现在的企业在云计算、移动互联的大背景下都面临着无纸化办公的需求，企业不仅希望通过无纸化降低其运营成本，而且希望在整个与文件管理相关的流程中，获得更加安全的信息环境，毕竟有太多的信息都是在网络上流转和交互的。同时，在文件管理的过程中，企业也希望各项工作流程能够被简化，提高办公效率，还能降低这些因文件管理而产生的内部资源的消耗。
除此之外，企业更关心投资回报，企业在文件管理方面投资后，能够带来多少收入？多少利润？能否提高效率？包括能否实现移动办公，能否解决因为移动办公所产生的新的问题。
“我们要拥抱改变和应对挑战。富士施乐希望借助文件管理解决方案和外包服务满足企业内部管理的需求，包括高效、顺畅地沟通，以及实现移动办公和高效的管理流程。”富士施乐（中国）有限公司全球服务部市场及业务发展总监葛清泉在近日举办的媒体沟通会上表示，“我们希望为企业解决有关文件管理的业务流程问题，让企业通过将非核心业务进行外包，减轻负担、提高生产力，更加专注于核心业务，从而实现增长。”
富士施乐新一代打印管理服务可以帮助企业大幅提升文件管理水平，实现文件管理的智能化、集成化和移动化，用户通过评估与优化打印环境、整合管理文印设备并提升整体信息安全性、自动化与简化工作流程的三个阶段改善企业所有与文件相关的工作流程，从而实现更加顺畅、高效的沟通，并获得更多价值。
新一代打印管理服务第一阶段的实施可通过获取总体拥有成本、使用者情况和设备能耗等信息，进行分析并优化企业打印环境，帮助企业降低成本和环境负荷。
“其实，企业对于文印设备的需求一般不会超过三条：第一，需要打印、复印的时候设备永远都是好的；第二，打印、复印出来的内容是他所需要的；第三，输出的质量要好。”葛清泉在媒体沟通会上表示，“对于设备管理者来说要主要考虑四方面：第一，希望使用者的投诉越少越好，最好不要投诉；第二，设备坏了以后能够在最短时间内修复，也就是说设备的完好率最好是100%；第三，成本更低；第四，确保信息安全。”富士施乐要做的就是帮助企业解决上述问题。
移动互联时代越来越多的人关注信息安全问题，信息安全问题中什么最重要？整体风险的管控流程政策是什么？如何去授权？如何加密？“文件那张纸并不重要，重要的是文件上所承载的信息，信息如何被安全地管控，这是非常重要的。”葛清泉表示。
在优化企业打印环境后，新一代打印管理服务可将办公室、文印室、移动办公和云打印等各种环境的文印设备进行整合管理，并提升企业整体信息安全性。企业可利用使用者授权等管理功能对设备进行详细的使用设置，包括设置每位使用者彩色打印量的上限、哪些部门可以打印机密文件、基于个别使用者规则的打印管理、按部门划分打印机成本等。这些打印管理工具可以延续企业原来使用的授权和认证系统，也可应用于非富士施乐的各种品牌文印设备。
经过前两个阶段对打印环境的评估与优化、整合管理所有文印设备并提升信息安全后，新一代打印管理服务可通过分析文件相关的工作流程，帮助企业提高生产力，实现工作流程自动化。
“富士施乐通过提供打印管理服务可为企业节省购买设备的成本，企业只需要根据印量支付打印、复印的费用。我们还可以为企业评估哪些文件是不必打印的，或者可以电子化的，这样就可以降低更多成本。”葛清泉解释道，“富士施乐通过了解企业的工作流程，进行评估、分析后，判断它是否需要纸质输出，从而减少打印量、降低成本，帮助企业实现无纸化。”
除此之外，富士施乐还能够分析出企业具体在哪方面还有欠缺或存在问题。例如：信息安全的现状，所有工作流程的文件管理与企业IT系统整合现状，自动化的情况，是否支持移动办公，以及成本和工作效率的情况等。
根据评估结果，富士施乐会为用户提供全套解决方案，并让用户了解采用方案后能达到什么样的效果。比如：哪一部分的成本还可以进一步降低，原因是什么？整体信息安全性如何提升？能否实现移动办公？整体工作流程如何优化？“采用富士施乐全新解决方案可以大幅提升企业管理效率。”葛清泉表示。
“比如各种财务报销，如果同时报销的人数较多、票据又多，财务人员的工作量会很大。”葛清泉表示，“富士施乐可以帮助企业完成这类耗费人工、高重复率，但人力价值低的工作流程的处理和改善，进而帮助企业释放更多的低价值工作的人力，提高企业生产力，让企业能更专注于核心业务。”
■本报记者 张楠
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