扬州电视台办公自动化系统设计

　　【摘要】办公自动化系统可以大幅提高扬州电视台内部信息共享、人员协作与业务监控的效率，是扬州电视台信息化建设的核心部分。对个人进行办公管理、公告管理、文档管理、常用工具管理和系统维护管理，以达到对扬州电视台日常办公的全面管理的目的，提高企业的管理水平、提升办公效率，全面提升办公效率。

　　【关键词】扬州电视台办公自动化OA

　　一.办公自动化系统研究背景及意义

　　OA办公自动化系统是以计算机网络为平台，在这个平台上实现人和人之间，业务与业务之间的信息的传达以及充分共享，可以节省大量的人力物力，提高工作效率，促进生产力的提高。信息技术自动化发展至今已有近二十年的历史，最初是在二十世纪80年代前后在我国提出的。近年来，办公自动化的产品不断地被开发出来，产品功能也越来越丰富、同时产品也越来越人性化，便于使用，这和信息自动化技术的快速发展是分不开的。

　　计算机被引入到办公领域中来给予职场人员带来了极大的方便，对于扬州电视台，有针对性地设计出一套办公自动化系统可以让员工从琐碎的事务性工作中解脱出来，节省出更多的精力做更重要的事情，从而减轻了员工的工作量，最终提高了扬州电视台的工作效率和核心竞争力。办公自动化系统可以让企业内部更加详细的明确分工，使得各个员工之间能够更好的团结协作，领导们可以更加全面的掌握全局，及时掌握企业当前的各种情况，为企业更好的发展打下基础。总而言之，办公自动化系统对于扬州电视台来说已经是势在必行，可以说对扬州电视台今后的发展能够起着重要的作用。

　　由于缺乏企业各部门之间的信息传递和工作流程，传统的办公模式无法实现信息共享和信息集成，使其难以实现各部门之间配合容易出现差错，影响日常的把弄效率。差错具体有一下几点：

　　（1）在人工来传递部门间的信息和事务交接的时候，极有可能犯错；

　　（2）部门之间以及上下级的员工之间很难做到及时沟通，不能实现协同工作；

　　（3）不能做到对于工作流程的及时的记录，使得对于工作流程的监控和评估产生困难。

　　对于现在需要高效的现代化办公模式，是肯定不能够有大量的人工过程加在里面的，不符合现代化的工作效率。

　　由于传统办公模式效率低下的软肋，在信息技术发展和应用发展的情况下，办公自动化的办公模式已经大行其道，成为各个企业办公模式的首选改革方向。

　　办公自动化系统的优点有：

　　（1）通畅的沟通信息

　　排除各个方面的原因造成的通讯不畅来带来的对企业发展的阻碍，建立内部的通讯以及信息传播和交流的平台，使得沟通与接触更加的多元化，简化了手续，缩短了时间。使得企业上下级之间的沟通比以往更加容易，使各个部门间更容易团结协作。

　　（2）提高的工作效率

　　可以让由于部门以及员工之间的沟通问题所产生的工作上的失误尽可能地减少，对于职责划分不到位、消极对待工作等现象可以尽量避免。最终让整个企业同心协力，极大提升企业的战斗力。还加强了领导对事务、工作进度的实时掌控能力，加强了工作的监督与管理。

　　（3）有序的信息管理

　　使得企业内文件信息能够统一的管理起来，方便查找。最大限度改变因人事变动导致经验流失等问题，通过信息管理，有效整理和积累各种资源，随时供人调用。

　　（4）增强的员工热情

　　与促进企业管理降低企业成本同时带来的是，信息的公开透明话会增强全体员工的参与意识，提高他们掌握和运用先进技术的热情，提高员工自身素质，使企业面貌焕然一新。

　　作为一种新型的办公方式，办公自动化是以计算机网络为平台、计算机软件为操作方式的。随着信息技术地不断发展，办公自动化在机关企事业企业里发挥的先进作用越来越明显。在网络平台上，员工们可以在任意时间空间里协作工作。通过办公自动化软件更快地传递办公信息，提升企业的工作效率已及管理水平。

　　二.系统的总体需求

　　当今社会，计算机网络技术应用越来越热，办公自动化被越来越多的人所关注。越来越多的国内各大企事业企业正在把实现办公自动化作为努力方向，这将为这些单位节省大量的人力成本，同时也能省下大量的办公经费。

　　扬州电视台希望建成自己的办公自动化系统来加强员工间的信息交流，以用来提高整体的工作效率；还希望能为领导提供便利，方便领导对总台的情况进行及时的了解并提供决策支持；还能提供工作记录备查。

　　系统总体结构图如图1所示：

　　该办公自动化系统是针对扬州电视台的实际情况进行开发的，系统通过用户登录来进入操作界面。系统又包括用户管理、部门管理、员工管理、月度考核、质控管理、员工文档管理、内部信息管理、总台内部公告等几大模块。其中用户管理又分为用户注册和用户登录；部门管理用来进行部门信息的浏览、添加、删除及修改；员工管理用来进行员工信息的浏览、添加、删除及修改；员工文档管理用来进行员工文档的添加、上载及下载；内部邮件管理用来进行内部邮件的查看、发送、接收及删除。

　　三.系统模块设计

　　（1）登陆模块

　　系统的用户权限有三种：超级系统管理员、普通系统管理员以及普通用户。用户在登陆界面输入账号密码进行登陆，系统根据用户输入的账号密码对用户进行分析，如合法，则用户登陆成功进入主界面。用户还可以注销登陆重新进入登陆界面来选择是否填写账号密码再次进行登陆或者离开。

