医院综合档案整理及数字化服务外包过程中的问题及对策

　　文/温雅倩厦门市妇幼保健院

　　摘要：综合档案资源不仅是医院实现可持续发展的重要基础，亦可助力医院社会效益、经济效益的提升，而数字化服务外包模式的有效应用，可帮助医院实现对综合档案资源的高效化利用。但是，在多方面因素影响下，当前综合档案规范整理与服务外包等存在一些问题，对医院档案资源的价值体现产生一定影响。本文从医院综合档案规范整理与数字化服务外包存在的问题分析入手，提出科学对策，以促进档案整理与外包服务的高质量发展。

　　关键词：医院综合档案；数字化服务外包；档案规范整理

　　引言

　　得益于《机关档案管理规定》[1]等政策制度的出台，当前，医院强调以数字化、信息化的形式加强历史档案保护。在此形势下，医院综合档案整理与管理面临严格要求，促使数字化服务外包成为主要趋势之一。但是，一些外包服务问题增加了综合档案管理出现风险的概率，甚至影响到医院的可靠、长久运行。鉴于此，探讨如何利用有效对策来提升医院综合档案整理有效性，并促进数字化服务外包的高质量开展，对推动我国医疗卫生事业的转型发展有着重要意义。

　　1.综合档案整理与数字化服务外包的价值体现

　　1.1有效解决人员不足问题

　　一般情况，综合档案整理涉及对纸质档案的组件、排列、编目、装订、排架等处理环节。档案的数字化转化则涉及数据库构建、扫描处理、成果管理等流程，环节流程烦琐、复杂，对医院档案管理人员提出更高要求。再加上大量历史档案因长时间积压，频繁出现变脆、发黄等问题，须利用复杂工艺和流程进行档案修复，这意味着大部分医院对于综合档案整理与数字化处理无暇分身。而服务外包模式的有效应用，可通过对专业人员的合理配备来解决医院档案管理问题，并为综合档案资源的价值体现提供保障[2]。

　　1.2推动档案数字化转型

　　医院综合档案数字化管理涉及对专业设备、人才、技术的大量投入，而部分医院因资金、能力匮乏，无法对纸质档案的数字化处理提供支持。通过服务外包，不仅可实现对先进加工软件、技术的有效应用，亦可结合医院需求进行专业人才的合理配备，避免因数字化处理不到位影响医院档案资源的利用，并为历史资源的有效保存、管理提供保障。

　　2.医院综合档案整理与数字化服务外包存在问题

　　为实现对档案资源的长久存储与高效化利用，档案整理与服务外包模式的应用较为常见，但在多方面因素影响下，在服务外包实施期间仍存在以下问题。

　　首先是数据安全问题。一方面，医院患者个人健康信息数据属于隐私敏感信息，若出现泄露、被篡改等情况，极易对患者个人隐私、医疗安全造成严重影响；另一方面，外包服务商在运行期间如果出现内部管理不善、技术水平不足等问题，就会增大数据泄露、未经授权访问、数据丢失等安全风险的发生概率[3]。此外，患者个人信息的泄露与医院管理质量存在密切关联，这种情况的发生会影响医院管理效率，甚至还会影响各项医疗操作的实施，对患者的信息隐秘性造成影响，降低患者对医疗服务的信心。

　　其次是服务质量问题。通常情况下，医院综合档案涉及大量病历、检查报告等重要信息，而服务承包商在整理和数字化过程中，极易因错误、疏漏导致数据不完整、不准确，继而对医院临床诊断、科研工作和患者医疗安全产生较大影响。另外，个别外包服务商可能缺乏专业知识和技术实力，导致整理和数字化过程中存在错误和延误。如果外包服务商的服务态度、沟通方式存在问题，如沟通不畅或服务态度不佳，就会对双方合作的顺利进行产生影响[4]。同时，服务质量问题还会影响患者的配合度、依从性等，使患者的整体就医体验感受到影响，极易引起医患纠纷等情况的发生，影响医患之间的关系和谐度。再者，服务质量也在一定程度上反映了医院的医疗服务水平情况，若出现服务质量问题，则会影响医院医疗服务效率。

　　最后是成本控制问题。综合档案整理与数字化服务外包涉及数据整理、数字化、存储、备份等环节，如果成本控制不符合预期要求，极易对医院财务状况和运营效率产生不利影响。在实际外包服务过程中，若出现成本超支、服务费用增加等情况，极易增大医院的财务压力。成本消耗会给医院造成较大的经济支出，影响医院各方面运营，从而使医疗服务质量降低，甚至还会使临床各项医疗操作的落实受到影响，导致医院医疗技术缺乏连续性、完整性和规范性。

