入职管理中的风险控制

　　俗话说，病从口入。同理，很多“劳动纠纷”的病也往往是由于在办理入职手续这个“入口”时因忽视风险范防措施，管理不规范而埋下了隐患。正所谓“先讲断、后不乱”，如果企业能尽量将其已有的规章制度在员工入职时讲清楚，之后的管理就会轻松很多。如果在员工入职之后，HR再根据需要与其签订各种各样的契约、规定，此时，由于劳动关系已既成事实，员工一旦提出异议、拒绝签收或签订，就会给工作带来麻烦，到那时再举起解除劳动关系这把“尚方宝剑”，就会很被动了。

　　设定录用条件

　　招聘启事的录用条件中，用人单位会设定一些任职资格方面的要求。然而，任职资格设定的合理性和合法性会对试用期劳动合同的处理产生很大影响。涉及录用条件的规定主要有：《劳动合同法》第三十九条“在试用期间被证明不符合录用条件的”可以解除劳动合同；第二十六条“以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的”为无效合同。要证明新聘员工是否符合录用条件，或者在录用时其是否采取欺诈手段或采用虚假证明材料骗取聘用，招聘启事就是具有法律拘束力的文件材料。因而，保管好每一份招聘启事，对于防范纠纷来说非常必要。

　　“录用条件”对企业在试用期解约员工具有重要意义，如果对它没有进行设定或设定有瑕疵，势必导致“不符合录用条件”的试用期解约条款难以适用，加大解约难度，浪费用工成本。在设计“录用条件”时，企业需特别注意以下两点：

　　1.录用条件应合理、明确，对具体的学科专业、技术等级、学历水平、资格资质等也应有明确要求，切忌模糊、歧义。同时，录用条件也要有能力水平、综合素质、职业道德等方面的要求，以作为试用期考核的要素。

　　2.录用条件在员工应聘当时应由其亲自签收，以证明公司在聘用之初告知其应聘条件。从避免争议的角度看，不建议HR等到试用期满签订劳动合同时再明确录用条件，因为应聘者与用人单位确立劳动关系后，应聘者一旦对录用条件存异而拒绝签署，后期的管理将无法跟进。

　　签订就业协议＆发出录用通知

　　招聘应届大中专毕业生往往会涉及签订就业协议的问题。尽管就业协议作为行政机关干预应届毕业生就业的手段，具有较强的行政色彩，但对企业来说，与应届毕业生签订就业协议的行为，实际上是一种与其建立劳动关系、签订劳动合同的合意，是一种具有法律约束力的承诺。如果单方违约对应届毕业生造成损失，企业应承担相应的赔偿责任。

　　现实中，有的用人单位为了在招聘人才中抢占先机，往往在应届毕业生进入最后一学年时就开始与其签订就业协议。此时与学生正式到企业报到、上岗还有接近一年的时间，如果企业业务调整导致招聘计划发生重大变化，应尽早通知毕业生并主动承担相应责任。在这方面，企业不仅要计算经济利益得失，更要注重社会形象。

　　录用通知是用人单位愿意与应聘者建立劳动关系、签订劳动合同的承诺，对单位具有约束力。录用通知发出后，按要求报到的应聘人员，用人单位不得拒绝聘用。如果企业在此时不履行订立劳动合同的义务，则构成违约，并赔偿应聘者因此遭受的损失。为避免纠纷，HR在发出录用通知书前，要再一次确认企业是否更改了招聘计划。为了避免变数，临近新聘人员上岗日期前数日再发出录用通知是比较稳妥的做法。

　　不随意更改待遇承诺

　　待遇是在招聘启事、录用通知、就业协议中的常见内容之一。有的单位为了吸引优秀人才，对待遇承诺不作限制，对薪资水平就高甚至是上浮公布。从实践来看，企业在招聘前对新聘员工期望值较高，因而许以厚酬。一旦招聘来的员工差强人意，企业往往会通过降低待遇来确保心理平衡。

　　尽管从法律规定来看，劳动争议中的员工工资额是按劳动合同约定和实际发放额来认定，从保障劳动者权益的法治价值出发，一般是两者取其高。但无论是招聘启事还是录用通知或就业协议，都对企业有一定约束力。如果员工实际拿到的工资低于事前承诺的工资，就容易引发争议。

