新形势下高校教务管理信息化探析——以OA办公系统为例

　　文/贾彤熙 厦门软件职业技术学院

　　摘要：随着信息化技术的快速发展，高校教务管理面临新的形势和挑战。本文以OA办公系统为例，对新形势下高校教务管理信息化进行探讨，通过分析新形势下高校教务管理的需求和特点，探讨了OA办公系统在高校教务管理中的应用场景与优势，并针对OA办公系统实施过程中可能遇到的问题和挑战，提出了相应的解决方案。希望通过本文的研究，可以为高校教务管理信息化提供一定的参考，从而提高教务管理质量。

　　关键词：高校教务管理；OA办公系统

　　引言

　　随着信息技术与网络技术的飞速发展，高校教务管理也逐渐向信息化方向发展。新形势下的高校教务管理面临着复杂的挑战，如增加的学生人数、多元化的教学课程、繁杂的学籍管理等。为更好地适应高校教务管理的需求，许多高校开始引入OA办公系统。OA办公系统以其灵活性、高效性、便捷性，在高校教务管理信息化中发挥着重要的作用，本文将围绕这一主题展开研究。

　　1. 新形势下高校教务管理的需求与特点

　　1.1 高校教务管理的需求分析

　　高校教务管理的需求多种多样，主要包括以下六方面内容。

　　（1）学生管理需求：包括学生档案管理、考勤管理、课程安排与选课管理、成绩管理、学籍管理等。需要考虑学生信息的录入、查询、统计分析功能，以及与其他子系统的集成需求。

　　（2）教师管理需求：包括教师档案管理、授课计划管理、教学评价管理、教师考勤管理等。需要考虑教师信息的录入、查询、统计分析功能，以及与其他子系统的集成需求。

　　（3）课程管理需求：包括课程安排与调整、选课管理、课程质量评价等。需要考虑课程信息的录入、查询、统计分析功能，以及与学生管理子系统的集成需求。

　　（4）考试管理需求：包括考试安排与管理、试卷管理、成绩管理等。需要考虑考试信息的录入、查询、统计分析功能，以及与学生管理子系统的集成需求。

　　（5）班级管理需求：包括班级信息管理、班级学生管理、班级教师管理等。需要考虑班级信息的录入、查询、统计分析功能，以及与学生管理子系统的集成需求。

　　（6）系统管理需求：包括用户权限管理、日志管理、系统参数设置等。需要考虑系统管理人员对系统的权限控制、日志记录与查询功能，以及对系统参数的灵活设置需求。

　　1.2 新形势下高校教务管理的特点分析

　　随着信息技术的发展，高校教务管理逐渐实现了信息化管理。教务系统可以实现课程安排、选课管理、成绩查询等一系列教务事务的在线处理，提高了工作效率。利用教务系统等信息化工具的使用，可以获得更准确、全面的数据，通过进行数据分析，有助于优化课程安排，改进教学质量等方面的决策。在新形势下，高校教务管理需要更加个性化，满足不同学生的需求[1]。高校教务管理需要师生的共同参与，要注重师生之间的交流与互动。

　　2. OA办公系统在高校教务管理中的应用场景与优势

　　2.1 教学计划管理

　　在高校教务管理中，教学计划管理是OA办公系统的一个重要应用场景。教学计划管理涉及课程安排、教师分配、学生选课等一系列教学活动，需要统一协调和管理。通过OA办公系统，教务部门可以方便地制定课程安排，包括每学期的课程表、上课时间和地点等。老师和学生通过系统查看自己的课程表，了解授课时间和上课地点的安排。学生通过OA办公系统在线选课。教务系统提供选课功能，学生可以根据自己的课程要求，选择适合自己的课程。系统会实时更新选课结果，确保学生选课的顺利进行。教务部门通过OA办公系统对教师进行安排，以保证每门课程都有合适的教师进行授课。利用OA系统便于调用教师的教学背景、专业领域等信息，辅助教务部门进行更合理的分配[2]。

　　2.2 学生选课管理

　　在高校教务管理中，OA办公系统应用于学生选课管理的场景。学生通过OA办公系统提交选课申请，选择感兴趣的课程并填写相关信息。教务管理人员可以使用OA办公系统审批学生的选课申请，核对学生的学籍和选修课程等。学生可以使用OA办公系统查询选课结果，如果需要修改选课结果，可以通过OA办公系统进行课程调整，如添加或更换课程。系统会自动检查课程时间冲突和选修课程等限制条件，并作出相应的提示[3]。

