管理软件作基础平台 实现管理运营双提升

　　办公外设（OA）行业从销售向租赁转型已经是大势所趋。

　　华东地区的办公外设企业在这方面走在了前列。对于已经成立16年头的办公外设行业老兵，苏州联佳办公设备有限公司（下文简称苏州联佳）不断调整自身以应对市场的变化，并合理、有效地借助信息化手段来辅助公司的经营和管理，可能是它保持青春的关键。近日，《中国计算机报》记者独家采访了苏州联佳总经理赵晓军，一探苏州联佳借助信息化的转型之路。

　　商业模式由售转租

　　“近几年来，办公外设行业发生了非常深刻的变化。”赵晓军告诉记者，苏州联佳成立于1997年，那时办公外设行业的商业模式非常直接、简单，就是为客户提供办公设备的销售和售后服务。“那个时候，办公外设企业的利润来源有两方面，一方面是销售的利润，另一方面是售后的耗材、维修保养会产生利润，商业模式比较简单，所以各个办公外设企业的业务和管理模式也比较简单”。

　　然而，近几年来，办公设备由销售转向租赁的商业模式正在形成。“在欧美市场，很多年前就已经开始了办公设备按张收费的服务模式。”赵晓军介绍，但是现在在台湾、广东等地区，更多的采用了设备租赁的方式，这样一来，就把文印完全作为一项服务来购买，无需投入固定资产。

　　“在包括苏州在内的华东地区，办公外设行业的转变是比较快的。拿苏州联佳来说，2008年就已经开始转型。目前公司为客户提供设备租赁、全包式服务、文件输出解决方案等各种办公方案。作为一家直销公司，抄表租赁业务已经可以占到主营收入的60%~70%。”赵晓军告诉记者。

　　“今年，苏州联佳又引入了绿色办公的概念，把绿色植物、空气净化、环保复合机、办公成本控制等诸多服务整合起来提供给客户。这样一来，公司的业务越来越复杂，如果不采用信息化手段，甚至只是在某一项或某几项业务中采用软件来自动化管理，都已经无法满足公司的业务发展需求。”赵晓军说。

　　对远程管理印象深刻

　　商业模式的变革必然带来企业管理模式的变革。随着市场的变化，企业不得不通过转型来应对这种变化，而信息化则成为企业转型的一大助推力，苏州联佳也不例外。赵晓军告诉记者，苏州联佳很早就开始利用管理软件来管理公司的各项业务。

　　“我们曾经同时使用四套管理软件，分别应用金蝶进行财务管理、用管家婆管理进销存，采用东芝直接提供的客户关系管理软件，同时还自己研发了抄表租赁管理软件。”赵晓军向记者坦言，“尽管采用的这几套软件能够支持公司业务的正常开展，但是却仍然存在两方面问题。一方面，多个软件并存造成了信息孤岛，使得公司的经营管理决策非常复杂；另一方面，像抄表租赁管理这种自己研发的软件，其应用的周期太长、成本也较高。”

　　就在赵晓军思考如何解决这些问题时，快普M6给他带来了希望。“我们在对快普进行考察时发现，一方面快普M6的整合管理平台可以把财务、进销存、客户关系管理等诸多管理模块整合在同一个软件上，打通了信息孤岛；另一方面快普M6的很多功能模块、管理流程、数据统计跟我们的业务非常贴近，比如具备抄表租赁、远程管理等模块。”

　　值得一提的是，在办公外设行业由销售向租赁转型的过程中，业务的复杂度大大提升。由于设备的租赁和抄表的方式非常灵活，不同客户租赁的时间长短、机型、数量、所对应的耗材都不一样，所以更加依赖软件来对其进行管理，而由于抄表租赁管理适用范围窄，只适用于办公外设行业，又过于灵活，所以市场上的成熟产品很少。苏州联佳在一开始也选择自己研发来进行这方面的管理。但是，快普M6只专注于IT及办公外设行业，将行业进行了细分并提供量身定制的解决方案，所以，抄表租赁模块就自然而然地出现在了快普M6的身上。苏州联佳也将抄表租赁管理迁移到快普M6上，实现了租赁设备管理、数据统计等功能。

　　“快普M6贴近需求的例子很多，令我印象深刻的其中一个是远程管理。”赵晓军告诉记者，办公外设行业的特点之一就是工程师要大量外出，频繁地与客户接触并提供服务。通过远程管理功能，公司工程师的派工、完成情况都可以实时的反馈回公司总部调度平台，同时工程师用智能手机远程登录系统，也可以随时随地了解客户资料、机器服务记录、耗材使用、计数器和各种故障现象及措理措施等技术资料，非常方便。

　　分工细化便于留住人才

　　今年1月1日，快普M6在苏州联佳正式上线，它打通了原来在企业内部存在的信息孤岛，由同一个整合的信息平台来对公司进行管理和服务。这标志着苏州联佳的信息化水平又上了一个台阶，然而，快普M6的应用绝不仅是财务管理、进销存管理等几个业务单元。

　　“办公外设行业需要不断地跟客户接触，工程师既需要很好的业务能力又需要很好的技术能力，这对服务工程师提出很高的要求。同时，公司的人员管理成本也很高。如果工程师离职，客户也就不稳定了。”赵晓军告诉记者。而管理软件则起到了通过信息化手段、通过多渠道与客户保持沟通的作用。在快普M6上，企业可以简化各岗位员工的能力要求，实现标准化流水作业，便于专业性人才的培养和考核，人尽其能，方便管理，也容易留住人才。此外，企业通过快普M6的CRM确实能够实现对营销管理的细化、客户的沉淀、对客户的精耕细作和知识的沉淀积累，还可以实现销售能力自动化，大大帮助销售人员对市场和客户意向的把控。

　　去年，苏州联佳在公司官方网站上上线了电子商务应用，今年则上线了呼叫中心营销系统，这些都是公司应对市场变化的举措。“在新的市场拓展方式上，我们仍然在尝试。但是从目前反馈的情况看，电子商务营销与传统的销售人员陌拜相比，效果还是要略好一些。更为重要的是，传统的陌拜对销售人员的心理素质是极大的考验，也导致销售人员流失非常严重。利用这些信息技术手段，我们把营销过程中最困难的一个环节解决掉，也使公司的人员队伍更为稳定。”赵晓军说。

　　在赵晓军看来，快普M6已经成为苏州联佳的基础平台，毕竟它为公司的内部管理和业务服务都提供了全面的支撑。“将来，我们要通过这个平台，把工作做细做好，利用软件上面一些成熟的行业流程和管理方式，真正帮助公司提高效率。”

　　管理软件不只是业务的信息化

　　通常，管理软件是一系列用于为企业管理和业务做支撑的信息系统的统称。它根据功能和覆盖的业务，被分为ERP（企业资源计划）、CRM（客户关系管理）、HRM（人力资源管理）等。于是，它们被理所当然地应用到企业当中，并在企业的各个业务和管理领域发挥着重要的作用。然而，记者发现，通过信息化手段帮助企业的管理运营降本增效只是第一步。

　　比如在苏州联佳，为应对业务和管理的日益复杂化，公司开始应用管理软件来辅助管理。随后，管理软件对整个企业管理水平的提升，比如规范的审批流程和员工绩效管理等，又为企业带来业务规范、员工队伍稳定等正向影响。而坚实有效的内部管理和业务支撑则成为了企业的业务转型和发展的基础。

　　当然，这一切都要以适合企业需求与良好的应用为前提。正如赵晓军所说，利用快普M6平台，把工作做好做细，才是关键。

　　本报记者 程彦博