建设工程项目合同管理路线图

　　合同管理是工程项目管理的核心，工程建设活动正是通过合同这一纽带结成了项目各方之间的供需关系、经济关系和工作关系。项目质量、投资、进度等目标的管控，也都是以合同为依据确立的，做好合同管理是项目得以顺利实施的依托和保障，并对保护各方合法权益、维护社会经济秩序发挥重要作用。本文根据招标采购、合同策划、合同签订、合同履行等多个阶段的任务要求，梳理总结合同管理的实用策略和方法，为承包商、建设单位等项目相关各方做好合同管理工作提供参考借鉴。

　　招标采购和合同策划阶段

　　开展建设工程项目采购招标的总体策划

　　工程采购招标总体策划应明确工程项目的目标是什么，回答好实现项目目标需要做什么、何时做、如何做的问题。

　　建设单位首先应根据项目目标，对整个项目的采购工作作出总体策划，明确项目需要采购的工程、服务和物资，应用目标分解、工作分解结构等方法制订总体采购计划和采购清单；进行采购标包的划分，考虑工程标段划分、物资采购批次；拟订采购计划安排。

　　在进行工程采购招标策划时，建设单位应以工程项目投资计划中的重要控制日期为关键节点，采用横道图、网络图等方法统筹各项采购任务和时间上的相互衔接，确定好采购勘察设计服务、施工承包、材料设备的内容和数量，各项采购的顺序和分阶段步骤，做好标包及合同段的合理划分并确定采用何种采购和招标方式。

　　根据标准文本编制招标文件和合同条件

　　我国工程建设领域推行招标合同示范文本制度，在项目采购招标和缔约过程中，招标人应考虑选用适合项目需要的标准招标文件及合同示范文本。通过参考选用标准招标文件和合同示范文本，可以实现：帮助当事人了解并遵守法律法规，确保工程招标和合同文件中的各项内容符合法规的要求；帮助当事人拟订招标和合同文件条款，保证内容的完整性和准确性，防止显失公平的条款，保证交易安全；降低交易成本，提高交易效率，降低合同条款协商和谈判工作的复杂性；有利于当事人履行合同的规范、顺畅；有利于审计机构、行政管理部门对合同的审计监督；有助于裁判纠纷，维护当事人的合法权益。

　　细化项目参建各方的合同界面管理

　　工程建设项目是由多方参与的系统工程，应通过合同管理协调安排好参建各方之间的界面关系。

　　建设项目管理机构应有专门的合同界面协调人参与编制或审查招投标文件和合同文件，确认各相关方的合同界面关系，如土建合同和安装合同之间、安装合同和设备供应合同之间的责任界面和接口对接；综合采用文字说明、清单列举、图纸标注等方法，使参建各方责任明确、边界划分清楚、衔接严整，做到工作既不遗漏又不重复，各方均有合同依据，避免互相推诿工作内容和责任；还应做到不同界面之间信息开放、透明，信息传递顺畅、高效，参建各方能根据合同项目实施进展情况相互检查、及时通报、确认更新，并通过合同界面管理超前协调好各方工作。

　　合同签订阶段

　　合同订立前组织做好合同评审工作

　　在合同订立前，参建各方应组织管理、经济、技术和法律方面的专业人员进行合同评审，合同评审主要包括下列内容。

　　（1）合法性、合规性评审。保证合同条款不违反法律、行政法规、地方性法规的强制性规定，不违反国家标准、行业标准、地方标准的强制性条文。

　　（2）合理性、可行性评审。保证合同权利和义务公平、合理，不存在对合同条款的重大误解，不存在合同履行障碍。

　　（3）合同严密性、完整性评审。保证与合同履行紧密关联的合同条件、标准、资料、外部环境条件、自身履约能力等满足要求。

　　（4）与产品或过程有关要求的评审。保证合同内容没有缺项漏项、文字歧义、数据不全、条款冲突等，组成文件之间没有矛盾。

　　（5）合同风险评估。保证合同履行过程中可能出现的经营风险、法律风险处于可接受的水平。

　　合同评审中发现的问题，合同当事方可以书面形式提出并对问题予以澄清或调整，还可根据需要通过协商，补充修改或另行约定合同条款和内容。

　　制订完善合同管理制度和实施计划

　　参建各方应加强合同管理体系和制度建设，做好合同管理机构设置和合同归口管理工作，配备合同管理人员，制定并有效执行管理制度，如合同目标管理制度、合同评审会签制度、合同交底制度、合同报告制度、合同文件资料归档保管制度、合同管理评估和绩效考核制度。

