如何高效地搜索文档和信息文
- 来源:微型计算机
- 关键字:IT管理
- 发布时间:2010-06-24 10:28
你知道在工作用的电脑上有多少文档吗（不包括系统文件）？刚才统计了一下，在我的工作笔记本电脑上有85GB的数据，超过18000个文件，除此之外我保存着5年以来14GB的邮件文件，里面有50000个左右的历史邮件。看似海量的数据在存储设备已经白菜价的今天真的不算什么，但如果放大到企业级，将是动辄上千TB的数据量。在这样规模的数据资源里，要想快速找到自己需要的资料是个不小的挑战。能够准确、快速地检索信息成为很多IT管理人员的渴望，也是用户的强烈心声。今天就和大家分享在Windows 7里的强力检索功能：Desktop Search和SearchFederation。
实际案例
IT帮助台的工作人员必须是记忆力超群的超人，因为在WindowsXP时代，作为IT专家的你必须能记得住每个操作系统内部的工具到底在什么位置。某天某个用户让你帮忙更改网络设置，你会言之凿凿地和他讲：“点击开始、控制面板、网络设置……”于是你的用户为了下次不麻烦你，在告示贴上密密麻麻写满“天书”，而作为管理员的你则恨不得每人都在桌头放一本操作宝典，希望每个用户都是IT“专家”而不必每次都重复一样的操作步骤……这一切在Windows 7里彻底改变。
解决方案1
技术的最终目的是解放生产力而不是成为生产力提高的桎梏，在先进的信息技术支撑下，销售人员只需要关心如何把产品卖出，研发人员只需要关注如何把大脑中的创意变成实实在在的产品……从这种意义上讲，任何信息技术手段都应该是拿来就能用的工具，就像是在Desktop Search的帮助下，用户操作Windows 7中的任何功能都不需要记住复杂的路径，用户只需要在搜索栏中输入相关的关键词，就能立即找到，再也不需要去记忆繁琐的操作步骤，而IT支持人员也就大大减少收到有关“功能在哪里”的垂询数量，从而提升效率。
Desktop Search所带来的收益还不止如此，它可以搜索计算机上的任何内容，例如电子邮件、日历约会、照片、文档等等，让用户对计算机进行搜索如同搜索网页一样轻松快捷。具体来说，它的优点在于：
1.可以快速查找信息。帮助用户在数秒钟内，从PC上成千上万的文档和电子邮件中找出需要的信息，从而提高效率。
2.可以从熟悉的界面进行搜索。例如，可以与MicrosoftOffice Outlook等软件无缝协同运作。
3.可以搜索所有常用类型的文件，并可以从200多种常用类型文件（例如，电子邮件、Office文档、图像、音乐、视频、PDF）中搜索结果。
4.从您当前所在位置进行搜索。即允许您从当前所在 PC 位置启动搜索，而无需考虑是否位于Windows桌面、Outlook或Microsoft Internet Explorer。
5.尊重隐私保护。即遵守 Windows 的安全和隐私策略，不会索引敏感数据，例如 Internet 临时文件和缓存。
6.具备分类/过滤功能。通过使用简单的按钮和菜单，即可快速对搜索结果进行分类和完善。
7.可以预览文件。即在每个搜索结果中显示有用的摘要信息，以及简单明了的图释信息（包括阅读窗格或缩略图预览和图标）。
8.建立索引不会影响性能。Windows 7的文件索引是在空闲时间里建立和更新的，因此不会影响用户的办公效率和系统性能。
此外，Desktop Search还支持SCCM进行自动部署，系统管理员也可以通过组策略来管理安装、索引以及搜索的配置。
解决方案2
如果说Desktop Search解决了用户从桌面和其他本机存储位置的信息检索，那么面对爆炸式增长的网络资源和日益被重视的企业内部网站，如果需要将搜索的范围扩大，有没有一种方式可以提供更大范围的统一搜索服务，把检索的触角伸出本机，伸入企业内部网络资源之中呢？很多企业IT管理者在与我交流时提出这样的期望。事实上，这样的功能已经有了，Windows 7开始支持Search Federation远程数据源。这意味着IT管理员甚至可以在OpenSearch的支持下轻松地把企业内部网站的内容加入到用户的桌面搜索范围里，从而把更大范围的知识与检索共享变为可能。
结语
到本期为止，我们的IT管理者秘籍专栏已经安排了四期。通过逐渐对Windows 7操作系统的了解，相信大家已经可以在企业中更高效地处理各种突发的IT问题。当然，短短的四期文章难以尽述所有IT管理者在企业实际环境中可能碰到的问题，并提出完整的解决方案，但是有一点是可以肯定的，通过这一系列的探讨，大家已经对相关的功能有了感性的认识。最后，我给大家揭示一个Windows 7中鲜为人知的功能—“神之模式”，愿大家更顺利地使用Windows 7！
