协作2.0：旧瓶装新酒

　　企业协作工具根本不是什么新概念。毕竟，这项技术的先驱Lotus Notes可以追溯到25年前。而计算行业颇有远见的Douglas Engelbart在其1968年的“演示之母”（Mother of All Demos）展会上展示了早期的协作软件。不过在过去几年，一大批新的协作产品纷纷涌入市场，它们与前一代产品的区别或大或小。

　　没错，与旧工具一样，新工具也旨在促进工作场所的协作和想法交流。但一般来说，新一批工具基于互联网或基于云计算，而不是驻留在防火墙后面的服务器上。与旧一代产品相比，新产品使用和安装起来基本上也要容易得多。像任务管理、聊天、社交网络、甚至文档共享这些工具同样采用了一些新型的协作技术。

　　弗雷斯特研究公司的分析师Rob Koplowitz说：“这些其实极具颠覆性的厂商有一个共同之处，那就是它们总是脱胎于云环境。它们不是针对云计算对某产品进行翻新。它们非常容易访问并开始使用，甚至对个人来说也是这样，小团队更是不在话下。”

　　另外，基于互联网的产品易于被移动设备访问，不需要用户下载应用程序。这使得产品在如今的工作环境下很有用，如今人们想随时随地使用任何设备来办公。

　　此外，可能最值得注意的是，共享和社交网络这种文化已变得极其深入人心。Lepofsky说：“我们以前要花大量时间来解释Notes是什么东西。”如今，人们要求在工作场所中共享和联络能够与个人生活中一样容易。

　　尽管取得了进展，但新一批服务面临像Notes和微软的SharePoint这类产品当初面临的类似的实施挑战。知名调研机构Gartner集团的分析师Jeffrey Mann说：“我们确实看到了许多部署失败的案例。”

　　不过，由于事先考虑到如何才能最有效地部署新工具，一些公司表示它们已获得了显著效益。

　　效益显著

　　使用协作工具的公司表示，它们从中切实获得了价值，往往要比之前从一些旧产品中获得的价值大得多。

　　理光公司的社交协作经理Courtney Zentz表示，以前的协作软件存在一个大问题，那就是它们需要企业建立站点，这些站点是为一批特定的人员进行协作设计的。她说：“这类产品会火一星期，之后没了动静。项目最终会重新使用原来的电子邮件。协作工具根本就是一阵风。”

　　2011年年底，理光开始使用Jive。用户们可以迅速地轻松建立工作区，邀请想要协作的任何人加入进来。Zentz说：“Jive能够按用户的要求来做，SharePoint则不然。”

　　理光一度有大约500个SharePoint站点，但此后关闭了其中的大多数站点。Zentz表示，公司仅保留了几个，因为SharePoint还是有一些优点。比如说，SharePoint非常适合管理工作流程。

　　加特纳集团的Mann表示，那正是SharePoint善于发挥特长的环境。“SharePoint在基本上受到监管的预定义环境中表现良好。这种环境的特点是‘在此发布你的每周报告’或‘在此申请更大的电脑’，而不是‘我需要召集一组人，搞清楚如何做好下周的产品发布工作。’”

　　理光在使用Jive所提供的一系列广泛的功能特性。Zentz表示，最重要的功能之一是微软Office插件。她说：“五个人可以协作处理演示文稿，做到无缝整合。”

　　社交功能也在理光产生了重大的影响。比如说，一名IT管理员在Jive上开始谈论某个效率低下的流程，许多同事插话表示赞成。理光的CIO注意到了讨论，五天后，他做出了改进流程的政策决定，而这个流程已实施了整整10年。

　　博普乐思（Populous）管理各大体育比赛，包括美国橄榄球超级杯和全国大学生体育协会（NCAA）联赛，比如十大联盟男子篮球赛、Sugar Bowl和Orange Bowl足球联赛等。它借助协作工具，帮助协调那些大型赛事。这家公司设计和管理体育场的建筑，并监管运营规划。它必须协调数百人的活动，而这些人为众多公司工作，有栅栏建造商，有广播公司。

　　博普乐思的项目运营经理Marc Klein说：“我们遇到了大型赛事绝对没法管理的瓶颈。”这家公司有一名专职员工，其工作就是接收通过电子邮件发来的工人进度表电子表格，仔细阅读电子表格，找到最新信息，并改动总进度表，然后发回给每个人。他说：“之前没有真正的实时进度表信息。”

　　因而，错误频频出现。

　　Klein表示，博普乐思需要一种不需要客户端应用程序的服务，因为NCAA等一些合作伙伴对安装到员工电脑上的新软件的种类有严格的要求。他还想要一种在手机上可以轻松访问使用的服务。

　　大概四年前，这家公司选定了Smartsheet，这个工具提供了类似电子表格的界面，诸团队可以共享——添加注释、附加文档、设置提醒以及建立日历链接。

　　在过去，如果面对超级杯这样的赛事，博普乐思会在有500行的电子表格上给出进度表。现在使用Smartsheet，它创建一个总进度表，但可以对它进行排序，仅仅把相关的内容发给诸厂商。

　　Klein表示，Smartsheet还提供了对博普乐思来说很合适的成本结构。他只需要为授权用户付费，这一小群人经常从一项赛事赶到另一项赛事。每次赛事受邀协作的另外二三百人不需要付费就能协作。这样一来，他在编制预算时很容易预测成本。