　　合同实施计划是保证合同履行的重要手段，参建各方应根据合同编制合同实施计划。合同实施计划应包括合同实施总体安排、合同分解与管理策划、合同实施保证体系的建立。其中，合同实施保证体系应与其他管理体系协调一致。另外，还应建立合同文件沟通方式、编码系统和文档系统等。

　　合同履行阶段

　　合同履行前落实细化合同交底工作

　　在合同履行前，需了解掌握合同条款内容，仔细研读合同，进行总体和专题性分析。相关部门和合同谈判人员应对项目管理机构进行合同交底，包括合同的主要内容、合同订立过程中的特殊问题或不明确的问题、合同实施计划及责任分配、合同的主要风险等。

　　通过合同交底，应对合同的主要内容及存在的风险作出解释和说明，使相关人员熟悉合同内容、各种规定及要求、管理程序，了解自己的责任、工作范围，确保在执行合同时不出或少出偏差。合同交底可用书面、电子数据、视听资料和口头的形式实施。

　　及时进行合同跟踪、诊断和纠偏

　　参建各方应采用PDCA（Plan——计划、Do——执行、Check——检查、Act——处理）循环方法定期进行合同跟踪、诊断和纠偏，开展如下工作：对合同实施信息进行收集、分类处理，将合同实施情况与实施计划进行对比分析，查找偏差；定期对合同实施中的偏差进行分析，包括原因分析、责任分析及实施趋势预测，通报合同实施情况及存在的问题；根据合同实施偏差结果制订合同纠偏措施或方案，并与其他相关方沟通协调配合；采用闭环管理的方法对偏差、问题及其纠偏、改进实施情况进行持续跟踪。

　　参建各方应严格执行合同管理工作程序和报告、文档制度，在收到合同相对方的信函、文书、会议纪要等文件后，应及时回复并存档；对合同履行中出现的问题应及时、详细地加以记录，并根据实际情况制定切实可行且有效的处理措施和应对策略。对合同履行过程中出现的问题和需要商定的事项，参建各方应及时组织商谈，对商谈结果给予有效记录，并落实跟踪商定的事项。

　　灵活规范处理合同变更问题

　　随着项目的逐步实施，难免会有预料不到的新情况和新问题，可能发生合同变更，参建各方需提前预判、灵活处理。合同变更管理包括变更依据、变更范围、变更程序、变更措施的制定和实施，以及对变更的检查和信息反馈工作。参建各方应按规定实施合同变更的管理工作，将变更文件和要求传递至相关人员。

　　实施合同变更应做到：变更的内容应符合合同约定或者法律法规规定，变更超过原设计标准或者批准规模时，应由当事方按照规定程序办理变更审批手续；变更或变更异议的提出，应符合合同约定或者法律法规规定的程序和期限；变更应经当事方或其授权人员签字或盖章后实施；变更对合同价格及工期有影响时，相应调整合同价格和工期。

　　开发和应用信息化合同管理系统

　　参建各方应建立线上合同管理系统，通过数据库技术，实现结构化的合同数据和文件管理，方便管理人员对合同进行归类、统计、跟踪等工作；可采用移动终端、计算机终端、物联网技术或其他技术对合同实施过程中的数据进行及时、准确地采集，形成相关电子报表和图表，获得合同实施动态信息，并预测趋势辅助决策；可通过权限设置和任务分配，实现参与人员串行审批或并行审批，实现无纸化办公、多人协调办公；可提供合同数据库，如合同范本、法律法规、物价、财务、税务、保险等内容，以方便查阅；可根据合同约定做好数字化成果交付。