工信部即将圈定三网融合试点的首批10个城市
工业和信息化部副部长苗圩最近表示，三网融合试点城市首批拟圈定10个左右，目前这个名单还没有最后确定。苗圩认为：“三网融合的难点不在技术层面而在体制方面。在不改变大的管理格局的情况下，将选择部分地区先鼓励进行试点，实行双向进入。”据悉，包括重庆在内的多个城市有可能入选首批名单。
三网融合的重点在于广电网。因为电信企业通过几年的重组改制，目前已形成了中国移动、中国联通和中国电信三家龙头企业，拥有雄厚的资金和良好的商业模式，而广电系却难以找到可以媲美的企业。
IBM建立LotusLive实验室 拓展云伙伴项目并加速云协作近日在美国Lotusphere大会上，IBM发布了最新的云协作方案，并推出LotusLive实验室，旨在让用户体验和评估最前沿技术，以此推动云计算在协作服务领域的创新。IBM同时还发布了云计算合作伙伴项目和云邮件协作项目。目前，LotusLive实验室已具备一批涵盖领域广泛的创新成果，包括能够协作完成并分享幻灯片的图库（Slide Library）、能够记录并快速提供会议展示文字与音频材料的协作记录会议服务（Collaborative Recorded Meetings）、以互动可视化方式显示会议日程安排的要务浏览图、借助LotusLive各项技术服务建立LotusLive mashups的组合技术等。
MC观点：与国内云计算多数只是概念不同，国际型企业基于云计算的服务已经越来越深入，而且都是围绕着自己的核心竞争优势进行创新和扩展……结合下面一条消息，国内企业除了倡导概念以外，该如何缩小差距呢？
云计算成为物联网之后最热门话题 国内企业对此并无核心技术优势
日前，某知名大学教授表示：“国内企业在云计算方面并无优势，例如，Google是全球云计算的先锋，百度虽然提出了框计算概念，但事实上的情况却好比Google已经把房子都建好了，百度还没有开始搭。”所谓中国特色的云计算道路，就是一家本身拥有庞大用户群的企业，借助一些云计算的技术或者只是把以前的技术包装一下，达到云计算的效果，然后发展一系列服务，把它作为一个云计算概念来炒作。从用户端来说，中国移动的“大云”系统，联通的“互联云”系统以及电信紧跟着推出的“e云”系统是目前与终端用户比较接近的项目。但来自职能部门的权威人士近日表示，这三家企业目前在这方面的动作也仅仅是顺应概念而已，受3G普及等更迫切的目标所限，不可能投入很多精力，真正大规模投入使用为时尚早。
每月病毒播报
病毒名称：W32.Ramnit
受影响的操作系统：W i n d o w s
95/98/2000/Me/XP/Vista/NT， Windows Server 2003。
病毒分析：这是赛门铁克安全响应中心检测到的一类新蠕虫，能够感染用户计算机系统中的.exe、.dll和.html文件。W32.Ramnit将自身加密后附加到目标文件中。当被感染的文件运行时，该蠕虫会被释放到当前目录并被命名为[InfectedFilename]Srv.exe并执行，同时在%ProgramFiles%目录下增加一个MNetwork目录。受感染后的计算机会试图连接到某指定网站，下载.dll文件注册到系统。该病毒主要通过移动存储介质进行传播。
传播时，它会把自己拷贝到移动存储设备根目录下面的Recycle Bin目录中，同时创建autorun文件以达到自动启动的目的。
Outlook 2010：优化IMAP功能微软Office官方博客近日介绍了Outlook 2010中对IMAP账户进行的改进，IMAP是多种邮箱服务都在使用的一款协议，包括Gmail和AOL。如果邮箱服务支持IMAP，那么就可以通过Outlook访问邮箱。
自动配置：如果Email账户支持IMAP，那么Outlook 2010可自动对其进行配置，用户只需要在Outlook2010中设置邮箱的地址和密码。
Outlook服务器将自动保存已发邮件和删除邮件，你可以在其它计算机或设备上查看这些文件夹。删除功能：在过去版本的Outlook中，已删除的IMAP信息会以下划线标识出来，想要从服务器上彻底删除还需要再进行清除操作。在Outlook 2010中，被删除的信息会移至删除邮件文件夹中，和其它邮箱服务相同。