　　3.医院综合档案规范整理与数字化服务外包过程的解决对策

　　本部分以厦门市妇幼保健院为例进行研究。厦门市妇幼保健院综合档案室馆藏数量15853卷（永久件3605卷，长期件3230卷，短期件9018卷）；会计档案7552卷；科研档案18卷；基建档案132卷；设备档案（医疗设备）516卷；声像档案96卷；实物档案27卷。库房面积约200平方米。

　　3.1健全管理机制

　　厦门市妇幼保健院综合档案室设置按照“八防”要求，配备空调机、温湿度计、防虫樟脑、灭火器、遮光窗帘、门窗加固等，使之与档案管理相配套，档案保管条件得到保证。配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、档案管理软件等电子化办公设备，为逐步实现电子档案馆创造条件。同时，组织保障保卫部定期对电源电线、通道安全、消防安全等方面进行检查，定期到各档案分库房进行档案管理检查，包括对案卷的数量、质量、霉变、温湿度等情况进行检查，落实档案的统一管理。对照福建省档案局《市、县两级档案事业发展检查评估标准（试行）》《机关、团体、企事业单位档案工作检查评估标准（试行）》，编制并修订了《厦门市妇幼保健院档案管理实施细则》《厦门市妇幼保健院档案分类与编号办法》《档案验收制度》《厦门市妇幼保健院文件材料归档案不归档范围》《厦门市妇幼保健院档案归档范围及保管期限表》等制度。

　　此外，厦门市妇幼保健院重视文书档案改革。一是根据工作实际重新修订档案管理标准。二是针对文件收发过程做了流程改进；设备档案进入初级网络化时代，工作效率提高；不断优化查阅流程；会计档案明确新要求、新标准，调整了会计档案的归档范围，归档数量提升了50%。三是基建档案取得新进展，前期积累的竣工资料全部验收完成，集美新院建设前期基建文件材料重新划分项目代号，随时办理移交，随时归档。

　　3.2加强档案数据安全保障

　　为避免数据安全问题影响医院综合档案的价值体现，并保证数字化服务满足医院实际需求，可结合以下措施来强化数据安全保障。

　　3.2.1数据加密机制构建

　　为避免在传输、存储期间出现数据被篡改、非法获取等现象，可构建契合档案服务实际需求的数据加密机制。具体包括：一是对数据传输过程进行加密处理。结合实际情况分析，在医院对外包服务商传输数据期间，可依托安全加密算法对数据进行加密，如利用SSL/TLS等安全传输协议，建立安全数据通道。二是对数据存储过程进行加密处理。若外包服务商以服务器或云端为载体进行数据存储，可采用AES、RSA等加密算法，对数据加密保护，确保数据不受未经授权访问的影响。三是建立访问控制和密钥管理机制。以合理设定访问权限控制为前提，对外包服务商和其他未授权人员的数据访问权限加以设定，避免数据被非法获取。同时，可结合对密钥管理机制的优化构建，对加密密钥进行安全管理、定期更换，确保数据加密效果符合预期要求。

　　3.2.2优化权限管理体系设定

　　为进一步加强数据安全管理，医院须提高对权限管理体系构建的重视度，以实现对数据泄露、滥用风险的有效规避。首先，明确权限分级。基于对员工职责和需求的综合分析，合理设定权限等级确保每位员工只能访问工作所需数据，避免数据被未授权人员访问。例如，医务人员可查看病历数据，而非医务人员只能访问部分非敏感数据[5]。其次，加大对身份验证机制的实施力度。依托双因素身份验证等安全措施，确保只有经过授权的员工才能访问系统和数据。结合对密码、生物识别等技术的有效应用，加强员工身份验证，避免非法访问和操作。再次，优化对审计和监控机制的构建。对数据访问和操作进行审计记录和监控，及时发现异常操作和未授权访问行为。以日志记录、实时监控等形式对数据访问记录进行追踪，以加强数据安全保障。最后，做到定期审查和更新权限设置。视情况定期审查权限设置，并及时调整员工的权限级别，确保权限与实际工作需求相匹配。同时，随着员工变动和业务需求的变化，要求相关人员第一时间更新权限管理体系，进一步提升数据访问权限的合理性。