　　正确处理合同履行中的索赔和争议

　　参建各方对合同履行过程中出现合同相对方的违约情况或违反合同的干扰事件，应及时查明原因，通过取证，按照合同的规定及时、合理、准确地向合同相对方提出索赔报告；当接到合同相对方索赔后，应严格审核合同相对方提出的索赔要求，分析索赔成立条件和理赔依据并及时处理。

　　索赔证据包括当事人陈述、书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见、勘验笔录等形式。在合同约定或者法律规定的期限内提出索赔文件、完成审查或者签认索赔文件，是索赔得以确认的重要保证。业内有口诀：“索赔证据有很多，招标合同及附件，施组（施工组织设计）图纸和规范，变更签证往来函，会议纪要双方签，水电气候看日期，同期记录准备好，日志照片和发票，造价文件要记牢。”

　　合同冲突管理应以预防为主，提倡工作协调“多走一步、多做一些、主动一些、抓紧一些”，减少矛盾和争议的发生。在编制合同时，参建各方应最大限度地完善合同条款，避免因合同约定不明而导致纠纷；遇到有可能引起纠纷的问题，应及时做好书面记录，保存好相关资料，使争议事项有据可查。对于合同履行过程中出现的纠纷，参建各方可采取组织召开协调讨论会、加强各方沟通等措施，原则性和灵活性相结合，友好协商及时解决争端，避免纠纷扩大积重难返。

　　贯彻绿色低碳的原则和理念

　　在合同中应全面体现绿色低碳的原则和理念，明确绿色建造目标、绿色设计指标和技术要求，优化绿色设计方案；明确绿色施工要求，实施绿色施工技术路径与措施；明确绿色建材的选用和使用率要求，广泛使用绿色低碳建材；明确资源节约要求，促进资源回收与循环利用；明确节能降耗要求，优化用能结构、实施能耗限额管理。在合同实施过程中，参建各方还要做好绿色低碳的效果评估和改进工作。

　　倡导构建参建各方合作共赢机制

　　参建各方应在尊重并关照彼此需求、期望和利益的基础上整合确立项目共同目标，践行“干好项目，共同受益”的理念；通过参建各方积极合作与协调，发挥各方的资源优势，减少各种内耗与浪费，提高项目效率；借助各方核心能力的发挥，创造新机会，扩大收益，提升项目效益。鼓励倡导“透明的文化”，即参建伙伴间保持透明，欢迎相互检查、相互提醒，绝不允许隐瞒任何质量问题；一旦发现问题，应准确定性、快速处理、及时反馈，形成“让我们一起努力、一起分享”的项目文化。建立参建各方责任上分、目标上合的目标激励机制；合同上分、利益上合的利益驱动机制；岗位上分、思想上合的协调机制。

　　开展合同管理评价与经验教训总结

　　合同终止前，项目管理机构应进行项目合同管理评价，总结合同订立和执行过程中的经验和教训，提出总结报告。应根据合同总结报告确定项目合同管理改进需求，制定改进措施，进一步完善合同管理制度，并按照规定保存合同总结报告。合同总结报告的重点内容是相关经验和教训总结，应通过总结使成功的经验能够在后续项目中得以分享借鉴，同时杜绝失败的教训再次发生，避免重复交学费。

　　结语

　　合同是规范建设工程活动相关当事人交易行为的重要依托，是检验、评价合同各方全面履行权利与义务、承担相应责任的依据，保障了工程建设项目的有序推进。工程质量、进度、费用、安全、环境等诸多目标的管控均落在合同管理之中，在工程建设过程中做好合同管理工作，有利于工程目标的顺利实现。本文从多个方面梳理总结工程合同管理的策略与方法，无论采取什么样的策略，都要以信取胜，实现“接一项工程、交一方朋友、拓一方市场、增一分信誉”。