嵌入性理论视角下医院档案管理实践与创新

　　李鸽伶①

　　【摘 要】在公立医院高质量发展背景下，对医院档案管理提出了新要求，带来了新机遇。笔者从环境嵌入、结构嵌入、政治嵌入、认知嵌入、制度嵌入、文化嵌入和数智嵌入等层面，论述嵌入性理论视角下医院档案管理的实现路径和实践经验，以期为各公立医院的档案管理实践与创新带来启示，为各医院档案管理提供具有可行性的思路与参考。

　　【关键词】医院档案 嵌入性理论 档案管理 制度文化

　　中图分类号 R197 文献标识码 B DOI 10.19660/j.issn.1671-0592.2025.5.23

　　《国务院办公厅关于推动公立医院高质量发展的意见》提出，以建立健全现代医院管理制度为目标，强化体系创新、技术创新、模式创新、管理创新[1]。在公立医院高质量发展背景下，随着互联网和数字化对医疗卫生领域、图情档案领域带来的颠覆性变革，对医院档案管理提出了新要求，带来新机遇。

　　2024年11月20日，笔者以嵌入+档案为主题在中国知网进行高级检索，共有文献287篇，从检索结果计量可视化分析可以看到，研究主题主要为数字水印、数字档案、档案管理系统等方面，其中医药卫生方针政策与法律法规研究11篇，主要与病案管理、电子健康档案、电子档案系统设计相关。本文以嵌入性理论为指导，以浙江省肿瘤医院档案管理为基础，分析实践过程中“嵌入”行为与“脱嵌”窘境[2]，提出将档案管理环境、结构、政治、认知、制度、文化、数智等主动融入医院管理流程的实现路径和实践经验，以期为各公立医院档案管理实践与创新带来启示。

　　1 嵌入性理论在医院档案管理的适用性

　　首先，医院档案管理涉及全院各科室及相关人员，需与医院管理紧密结合。嵌入性理论强调将档案管理融入社会关系和社会结构中，与医院所处的大环境、社会关系及实际情况相契合。其次，公立医院档案管理是医院管理体系中的重要组成部分，与医院的运营管理、医疗服务、科学研究、医学教育、文化建设、信息化发展等息息相关[3]。嵌入性理论可以帮助档案管理人员更好地理解档案与医院发展的关系，提高档案管理的针对性和实效性。第三，在大数据时代下，医院档案管理也面临着人工智能、数字化改革等新的挑战和机遇。嵌入性理论可以指导档案管理人员充分利用信息技术，将档案管理与智慧医院建设相结合，实现档案信息的实时采集、动态管理和有效利用，提高档案管理的效率和质量。

　　2 医院档案管理脱嵌的具体表现形式

　　2.1 环境脱嵌

　　一是从供给侧来看，与社会环境互动不足。医院档案管理部门与其他社会机构缺乏有效的合作与交流，无法实现档案资源的共享互补，社会价值没有得到充分发挥。医院档案管理部门侧重于内部管理和医疗业务需求，没有充分考虑社会公众对健康档案、医疗历史记录等方面的需求，缺乏针对性的服务措施。二是从需求侧来看，满足公众需求不足。档案服务方式和渠道较为单一，涉及医院内部管理方面的档案利用服务仍不便捷，档案信息公开程度不高，社会公众对医院档案的内容和价值了解有限。

　　2.2 结构脱嵌

　　一是队伍建设有短板。医院档案管理需要具备档案学、医学、信息技术等多方面知识的复合型人才，但目前各医院档案管理人员老龄化较严重，专业素质普遍不高。医院对档案管理人员的培训机制不完善，缺乏系统的培训计划和有效的培训方式。二是缺乏有效的沟通与协作。在实际工作中，档案管理部门与医疗、护理、科研等部门间协作不够顺畅，各部门之间缺乏有效的沟通和协调机制，导致档案的收集、整理和归档工作出现脱节和重复，影响了档案的完整性和准确性。

　　2.3 责任脱嵌

　　一是对档案工作的政治意义认识不足。《中华人民共和国档案法实施条例》第三条进一步强化了“档案工作姓党”的政治属性，在档案领域要坚持和加强党的领导[4]。部分院领导和档案管理人员没有认识到档案工作在维护国家利益、保障人民权益、传承历史文化等方面的重要政治意义。二是档案人员的站位还需进一步提高。没有将档案工作与医院的政治建设、文化建设等有机结合起来，部分档案管理人员政治素养不高，缺乏政治敏锐性和政治鉴别力。

