基于自主版式技术的电子文件管理系统

　　当前，各企业对电子文件管理系统的要求从原来的文书电子文件管理转变成了技术电子文件管理，基于自主版式技术的电子文件管理系统在PMO行业得到应用，取得了很好的效果。

　　随着计算机的广泛应用，很多企业已经取消了纸式文件，完全采用基于数字设备的电子文件。因此，一个先进全面的电子文件管理系统早就成为各企业的迫切需求之一，并且企业对电子文件的管理以及电子文件内容的结构化也有了更高的要求。国际上很多国家已经将电子文件管理纳入信息化建设规划之中，如加拿大联邦政府通过“文件管理是信息管理的主体”、“信息管理是电子政务建设内部服务整合框架的一部分”这样两层结构，将电子文件管理纳入电子政务建设之中。在我国，大中型企业信息技术应用也已经基本普及，大部分已实现中级信息化，部分大中型企业集团已进入高级信息化阶段。本系统是遵照国内自主版式文档技术标准，在交互式电子文件的技术基础上，建立的基于自主版式的电子文件管理系统。电子文件的管理，可分为工程技术类电子文件、OA系统电子文件以及出版电子文件等。此系统管理范围主要偏重于技术文件，推广应用范围十分广泛，可应用于所有工业产品的设计、制造和维修领域，可为工业产品的全生命周期提供服务。

　　一、电子文件管理发展现状

　　业内对电子文件管理的研究，主要是在体制机制和管理层面，而技术派们则多是关注元数据的定义原则。

　　ISO/TC46和TC171致力于电子文件长期保存和有效性研究。TC171成果《基于电子文档信息的长久保存》（ISO 18492）在描述长期保存策略的目标时，认为电子文件应当具有易读取（Readable）、易理解（Intelligible）、可分类标识（Identifiable）、可检索（Retrievable）、可理解 （Understandable）、真实性（Authentic）等六个方面的属性。

　　随着对电子文件管理和利用的深入研究，电子文件的数据存储格式逐渐引起了人们的关注，成了非常重要的研究方向之一。文件格式问题已引起国际档案界和相关组织日渐浓厚的研究兴趣。

　　随着计算机技术的进步，XML技术在各个领域被广泛接受。各机构、公司纷纷推出了采用XML技术的文档格式，例如ePub、OOXML、ODF、UOF等。XML标记描述的是文档的结构和意义，而不是页面元素的格式化信息。由于这种非专有的且易于阅读和编写的优点，使得它成为在不同的应用间交换数据的理想格式，并且，XML使用的这种非专有的格式，具有良好的易扩展性和易移植性。因此，本系统采用XML技术来描述文档数据，使得数据的描述和显示分离，实现了文档数据的结构化，能够更方便的与其他系统进行数据交换、解析、编辑、阅读，提高了文档操作和应用的灵活性。

　　国内以及国际对电子文件管理的研究，很少提到电子文件编辑人对电子文件编辑的要求，其实编辑人怎么编辑出符合存储和管理要求的电子文件也是很重要的一个问题。随着研究与计算机应用的发展，很多IT企业已经开发出了关于电子文件结构化编辑的软件，但大多注重电子文件的存储格式，而对编辑器对用户的易用性做得有些欠缺，从而影响用户使用的普遍性。本系统集成了电子文件的所见即所得结构化编辑器，解决了存储格式与用户编辑之间的矛盾。

　　考虑到电子文件的编辑，如果能从其他参考文件中直接自动抓取有用信息，形成新的用户需要的电子文件，就更能提高用户的工作效率，并且降低编辑电子文件的出错几率。系统中的电子文件编辑器针对工程技术类电子文件的编辑实现了此功能。

　　二、电子文件管理系统的主要设计思想和实现

　　本系统包含从电子文档的创建、编辑、审批、发布、使用、归档的全生命周期管理。

　　电子文档从创建到发布整个流程采用数据流概念，管理员可自行定义文档整个流程中每个环节的操作规则，使每份电子文件从创建、编辑、审批到发布的整个流程顺畅地串联在一起。每个环节都按用户对此文件的所有权限以及文件的状态进行规则抵消，来显示用户所能操作的最终按钮，提供很好的用户交互界面，使相应用户能方便而流畅地对文件的整个流程进行操作。

　　系统框架主要分为3层，数据模型层、功能服务层和发布层。

　　对于一些以技术为主的产业来说，现在对电子文件的要求已不再是文书电子文件，而是以知识管理为核心，实现个体工作、工作流程智能化的技术电子文件。本系统实现自主版式技术的主要设计思想是将电子文件属性以及内容进行结构化存储，然后通过定义不同的模板，对结构化的数据块进行不同形式的展示。

　　电子文件的不同类别的内容以XML格式进行结构化存储。每个元素都是一个独立对象。对于同一对象元素的数据可实现去除冗余的功能。如不同文档中的相同图片，文档对象中只需要记录Image的存放地址即可，图片只需要存放一份。电子文件显示的版式可以根据需要定义多个模板，相同的内容可以有不同版式的展示。此电子文件管理系统中开发了所见即所得的结构化编辑器，支持多种版式要求，包括页面、Web和交互式、图表及公式等。

