还你自由——见证美国企业从“宅办公”到 “移动办公”演变

　　在劳动者发出“平衡生活与工作”的呼声后，美国企业的管理模式便开始被“灵活办公”的诉求一次次颠覆。从“宅办公”到“移动办公”，信息技术与企业管理之间形成了有趣的互动——企业管理升级的需求驱动信息技术的变革，使企业能以“更合理”的代价给员工适度的“自由”；而当企业因之获得了明显的效率提升后，IT技术又会倒逼企业将更多的“自由”还给员工。

　　纵观历史，人类解放的伟大进程，多是由科学技术革命所推动的。在改变人类生产、生活方式的同时，科学技术也会从现实层面，以力量渗透的方式提升人类解放的品质和水平。今天，信息技术的革命恰恰在释放这样的力量——受益于技术的演进，“移动办公”正逐步将人们从工作的束缚中解脱出来。

　　伴随虚拟化、云计算、Wi-Fi、移动应用、安全认证等技术的发展，理想化的“3A”式移动办公(即办公人员可在任何时间【Anytime】、任何地点【Anywhere】处理与业务相关的任何事情【Anything】出现了变为现实的可能。近年来，在移动办公模式接纳度最高的美国，这些看似冷冰冰的信息技术已开始被企业用于构建最具“人情味儿”的办公方式。越来越多的企业员工感受到了这样的变化：工作变成了生活的一种“状态”，而非占据一天黄金时光的8小时，生活的自由选择权又回到了他们的手中。

　　从“宅办公”到“移动办公”

　　即使不受移动化的影响，今天很多美国企业也不会强制员工在办公室“朝九晚五”，因为越来越多的美国企业认为这种模式已不再符合现代企业的运营需求，还会造成社会负担。

　　早在“移动办公”理念风靡前，借助远程网络接入技术，美国企业就曾广泛推行过“宅办公”等远程办公、SOHO办公模式。事实证明，“宅办公”不但没让企业变得效率低下，反而创造了惊人的社会效益。IDC调研报告显示，美国有5000万人每周有一半的时间选择在家办公，每年因此减少了1000万辆汽车出行，温室气体排放量由此减少0.51亿吨，节省石油2.8亿桶(如以每桶100美元计算，折合人民币1747.2亿元)，避免交通伤亡事故7.7万起。而节省下来的通勤时间，还能为上班族赚到两周左右的假期。IBM公司、AT&T公司、Sun公司和戴尔公司，都曾推行过鼓励员工在家办公的政策。

　　“宅办公”模式对美国的劳动大军带来了深远的影响，更多地美国人开始奉行“在努力工作的同时享受生活”的成功论。与此同时，人们也看到了通过IT技术在生活与工作之间获得完美平衡的可能，看到了企业提供“灵活”工作方式的可能。

　　2010年，美国的劳动者开始要求公司和政府重新评估传统工作方式。美国经济顾问委员会发布的《工作生活平衡及职业灵活性》报告指出，妇女约占劳动人口的50%，而且有将近50%的家庭主妇也依然在工作。对于那些有孩子的家庭，当父母双方都工作，或者单亲家庭，需要休病假或开家长会，都非常难申请到假期。该报告还显示，美国有将近20%的人口需要专门照顾50岁以上的老人。当人们需要照顾家人又要平衡工作时，有一个灵活的工作方式十分必要。这份报告受到了奥巴马的高度重视，还在美国联邦雇员中进行了移动办公试点，通过福利制度吸引人才的不少美国企业也非常重视这份报告。Aruba就曾经进行过一项调查，结果发现新一代工作者更在乎企业是否提供灵活的“移动办公”方式，而不是公司的加班或午餐补贴等福利。

　　美国企业推行“移动办公”模式的热情也受到了在家办公“后遗症”的影响。在员工“宅办公”比例极高的美国企业中，办公室空置率的攀升造成了资源浪费。Unwired Venture首席执行官Phillip Ross就曾在一个调查报告中表示：“现在，办公室的使用率通常只有45%，保留空荡的办公桌并不明智，未来越来越多的人会认可，移动办公才是高效且可持续发展的办公模式。”

　　随着Wi-Fi无线网络的普及，以及在性能上堪比笔记本电脑的大量智能手机、平板电脑的出现，人们得以挣脱在固定场所办公的束缚。而虚拟化、云计算、WLAN、社交网络、地理位置应用、移动CRM等技术的发展、成熟，也令“3A”式移动办公的技术壁垒被一步步消除。从效率和收益的角度看，能在“任何地点”、用“任何设备”、处理与业务相关的“任何事情”的“移动办公”比“宅办公”更容易激发企业员工的工作积极性，也更容易让企业实现“轻装”运营。