　　2.4 认知脱嵌

　　一是医院管理层对档案管理重视不足。档案管理部门被视为辅助性部门，在资源分配上处于劣势，人力、物力和财力方面投入相对较少，难以满足档案管理工作的实际需求，导致档案管理工作在医院的战略规划和决策过程中难以得到充分重视。二是创新意识不足。不少医院档案管理人员为护理转岗或因到龄照顾，习惯于传统的档案管理模式，对信息技术的应用和档案管理的创新发展关注不够，缺乏专业的知识和技能。

　　2.5 制度脱嵌

　　一是 规章制度碎片化、易变更。档案管理制度仅限于文书档案、全宗卷、图片、声像及实物档案，档案管理制度“政出多门”，缺乏系统性、可借鉴性和整体性。档案保管范围及期限上行法规和制度均没有明确规定，需要医院根据实际情况自行制定。二是缺乏监督机制。部分档案管理人员缺乏对档案管理制度的了解和掌握，没有对档案管理制度执行情况进行定期检查和评估考核。在外部监督方面，档案行政管理部门较少对医院档案管理开展监督检查，上级主管部门检查后对存在问题没有形成全流程的整改机制。

　　2.6 文化脱嵌

　　一是对档案文化价值认识不足。受传统观念的束缚，过于注重档案的保管，忽视了档案的利用和开发。医院注重对新技术新项目、科研成果、重大事项的宣传，缺乏对档案文化的宣传和推广，档案往往是宣传医院文化时的借助手段。二是档案利用与文化传承脱节。医院档案的利用主要集中在医疗、教学、科研等方面，对档案中的文化价值挖掘不够，档案中的历史故事、先进事迹、医学文化等没有得到充分展示和传承。

　　2.7 数智脱嵌

　　一是技术水平有限。档案管理系统实现基本的档案录入、查询、统计等功能，能实现档案的全文检索、在线利用等功能，缺乏智能化数据分析和挖掘功能。影像档案的数据量大，存储和管理困难。二是信息系统与其他系统不兼容。医院的信息系统众多，如HIS、电子病历系统、科研信息系统等，如果档案管理信息系统与这些系统不兼容，就会导致档案信息的孤立，无法实现信息的共享和交流。

　　3 嵌入性理论视角下医院档案管理的实践路径探索

　　3.1 环境嵌入：着力构建良好的互动合作关系

　　医院档案工作受国家环境、时代发展、行业特色和医院总体环境影响。因此，要在档案管理中嵌入社会环境元素。一是从供给侧需求出发，加强与社会环境的互动。通过浙江档案室目标管理认定、浙江省档案室业务评价等工作，加强与浙江省档案馆的沟通与联系，已被评为综合档案省级目标管理认定，获得2022年省级良好档案室荣誉称号。结合党纪学习教育、党史学习教育等，加强与中国国家版本馆杭州分馆、五四宪法历史资料陈列馆等文化机构的互动，组织党委理论中心组成员、党建内设部门开展学习、交流探讨，共同开展档案资源的开发利用和文化传承活动。二是从需求侧出发，主动服务社会需求。了解社会需求，提高档案服务的针对性和实效性。通过开展社会调查、征求意见等方式，了解社会各界对档案服务的需求和期望，根据社会需求提供电子病历查询、纸质档案免费快递等更加个性化、专业化的服务。加大档案资源的整理和编研力度。在浙江省地方志的指导下开展医院60年院志、医院年鉴等档案编研工作，同时，提高公众参与度，邀请社会公众、离退休职工参与其中。

　　3.2 组织嵌入：着力构建协同创新的部门合作机制

　　组织嵌入性具体到档案领域，反映的是档案部门与其他部门建立合作关系的经验。嵌入对象对档案人员所承担的工作感兴趣，认为有价值、有帮助，因而就能自觉配合，互相认同[5]。一是建立强有力的队伍。浙江省肿瘤医院建有档案管理领导小组，确定党政办具体牵头负责全院档案管理工作，各科室设有兼职档案员，并明确职责和任务，如负责本部门文件材料的形成、积累、保管以及整理立卷归档工作。二是提升档案管理人员的能力。加大对档案管理专业人才的培养力度。目前已有32名专兼职档案专业人才，其中7名为高级职称；建立健全档案管理人员培训机制，制定系统的培训计划，采用邀请档案专家来院授课、定期组织档案管理人员参加在职继续教育、外出参加学术交流等多种方式，提高档案管理人员的业务能力和综合素质。三是加强跨部门的合作。通过定期召开档案管理工作协调会议、主动嵌入服务等方式，增加嵌入关系的黏性。档案人员主动与招标、采供部门合作，嵌入招标采购流程，提前介入招标采购等资料的全程收集；主动与宣传统战部合作，嵌入医院文化宣传环节，梳理、采集院史资料，作为主要成员参加图片档案书籍制作，并嵌入医院核心价值体系。

