供应链数字化管理下采购流程优化与效率提升研究

　　文/卢文 中国电信股份有限公司广西分公司

　　摘要：数字化转型是当前企业供应链管理发展的主流趋势，其有助于提高订单与物流处理效率、规避库存风险、控制整体采购及相关成本。采购供应链管理作为供应链管理的重要组成部分，理应同步开展数字化转型。对此，本文以有效达成数字化转型目标、充分利用数字化管理资源和条件为导向，提出采用数字化管理技术优化供应商评估和分类管理模式、采购计划管理流程、寻源与配套物流仓管流程的策略，在此基础上，探讨通过组织结构优化、标准化数字资源建设、审批流程优化等进一步提升采购效率的策略，以期为各类企业开展采购供应链管理改革工作提供参考。

　　关键词：采购供应链管理；供应链数字化

　　引言

　　《“十四五”数字经济发展规划》[1]中强调，应把握数字化这一产业变革机遇，利用数字化技术的发展促进全要素生产率提升，提示了数字化转型是当前我国企业各领域转型升级、优化发展的必要途径。采购管理作为供应链管理的一个重要环节，也应同步推进数字化转型，但目前部分企业采购部门更倾向于直接利用初步成形的供应链数字化管理系统及系统中的信息资源，对基于数字化工作条件的管理流程和制度改造不到位，不利于充分发挥供应链数字化管理的独特优势。

　　1. 供应链数字化管理对企业采购管理的影响

　　供应链数字化管理的核心是基于数字化技术，实现对供应链中节点信息、物资流通过程信息的数字化记录和加工处理，应用数字化管理技术会改变供应链管理中的信息记录与传递、信息利用方式，有利于促进内部管理创新和供应商协同创新，降低采购过程中获取信息和与供应商沟通的成本，进而促进全生产要素生产率提升[2]。同时，为适应新技术条件、发挥新工具优势，企业须进一步对具体的管理流程和制度进行调整，充分发挥新型数字化管理的高时效性、决策智能化等优势。可见，供应链数字化管理转型过程中，采购管理的调整任务不应局限在开拓新的信息源获取途径并且辅助原采购人员的执行类工作，而要更注重数字化管理带来新环境和新工具，对采购管理流程和制度进行全面调整。一方面要提高采购管理的成本、效率标准；另一方面要对信息的实时加工与利用、采购过程跟踪管理、采购决策分析流程或制度进行调整。

　　2. 供应链数字化管理下采购流程的优化策略

　　供应链数字化管理下，采购流程的优化本质上是要更充分地利用数字化管理优势，其核心是通过新型数字化技术改造关键采购环节的管理流程，应将供应商管理、采购计划管理、寻源管理等流程优化作为重点。

　　2.1 供应商管理流程优化

　　在传统供应链管理模式下，企业与供应商间的合作关系相对固化，在采购工作中发现问题后，双方协同解决和改进的效率往往较低。在供应链数字化管理模式下，采购部门需要转变供应商管理观念，将固定的供应合作关系转变为半固定合作。基于此，可将供应商管理流程细分为以下四个环节。

　　第一，通过数据化管理渠道定期采集并更新有意与己方合作的供应商信息，除基础信息外，重点采集供应商注册资质、质量管理能力、技术创新研发能力、管理改进能力、售后服务能力、现金流稳定性、商誉记录等关键指标。

　　第二，利用数字化技术开展供应商评估，由此筛选出符合自身质量要求和风控标准的供应商。在此基础上绘制供应商画像并对其分类[3]，为今后基于采集数据做供应商初筛奠定良好基础。

　　第三，基于数字化评估结果开展动态化供应商合作协议管理，打破以往稳定的长周期合作模式，转变为灵活的短周期合作模式，基于评估结果与供应商签订合作协议，争取为己方优先供给的机会。

　　第四，建立基于数字化互动平台的供应商协同改进制度，将传统的事后改进转变为事前和事中改进。企业在制定计划后到下发订单前，可基于供应链数字化管理平台与供应商沟通，及时反馈原料、设备供应标准和效率等的调整需求，方便供应商及时调整生产方案。在下达订单到货入库前，利用供应链数字化管理平台，实时跟进供应商生产进度与物流状态，双方共同监管执行情况，更及时地发现并解决采购问题。订单完成后，可利用供应链数字化管理平台及时评估问题，对今后双方合作细节进行优化，由此提高双方协同效能。