　　2.3 教师评教管理

　　在高校教务管理中，教师评教管理是OA办公系统的另一个重要应用场景。教师评教管理是对教师教学质量和教学效果进行评估的过程，通过评教可以了解学生对教师的评价和意见，从而进一步改进教学质量和提升教学水平。教务部门通过OA办公系统设计和制定评教调查表。根据教学特点和教学目标，设置相应的评教指标和评分标准，考虑到学生对教学内容、教师表达能力、教学态度等方面的评价。教务部门通过OA办公系统将评教结果反馈给教师。教师可以查看自己的评教结果和学生的评价，并对评教结果进行分析和反思，从而改进教学方法和教学效果。

　　2.4 学生成绩管理

　　在高校教务管理中，学生成绩管理是OA办公系统的又一个重要应用场景。学生成绩管理涉及成绩录入、成绩查询、成绩分析等一系列工作，需要统一协调和管理。教师通过OA办公系统将学生的考试成绩录入系统。录入完成后，系统会自动计算学生的总评成绩和绩点，并自动生成学生成绩单。学生通过OA办公系统在线查询自己的成绩。系统提供成绩查询功能，学生可以输入学号或身份信息，查询自己在各门课程的成绩和排名情况。系统还提供根据学期、专业、年级等条件进行成绩查询。教务部门通过OA办公系统进行学生的补考管理。学生可以在系统中进行补考报名，填写相应的申请表和理由。教务部门可以对学生的补考申请进行审核和处理[4]。教务部门通过OA办公系统对学生的学分进行管理。系统可以记录学生的课程信息、学分获取情况和学分累积，提供学生学分的查询和统计功能。

　　2.5 OA办公系统在高校教务管理中的优势

　　通过OA办公系统，可以使教务管理的各个环节实现自动化，包括报名、选课、考试、成绩录入等。系统可以提供流程引擎，自动处理各个环节的任务分配和审批流程，提高工作效率，减少人工操作和纸质文档的使用。OA办公系统可以提供完善的信息安全措施，包括用户身份验证、权限管理、数据加密等[5]。综上所述，OA办公系统在高校教务管理中具有自动化流程、统一数据管理、信息共享和沟通、信息安全与保密、系统扩展和定制化等优势，可以提高教务工作的效率和质量，为高校的教务管理提供强大的支持。

　　3. OA办公系统实施过程中的问题与挑战

　　3.1 系统安全与隐私保护问题

　　在实施OA办公系统时，系统安全和隐私保护是非常重要的问题。因为OA办公系统通常涉及大量的敏感信息和机密数据，如员工的个人信息、公司的财务数据等。如果这些信息未得到适当的保护，可能会导致数据泄露、信息安全风险增加，对组织的利益和声誉带来严重损害。

　　3.2 系统兼容性问题

　　在实施OA办公系统时，可能会出现系统兼容性问题，即系统与现有硬件、软件或网络环境之间存在冲突或不适配的情况。这可能导致系统的正常运行受到影响，甚至无法使用。

　　3.3 教师与学生的信息化素养问题

　　对于一些不熟悉电脑和互联网的教师和学生，使用新的办公系统可能存在技术上的困难。他们可能不熟悉操作系统、软件安装和使用、网络连接等，导致使用过程中出现问题。在改变现有工作方式的过程中，教职员工和学生可能会产生抵触情绪。他们可能习惯了传统的办公方式，难以适应和接受新的系统，可能认为使用新系统会增加工作负担，或担心技术出错影响工作。对于信息化素养较低的教师和学生，需要针对不同群体设计相应的培训策略和方法。但是，如何有效地传授技术知识、提高信息素养是一个挑战。培训内容和方式需要充分考虑用户的知识水平、学习风格和兴趣，以增强培训效果。在整个实施过程中，需要与各个部门和教职员工进行沟通和协调。但是，由于不同部门之间的协作和信息共享不畅，可能导致信息交流困难、工作任务重复、数据冗余等问题。

　　4. OA办公系统实施的解决方案与建议

　　4.1 完善系统安全与隐私保护机制

　　首先，加强系统的访问控制机制，如采用多因素身份认证、权限控制等，确保只有合法用户才能访问系统；实施数据加密技术，保护敏感数据在传输和存储过程中的安全性；建立安全审计机制，对系统的操作进行记录和监控，及时发现异常行为。

