大数据时代高校资产管理优化策略探索

来源:现代营销•经营版
关键字:大数据时代,资产管理,优化策略
发布时间:2022-01-02 19:09

　　摘要：具有高速处理信息能力的大数据技术，已经成为各个领域的实用工具。把大数据技术应用到高校资产管理中，则可以提升资产管理水平，为高校未来发展铺平道路。基于此，本文针对高校资产的内部管理进行详细论述，分析当前资产管理中普遍存在的问题，并提供相应的可提升管理质量的策略，旨在推动我国高校长远发展。

　　拥有众多资产的高校，需要花费额外的时间来进行资产管理，在实际工作中容易降低工作效率，我们可以通过分析资产管理的规律性，达到内部优化的管理效果。将大数据技术应用到资产管理中，将资产以数据形式进行管理，能够降低管理难度，提升资产管理效率。考虑到部分高校对于大数据技术和资产管理融合理解不到位，本文对其展开系统性研究。

　　一、将大数据技术和高校资产管理相互结合的价值

　　我国众多高校存在资产管理难的现实问题，产生这种情况主要是高校发展与历史遗留的双重因素。我国高校在正式进入跨越式大规模发展之前，通过不断积累，让高校获得了一定数量的固定资产。近些年，随着各行业快速发展，对于人才的需求与日俱增，这让高校需要更多资源用于培养人才。但高校的资产来源相对匮乏，对于国家下拨的补助经费过度依赖。同时，高校也因为缺少详细管理手段，造成固定资产难以得到高效管理，从而造成资产闲置的现实问题。这两个问题互为矛盾，阻碍高校进一步发展。大数据技术快速处理问题的良好优点，在多个行业获得优异改革效果，也可以成为高校资产管理中的有效工具。

　　把大数据技术应用在高校资产管理中，可以让以往通过纸质资料记录资产的管理方式，转化成数字信息新型模式，进而让高校在资产管理方面可以得到信息化升级，开辟资产改革的全新道路。比如，大数据技术可以有效解决因缺少详细规划造成的采购教学设备预算申报无计划问题。这主要是多数高校采购教学设备时，使用校企考察方式制定相应采购方案，不仅会严重浪费人力物力，在方案制定中很容易忽略高校实际需求，进而在设备采购中造成过多资源浪费。大数据技术可以把高校资产采购保持全程透明化，并和资产管理平台相互结合，完成预算申报、售后等多种工作。而且，高校在应用大数据技术管理资产后，也可以稳定提升管理决策效果，从而高效处理资产采购信息，提升资产应用质量。

　　二、高校资产管理中存在的问题

　　（一）对于资产管理认识一般

　　虽然以大数据技术为代表的科学技术，已经广泛应用于各个领域，如高校在教学与学生管理方面已经逐步将大数据技术应用到其中，但是，在对资产管理理解上却存在偏差，无法将其和大数据技术充分结合，仍然采用以往人工管理模式进行资产管理。尽管该方法的确可以对资产真实情况有准确了解，但是消耗过多人力物力，难以有效提升管理效率，是这种方法的弊端。所以要对高校管理人员改变现有资产管理理念，才是稳定提升高校资产管理质量的第一步。

　　（二）管理规划缺少一致性

　　我国多数高校在多年发展中，校内各部门已全然成熟，各部门分别负责处理各自校内事务。例如财务部门负责高校资金使用管理、图书部门负责校内图书采购、借阅等事项，为方便部门内工作交流，各部门会在部门内部建立管理系统，但是校内的部门之间却没有有效信息交流，会存在数据统计方面的信息差错。如在高校资产管理方面，多数高校都继续使用本校原有的财务管理系统，并没有根据高校资产情况构建专属管理系统，造成资产在管理方面产生偏差、资产缺少明确去向等诸多实际问题。而且，高校内部对于资产管理的权责问题也没有一致规划，不同部门的管理权责较为模糊，甚至一些管理内容存在无人受理的问题，一旦出现资产问题，无法对任何部门或个人追责，大幅度降低管理资产的效果。