　　结构化编辑器根据不同的对象定义了元素标识。主要包含文档的顶层对象、文档的meta对象、还有文档内容区域的表格、行、单元格、段落、字体、图片、线以及样式表的定义对象。文档的meta对象主要用于保存可能重复使用的对象定义，如列表的显示等。

　　三、电子文件管理系统的主要技术特点

　　系统在设计过程中增加了很多工程技术类电子文件需要的一些元素互动方式，将这些元素的存储使用了特定的标签符号，如签署标签等。系统在技术方面存在以下特性：

　　1）电子文件结构化存储

　　对于文件内容的存储，系统满足ASDS1000D标准以及ATA规范，具有良好的通用性。文件中的每个标记，每个元素都是一个数据模块，数据模块是电子文件内部信息的最终存在方式，每个数据模块构成了电子文件不可分割的数据单元，具有原子性。从存储形式上，整个电子文件为XML格式，是一个用标记语言格式制作的文本。由于XML继承了SGML的很多优点，如高度可扩展性、数据自我表示、数据的结构化特性以及平台无关性等特点，所以更进一步提高了数据利用的高效性和可行性。

　　2）编辑器易用性

　　系统中开发了电子文件的所见即所得结构化编辑器，解决了存储格式与用户编辑之间的矛盾。存储结构中根据用户编辑的内容使用了特定元素标识来区分不同的元素信息。使用户编辑与存储结构做到完全分离。

　　3）自主版式技术

　　系统中电子文档基于自主版式技术，支持复杂格式的显示，支持显示模板的更换以及对特殊版式显示的支持。

　　系统支持模板化输出，格式变更无需对内容进行修改。以下是飞机维修工卡签署的显示样例，同样的内容，但可以用不同的输出方式。

　　对特殊版式显示的支持方面，除了支持普通的字体、颜色、字号、表格、分页等版式设置的要求外，还可为技术文档提供特殊版式显示的支持。主要包含上下标同时显示、二维改版线显示、支持表格嵌套、表头、表尾的定义、跨页自动显示接续提示、分页时表格自动充满等方面。

　　对交互式操作的支持主要体现在编辑过程中可对输入数据的有效性进行检查，以更直观的方式输入信息、热点关联、数据链接、热点联动等功能。图5为左边文字的蓝色数据与右边图中黄色区域的热点联动示意图，选中图或文字，对方都会自动热点显示。

　　4）电子文件信息的协同编辑

　　电子文件信息的协同编辑是指在系统支持的情况下，一个群体协同工作，完成一项共同的任务。本系统采取电子文件编辑和电子文件样式分离的方式，脱离了编辑内容与样式绑定的传统模式，减少了用户因为文件样式改变而修改文件的工作，实现了电子文件的协同编辑。

　　5）对标准SGML文件的解析

　　结构化编辑器的数据处理符合ASDS1000D标准以及ATA规范，能解析现有的SGML文档并从中提取用户有用的信息，形成新的电子文件。

　　6）电子文件的有效性

　　系统使用了电子签名技术，是对文件本身的签署，从网络安全以及实用安全的角度都保证了签名的有效性。这一技术也通过了适航当局的认可，有效性信息可以直接在文件查看界面中增加水印层，大大提高了电子文件的可靠性和用户操作的便利性。

　　7）版本管理

　　系统对电子文件进行版本控制和管理。系统存储了文件的历次版本，从数据库结构设计以及文件版本管理方面都考虑了电子文件历史演变以及每版所有变化的历史记录，电子文件所有版次都具有操作的可追溯性。

　　8）电子文件之间的关联关系

　　系统建立文件与文件之间的强关联关系和弱关联关系结构。文件与文件的这种关系完全基于业务，利于用户对电子文件的管理以及电子文件的关联查找。实现文件之间的联想记忆。系统融入了时间墙等动态图形展现数据报告以及文件间的关系，使数据的展现与用户有更友好更灵活的交互性。

　　基于自主版式的电子文件管理系统是在对电子文件管理研究的基础之上开发的一套偏重于技术类文档的系统，支持从电子文档的创建、编辑、审批、发布、使用、归档的全生命周期管理，集成了所见即所得的结构化编辑器，实现了编辑与版式分离的自主版式编辑，不仅便于电子文件的编辑者使用，也很好的实现了信息的重用性和通用性，是一套真正意义上的技术电子文档管理系统。并且此系统是基于企业对电子文件管理的各种要求之上研发的一套系统，所以更能符合当前企业的需求，具有极大的实用价值。此系统在系统的稳定性、易用性、电子文件可追溯性、信息的重用和共享性上做了充分的考虑。（作者来自北京市信源电子信息技术公司）

　　文/付蕾 许丰娟 郭燕