MC观点：包括Gmail.com、163.com在内的常用邮件服务都已经或者即将支持IMAP(Internet Mail Access Protocol，即交互式邮件存取协议)、我们可以在更多客户端上有效地管理邮箱，而Outlook 2010优化IMAP功能则顺应了潮流。
……
实际案例
IT帮助台的工作人员必须是记忆力超群的超人，因为在WindowsXP时代，作为IT专家的你必须能记得住每个操作系统内部的工具到底在什么位置。某天某个用户让你帮忙更改网络设置，你会言之凿凿地和他讲：“点击开始、控制面板、网络设置……”于是你的用户为了下次不麻烦你，在告示贴上密密麻麻写满“天书”，而作为管理员的你则恨不得每人都在桌头放一本操作宝典，希望每个用户都是IT“专家”而不必每次都重复一样的操作步骤……这一切在Windows 7里彻底改变。
解决方案1
技术的最终目的是解放生产力而不是成为生产力提高的桎梏，在先进的信息技术支撑下，销售人员只需要关心如何把产品卖出，研发人员只需要关注如何把大脑中的创意变成实实在在的产品……从这种意义上讲，任何信息技术手段都应该是拿来就能用的工具，就像是在Desktop Search的帮助下，用户操作Windows 7中的任何功能都不需要记住复杂的路径，用户只需要在搜索栏中输入相关的关键词，就能立即找到，再也不需要去记忆繁琐的操作步骤，而IT支持人员也就大大减少收到有关“功能在哪里”的垂询数量，从而提升效率。
Desktop Search所带来的收益还不止如此，它可以搜索计算机上的任何内容，例如电子邮件、日历约会、照片、文档等等，让用户对计算机进行搜索如同搜索网页一样轻松快捷。具体来说，它的优点在于：
1.可以快速查找信息。帮助用户在数秒钟内，从PC上成千上万的文档和电子邮件中找出需要的信息，从而提高效率。
2.可以从熟悉的界面进行搜索。例如，可以与MicrosoftOffice Outlook等软件无缝协同运作。
3.可以搜索所有常用类型的文件，并可以从200多种常用类型文件（例如，电子邮件、Office文档、图像、音乐、视频、PDF）中搜索结果。
4.从您当前所在位置进行搜索。即允许您从当前所在 PC 位置启动搜索，而无需考虑是否位于Windows桌面、Outlook或Microsoft Internet Explorer。
5.尊重隐私保护。即遵守 Windows 的安全和隐私策略，不会索引敏感数据，例如 Internet 临时文件和缓存。
6.具备分类/过滤功能。通过使用简单的按钮和菜单，即可快速对搜索结果进行分类和完善。
7.可以预览文件。即在每个搜索结果中显示有用的摘要信息，以及简单明了的图释信息（包括阅读窗格或缩略图预览和图标）。
8.建立索引不会影响性能。Windows 7的文件索引是在空闲时间里建立和更新的，因此不会影响用户的办公效率和系统性能。
此外，Desktop Search还支持SCCM进行自动部署，系统管理员也可以通过组策略来管理安装、索引以及搜索的配置。
解决方案2
如果说Desktop Search解决了用户从桌面和其他本机存储位置的信息检索，那么面对爆炸式增长的网络资源和日益被重视的企业内部网站，如果需要将搜索的范围扩大，有没有一种方式可以提供更大范围的统一搜索服务，把检索的触角伸出本机，伸入企业内部网络资源之中呢？很多企业IT管理者在与我交流时提出这样的期望。事实上，这样的功能已经有了，Windows 7开始支持Search Federation远程数据源。这意味着IT管理员甚至可以在OpenSearch的支持下轻松地把企业内部网站的内容加入到用户的桌面搜索范围里，从而把更大范围的知识与检索共享变为可能。
结语
到本期为止，我们的IT管理者秘籍专栏已经安排了四期。通过逐渐对Windows 7操作系统的了解，相信大家已经可以在企业中更高效地处理各种突发的IT问题。当然，短短的四期文章难以尽述所有IT管理者在企业实际环境中可能碰到的问题，并提出完整的解决方案，但是有一点是可以肯定的，通过这一系列的探讨，大家已经对相关的功能有了感性的认识。最后，我给大家揭示一个Windows 7中鲜为人知的功能—“神之模式”，愿大家更顺利地使用Windows 7！
工信部即将圈定三网融合试点的首批10个城市
工业和信息化部副部长苗圩最近表示，三网融合试点城市首批拟圈定10个左右，目前这个名单还没有最后确定。苗圩认为：“三网融合的难点不在技术层面而在体制方面。在不改变大的管理格局的情况下，将选择部分地区先鼓励进行试点，实行双向进入。”据悉，包括重庆在内的多个城市有可能入选首批名单。