　　（三）重复采购资产情况比较严重

　　高校由多个部门构成，各部门都有或多或少的采购需求，若部门需要频繁使用某一类设备，会在采购资产时额外增加数量，就会造成比较常见的资产重复采购现象。而有的部门偶尔使用某一类设备，原本可以到其他部门借用，减少资产过量采购。但是不少部门为减少繁琐的借用流程，方便自己使用，在采购资产时便会将自己部门使用频率较低的设备一并上报。可当这些设备真正使用时，不仅使用频率低、养护效果一般，更会因为长期闲置而缩短设备使用寿命，影响其使用效果。于是在下一次的资产采购中，又会提出更新设备的需求，这就造成了资产重复采购问题十分突出，造成高校资产严重冗余，影响高校资金正常运转。

　　（四）审计监督质量有待提升

　　在采购资产后，高校根据部门的配置需求，将资产发放至申请部门，通常情况下，应对部门使用资产情况进行详细记录，避免人为损坏。但多数高校对于资产领用之后的审计监督工作不到位，资产监管大部分仅关注采购阶段，各部门资产领用之后，监督薄弱。虽然这种监管状态可以对资产管理起到一定帮助，但是从长期分析，高校众多资产会在这种不负责任的审计监督中逐渐丧失其使用价值，对于高校长远发展极为不利。

　　（五）缺少对资产进行管理的数据平台

　　将资产管理下放至财务部门，由财务管理系统统一负责，在一定程度上难以显现高校资产的真实情况，对于实际使用情况难以有效分析。高校建立自己的资产管理平台有一定难度，更别说是将大数据技术融入到资产管理平台中。因为基于大数据技术的管理平台会存在一定的安全隐患，尤其是高校的部分资产信息，有一定保密价值，会涉及到学校内部许多问题。如果被不法分子攻破管理平台，将资产信息泄露，高校会遭受难以估计的损失，针对高校的数据管理仍欠缺一定安全性，在未来仍需要不断改善。

　　三、大数据时代下高校资产管理优化的策略分析

　　（一）提升资产管理认识程度

　　我国正处于大数据技术带来生活便利的革新时代，所有高校都应该认识到大数据技术对资产管理的巨大作用。高校需要加强信息化技术的应用，用大数据技术来管理校内资产工作，提高资产管理重要性，让所有人都意识到资产管理不容马虎。这不仅涉及到资金使用等问题，对于高校未来发展也存在一定影响。针对这种情况，可以借助派发资料、在校内召开有关资产的教育活动，让资产管理可以用更为柔和的方式得到所有教职工的认可，让校内教职工在短时间内理解资产管理的价值，引导教职工在对资产管理时承担监督员的角色，避免资产被不法分子侵吞或占用。而且，在展开管理宣传工作的同时，可以从教师群体中筛选出拥有计算机专业技术，对于资产管理有一定了解的技术人员，让其参与到资产管理当中。高校逐步培养资产管理人才，在未来，不但可以参与到高校的管理工作，也可以独立解决资产中涉及到的各种问题，降低资产管理风险，为高校以后发展打好基础，推动提升高校综合实力，切实落实好资产管理相关工作。

　　（二）构建完善管理结构

　　高校日常运营需要严格落实相关规定，并考虑当前遇到的实际问题和高校现有运营真实情况，建立有规划的组织机构，构建完整管理体系，才能妥善解决未来资产管理中遇到的各类问题。高校管理需要落实统一领导，避免各个部门各自为政，影响高校未来各类制度推广效果。对于资产管理工作，则要实现专人专项工作负责模式，从源头上解决管理人员和其他部门的关系，避免在工作中受到其他部门的干涉，或者是“长臂管理”等现象，均不利于资产管理的有效推进。若其他高校对于组织结构拥有一定突破与创新，则可以选择适当借鉴，并将管理理念充分学习。务必将所有工作科学分配至具体个人，同时将责任落实到个人身上，避免在高校经营中出现“踢皮球”的现象。通过构建分级管理模式，让高校管理可以做到良性循环，所有部门受到高校最高级别的统一管理，而不同部门又保持相对独立，降低部门之间合谋侵吞高校资产概率。在管理体系设计初期，可以将校级管理人员组织成立委员会，针对所有院校资产管理现有组织充分组合，将工作内容一并下派，保证资产管理可以由所有人共同协助，降低资产使用风险。对于资产涉及到的所有程序，例如前期需求预算、中期采购记账、后期使用报废等，都要以规章制度为主，对信息详细记录，并将其上传至相应系统保存。通过这种方法，既可以有效提升资产管理效率，使资产应用率得到有效改善，又可以让资产监督更为简单化，降低管理工作难度。