　　办公室、带薪假期、办公设备的意义正在消失

　　在Citrix公司的办公室，常常看不到几个员工。偶尔在茶水间或休息室可以碰到几个人，不是“摆弄”着手里的iPad，就是在“玩”iPhone，从表面看很难发现他们正处于工作状态。但事实上，这个看似员工状态“涣散”的公司，在IT领域却一直以“高效率”著称。而这种“效率”，又源于Citrix为其员工提供的移动办公环境。通过打造基于云服务和桌面虚拟化技术的移动办公空间，Citrix把员工手中的iPad、iPhone都变成了“办公设备”，一个员工大多数的日常工作，都能通过这样的设备完成。而且，在Citrix的每个员工都可以按照需要决定自己的上班时间和办公地点，实现弹性办公。只要有无线网络，在办公室的哪个角落工作，甚至在不在办公室工作，对Citrix的员工来说，都不重要。

　　四年前，Aruba开始在美国总部推行可以满足“Wi-Fi控”员工要求的全移动办公方式。员工不必非待在办公室工作，不必打卡上下班，更不用为到总部述职的舟车劳顿而烦恼。只要可以完成工作，每个员工都可以随意选择他们的办公地点、办公时间。其结果是，Aruba美国总部取消了员工固定的一周带薪病假和两周带薪长假。这个原本一定会遭到员工抗议的决定，却得到Aruba员工的一致支持。原因是，Aruba推行的全移动化办公方式，完全可以让每个员工休假、工作两不误。一年算下来，员工可以自由支配的时间，远远比过去的固定带薪假期要长得多。Aruba的员工称，他们可以“随时生活在两个世界”。

　　2011年底，VMware开始实施BYOD计划，其在美国的6000名员工把自己的手机、笔记本电脑或iPad“变成”了公司的办公设备。这项举措让VMware获得的直接收益是7位数的设备、运维成本节约，每年还减少了30%的电话费。

　　在技术的推动下，“3A”式的理想化移动办公模式已开始被一些美国IT企业所采纳。和过去相比，这些企业发生的最大变化是：企业维持正常运营所必须投入的成本——租金昂贵的办公室，员工的带薪假期，以及企业采购、维护办公设备的大笔投资，都因为移动办公方式的引入而大幅下降。除了效率的提升，这种新的办公模式为企业创造的成本效益显然相当诱人。但从传统办公模式转变为“移动办公”，对企业而言却并非允许员工BYOD或是让员工用手机、iPad收发电子邮件这么简单。

　　在IT变革之前是思想转变

　　“宅办公”模式的出现并不只是美国企业对员工“自由”要求的妥协，而是企业长期研究发现，提高员工的满意度和提升企业的收益是相辅相成的。其本质是美国企业管理模式的升级，信息技术的变革只是成就了这种需求。所以，“移动办公”风潮对美国企业的实质影响，同样是管理思想的变化。

　　对Aruba而言，他们实施“移动办公”的一个重要原因是为了迎合员工的变化。成功通过移动办公改变了员工年假福利制度的Aruba CEO Dominic Orr曾指出，移动办公模式之所以受到员工的欢迎，是因为新一代劳动者对工作的认识已经出现了巨大改变。对这些员工而言，如果还像过去那样要求他们“花时间”工作，所得到的回报将远不如驱动他们“花心思”工作，这是任何企业都要解决的问题，而不是单纯为了迎接移动化。

　　过去，企业改变办公模式的动力，往往是驱动员工更加努力地工作，为企业创造更多的价值。对IT的投资，往往也会考察相应的效果。但对“移动办公”模式进行技术投资前，一些美国企业已不再抱持这样的观念了。

　　传统的企业办公模式中，IT多数是为个人的信息化服务的，通过提升个体的效率获得企业总体效率的提升。Aruba认为，面向“移动办公”模式的IT投入，可以改变这样的效率提升方式。“移动办公”构建起的是一张无处不在的网，它为企业带来的直接好处是——它能比以往更直接地让组织获得效率的提升，它可以让组织加入人，而不是人加入组织。极端地说，企业即使没有员工，移动办公环境也能发挥作用，随时为企业协作提供所需的“帮手”，而且它让企业商业活动的帮手不仅限于企业员工。只要企业具备相应的IT能力，千里之外的专家、设计师、工程专业人员都能变成企业商业活动中的关键协作者。这一点或许是很多计划实施移动办公模式的企业还没有意识到的。

　　就像Citrix CEO Mark B.Templeton所强调的那样，移动办公的实施首先不是一项IT建设，而是企业思想的转变，“支持移动办公不是建设一个移动的系统，企业要从一开始就把自己视作一个移动化的企业来进行设计”。

