开放式办公:善用“图书馆规则”

  • 来源:中欧商业评论
  • 关键字:开放式办公,图书馆规则
  • 发布时间:2018-10-08 15:00

  最近,不少创始人都吐槽了开放式办公环境的可利用性。他们也许是对的。为有效利用开放式办公环境,我们曾对比了开放式办公环境的优劣。

  一切出于成本导向

  首先,一个吸引人的开放式办公环境一般具备以下几个特点:

  节约成本为每个人建立单独的私人空间是很昂贵的。是的,你可能会争辩说,如果开放的空间导致员工无法正常工作,那带来的成本更高。这是一种抽象的经济影响,对此我不予争论,但办公用地账单的影响是非常直接的。

  更加灵活 公司可能会发展壮大。你今天有20名员工,但明天可能有40、60或80名员工,很难预测你将来需要多大的办公空间。如果你无法为每个人提供足够的独立办公室,那么有些人会不满甚至离开;但如果你提供太多独立办公室,则会浪费很多空间。相比之下,开放的空间无疑能保持灵活性,灵活的空间可以让人感到舒适——特别是如果你签了一个5年的租约。

  空间更少 你可以把很多人安排在5000平方英尺的开放空间;也可以让少数员工挤在很小的地方。这些是符合实际需求,并且是可行的。但是,如果每个人都需要独立办公室,你将需要更多的空间,这意味着更多的租金。一句话,太贵了!

  所以,不难理解为什么开放的办公环境具有实际意义和经济价值。实际上,开放的空间也更容易清洁和维护。和不少创始人一样,我并不认为开放式办公环境有利于更好的合作。这只是掩盖真正原因(节约成本)的面具。采用开放式办公环境成本更低。

  鉴于以上所述,如果你真的打算采用开放式办公环境,怎么做才能使其有效?

  图书馆规则

  走进世界上任何一家图书馆,你都会发现一些相同的事。第一,通常都是开放的空间,有大量的书桌分布在各处——类似于一个开放式办公环境。第二,图书馆都很安静。开放式办公环境在布局设计和行为约束方面与图书馆相一致。因此,我们内部将此称为“图书馆规则”。

  尽管应用情景不同,但设计理念却是相同的。在我们看来,这是一种业务模式,也是一种办公模式。我们可以利用图书馆规则来规范自己的工作方式。

  首先,请拥抱图书馆规则。你越是把办公室视为图书馆而不是吵闹的厨房,开放式办公环境越有效。采用开放式办公环境是一种文化决策。所谓“图书馆规则”是指不大声喧哗,小声低语,轻手轻脚,尽量不去分散其他人的注意力。如果你确实需要按正常音量和其他人说话,那就选个独立的房间吧。

  其次,采用开放式办公环境的另一个关键点是布置几个独立的私人空间。可以让一些需要面对面讨论事情的人走进去,正常沟通,大声说出自己的想法,而不用担心会打扰到外面的人。我们称这些私人空间为“团队工作室”。

  顺便说一下,干扰并不仅仅指实体干扰,还意味着越来越多的虚拟干扰。实时聊天室/通道基本上都是开放空间,有很多不利影响。因此,即使你有幸可以远程工作,或者公司为每个人都提供了私人办公室,如果整天都被迫参与各种实时沟通,你也难以在开放式办公环境下正常工作。

  开放是一种选择

  开放的办公环境是一种选择,需要一种尊重和安静的文化承诺。幸运的是,每个人都知道如何做到这一点,因为每个人都知道在图书馆的行为规则。除此之外,还需要资本投入和经过深思熟虑的办公设计选择。即使每个人都很安静,在“回音室”里扔一堆办公桌并不足以完成工作。如果想保持安静,就必须考虑你在设计什么。每一个决定都会产生这样或那样的影响。

  庆幸的是,这都是可选的!在设计开放式办公环境(和文化)时,我们竭力让每个人每天都能够在安静的空间专注于自己的工作。但即便如此,也还不够好,这也是为什么我们并没有要求每个人都必须呆在办公室。在Basecamp,我们有54个员工,多数都是远程办公,即使是芝加哥的14个员工大多数时间也是在家办公。无论哪天,当你走进办公室,如果幸运的话,你可以看到3~5个员工。是的,大部分时间办公室都处于空置状态,这是一种巨大的浪费。所以,选择开放式办公环境也是我们权衡后的一种选择。

  文/贾森·弗里德(Jason Fried) 译/王玉洁

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