　　（三）以共享方式应用高校资产

　　共享经济已经普遍应用于社会各行各业，如共享自行车、共享充电宝。这些资源的共享使用不但方便了社会大众，也节约了社会资源，这种方法也可以借鉴到管理高校资产应用中。针对高校采购的部分价格较高的大型设备，可以选择各部门间的共享共用，降低重复采购对高校资金的影响。高校资产类型诸多，比如摄像机等采购成本高，除特殊部门外，其他部门使用频率较低，如果所有部门都配备一台摄像机，既会影响资金的有效利用，也会降低资产使用频率。所以，可以根据大数据技术，科学分析高校所有教职工对于资产的使用情况，分析高峰期所需设备真实数量。

　　采购时仅需要满足高峰期需求，即可满足所有教职工基本工作需求，从而降低设备因重复采购造成的资金浪费。这种设备拥有较长的使用寿命，且拥有较快的更新换代速度，如果仅作为某个部门专属资产，对于资产应用会造成一定程度浪的费。通过共享资源这种模式，让资源可以服务于全体教职工，则能充分利用资产，在一定程度上也可以延长机器使用寿命。对于这种资产，需要由相关部门统一采购，而教职工在使用时，需要在网上提前预约，并在规定时间内及时归还，资产管理部门还要对教职工借出、归还详细记录，在归还时还要检查设备是否和借出保持一致，降低人为损伤概率。对于个别设备可不必在部门之间共享，可尝试在教职工之间相互借用。但是，所有教职工都要对自己设备罗列资产清单，将其存储于资产管理系统。在教职工需要使用某类设备时，则由资产管理部门负责和拥有该类设备的教职工进行协调，完成资产转借，既可以让工作更加便利，也能提升教职工之间感情，对于高校未来发展具有重要价值。

　　（四）强化审计监督工作

　　高校资产监督管理需要从始至终有效落实。无论是最初对于资产采购的需求，还是资产最后报废处理，都需要进行详细记录，将涉及到的每个环节数据保留，并在每年年底或年初做好清算核查相关工作。对于资产管理部门，除基本的数据保存外，需要在确保部门拥有独立管理权时，积极和其他部门展开密切合作，提升部门之间沟通合作能力。例如和财务部门合作，可以确保资产和账目实现账物相符，同时强化报销处理工作，确保纸质信息可以和电子数据同步记录。如果涉及校内外暂借，则要由本人向资产管理部门进行报备，完成核查后才可以借出。对于借出、归还都要拍照记录，将其作为数据妥善保留。定期检查资产应用情况，判断是否在借出时存在违章操作，是否有账实不符等问题。如果资产在使用时被损坏，借出人或持有人都要立刻向资产管理部门讲清楚损坏原因，提供照片、视频等证明方式。同时，审计监督还要强化资产清算盘点，由专人负责，要将工作落实到具体任务上，从而确保高校资产可以得到科学使用。

　　（五）建设资产管理平台

　　将大数据技术和资产管理平台相互结合，需构建专业的资产管理系统。将管理平台应用到实际作业中，可以使资产申报、转让等工作程序大幅度简化，缩短审核时间，让资产使用人员获得更多便利，在一定程度上降低资产管理部门任务量。高校要对平台建设有一定认知，调动可用资源对其进行投资，建设高效实用的管理系统。管理系统可以稳定提升高校资产管理效果，提高资产应用效率。高校也可以借助资产管理平台，把资产所有运营步骤透明呈现给所有教职工，从根本上降低徇私舞弊的可能性。同时借助管理平台，可以在短时间内整理高校所有资产，明确高校当前紧缺设备，在下次采购中完成定向采购。基于大数据技术建立的管理平台在数据记录中也更为多样化，可以通过拍照方式，将资产上传至系统中，有效降低资产核查难度，也便于教职工发现存在问题隐患资产，真正实现提升资产管理质量。

　　结束语：

　　虽然高校资产管理是一项繁琐且复杂的任务，使用常规管理方法很难有效落实工作，但结合大数据技术应用后，可以将管理任务以数据方式高效应用，降低资产管理难度。相关管理人员应不断提升自己综合素质，提高大数据应用水平，为高校未来发展贡献一份力量。

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