财务共享模式下电子会计档案管理

来源:国际商务财会
关键字:财务共享,电子会计档案,档案管理
发布时间:2024-08-16 11:19

　　古再勋

　　（中国石油集团川庆钻探工程有限公司）

　　【摘要】财务共享模式下电子会计档案是一次管理变革、流程再造，不仅重新划分地区公司财务人员和财务共享中心档案管理人员职责权限，而且降低了集团公司财务管理成本，提高了工作效率。文章探讨了在财务共享模式下，电子会计档案管理的特点，研究分析了电子会计档案的优劣和存在的问题，并提出了加强电子会计档案管理的措施。

　　【关键词】财务共享；电子会计档案；档案管理

　　【中图分类号】F275

　　随着集团公司业务规模的不断扩大和管理的精细化，会计档案总量整体呈增长态势。在大数据和人工智能时代的背景下，增值税专用发票、财政票据等外部原始单据的电子化，以及企业内部销售日报、出入库单等原始单据的电子化，使得集团公司会计档案电子化率逐年攀升。集团公司与时俱进，运用财务共享服务中心管理电子会计档案，不仅可以全面承接地区公司共享业务，也可以释放出地区公司在财务会计处理中的工作量和会计档案管理中的工作量，有效提升会计基础工作水平。目前，集团公司采用会计档案集中管理模式管理电子会计档案。

　　一、财务共享模式下电子会计档案管理的特点

　　（一）由属地化管理向集中化管理转变

　　纸质会计档案属地化管理，原始单据由地区公司管理，会计凭证由共享中心制作，地区公司自行完成原始单据与会计凭证匹配及后续装订成册等工作，存在人力难以释放的问题，且随着电子会计档案快速推行和公司业务规模的不断扩大和管理的精细化，会计档案总体规模庞大，地区公司档案管理资源整体存在库房紧张且分布不均，管理水平参差不齐的情况，部分单位还存在外租库房现象。

　　集中化管理在推进档案资源集约化管理的同时，还能进一步提升会计基础工作效率，有利于共享中心完整承接共享业务。会计档案集中化管理由财务共享服务中心的档案管理部门进行会计档案的统一管理，地区公司只需按规定把档案寄送到财务共享服务中心，财务共享服务中心扫描纸质档案形成电子化会计档案，统一归档管理会计档案。

　　（二）由纸质化档案向电子化档案转变

　　传统的会计档案以纸质单据为载体，需要财务人员序号，匹配凭证与附件，按照顺序装订成册，消耗了大量的人力成本、装订过程中的办公成本、取得纸质票据的成本。

　　随着增值税专用发票、财政票据等外部原始单据的电子化，以及企业内部销售日报、出入库单等原始单据的电子化，在电子会计档案快速推行，电子归档册数显著攀升的大环境下，会计档案由传统的纸质化档案向电子化档案转变，电子化档案节约了成本，不需要再打印电子票据，取得较好经济效益和社会效益。财务共享模式下会计档案以电子化方式保存，一是财务共享模式下会计信息从取得、报销、审核、生成、传递、归档均为电子化方式。二是非电子化的纸质单据也会集中寄送到财务共享中心，由其扫描形成电子档案归档便于随时查阅。

　　（三）由定期存档、信息滞后向实时更新、信息高效转变

　　传统的会计档案以月度为单位，每月定期装订成册归档，无法实现数据和信息的实时更新，存在信息滞后，财务管理人员分析数据，需要翻阅大量资料，花费大量的时间和精力，不仅工作质量、工作效率得不到提高，而且需要耗用大量人力。

　　财务共享模式下电子会计档案从取得到归档的全生命周期管理都是电子化方式，且财务共享系统与合同管理系统、财务核算系统、物料等系统关联，便于信息及时更新，保证了财务共享云中的电子会计档案信息的实时性和有效性，当企业管理人员需要分析数据时，可以运用图文识别等先进信息技术对电子会计档案进行合理、科学的汇总和分析，有利于管理人员及时获得资料，做出科学合理决策。