三网融合的重点在于广电网。因为电信企业通过几年的重组改制，目前已形成了中国移动、中国联通和中国电信三家龙头企业，拥有雄厚的资金和良好的商业模式，而广电系却难以找到可以媲美的企业。
IBM建立LotusLive实验室 拓展云伙伴项目并加速云协作近日在美国Lotusphere大会上，IBM发布了最新的云协作方案，并推出LotusLive实验室，旨在让用户体验和评估最前沿技术，以此推动云计算在协作服务领域的创新。IBM同时还发布了云计算合作伙伴项目和云邮件协作项目。目前，LotusLive实验室已具备一批涵盖领域广泛的创新成果，包括能够协作完成并分享幻灯片的图库（Slide Library）、能够记录并快速提供会议展示文字与音频材料的协作记录会议服务（Collaborative Recorded Meetings）、以互动可视化方式显示会议日程安排的要务浏览图、借助LotusLive各项技术服务建立LotusLive mashups的组合技术等。
MC观点：与国内云计算多数只是概念不同，国际型企业基于云计算的服务已经越来越深入，而且都是围绕着自己的核心竞争优势进行创新和扩展……结合下面一条消息，国内企业除了倡导概念以外，该如何缩小差距呢？
云计算成为物联网之后最热门话题 国内企业对此并无核心技术优势
日前，某知名大学教授表示：“国内企业在云计算方面并无优势，例如，Google是全球云计算的先锋，百度虽然提出了框计算概念，但事实上的情况却好比Google已经把房子都建好了，百度还没有开始搭。”所谓中国特色的云计算道路，就是一家本身拥有庞大用户群的企业，借助一些云计算的技术或者只是把以前的技术包装一下，达到云计算的效果，然后发展一系列服务，把它作为一个云计算概念来炒作。从用户端来说，中国移动的“大云”系统，联通的“互联云”系统以及电信紧跟着推出的“e云”系统是目前与终端用户比较接近的项目。但来自职能部门的权威人士近日表示，这三家企业目前在这方面的动作也仅仅是顺应概念而已，受3G普及等更迫切的目标所限，不可能投入很多精力，真正大规模投入使用为时尚早。
每月病毒播报
病毒名称：W32.Ramnit
受影响的操作系统：W i n d o w s
95/98/2000/Me/XP/Vista/NT， Windows Server 2003。
病毒分析：这是赛门铁克安全响应中心检测到的一类新蠕虫，能够感染用户计算机系统中的.exe、.dll和.html文件。W32.Ramnit将自身加密后附加到目标文件中。当被感染的文件运行时，该蠕虫会被释放到当前目录并被命名为[InfectedFilename]Srv.exe并执行，同时在%ProgramFiles%目录下增加一个MNetwork目录。受感染后的计算机会试图连接到某指定网站，下载.dll文件注册到系统。该病毒主要通过移动存储介质进行传播。
传播时，它会把自己拷贝到移动存储设备根目录下面的Recycle Bin目录中，同时创建autorun文件以达到自动启动的目的。
Outlook 2010：优化IMAP功能微软Office官方博客近日介绍了Outlook 2010中对IMAP账户进行的改进，IMAP是多种邮箱服务都在使用的一款协议，包括Gmail和AOL。如果邮箱服务支持IMAP，那么就可以通过Outlook访问邮箱。
自动配置：如果Email账户支持IMAP，那么Outlook 2010可自动对其进行配置，用户只需要在Outlook2010中设置邮箱的地址和密码。
Outlook服务器将自动保存已发邮件和删除邮件，你可以在其它计算机或设备上查看这些文件夹。删除功能：在过去版本的Outlook中，已删除的IMAP信息会以下划线标识出来，想要从服务器上彻底删除还需要再进行清除操作。在Outlook 2010中，被删除的信息会移至删除邮件文件夹中，和其它邮箱服务相同。
MC观点：包括Gmail.com、163.com在内的常用邮件服务都已经或者即将支持IMAP(Internet Mail Access Protocol，即交互式邮件存取协议)、我们可以在更多客户端上有效地管理邮箱，而Outlook 2010优化IMAP功能则顺应了潮流。
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