档案信息化管理重要性研究

　　魏士妮

　　（北京建设项目管理总指挥部）

　　摘要：“信息化”是《“十四五”全国档案事业发展规划》中的核心要义，深化档案信息化战略转型成为总体要求，档案信息化建设再上新台阶作为目标。近年来，随着我国科技实力与社会经济的平稳发展，以人工智能、数字孪生技术、云计算为标志的电子信息化技术在档案管理中的应用越来越广泛，档案管理正朝着信息化、智能化方向转变，采用信息化手段对档案管理进行有效改革创新与管理，不仅能增强档案管理的实效性，还能提高档案信息利用率，最大限度地发挥档案的作用。本文从档案信息化建设与档案管理的价值与原则角度出发，深入探索提升档案信息化建设与档案管理水平的有效策略，推动档案事业高质量、可持续发展。

　　关键词：档案管理、档案信息化

　　档案信息化建设是新时代实现档案工作现代化管理的必然举措，也是大势所趋。对推进档案管理数字化转型，提高档案服务质量具有关键性作用。特别是从事专职或兼职的档案管理人员应与时俱进，需高度重视档案信息化建设，充分认识档案管理电子信息化建设的重要意义，以新理念、新技术、新手段、新方法从多个角度、多层次全方位、全流程加大对档案信息化建设的力度，要深入剖析企业档案管理电子信息化建设中存在的难点,以问题为导向,主动革新传统档案管理模式与工作方法,推动档案管理质量和效率不断提升，不断满足档案服务社会的发展需求，为社会提供优质可靠的档案资源服务。

　　一、档案管理信息化建设的重要意义

　　1.高效促进档案管理标准化、规范化、信息化

　　信息化、数字化时代的到来，加快了各行各业现代化建设进程，并且在很多领域实践应用中取得了显著效果。特别是档案管理行业，对自身现代化、标准化、服务化的需求与日俱增，信息化建设是时代发展的必然选择。但事实上，各行各业对档案信息化的认知和支持力度不够，信息化标准还不统一。各单位运用的档案系统以及档案信息化扫描的规格多少有些许区别。对档案信息化的统一管理、标准化管理形成了阻碍。对于企业来说，特别是重大设施工程建设项目，参建单位多，投资金额大，工程周期长，工程体量大，形成的档案资料内容、形式多种多样。这对档案管理部门来说，统一信息化的标准至关重要，需要提前做好顶层设计。例如，在大兴机场工程档案行业验收之前，档案管理部门提前制定档案数字化扫描的标准、规则、内容（完整的正本）等，之后对百余家总包单位档案人员进行集中培训，确保档案人员明确了解掌握档案信息化技术。

　　2.全面提升档案信息化管理水平，打造智慧档案系统

　　办公信息化和档案信息化是密不可分的，信息化和档案管理工作的深度融合，有助于发挥档案数据、档案信息、档案资源的价值作用。目前，档案信息化正逐渐走入各行各业，最常见的是企业结合实际开发（采购）档案信息化管理系统系统，档案归口管理部门能够借助数字化扫描、缩微技术、档案光盘技术等先进技术进行完善、丰富档案信息储存的方法，以电子档案来保存档案资源还能有效解决纸质档案存储难的问题，能够有效降低档案收集、保存的处理难题，提高档案储存空间和储存周期，确保其完整性、安全性。

　　大数据时代，档案信息化会越来越普遍化被应用，并且会实现跨界融合，推动实现资源优化整合后的共享利用，提升服务质量和工作效率。例如，大兴机场在档案信息化建设过程中，在工程开工前期，搭建档案信息化管理系统，确保具备实现无纸化办公的文件实现全流程线上归档。同时，以BIM 技术为契机，以小型单位工程为试点，开展全流程线上归档模式的探索与研究。为实现档案管理数字化、智慧化转型奠定基础。

　　二、档案信息化建设面临的关键问题

　　1.对档案管理信息化建设的重视度不够

　　部分企业没有完全了解档案信息化管理工作的重要性和必要性，一般会出现“重业务、轻档案”现象，忽视对其进行全面管理。档案管理工作大部分由办公室人员兼职代管，但一般情况下其档案管理专业知识有限，工作水平不高，再加上日常事务性工作繁多，导致在档案管理工作上的花费的时间、精力相对较少，进而导致难以提升档案管理质量。

　　此外，一般情况下企业人员构成相对简单，从事的工作相对细微，形成的档案资料相对琐碎，使得部分工作人员对档案管理电子信息化建设的认识不足。尽管《档案法》和《全国档案信息化建设实施纲要》已经印发，在全社会建立起重视档案管理信息化建设的氛围，但部分企业档案信息化建设还处于“说起来重视、做起来忽视”的尴尬境地。原因在于管理层尚未正确认识到档案管理信息化建设对单位长远发展的积极意义，认为档案管理信息化建设需要投入大量的资金、人力、物力，因而会给企业带来一系列负面影响。

　　2.对档案信息建设支持力度不够

　　由于企业管理人员对档案信息化重视度不够，相应的人员、资金、设备等方面支持力度也很低。特别是档案信息化体系建设不够完善。在具体执行过程中，很多企业考虑到自身经济实力、建设规模、投入与产出进行综合考量，尚未在办公信息化系统中增加档案信息化管理软件系统和硬件设备建设中投入足够的建设资金，依旧是按照传统的办公设备、传统方法归档，采取人工管理模式对纸质版档案进行数字化扫描，没有从源头上实现全流程线上归档，在很大程度上增加了人工成本，降低了工作质量和效率。

　　三、档案信息化建设的关键路径

　　1.转变档案管理理念

　　意识决定行为，理念决定决策。在信息化快速发展的时代，企业开展档案管理工作必须转变管理观念，积极推进信息化、智慧化、数字化发展。档案管理人应该重视档案信息化管理，用科学发展的眼光处理各项工作；应该正确看待档案资料整理、分类等工作，按照信息化时代对档案工作的需求，提高信息化技术与档案管理工作的融合度；要不断学习新知识，掌握现代档案资料管理方法，提高对档案资料开发利用的认知水平，利用网络信息技术、数字孪生技术，提高数据处理效率，最大限度展现档案资料的使用价值。在经费的允许的前提下，从人才、信息数据等角度，对档案信息的安全及数据保密等进行完善，提高档案数据的信息化管控水平。

　　2.挖掘档案信息资源，实现有效共享

　　企业对档案信息资源的管理、开发、利用是一个长期过程，需要加强系统性、规范化管理，同时还需提升企业档案信息资源开发利用过程中的有效共性，才能发挥出其对企业发展的重要影响作用。企业档案信息资源具有数量大、数据完整、系统性、价值高等特点，挖掘有价值的信息就是数据挖掘方式的重要体现。企业在开展档案资源的开发及利用工作过程中，要形成主动服务意识。企业要实现最大化档案资源开发及利用，就要转变档案资源的服务意识，变被动为主动。此外，企业要逐步完善档案数据网络，从企业整体角度，根据职能分工不同，实现跨部门、跨领域共享，将各个孤立的数据源连接起来，并经过整合，挖掘档案信息化资源的内在关联，探索档案信息中潜藏的有价值信息，实现档案管理智能化。

　　参考文献：

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　　[2] 孟凡强 档案信息化建设与档案管理的研究【J 】兰台内外2023:13-15

　　[3]赵一铭 档案管理信息化建设的思考【J】 兰台内外 2023:48-58

　　[4]崔旭 大数据时代医院档案管理信息化的创新路径分析【J】 档案管理 2022：121-122