　　3.3提升档案数字化服务质量

　　为促进综合档案整理与数字化服务的高质量开展，须结合医院实际情况分析，借助以下策略来优化服务开展。

　　3.3.1重视市场摸底

　　为保证档案整理与数字化服务质量符合预期要求，须做到在招标阶段开展企业摸底工作，以内外调研的方式对档案服务公司的口碑、信誉、背景、资质等进行全面调查。对企业的甲级、乙级资质进行了解，若情况允许，可在建立合作关系前对承包商不加密档案加工现场进行观摩，检查其整理流程是否标准、规范。同时，还须对承包商档案管理系统、服务器进行考量，判断其OCR识别、安全、挂接等是否符合预期要求[6]。

　　3.3.2完善构建绩效评估机制

　　首先，医院可以制定完善的评估指标体系，具体涉及服务响应时间、数据准确性、服务效率等指标，以实现对外包服务商表现的有效评估。指标设定应具体、可量化，能够客观反映服务质量情况。其次，在合理设立评估周期的基础上，对外包服务商服务质量进行定期评估、监控。构建契合档案管理需求的评估流程，明确评估责任人和具体操作步骤，确保评估工作的顺利进行。须注意，评估结果应及时反馈给外包服务商，促使其改进服务质量。最后，采用多种评估方法，可以结合定性和定量的评估方法，如问卷调查、实地考察、数据分析等，综合评估外包服务商的服务质量，以实现对外包服务商表现的全面了解，发现问题并提出改进建议。

　　3.3.3完善加工过程监管

　　以合同签订为前提，要求服务公司在进场后签署人员安全保密协议、规范劳动合同，档案交接时务必有纸质签名。加工期间须做到对摄像头的全面配备，且现场录制视频保存时间应超过半年。档案整理期间须按相关要求进行分隔标识处理，以期为后续加工处理提供依据，并促进加工效率的显著提升[7]。

　　3.4加强成本控制

　　为避免因服务成本过高影响医院稳定运营，要依据对医院综合档案整理与数字化服务需求的分析，结合对医院需求和外包项目特点的分析，注重对合作模式的合理选择，如按项目外包、按人员外包、按服务外包等。须注意，不同合作模式的成本、风险控制存在差异，医院须根据实际情况进行选择。同时，须完善构建成本核算机制，对外包项目成本进行全面核算，对直接成本和间接成本等各项费用全面分析。依托成本核算及时发现成本问题，采取科学措施加以控制，以期服务成本在可控范围内。重视与外包服务商建立良好合作关系，加强沟通和协调，共同制定科学的服务标准和合同条款。通过双方合作来实现资源优化配置，避免因资源浪费导致符合性成本增高[8]。另外，可对外包合作模式效果和成本控制情况进行定期评估，及时发现问题并持续优化合作模式。以评估结果为基准，调整合作方式和流程，寻求更为高效、经济的合作模式，实现成本控制的持续改进。

　　结语

　　综合档案整理与数字化服务外包不仅可助力医院资源高效化利用，亦可为医院综合档案的可靠、长久保存提供保障。鉴于此，要在明确档案整理与数字化外包重要性的基础上，采取科学对策来促进档案整理与数字化服务外包的顺利进行，为医院可持续发展保驾护航。

　　参考文献：

　　[1]国家档案局.机关档案管理规定[EB/OL].(2018-11-02)[2024-07-20].http://www.gjbmj.gov.cn/n1/2018/1102/c409089-30378372.html.

　　[2]陈光琼.医院综合档案规范整理及数字化服务外包过程存在的问题分析及对策[J].中文科技期刊数据库(全文版)医药卫生,2023(2):118-121.

　　[3]吴格.纸质档案数字化外包过程中的问题及对策研究[J].黑龙江档案,2023(1):21-23.

　　[4]蒋义权.综合医院后勤物业服务外包管理问题分析及对策研究——以上海市同济医院管理实践为例[J].中国医院建筑与装备,2023,24(1):57-59.

　　[5]毛妮娜.高校档案数字化业务外包的SWOT分析与对策[J].办公自动化,2022,27(24):44-46.

　　[6]王园.档案数字化外包服务的困惑及对策[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2021:52-54.

　　[7]陈晓霞.档案服务业“走向依法治理”浅议——以编制《档案服务外包工作规范第4部分:档案整理服务》为例[J].浙江档案,2023(9):54-57.

　　[8]徐芳璐.省级档案馆档案数字化外包服务现状研究——以辽宁省档案馆数字化招标项目为例[J].档案天地,2021(11):35-38,34.

　　作者简介：温雅倩，硕士研究生，副研究馆员，461231736@qq.com，研究方向：档案政工。

关注读览天下微信， 100万篇深度好文， 等你来看……