　　虽然承诺的待遇和实际待遇不相符的争议在员工入职时爆发的可能性较小，但在新聘人员正式入职后，假如各种矛盾汇集激化，这个未被执行的承诺就有可能成为潜在风险，令企业付出代价。

　　因而，在招聘启事、录用通知或就业协议中已承诺的待遇不应随意变更，避免给应聘者和社会留下不诚信的口实。一般而言，招聘启事中公布的待遇应相较实际待遇略为保守。如果想在吸引人才和规避风险之间寻求平衡，采用明确的“固定底薪+浮动的奖金或提成”方式，则是较好的策略。

　　开展入职体检

　　员工正式入职前，体检是不可省略的一环。这一环节旨在通过体检保证入职员工的身体状况适合从事该专业工作，在集体生活中不会造成传染病流行，不会因其个人身体原因影响他人。从人力资源管理风险防范的角度，体检最主要的作用有两条。

　　检视员工的健康状况是否符合岗位要求。员工的健康状况能否令其胜任工作，有“软”、“硬”两个方面的判断标准。

　　硬性要求方面，当国家法律法规对健康状况有特定要求时，任何用人单位都必须遵守。一些特定行业对从业人员有健康方面的特定要求，如《食品安全法》规定，食品生产经营者应当建立并执行从业人员健康管理制度，患有痢疾、伤寒、病毒性肝炎等消化道传染病的人员，以及患有活动性肺结核、化脓性或者渗出性皮肤病等有碍食品安全的疾病的人员，不得从事接触直接入口食品的工作。食品生产经营人员每年应当进行健康检查，取得健康证明后方可参加工作。另外，《传染病防治法》规定，传染病病人、病

　　原携带者和疑似传染病病人，在治愈前或者在排除传染病嫌疑前，不得从事法律、行政法规和国务院卫生行政部门规定禁止从事的易使该传染病扩散的工作。

　　软性要求方面，要通过体检检查新聘员工体质是否符合工作岗位的劳动强度要求。有的工作比较耗费体力，有的工作要求身体灵敏并具有较强的应变能力，有的对视听能力具有特定要求……这些都是法律没有做出强制性规定，但需要企业根据工作岗位自行制定的健康标准。这种健康标准应在招聘条件中加以明确。有些员工的健康问题难以在短期内发现，需要企业在试用期内进行长期考察，一旦员工上岗，企业若以健康状况不符合录用条件为由解除劳动合同，必须以招聘前已明确并告知的规定和标准作为依据。

　　预防入职前疾病的潜在纠纷。入职前疾病，分为职业病和一般疾病两类。

　　在容易患职业病的行业，入职体检对职业病纠纷的预防具有重要作用。有的新聘员工在就职的前一家企业就存在职业病问题，跳槽到另一家同类企业后，HR很难判断其职业病是在前一企业患有还是新入职后出现。但是，如果在新入职前，通过体检报告证明其职业病已经存在，那么企业对新聘员工职业病待遇的处理就会有更大的自由度。

　　对于入职前就有非职业病的一般性疾病的员工，出于医疗期成本考虑，可以根据体检情况决定是否聘用。但如果决定不予聘用，疾病不能作为不予聘用的理由，否则就会存在就业歧视的风险。

　　为了避免不必要的争议，入职体检应在发出录用通知前完成，用人单位可以根据体检情况作出是否聘用的决定，避免承担违约风险。从以人为本、禁止就业歧视的角度，我们不主张在员工患有职业病或其他疾病时不予聘用，只要做好风险可控的预防措施即可，医疗、工伤保险等社会保险会给予这类员工必要的保障。

　　履行告知义务

　　法定告知事项

　　《劳动合同法》规定，用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况；用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况。这些告知内容一般采用岗位说明书、岗位告知书、员工手册等形式书面告知，并由新聘员工在报到当日签收。

　　劳动规章制度

　　用工风险从招聘员工的那一刻起就已经存在。员工入职时，除了将上述内容告知员工外，劳动规章制度也是告知新聘员工时必不可少的内容。新聘员工在办理入职手续、形成劳动关系后，即使对劳动规章制度存有异议，对用人单位已经生效的劳动规章制度也应当遵守。规章制度是否公示这一行为对劳动争议案件的处理影