　　从办公投资到战略投资

　　虽然“宅办公”也是美国企业管理模式的一次重大升级，但就办公IT投资而言，其所带来的影响远不及“移动办公”。在Aruba、Citrix、VMware等公司的“移动办公”实践中，这些企业几乎无一例外地认为，“移动办公”模式所涉及的IT投资对其而言是战略性投资，而不是对“办公环境的简单升级”。

　　为何这些先行者会产生这样的感慨呢？

　　Aruba的体验是，如果依靠传统的思路进行IT投资，IT部门构建起来的“移动办公”环境可能根本不会有人想去用，更不用说提升用户满意度了，比如如何让员工既在移动环境中获得很好的体验，又要保证安全就是个难题。如果用传统的思路去构建安全架构，IT部门通常要加固安全设置，配置安全登录方法，采用强验证协议、合适的访问控制、防火墙，以及经过配置并启用的审计策略等。在有线网络时代，网络架构以端口为依托，防火墙必须经由指定的端口才能进行检测。这种模式，显然无法做到针对每台移动设备的检测。传统的安全方案面对“移动办公”的需求时通常是失效的，企业的IT部门必须重视这种变化，否则移动办公带来的将是难以预料的安全风险。而且，移动设备进行安全认证的过程如果很复杂，员工使用相关设备的体验又会大打折扣，最终影响IT部门推动BYOD这样的项目。

　　Citrix为员工提供的“移动办公”环境，能支持其员工完成所有工作，满足不同岗位员工的所有日常办公需求。即使在美国企业中，能达到这种水平的“移动办公”环境也不多见。在实施“移动办公”计划之前，Citrix并不是忙于考察各种技术，而是针对员工办公的终极需求提出了很多问题：例如实施BYOD所带来的大量设备要如何管理？企业的应用和数据是否还能处于安全的环境中？企业内部的各种应用、数据，如何在不同设备和不同人员之间安全地进行共享和同步？通过制定详细的战略规划，Citrix一步步完善了“移动办公”的环境，才得到了让所有员工都能“3A”办公的结果。他们的经验是，仅考虑通过支持移动设备构建“移动办公”环境是短视的想法，企业必须先建立起符合自己需求的移动办公战略，才能从“移动办公”模式获得预期的效果，否则这种办公模式所带来的风险会远远高于效率提升带来的回报。“只关注设备或应用远远不够，设备、应用、数据和Windows环境，所有这一切综合在一起才是真正意义上的移动办公战略。”Mark B.Templeton如是说。

　　为何他们采用BYOD

　　VMware美国总部在推行“移用办公”的过程中，其CIO曾陷入这样的困境：公司的预算非常紧张，但员工又希望使用他们自己选择的技术去提高工作效率。两难之下，最终BYOD方案成为了这位CIO的救星。虽然BYOD并非企业实现“移动办公”的唯一路径，但如果企业真的希望从战略的角度去实现“移动办公”，BYOD方案的经济性和前瞻性就会体现出来。

　　但在现实中，BYOD的实现却并不简单。在各种尝试“移动办公”的案例中，能成功推行BYOD的企业并不算多。虽然BYOD可以让企业无须再采购、管理、运维大量的设备，节省了资金及人力，但如何让员工在自己的设备上同步存取个人和企业资讯的同时控制安全性，本身就涉及非常复杂的技术问题。VMware的CIO就曾表示，要实现统一的安全管理，笔记本电脑、平板电脑的设置远比智能手机复杂，因为计算机能存储更多的企业和个人数据，以及重要的应用程序。不仅如此，查询数据时的问题、迁移数据时应用程序的速度问题、用户如何在设备上分割数据的问题，都是他们过去没有遇到过的。

　　几年前就开始在公司推行BYOD项目的Citrix相对顺利地推行了这类计划。在Citrix很多员工都加入了BYOD项目，不少人采购了自己喜欢的苹果设备，不同工种的员工在日常工作中却完全没有因此受到影响。

　　Citrix在实践中总结出了一套实施BYOD的经验。首先就是评估员工需要，因为并非所有员工都愿意参加BYOD。一方面，有人担心要自行管理和维护电脑；另一方面，从事不同工作的员工经常使用的应用也不尽相同，很多人担心BYOD后会影响他们的正常工作。所以，Citrix的IT部门首先做的是把企业应用分门别类，以满足每位员工的需要，让他们能各得其所不影响工作，而不是先BYOD再考虑应用的问题。