　　其次，配置防火墙、入侵检测和防病毒等安全设备和软件，及时监测和阻断恶意流量和攻击；定期进行系统漏洞扫描和安全评估，及时修复漏洞或弱点。对于涉及个人隐私和敏感信息的数据，加强存储和传输的安全保护措施，如数据加密、数据权限控制等；禁止系统内部用户进行非授权的数据拷贝、下载和传播；对于不再需要的敏感数据，及时进行安全销毁。

　　最后，建立完善的用户权限管理机制，确保用户只能访问其需要的信息和功能；定期审查和更新用户权限，及时撤销已离职或不再需要的权限[6]。在系统设计和架构上考虑安全需求，采用模块化和可定制化的设计，便于后续对安全机制进行调整和升级。

　　4.2 提供系统兼容性支持

　　兼容性支持是一个持续性的工作，首先，确保系统能够在主流操作系统上运行，如Windows、Mac OS和Linux等。开发团队应当进行充分测试，以确保系统在不同操作系统环境下的稳定性和兼容性。其次，采用响应式设计，使系统能够在不同设备上自动适应和调整界面，包括PC、平板和手机等。这样，不论用户使用何种设备访问系统，都能够得到良好的用户体验。最后，保证系统能够在主流的浏览器上正常工作，如Google Chrome、Mozilla Firefox、Microsoft Edge等。开发团队应当对不同浏览器进行测试，确保系统浏览器的兼容性和稳定性。数据格式兼容支持常见的数据格式，如文档（Word、Excel、PDF等）、图片、音频和视频等。

　　4.3 加强师生信息化培训

　　在实施OA办公系统之前，需要进行充分的策划和规划，明确系统的目标、范围和时间安排。同时，制定详细的实施计划，包括资源调配、人员培训等。如果高校自身没有足够的技术或管理经验，建议引入专业的团队或顾问来协助实施，他们可以提供专业的指导和建议，帮助高校更好地实施系统，并提供培训和支持。在实施之前，对师生的信息化培训需求进行评估，了解师生的技术水平和习惯，以确定培训内容和方式。

　　根据不同群体的需求，可以设计不同层次和类型的培训课程。通过多种渠道提供培训，包括面对面培训、在线培训、视频教程等，以满足不同师生的学习习惯和需求。建立管理和支持体系，包括系统管理员、技术支持人员等，他们可以负责系统的日常运维、故障排除和用户支持。此外，及时回应用户反馈，解决问题，提供技术支持和培训支持。在实施和培训过程中，定期进行评估，并根据用户反馈和实际情况进行改进和优化。持续改进是保证系统效果和用户满意度的关键。

　　结语

　　本文通过对新形势下高校教务管理信息化的探讨，以OA办公系统为例展示了其在高校教务管理中的重要作用。OA办公系统以其高效性、便捷性和灵活性，在高校教务管理中发挥着重要作用。然而，在OA办公系统实施过程中也面临一些问题和挑战。因此，建议高校在引入OA办公系统时注意系统的安全与兼容性，并加强师生的信息化培训和支持，以提高教务管理效率和质量。

　　参考文献：

　　[1]唐艳芬,李银英.协同办公系统在民办高校行政管理中的问题及对策研究[J].现代经济信息,2019(13):38,40.

　　[2]陈新宇,梁宇杰,辛程远,等.基于智慧校园平台的协同办公系统建设的研究[J].中国新通信,2023,25(21):81-83,98.

　　[3]赵玉欣,庞梦然,庞国伟.谈基于办公自动化(OA)系统的高校教育管理流程再造[J].科技风,2022(25):72-74.

　　[4]安荣革.移动OA办公自动化系统在高校管理中的应用[J].中国管理信息化,2017,20(6):236.

　　[5]李玲玲.信息化背景下OA协同办公系统对高校办公的影响[J].产业与科技论坛,2019,18(18):115-117.

　　[6]马鑫.OA办公系统在高校管理工作中应用探究[J].魅力中国,2021(18):30-31.

　　作者简介：贾彤熙，本科，研究实习员，研究方向：教务管理。

　　基金项目：厦门软件职业技术学院校级教研教改项目——现代职业教育体系下高职院校教师队伍建设探究（编号：RJG20220019）。