　　3.3 政治嵌入：找准新时期医院档案工作的新定位

　　“党管档案”是新时代档案事业发展的根本遵循。在新时代，医院领导和档案管理人员应深刻认识“党管档案”的政治意义，加强政治学习，提高政治站位。一是在学习中增强政治责任感。将档案工作纳入医院的政治建设和文化建设中，明确新时期医院档案工作的政治责任和政治要求。组织档案管理人员参加上级党委及医院组织的党的二十大精神等培训，学习党的路线方针政策和国家法律法规，增强法律意识和法治观念，提高档案管理人员的政治素养。建立健全档案工作考核评价机制，将档案人员的政治表现纳入年度考核评价内容。二是在实践中增强政治敏锐性和政治鉴别力。2021年12月，浙江省肿瘤医院召开第三次党员代表大会，档案人员提前收集梳理历次党员大会的文件、图片、宣传等资料，提供给会议筹备工作领导小组并编印了相关资料手册，并收集医院的档案故事。

　　3.4 认知嵌入：准确把握实现认知提升的关键点

　　医院档案管理的工作质量受管理人员和医务人员的认知水平和价值观念影响，浙江省肿瘤医院从3个层面提高档案管理人员的认知。一是提高医院管理层的重视程度。将档案管理纳入医院整体管理体系，制定了医院《档案工作十四五发展规划》，与医院发展战略、质量管理、绩效考核等工作紧密结合，赋予档案管理部门相应的话语权和决策权，提高档案管理在医院管理中的地位和作用。医院保证了档案管理工作的人力、物力和财力投入。二是提高医院员工认知。通过医院OA网、官网等广泛开展档案宣传档案工作重要性，让医院医务人员认识到档案管理是医院管理的重要组成部分，对医院发展具有重要的意义。设立奖项、纳入绩效考核、提供职务和职称晋升通道和专项奖励等激励机制，提高档案管理人员的待遇和职业发展空间。三是增强档案管理人员创新意识。鼓励档案管理人员积极档案科研创新，对科技项目计划给予配套经费，发表的高质量论文给予科研绩效点奖励。近5年来，档案人员主持和参与省级课题2项、厅（局）级课题9项、学（协）会课题16项，获得专利7项；发表学术论文72篇，其中获得浙江省档案学会优秀学术成果三等奖5项，各类学术年会获得优秀论文奖近30项。

　　3.5 制度嵌入：着力构建与时俱进的制度体系

　　规范的制度管理流程有助于完善医院各部门、各科室制度建设，提升制度有效性[6]，只有“嵌入”具体制度医院档案管理才更合规。一是建立健全档案管理制度。以浙江省肿瘤医院为例，根据国家有关法律法规和档案管理的标准规范，结合医院实际，建立健全了内容涵盖档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各环节的制度；紧随医院发展步伐，扩大文件材料归档范围，明确保管期限，确保档案管理工作有章可循。二是加强制度的系统性、整体性和执行力。将档案管理制度纳入医院整体管理制度体系，与医疗、科研、教学、管理等制度相衔接，并嵌入到党政管理办公系统，有效避免碎片化和易变更问题，确保档案管理的延续性和规范性。三是建立监督机制。一方面加强内部监督，党政办负责人、档案专职管理员对各职能部门文件材料的形成、积累、立卷、归档工作进行指导、监督和检查。另一方面借助外部监督，由浙江省卫生健康委统一部署对直属单位档案工作进行分组互查，加强档案工作机制建设，合理用好用活档案。