　　（四）由个性化向流程化、标准化转变

　　传统的会计档案由财务人员手工进行定期的整理、归档，因地区公司众多，每个公司根据管理需求，会计档案管理都有自己的特点。

　　在财务共享模式下，电子会计档案的管理有一套统一的、标准化的流程，无论是电子会计档案在报销、审核、移交、成册的权限配置，还是流程设置，都按标流化和流程化操作，有效降低了人为判断标准不统一带来的管理上的“漏点”和“堵点”。目前，集团公司采用会计档案集中管理，从会计档案投递、传输、归档，地区公司、共享运营中心各司其职，按照标准的流程体系执行。

　　二、财务共享模式下电子会计档案的优劣

　　（一）共享档案资源，挖掘数据潜力

　　纸质档案的查阅，需要按照流程提交纸质申请，按照档案借阅的规定来查找、借阅会计档案，如果不同人员想查阅同一份会计档案，不能同时查阅，不利于工作效率提升。财务共享模式下电子会计档案可以实现跨区域调阅，多人同时在线查阅，打通了查阅档案的空间范围、时间范围，降低档案借阅、检查中附件丢失及人为破坏风险，只需申请赋权就可以查阅档案，而且可以利用大数据工具分析电子会计档案，利用检索能力进行快速定位检索，最大可能挖掘数据潜力，提高工作效率。

　　（二）节约管理成本，提高工作效率

　　财务共享模式下电子会计档案节约了纸张使用、库房占用、人力资源耗用等各环节的成本，在电子会计档案管理下，会计原始凭证和记账凭证是影像化的，共享系统中不管是影像信息，还是单据编号信息与FMIS 系统各记账凭证关联，通过记账凭证可联查附件影像，并且财务共享模式下电子会计档案，打通了FMIS 系统、ERP 系统、合同管理系统、档案管理系统等系统之间的壁垒，各系统之间可以实现单据自动、精准匹配、交互利用，实现会计档案从“前端产生- 财务核算- 档案管理”全生命周期的电子化闭环管理，省时省力，此外，还可以降低储存成本和人力资源成本，因不需要装订会计凭证，地区公司不需要花费人力资源去匹配凭证与附件，节约了地区公司大量的人力资源、库房占用甚至租用库房的情况，地区公司财务人员更加注重管理工作，只需把会计资料寄送到财务共享中心，由共享中心人员扫描档案，财务共享模式下电子会计档案是一次管理变革、流程再造，提高了工作效率。

　　（三）标准化程度高，管理安全可控

　　财务共享模式下电子会计档案有一套标准化流程，从流程设置到权限配置，会计档案的审核、成册、移交等环节，都有严格的标准和要求，有效减少了人为判断标准不统一带来的管理上的“漏点”和“堵点”。档案管理的流程化、规范化，使其安全性、保密性更高，也可以利用数智化智能技术，降低电子会计档案篡改、损毁、丢失的风险。

　　三、财务共享模式下电子会计档案存在的问题

　　（一）数据安全性存在挑战

　　财务共享模式下，计算机是电子会计档案的存储媒介，只有保证网络环境和计算机设备的安全，才能保障电子会计档案的安全。目前，随着大数据、云平台等智能化技术水平的飞速发展，网络病毒逐年上升，攻击性也越来越强，一旦遭受到网络病毒的侵蚀、网络中断、系统故障或者运维保障不力，都会引发电子会计档案毁坏、破坏、丢失、盗窃的风险。

　　（二）档案交叉操作流程长

　　在财务共享模式下，电子会计档案的管理涉及各地区公司、财务共享中心会计档案管理人员、档案移交人员等，会计档案的形成过程，涉及扫描、审核、制证、稽核、归档、传递等流程，容易出现职责划分不清，原来的属地管理与现在的财务共享模式下管理交叉操作的情况，对企业内控管理提出了新的挑战。

　　（三）缺乏高素质档案管理人才

　　财务共享模式下，电子会计档案管理者素质参差不齐，一是会计管理人员重视核算、报表、分析，轻视会计档案管理基础工作，导致企业管理层不重视会计档案管理人才的培养；二是电子会计档案管理既需要懂财务也需要懂计算机维护的复合型人才，而会计档案管理者往往只懂会计，不懂计算机维护、网络安全维护等技能，缺乏电子会计档案管理经验，一旦遇到电子会计档案系统故障等问题，就会造成电子会计档案数据丢失、毁坏、破坏等风险，给企业带来经济损失。

