小细节成就大展会

  • 来源:中外会展
  • 关键字:会展业,成功,细节
  • 发布时间:2016-11-04 11:42

  一个展会是由无数个细节环环相扣构成的,每一个细节都会影响到一个展会的品质,成为一个展会能否成功举办的关键点。这些细节涉及到展会的方方面面,包括展会的策划与组织、展会现场的管理、展会的外部接待,以及整体会展环境。

  广交会能每年吸引全球各国的采购商云集于此,“注重细节”是其成功的因素之一。偌大的琶洲展馆,数万个展位,从A、B馆到C馆,每隔几米处就有专门的服务人员,虽然人群熙熙攘攘,但看不到一丝混乱。走进展馆区,“医疗室”、“大会服务中心”、“商品信息查询台”等很多服务性的小区域随处可见,小到买一瓶水、复印,大到租用展位上的装饰品、运输货物,一般客商所需要的服务都能提供。

  香港会展业的硬件在全亚洲不算是最顶级的,包括租金和附近酒店物流等配套设施都有改善的空间,但是香港会展业的很多细节值得其他城市参考和借鉴。

  由香港贸易发展局主办的香港美食博览会,已连续举办27届,是国际食品业界的品牌展会。美食博览会不仅展示林林总总的环球美食,为业界采购提供多元化的选择,还会推出“湾仔饮食文化地图”,免费介绍展馆附近的美食好去处。主办方表示,之所以特别制作出这份“湾仔饮食文化地图”,是希望参展人员在闲时也能好好地感受香港的文化餐饮,对香港的商贸有更感性的认识,因为,一个展览其实需要延伸出很多不同的东西给远道而来的客人,虽然参展是最主要的行程,但是能领略当地的人文与风情也是非常重要的。

  对此,笔者感触颇深。作为一名会展媒体人,笔者有幸参加了很多展会,每到一个城市,每参加一个展会,常常因为一些微乎其微的小细节,而对一座城、一个展会有了不一样的感受与体验。

  因为一个人,爱恨一座城

  当我们到一个城市参加某个展会时,首先感受到的是这个城市的交通。除了四通八达的交通枢纽、便利的交通工具等硬件外,某些细节也能让人感受到不同的城市气息。

  前不久,笔者到成都参加2016第十九届成都国际汽车展览会。一下飞机,的士司机问我去哪儿,听到地名后,司机貌似不想去,犹豫之后,还是让我上了车。等到了目的地,原先在高德地图上查询的车费参考价30元,变成了现实中的150元。虽然心中颇为疑惑,想到出差在外、工作要紧,也就照价付了车资。下了车,酒店门口的服务生主动递给我一张纸条,上面记着刚才那辆出租车的车牌号,并告诉我,如果有疑义,可以拨打成都出租车投诉专线电话。回到房间后,我抱着试试看的心态,向有关部门反映了这个情况。没想到,很快有了反馈,成都出租车管理部门特意打来电话道歉,并退还相应款项,还做出责令司机停运一天的处罚。

  本来,司机的宰客行为让我心里颇为不爽,对成都的印象也大打折扣。但是,酒店服务生的一张小小的纸条,让整件事情逆转。且不说展会本身取得的优异成绩,就因为这个小小的细节,让我爱上了这座城市,对此次参展也有了不一样的体验。

  接着,我又去了东部沿海的某座城市参加当地的一个展会。下了高铁,走到出租车候车区域,按照规定,由车站工作人员统一安排乘车。我注意到,工作人员没有安排离我最近的一辆出租车,很明显那是一辆普通出租车,而是隔着几辆出租车,让我拖着沉重的行李箱,乘坐一辆黑色雪铁龙出租车。遵从安排,我坐了上去,到了目的地,车费比高德地图上的参考价超出50%。原因很简单,高德地图参考的是普通车型出租车的价格,而我被安排的是豪华车型出租车。只因工作人员这个自以为聪明的小动作,让这座城市在我的心里留下了一丝小小的阴影。

  展会接待的两个小细节

  展会期间,八方来客聚集到一个城市,这其中,有一部分人的行程是由主办方负责接待的。除了日常的房间预订、车辆安排等工作外,还有哪些需要注意的细节呢?笔者朋友的两次参展经历,或许可以给我们一些启示。

  9月5日,受主办方邀请,朋友来到青岛参加2016年第十五届青岛国际汽车工业秋季展览会。这已经不是他第一次来青岛参加这个展会了,每年两次的青岛车展,是国内外汽车巨头开拓山东乃至华东市场的战略阵地,朋友感受着这个展会一年一台阶、年年有创新,感受着它的各项数据不断创新高、品牌效应和影响力不断升级。只是每次都是来之匆匆、去之匆匆,对青岛这座城市几乎没有留下什么特别印象。

  但这一次不同,这一次主办方安排的酒店没有像前几次那样在展馆附近,而是在据展馆差不多40分钟车程的海边,从酒店走到海边也就三分钟。清晨,趁着去展馆的大巴车没来之前,朋友信步来到海边,才发现青岛的海多么地与众不同。站在海边的木质栈道上,凭栏远眺,眼前的海水温柔地轻漾着,随着波纹一波波、一圈圈地向远处延伸,仿佛所有的忧愁、烦恼、困惑、不安也都跟着海水一起远去了、消失了,内心一片宁静!那些沿着栈道慢跑的、在岸边绿植隔离带锻炼的,还有散步、遛狗的青岛市民,伴着低回的潮声、映着五彩的朝霞,构成了一副青岛版的清明上河图,如梦如幻,令人流年忘返。

  从酒店去展馆的路上,朋友再次领略到青岛的美,街道干净整洁,道路两旁绿树阴阴,远处现代感十足的高楼林立,与湛蓝的天空交相辉映,美不胜收。前几次,主办方从方便嘉宾参展考虑,尽量安排离展馆近的酒店;这次因为展馆附近酒店爆满,只好安排到离展馆较远的海边。殊不知这次无奈的意外,却让一车的人尽情领略了青岛的魅力,40分钟的车程,让大家深深喜欢上了这座城,等到了展馆,自然对这个展会也刮目相看。

  可见,酒店安排不一定非得离展馆近,一定时间的车程,让大家一路感受该展会城市的特色,会反过来促进嘉宾对展会的全新体验,这也是会展业带动城市经济发展的重要体现。

  但是,车程路线一定要安排好!笔者这位朋友提到他到另一个城市的参展经历,这次主办方安排的酒店距离展馆需要30分钟的车程。但是,在行程路线安排上,主办方没有考虑到利用这30分钟的时间展示这座城市,而是只考虑到尽快到达展馆,使得这座具有三千多年历史的中原古城,完全淹没在一堆钢筋水泥之中,等到大巴车驶上高架桥,远远看见展馆时,只见一个突兀的怪形大物出现在眼前,毫无亲和感,只想逃离。一车人还没参展,就已经对这个城市的会展印象分大大减低。

  一个展会的成功举办,是无数个细节的完美体现。与展会的策划、组织、运营、管理等大手笔相比,笔者提到的都是些微乎其微的小细节,但正是这些微乎其微的小细节,让一个个展会一步步做大、做强。

  ◎本刊记者/韩莉

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