现实中，很多用户缺乏时间、人力、经验、工具，无法很好地管理文印输出。如果用户能够亲自管理内部的打印机、复合机和传真机，就可节省10％到30％的打印成本。IDC的调查发现，受访者在部署文印管理服务之后，平均可以比部署前节约29％的成本。具体来说，规模较小的公司节约的比例（26％）比大公司（31％）要小一些。当用户的工作内容包括处理纸张密集型工作流时，节省成本效果会更加明显。
企业内部除了对降低成本有着迫切的需求，对安全性的需求也很强烈。无法妥善管理的文印环境在安全方面存在风险。尤其是在提高工作效率和降低成本的双重压力之下，保障企业内部的文印安全显得更加重要。
“企业需要利用一切可以获得的优势来保持竞争力，并不断发展壮大。” 惠普公司全球高级副总裁、打印与信息产品集团（PPS）中国区总裁仪晓辉在近日举行的惠普全球之旅活动上表示，“惠普新推出的解决方案能够提高效率和生产力，并显著节约总体成本。”
文印安全更有保障
惠普推出的全新文印管理解决方案可以加强用户的安全性并降低成本，提高文印生产效率。在惠普访问控制文印管理解决方案的帮助下，用户可以在企业内部拥有文档身份认证、授权、作业统计、审计以及安全的跟踪打印等能力。惠普访问控制文印管理解决方案的模块化设计，能够与其他设备整合。
在安全性方面，惠普文印管理解决方案允许用户通过网络将打印作业发送到支持解决方案的任何惠普设备上，其独特的漫游打印几乎杜绝了无人认领打印件的问题，提高了员工的工作效率。除此之外，惠普文印管理解决方案能够与用户现有的网络证书（例如 LDAP、Active Directory）相集成，实现身份验证功能，保护网络打印设备的安全。为了加强安全性，惠普文印管理解决方案还支持在输出设备上进行打印、复印、发送电子邮件或扫描前验证用户身份（密码或者感应卡）。
大幅降低使用成本
在成本方面，惠普文印管理解决方案能够跟踪用户的设备和耗材的使用情况，并据此信息提供详细报告，帮助用户在内部分摊文印成本，激励员工减少打印行为。用户还可以对输出进行管理并自定义文印规则，达到削减成本的目的。比如管理员可以只为某些高级别的员工设置打印彩色和单面纸张的权限，而一般的员工只能打印黑白双面的文档。值得一提的是，惠普文印管理解决方案可以智能地将文印任务分散到多台输出设备上，均衡负载以延长输出设备的使用寿命。
“实施文印管理解决方案仅仅是个开始，文印管理解决方案为企业减少浪费、增加新的业务能力并简化工作流程打下了基础。”默克集团（Merck & Co）全球客户服务提供部总监Drew Pawlak表示。默克集团在采用了惠普文印管理解决方案之后，通过合并减少了80％的输出设备数量，从而减少设备的占地面积和成本，同时促进了节能环保；打印输出减少了40％；近30％的文档采用了双面打印，每月减少了数百万页的纸张消耗。
本报记者 张楠
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