　　实施不能事后考虑

　　无论一家公司像理光那样使用一批功能特性用于不同的用途，还是像博普乐思那样得益于一种更有针对性的使用场合，认真部署的做法都是关键。要不然，工具不太可能得到广泛使用。

　　Zentz表示，在理光的全球10万名员工中，26500名人（主要在美国）拥有使用Jive的帐户。其中25000人每30天至少登录一次账户。理光将Jive如同内联网来使用，所以一些用户可以登录阅读新政策或其他内部文档。

　　在过去一个月，大约5500人已实际参与协作空间或讨论。在这期间，2600人使用Jive创作了内容，包括博客文章或讨论。Zentz说：“员工积极撰写内容、参与社区，我们很高兴。”

　　她向理光的500名销售员部署了这款产品。不过，她允许他们邀请其他员工协作。她说：“我们很想知道会出现什么情况。”

　　大概60天内，3000名理光员工注册了账户。之后，公司在一年半的时间里陆续部署到现有用户。

　　Zentz表示，现在回想起来，她希望抓住开始大家对Jive难捺兴奋的大好机会，从而帮助新来的员工。最初，全公司只有她和一名兼职的营销员工是帮助员工的支持人员。她表示，希望能制定一项计划，好让真正对Jive有兴趣的人为想获得帮助的其他人充当顾问。

　　在理光，使用Jive是大多数员工的自愿行为。而在一些企业，由于新的协作工具事关重大，采用新工具可能是强制性的。

　　机构伦理审查委员会（IRB）最近开始使用Intralinks Via。这同一家厂商的相关产品IntraLinks众所周知的地方可能是用于建立安全在线空间，以便共享与企业并购有关的敏感文档。Intralinks Via用于较一般的共享，旨在容易开始使用。

　　IRB为在人类身上进行临床试验的制药公司执行理伦理审查。IRB的业务运营主管Simon Corman表示，最初，IRB使用联邦快递公司（FedEx）来发送研究方面的敏感纸质文档。由于IRB的客户开始扫描那些文档，他们要求IRB替自己完成扫描这项任务，并通过电子邮件来发送。Corman说：“后来，客户的IT部门开始说‘啊，你们在通过普通电子邮件发送这些文档？”

　　为了寻求一种更好的解决方案，IRB考察了Box和Dropbox，但不相信它们足够安全。

　　后来Corman无意中发现了Intralinks Via。他说：“一项重要功能是，该系统内置了问责机制。现在，我们可以看到调查人员是否下载和查看了文档。要是没有，我们可以将该信息发回给赞助商。”要是调查人员或研究人员没有看过文档，这通常意味着他们其实没有开始工作，或者可能不合规范。赞助商即制药公司可能想要采取跟进措施。

　　IRB有大约30个内部授权用户有权创建新的工作流。Corman表示，协作成员受邀访问文档，但没必要为此支付费用，包括几百个客户和几千名研究人员。

　　如果研究人员和制药公司希望项目通过IRB的审批，就需要访问文档，所以采用Intralinks Via不是多大的问题。话虽如此，新技术还是为员工们解决了一个棘手问题。

　　Lepofsky表示，诸如此类的工具不是很难推销出去。

　　由于隐私问题和监管法规，IRB之类的公司并不总是急于充分利用各种新的产品和服务。Gartner集团的Mann认为，许多公司不会考虑新的协作工具，是由于它们处于合规监管很严的行业。他说：“而具有讽刺意味的是，那样一来，他们只有继续使用电子邮件，而电子邮件的控制机制还要少。”

　　然而，他表示这并不意味着公司完全会欢迎任何协作工具。一些群体可能青睐受到监管的环境，或者觉得开设开放式交流空间的这种企业文化变革太过激进。Mann表示，硬将协作工具推入到这种环境可能弊大于利。

　　其他用户可能需要学会正确使用协作工具。Mann说：“人们需要考虑这一组中有谁。”比如说，如果一名经理为一群同事建立了一个组，敲定即将被裁员的名单，那么该组不该被所有员工访问。

　　Fieldstone Architecture&Structural Engineering认真建立了多个组，讨论新招员工事宜。它采用了Kona这项协作服务，以应对大肆招兵买马的态势；去年，公司员工由15人一下子增至50人。

　　Fieldstone总裁兼首席执行官Ryan Rasmussen说：“我们建立了一个入职模板，落实了一套流程和体系，那样每个新员工第一天入职后，所有表格在Kona中都备齐了，每个表格都有到期日。”人力资源部门就能通过这套流程，了解新员工的工作进展。由于一切都在Kona中完成，会有一个记录，为人力资源部门提供了问责机制。

　　人力资源部门还使用Kona管理招聘流程。它跟踪进入面试环节的求职者，让面试官可以添加评语。如果求职者没有被选中担任某个岗位，他们仍保留在系统中，万一以后出现比较适合的岗位。

　　Rasmussen表示，Fieldstone还与一些客户一起使用Kona来管理项目，但不是所有客户都有兴趣使用该工具。

　　Mann建议：“不是说每次尝试使用协作工具都会成功，最好接受这个事实。通常会出现的是有时成功、有时失败。”

　　沈建苗编译

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