　　响极大，甚至直接关系到劳动争议案件的胜败。在员工上岗前就将管理规章制度告知员工，要求员工予以遵守，既是使员工尽快适应工作规范的需要，也是杜绝新聘员工在违反规章制度后以“不知道”为由进行辩解的有效措施。

　　从便于用人单位举证角度出发，规章制度的告知或公示需注意以下操作细节：发放员工规章制度汇编手册必须有员工签收记录，规章制度培训必须保留写明培训内容、受训人员的签到记录，规章制度考试应当将试卷作为员工的档案资料保存。另外，还可在入职登记表中要求员工手书“本人已经充分掌握公司规章制度，愿意遵照执行”，防范相关风险。

　　试用期考核

　　试用期考核通常在试用期结束后进行，但试用期考核内容、考核依据、考核标准、考核方式、评价人等内容，就应当在新聘员工入职时书面告知，并由其本人签收。

　　试用期考核结果是决定是否继续留用试用期员工的依据，因此有必要在员工入职时和上岗前就予以明确，避免其出现对考核结果的争议。切忌等到即将进行考核的时候再告知试用期员工考核要求，否则，考核合格则罢，一旦考核不合格，试用期员工将有可能提出各种异议并利用各种理由申诉。而试用期在签订劳动合同时就已明确，不能任意延长，如果试用期结束时，试用期员工和企业之间还对考核办法或考核结果存有争议，那么也只能依据合同约定按期结束试用期，正式聘用员工。这其中的成本风险将由企业承担。

　　签订劳动合同

　　《劳动合同法》对企业未与员工签订劳动合同的情况规定了处罚措施，然而现实中，也时有劳动者不愿签订劳动合同或者有意利用法律规范的缺位和管理的疏漏，故意不签订劳动合同进而谋取利益的情况出现。

　　为了控制风险，企业应采用即时签订或者限时签订劳动合同的办法。即时签订，是指在入职的第一天作为入职必备手续，要求员工签订的劳动合同，如不签订则不安排上岗。限时签订，是指在入职的时候下达的，写明“您已于XXXX年XX月XX日被我单位正式录用，请于XXXX年XX月XX日前（与入职留20天左右的间隔）将签订好的劳动合同交人力资源部。否则，因未及时签订劳动合同导致的后果，由您本人承担”。书面通知由新聘员工签收，企业需留好存根。

　　鉴于缴纳社保费是法律规定的强制责任，如果没有及时为员工参保，企业只能认赔。为了避免类似纠纷，在新员工入职的同时，下达一份由员工签收、单位留存根的通知，写明“我单位将自XXXX年XX月起为您参保社会保险，请您将如下参保所需材料于XXXX年XX月XX日（入职1个月内）前交到人力资源部。否则，由此导致的风险由您本人承担”。这些书面文件可以为发生纠纷时企业的据理力争奠定实证基础。

　　做好保密协议与竞业限制协议

　　对于涉及商业秘密和与知识产权相关信息的人员，或者需要实行竞业限制的人员，保密协议或竞业限制协议也应当在入职前或入职当天签订。对于企业来说，商业秘密和与知识产权相关的保密事项，事关企业的重大利益甚至生死存亡，如果任由没有受到保密约束的员工接触和掌握，对企业人力资源管理来说将是致命的。出现问题后再要求员工签订保密协议或竞业限制协议，就等于将主动权交给对方，不仅可能被员工要挟漫天要价，还面临着其泄露商业秘密的巨大风险。

　　尽管可以在劳动合同中约定保密协议或竞业限制协议，但鉴于劳动合同签订的时间往往较为滞后（入职后一个月内），不宜为了简便行事而冒巨大风险。保密协议和竞业限制协议应在员工接触商业秘密和知识产权信息前签订。如果为了查询或举证方便，在订立正式劳动合同时再添加到劳动合同约定之中也不会增加多少管理成本。

　　风险总是在不规范、不周密的管理中出现，只要早发现、早预防各种可能发生的风险，法律的天平会向用心的一方倾斜。既然《劳动合同法》将签订书面劳动合同作为强制性要求，其他文件和管理要求也宜采用书面形式。在利益面前，人心是易变的，但白纸黑字的各种记录和协议则是客观存在的，它们是规避风险的利器。

　　文/袁洪君