　　3.6 文化嵌入：营造全院职工有效参与的良好氛围

　　将档案管理主动嵌入到文化建设中，多载体促进档案与文化建设的有机融合。一是以拍摄纪录片方式，从第一视角重现医院发展历史。以部分老一辈医务工作者口述与医院建院共成长、为患者排忧解难、挑战肿瘤守护健康的历史发展纪实，重温苦辣酸甜历史钩沉中的创业情怀和医者的初心使命，为新一代医者提供传承职业道德、职业精神的生动历史资料。二是以院史馆展览形式，实体展现医院发展历史。广泛收集整理国内外院史档案资料和实物，建成一家拥有丰富藏品和浓厚人文特色的可看、可读、可听的院史陈列馆[7]。5年来已接待上级领导、兄弟医院、社会各界、本院职工近万人次，让公众近距离感受档案的魅力。三是以线上线下形式，加强档案价值宣传。举办医院院史知识竞赛、院史故事征文比赛、院史图片征集活动、建院庆典文艺演出等，让医务人员和患者了解医院历史和文化，增强医院凝聚力和向心力。通过医院网站、微信公众号、宣传栏等，发布一些档案利用案例、档案中的历史故事、先进事迹等，让医务人员和患者了解医院的文化底蕴，增强医院的文化自信。

　　3.7 数智嵌入：着力构建数字档案的共建机制

　　探索数字技术在档案管理中的应用，创新档案管理模式，提高档案管理的效率和服务水平[8]。一是构建“单轨制”科研电子档案管理系统。医院科研电子档案系统与全院党政管理办公平台进行深度融合，缩短了档案归档的时效，实现了科研电子档案采集、审核、储存、利用的全链条电子化管理， 个人录入、管理部门审核、业务部门利用等核心业务全电子化运转[ 9 ]。二是建立肿瘤防治科普数字馆。2022年推出全国首个肿瘤防治科普数字馆，收集丰富的健康知识、典藏书籍及最新研究成果档案，制作成多媒体教学资源和图文档案，通过点击手机页面上人体造型界面图，提供在线交互式问答及网络学习，在虚拟场景中再现档案科技的实践。三是加强安全管理。编制《医院传统档案数字化标准规范》《数字化加工场所管理制度》，完善《电子文件归档管理规定》制度；建立完善的网络安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，防范黑客攻击、病毒感染等网络安全问题。同时，应加强对档案管理系统的用户权限管理，防止非法用户访问档案数据。

　　综上，嵌入式理论视角下的医院档案管理实践中，7个维度因素嵌入形成合力，成为助推浙江省肿瘤医院向“国际知名、国内标杆、患者首选的研究型肿瘤中心”转型升级[10-11]，实现社会与群众满意、高质量发展的关键路径选择。

　　参考文献

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　　[2] 毛一晴,康定鼎,张博文,等.嵌入性视角下多学科团队诊疗模式案例研究[J].中国医院,2022,26(2):53-56.

　　[3] 刘小力,沈艳,张义丹,等.新时期大型公立医院档案精细化管理实践探索[J].中国医院,2024,28(7):91-94.

　　[4] 徐拥军.专家解读《中华人民共和国档案法实施条例》的特点[J].陕西档案,2024(2):20-21,1.

　　[ 5 ] 杨桂明, 许凤姣, 陈新, 等. 基于实践本体论的嵌入式档案开发服务探析—— 以北京师范大学档案实践为例[ J ] . 档案学通讯,2020(2):67-71.

　　[6] 冯和源,段欣玉,王轩获,等.医院制度建设与管理实践研究[J].中国医院,2024,28(4):33-35.

　　[7] 葛孟华,周东华.百年医院医学人文遗产发掘与利用[J].中国医院,2020,24(11):44-45.

　　[8] 周信泉，现代信息技术对单位档案管理的影响和对策研究[J].科学与信息化，2022(14):196-198.

　　[9] 杨凝,李鸽伶.浅析省级公立医院科研档案的优化管理——以浙江省肿瘤医院为例[J].浙江档案,2023(4):57-59.

　　[10] 潘柯蓉,章柏柯,李鸽伶,等.研究型医院建设的方法与实践[J].中国医院,2024,28(11):93-96.

　　[11] 李鸽伶,叶斌,潘柯蓉,等.攀登肿瘤“医学高峰”60年——浙江省肿瘤医院以建设研究型中心为抓手推动高质量发展历程[J].中国肿瘤,2023,32(10):723-729

　　通信作者

　　李鸽伶：浙江省肿瘤医院党政办副主任、妇委会办公室主任，副研究馆员

　　E-mail：510542298@qq.com

　　[收稿日期 2024- 11-28](责任编辑 张晓辉)