　　（2）部门管理模块

　　部门管理模块为所有用户提供总台各个部门的查询，但只有系统管理员可以对其进行管理，包括添加、修改和删除部门的操作。

　　（3）员工管理模块

　　员工管理模块为用户提供了员工信息查看及管理的功能，系统管理员可以添加、修改以及删除员工信息，而普通用户只可以查看员工信息。

　　（4）月度考核模块

　　月度考核模块为用户提供了填写及查看月度考核信息的功能，普通员工可以填写、修改个人月度考核信息，而管理员可以查看到所有用户的信息

　　（5）质控管理模块

　　质控管理模块为用户提供了每日质控管理报表的填写及查看功能，系统管理员可以查看所有质控报表，而普通用户只可以填写自己部门当日的质控报表。

　　（6）文档管理模块

　　文档管理模块为用户提供了检索、上传、下载以及查看文档的功能，在用户登录后系统会对用户身份进行验证，用户只可以修改和删除自己上传的文档，对于其它用户上传的文档只能浏览和下载。

　　（7）内部邮件管理模块

　　内部邮件管理模块为用户间提供了相互沟通的渠道，用户在登录帐号后可以查看之前接收和发送过的邮件并可以将不需要的邮件删除，用户还可以在查看后回复所接收到的邮件。

　　（8）内部公告管理模块

　　内部公告管理模块是总台向全体员工公布总台的最新通知及决定的模块，所有用户在登录以后都可以查看公告，系统管理员则有权限可以发布新公告以及修改、删除已有的公告。

　　四.办公自动化系统关系型数据库的实现

　　MicrosoftSQLServer2000是一个高性能的客户端/服务器结构的关系数据库管理系统（RDBMS），它运行在MicrosoftWindowsNT4或MicrosoftWindows2000Server上—基于使用Intel处理器的网络，也能够为其他的Microsoft操作系统提供很多客户端工具和网络接口，由于SQLServer的开放结构，其他系统也能和它交互操作，使用它可以完成事务处理、存储和分析数据以及创建新的应用程序，其中SQLServer的RDBMS负责维护数据库中数据之间的关系，确保正确的存储数据和不违反定义数据之间的规则，而且在系统发生错误时将所有数据恢复到某个已知的、具备一致性的检查点上。

　　针对一般办公自动化系统的需求通过对办公工作过程的内容和数据流程分析，设计如下面所示的数据项和数据结构。

　　1.部门信息：包括的数据项有：部门编号、部门名称、部门描述、部门电话、上级部门名称、备注等。

　　2.文档信息：包括的数据项有：文档编号、文档描述、文档内容、创建日期、更新日期、最后浏览日期、最后浏览人、浏览次数、作者、来源、用户编号、备注等。

　　3.员工信息：包括的数据项有：自动编号、员工姓名、员工编号、性别、民族、出生年月、政治面貌、文化程度、婚姻状况、家庭住址、身份证号、电话、雇佣日期、职位、职工状态、银行名称、银行卡号、填表用户、填表日期、部门编号。

　　4.短信信息：包括的数据项有：短信编号、短信发送者、短信接收者、发送日期、短信内容、是否已读、是否已发送。

　　5.用户信息：包括的数据项有：用户编号、用户名、用户真实、密码、家庭住址、联系电话、电子邮箱、用户权限。

　　6.员工编号：包括的数据项有员工编号和员工姓名。

　　根据上面的设计规划出的实体有：部门信息实体、文档信息实体、员工信息实体、论坛信息实体、短信信息实体、新闻信息实体和登录信息实体。创建如下表结构和存储过程。

　　表和表的关系图如图2所示：

　　五.总结与展望

　　本系统采用三层结构模式（Model-（数据模型层）、DAL-DataAccessLayer（数据访问层）、BLL-BusinessLogicLayer（业务逻辑层）），系统开发采用微软目前最成熟先进的.net技术，数据库采用微软的SQLSERVER2000既保证当前系统的高可靠运行，又使系统能够适应未来技术的发展，满足业务不断变化的需要。

　　本系统的特点是采用B/S，客户端通过IE浏览器访问，功能设计直观，操作简便，复杂的功能模块内即有使用说明，用户使用基本无需培训。

　　本系统的实现实际意义在于提高了扬州电视台管理工作的效率，减少了工作的失误率。由于本系统在应运方面现在还存在一定的领域局限性，但是通过在一定领域内的实际运行的经验的积累，可以总结出一定的规律而使其在经过修改之后可以运行在别的商业领域。值得一提的是本系统现在已经投入使用开始正常工作了。

　　对于该系统将来的发展，在技术方面要实现更加的集成化、多媒体化与智能化。为了有效地进行决策、合作和及时实现信息共享，提高办公效率，在最大程度上发挥办公自动化系统的作用，使资源共享更便利，利用方式更自由，办公自动化势必向集成化、多媒体化和智能化方面发展。在功能方面我们要更加增加完善其功能，希望能与我台的文稿系统以及新闻采编系统能够融合在一起，使得公文以及业务实现在统一的平台上运作，从而提高我台整体的办公效率。在性能方面，还要对系统进行优化，在今后的开发工作中系统的性能结合新技术的使用不仅可以使系统具有时代性也可以提高系统的运行效率，在计算机世界中还有很多方面值得我们深入研究，希望今后可以有所突破。

　　任晨