　　2.2 计划阶段的流程优化

　　在传统供应链管理模式下，采购部门在确定需求、等待上级审批、微调入库方案时的沟通任务较重，可能因此出现计划效率偏低的问题，甚至因此影响正常生产建设任务的推进。在供应链数字化管理条件下，采购部门可以利用数字化管理平台更高效地与各责任部门沟通，同时还能调整计划工作的流程的顺序，以规避不必要的沟通需求，从而提高创建采购计划的效率。由此，可对采购计划阶段工作流程做三个方面的调整。

　　第一，将集采任务分配提至采购计划提报之前，即各生产、建设部门在提交物料需求计划的过程中，采购部门同步采集企业现有（自有和租赁的）仓储空间及其他仓储资源分布和使用情况的实时信息，在创建采购计划的同时分配入库方案。

　　第二，将计划发起环节、集采任务分配环节的沟通流程进行简化，减少线下沟通确认的强制性要求。一方面，基于供应链数字化管理平台的沟通渠道开展高效沟通；另一方面，利用平台中工业物联网终端采集的信息，帮助采购部门识别未被关注的细节需求、仓库空间问题，在采购计划审批前尽量消除一切问题，减少反复修改采购计划的情况，从而提高计划效率。

　　第三，将计划审批部分转移至线上，利用供应链数字化管理平台的数据接口，获取来自业财融合管理系统、工业物联网终端等共享的数据，直接获取部分凭证资料，由计算机系统代替人工，完成此类资料的审批，从而进一步提高采购计划审批效率，减少人工审批占用的时间。

　　2.3 寻源阶段的流程优化

　　寻源是正式采购流程中的后半部分，在传统供应链管理模式下，采购部门在每次寻源过程中都需要与所有参与其中的供应商沟通，以获取对方的技术方案、商务方案和报价，寻源效率不理想。在供应链数字化管理条件下，一方面，采购部门可以利用数字化管理平台与内部需求部门、专家库成员进行高效沟通，准确获取采购计划中未涵盖的采购细节和方案要求；另一方面，可以与供应商高效沟通，规避重复性沟通的同时，更及时地获取建议，有利于提高寻源效率。在沟通时效性目标导向下，采购部门可以对寻源流程中的三个部分进行优化。

　　一是通过数字化管理平台搭建采购部门、需求部门、专家库成员实时沟通平台，将原本按“技术方案—商务方案—价格方案”顺序推进的流程改造为并行流程，即同时细化技术方案、商务方案和价格方案。

　　二是通过数字化管理平台建立新的信息寻源响应流程，在采购部门开启寻源工作后，直接将寻源信息发送至符合物料生产与供应能力、定价区间等标准的入库供应商，通过数字化管理系统缩小寻源范围[4]，使供应商提前做好响应准备。采购部门内部在分析和评估技术方案、商务方案、价格方案期间，供应商实时在线响应，由此提高双方互动效率。

　　三是将寻源授标与采购订单生产环节衔接起来，并全面转至线上，由数字化管理系统自动生成订单，并在采购部门审核确认后自动发送给中标备选供应商，从而大幅压缩从开始寻源到签订采购合同期间的耗时。

　　3. 供应链数字化管理下进一步提升采购效率的策略

　　供应链数字化管理下采购效率进一步提升的关键是让采购管理工作更充分地融入数字化管理体系中，即引入更为先进的数字化管理理念。因此，企业在完成采购流程优化后，还应基于数字化系统建设和运行需要，对采购管理部门的组织结构、采购管理所需的数据标准与结构、采购管理过程中无法被信息化系统完全替代的审批流程等进行优化。

　　3.1 组织结构优化

　　供应链数字化管理改革会改变采购管理的基本流程，进而影响采购部门内部的职能分配与业务标准。对此，采购部门应当积极优化组织结构，从而更好地适应新的管理流程和管理模式，破除传统组织结构对并行任务执行效率、并行后集中采购的规模效应的制约问题。基于上述目标，在企业开展供应链数字化管理改革过程中，采购部门应同步开展以下三个方面的组织结构优化工作。

　　其一，根据调整后的采购流程调整部门内部岗位和职能配置。根据供应商管理、采购计划制定与提报、寻源管理的流程变化，重点是将从分阶段执行转变为并行的部分岗位整合为工作小组。例如，将寻源阶段技术方案、商务方案、价格方案评估岗位整合为寻源评估小组。

　　其二，对部分被数字化管理系统替代的工作岗位进行精简，将相关工作人员调动到数据分析、决策等高层次岗位或其他职能岗位上。例如，将相应人员调动至供应商的集中评估与基于数字画像的供应商分类管理等岗位上，将有限人力投入分析、决策和持续改进采购管理体系的创造性工作中。