　　其次，在技术实现上Citrix采纳了基于云计算和桌面虚拟化技术的方案。这样的方案让Citrix在解决设备集中管理、统一维护难题的同时，还消除了BYOD后最让企业担忧的数据、应用的安全问题。在Citrix，企业应用得到了全面的虚拟化，企业的所有应用都能以“服务”形式提供给员工，员工可以随时随地用手机、平板电脑、笔记本电脑或台式机，通过虚拟桌面去访问数据和应用。完成了企业应用的虚拟化后，Citrix还实现了自动、透明地为所有应用建立企业数据加密。对IT部门而言，安全的负担随之减轻，安全事故发生时，他们甚至可以远程删除敏感数据。为了保障企业知识产权和敏感数据的安全，Citrix的IT部门还制定了相应的安全策略，如限制员工上班用非法设备访问公司数据，禁止局域数据储存等。

　　让Citrix顺利推进BYOD计划的关键因素，还有其采用的由企业提供津贴鼓励员工参与BYOD和购买自带设备的方法。无论是笔记本电脑、平板电脑还是智能手机，其法定拥有权一律属于员工。他们鼓励员工自行维护设备，并提供了简单易用、能让员工自行完成设备配置的方案。

　　新一代技术成就“移动办公”

　　率先实现“移动办公”梦想的美国企业主要出现在IT领域。因为理想的“移动办公”往往涉及企业对IT环境的系统化改造，很多技术的应用都是创新性的。所以，最早应用这些技术解决“移动办公”问题的企业，也是这些技术的创造者。

　　Citrix和Vmware的“移动办公”实践都采用了云计算和桌面虚拟化技术，这些技术让他们在企业内部推行BYOD项目时受益匪浅。应用桌面虚拟化技术的好处是，它可以随时随地让员工进入“全能”工作状态。借助这样的技术，办公终端的差异化不再重要，手机、平板电脑只是员工接入公司办公环境的操作窗口，员工的工作不会受到这些设备本身过多的限制。由于数据和企业应用都被存储于企业服务器端，安全环境也可以得到保证。通过引入ShareFile等通过云平台实现多设备、多个终端数据共享的工具，Go To Meeting这样的视频会议协作工具，过去桌面虚拟化技术难以支撑的企业员工协作难题，也被Citrix一一破解。对于企业“移动办公”，Citrix已经通过自身的实践形成了端到端的技术解决方案，足以让其成为移动化的企业。

　　iPass公司发布的移动设备员工工作报告显示，在世界范围内，平均每位移动工作者会随身携带3.5部移动设备。不管企业是否打算采用BYOD，基于Wi-Fi网络构建的“移动办公”环境对设备承载能力的要求，都是基于有线网络构建的传统办公环境的N倍，传统的网络、安全管控体系必然会在设备的爆炸式增长中失效。Aruba正在通过一些新技术改变Wi-Fi网络的能力，让WLAN变成自动化、自适应的网络基础设施。比如无线连接状态的变化会触发相关的安全动作和性能优化措施，让网络基础设施可以自动适应环境，而不是像传统的静态WLAN那样被动地进行安全认证。这样的技术可以帮助企业IT部门大幅减少因员工“移动办公”而带来的工作量，专业IT人员不必再通过手动调整，就能让网络适应新的移动设备和应用，员工移动体验不佳的抱怨也能因此而减少。

　　“移动办公”虽然还处于方兴未艾的阶段，但企业办公全面迎接移动化的趋势却早已被业界所看好。即使大多数企业还未从传统办公模式转化为“移动办公”模式，但美国企业对企业级移动应用的接纳度却很高，包括ERP系统在内的一些企业应用早已先行一步移动起来。在美国，不少企业在使用Salesforce提供的自动化、社交化移动CRM系统。近一两年，美国共有超过10万家企业将HR移动应用作为管理者和雇员处理HR业务的平台。人力资源服务公司ADP最近就在北美市场推出了“ADP移动解决方案”，包括人才管理在内的核心HR功能都已被移动应用“染指”。

　　美国政府去年针对有意愿实施BYOD的IT消费项目的政府部门和企业发布了一套指南。 这份由联邦CIO委员会发布的报告介绍了企业管理人员和政府行政官员如何制定和实施相关战略，以允许用户将个人设备携带进IT环境。 联邦CIO委员会在该报告中指出，“BYOD不断增长的趋势表明，作为IT领导者的我们已经改变了使用技术的方式。长期规划满足每项需求的方式早已过时，我们现在必须以快速、可重复、灵活、可共用、安全的方式整合新技术，以满足不断变化的市场和客户需求”。

　　这一报告预示，美国企业的移动办公进程即将拉开真正意义上的序幕。在这份报告中，委员会特别提醒企业，在给予用户更大的灵活性并允许用户远程访问数据的同时，安全问题仍然是最该关注的问题。报告还提出，BYOD项目的实施给各机构带来了无数安全、政策、技术和法律上的挑战，这种挑战不仅针对内部通信，也威胁到了与企业、政府合作伙伴的关系与信任。可见，在企业实现“移动办公”的道路上，还有无数需要信息技术发挥作用的地方。

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