监测管理策略探索[J].精准医学杂志, 2020,35(2):176-178.

　　[5] 王建华.防疫健康码：网络社会治理的话语创新与应用——基于语言符号学与系统语用学的视角[J].当代修辞学,2023,(2):51-60.

　　[6] 毕冉.北京市人口统计数据的信息可视化设计研究[D].北京:北京林业大学,2021.

　　[7] 行程卡取消星号标记[J].上海信息化,2022,(8):5.

　　[8] Mogh, Robyn H, M CJ.Robust Epidemiological investigations in hospital-based COVID-19 outbreaks cannot be overlooked-even in the era of WGS[J].The Journal of Hospital Infection, 2023.

　　[9] 梁时荣,王玮,李毓霞.浅议医院行政管理效率[J].解放军医院管理杂志,2012,19(12):1114-1115.

　　[10] 张冉.利用OA办公自动化系统助力医院管理效率的提升[J].名医,2021,(13):189-190.

　　[11] 钊剑.医院信息化建设在医院管理中的作用分析[J].电子元器件与信息技术,2022,6(2):52-53.

　　[12] 新型冠状病毒肺炎防控方案(第九版)[J].中国病毒病杂志,2022,12(5):331-338.

　　[2023-04-27收稿]