　　其三，新建专业化的数据分析队伍。这类工作队伍主要负责对采购数字化管理中采集或生成的数据进行分析，挖掘供应商管理、采购计划制定和寻源工作的特征或问题[5]，从而为采购部门决策工作提供支持，辅助提升采购效率、控制采购成本和风险。

　　3.2 数字标准与结构优化

　　供应链数字化管理系统是一个基础性的数据媒介和计算机应用模块载体，对于采购部门而言，其在改进采购流程后，需要提前做好数据标准化建设和结构化处理，减少系统差异导致的时效下降问题。针对此类问题，采购部门应当积极寻求企业信息技术部门的支持，在数字化系统层面上做好数据预加工。其中最为核心的优化任务有以下三点。

　　其一，推动数字标准化建设。需要采购部门与入库供应商、企业内部与供应链管理其他部门进行沟通，协商并确定一套统一的数据标准，对于无法直接录入使用的数据，由信息技术部门开发数据预处理模块，实现数据标准化处理。

　　其二，推动数据结构建设。在供应链数字化管理系统内建立更完善的数据关系，做好标准数据库中保存数据和大数据中挖掘出新结构化数据之间的关系处理，为基于大数据的采购工作问题分析、决策分析提供更有力的支持。

　　其三，在上述基础上，企业还可视资金条件、信息技术部门能力、采购部门数据分析能力等状况，选择性地开发可视化的采购过程实时跟踪模块、动态和实时的智能化采购决策模块，进一步提高采购过程管理质量。

　　3.3 审批流程优化

　　采购审批一般由财务部门、经营管理部门共同参与，而供应链数字化管理背景下的采购流程改造仅限于采购部门内部，继续沿用原采购流程有可能限制采购管理效率提升效果。

　　针对此类问题，企业高层管理部门应针对供应链数字化管理条件和采购流程的实际变化来调整采购计划的审批流程。主要针对采购管理中三类审批过程进行优化。

　　其一，简化或取消供应商人工审批环节。由供应链数字化管理系统承担数据采集和供应商准入标准审核工作，将原供应商人工审批工作简化为供应商信息凭证审核工作。

　　其二，简化采购计划审批过程中的询价审批环节。供应链数字化管理条件下入库供应商店已提供一般的供应方案，其中包含了价格方案，后续采购寻源过程中可针对低于定价基准线的供应商进行筛选，可以在提高审批效率的同时保障成本控制效果。

　　其三，精简订单生成后的合同审批流程。供应链数字化管理条件下，寻源过程中已经完成了方案评估分析，可在这一环节由招投标、经营部门、财务部门提前各自审核技术方案、商务方案和价格方案，最终由采购部门审核订单是否存在错误，使系统自动生成订单的效率优势得到最大化利用[6]，提高采购效率。

　　结语

　　供应链数字化管理下的采购管理改革，应以发挥数字化管理平台和技术工具的优势为导向，全面优化采购管理中的供应商管理、采购计划管理、采购寻源管理流程，同时解决应用新流程时可能面临的组织结构、数据标准、审批制度等障碍，以求最大限度地提高采购供应链数字化管理的综合效率和质量。

　　参考文献：

　　[1]国务院关于印发“十四五”数字经济发展规划的通知（国发〔2021〕29号）[A/OL].(2022-01-12)[2024-06-05].https://www.gov.cn/zhengce/content/2022-01/12/content_5667817.htm.

　　[2]张哲,陶敬中,秦磊.供应链数字化管理对企业全要素生产率的影响[J].中国流通经济,2024,38(4):58-67.

　　[3]孙炳利,宋晓,龚光红.基于供应商画像与马尔可夫蒙特卡罗仿真的供应商选择[J].系统仿真学报,2021,33(11):2720-2732.

　　[4]韦洋,曲建军,朱立.采购平台助力国有企业采购管理数字化转型[J].招标采购管理,2024(2):19-21.

　　[5]邵兵,匡贤明,王翚.制造业企业业务流程数字化与企业价值：基于动态能力的视角[J].技术经济,2023,42(7):109-125.

　　[6]张玲.数字化转型下企业内部控制完善路径探究——基于内部人控制视角[J].财会通讯,2023(20):121-124,166.

　　作者简介：卢文，硕士研究生，工程师，研究方向：采购供应链管理。

关注读览天下微信， 100万篇深度好文， 等你来看……