　　（四）档案管理制度不健全

　　财务共享模式下，电子会计档案存在制度不健全情况，某些企业电子会计档案的审核、归档、交付、保管、销毁等没有明确的制度规定，在移交时间、归档范围、保管期限上没有制度支撑，会增加内控风险、安全隐患。

　　四、财务共享模式下加强电子会计档案管理的措施

　　（一）强化电子会计档案安全管理

　　只有不断完善电子会计档案安全管理制度，定期维护升级软硬件设施，监控会计档案数据，才能有效解决数据安全性带来的问题。一是财务共享服务中心建立环境安全的电子会计档案室，选择耐火、耐湿、耐腐蚀、耐蛀、耐磨损的存储材料来储存电子会计档案，并安装监控、防盗等设备，一旦遇到突发事故，可及时提醒管理人员，采取有效措施解决问题；二是定期维护升级软硬件设施，完善数据保存系统，定期备份电子会计档案数据至云端，一旦遇到自然或人为灾害，可短时间内恢复电子会计档案数据，保障企业经济利益；三是安装杀毒软件、建立高安全性防火墙、定期进行病毒查杀，监控会计档案数据是否存在修改、毁损的情况；四是加强电子会计档案管理人员的保密培训，系统设置账户与密码，访问电子会计档案需要设置权限，不断提高管理者的安全保密意识。

　　（二）健全电子会计档案内控制度

　　财务共享模式下，电子会计档案管理使地区公司财务人员和财务共享中心档案管理人员职责发生变化，需要建立严格的内部控制制度，识别风险、抵御风险，避免出现交叉操作，职责模糊不清的情况。一是建立严格的内部控制制度，有效进行风险识别和风险管控，在电子会计档案的扫描、审核、制证、稽核、归档、传递的全生命周期管理过程中，嵌入RPA 自动化的审计监督检查，可以有效提示风险，防范风险，完整地监督管理体系的嵌入，是电子会计档案安全性和可靠性的有效保障；二是要避免人工干预电子会计档案的生成，单据传递过程中，不允许非提单人修改信息，并且明确领导的审批权限，不得超金额跨业务审批，完善监督职责；三是内控人员定期抽样检查和反馈，保证电子会计档案管理系统数据的真实性、一致性、完整性。

　　（三）增强档案管理人员综合能力

　　财务共享模式下电子会计档案管理应当与时俱进，需要培养高素质复合型人才，才能更好地适应大数据、云平台环境下信息化的快速发展，电子会计档案管理人员不仅需要熟悉档案管理知识、会计知识，还要具备一定的计算机网络知识。一是加强电子会计档案管理人员的培训，包括财务共享系统、FMIS 系统、档案管理系统、软件维护技能的学习，通过培训能更快融入信息化的管理工作，解决电子会计档案管理工作中遇到的常见问题，提高电子会计档案管理效率和效果；二是学习电子会计档案管理相关制度和网络安全、系统维护等专业知识，会识别日常风险，解决基本的操作流程；三是企业领导还需重视档案管理人员培养，将电子档案管理纳入到绩效考核范围。

　　（四）完善电子会计档案管理制度

　　财务共享模式下的电子会计档案管理应当在不违背相关法律法规，不违背内部管理制度的前提下，企业根据自身实际情况，因地制宜科学合理地制定电子会计档案管理制度。一是要明确电子会计档案的归档范围、保管期限等明细条款，整理标准、移交时间等问题制定具体的制度规定，只有建立完善的电子会计档案管理制度，才能有章可循，按照制度办事；二是确定归档内容、范围、移交、保存、备份、查询、借阅、销毁等细则，做好财务共享中心档案部门与业务部门的沟通，划分责任权属，落实岗位责任，让电子会计档案能够在安全、完整、准确、真实的环境下完成成册、移交、接收、保管；三是与时俱进，定期修订电子会计档案管理制度，对相关制度进行补充修订，逐渐完善。

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