信息化打造“办文办事一体化”管理

　　要提高企业公文的办理效率，还要提高公文的督办执行效能，同时做到这两点并不容易。慧点科技的决议督办管理系统提供了行文限时办结、公文督办等功能，支持“办文办事一体化”管理，从而帮助企业全面提升公文管理和督办管理水平，有效提升企业的执行力。

　　公文是领导决策、管理指令、业务请示的重要载体和管理工具，在企业管理中占据非常重要的地位。因此，公文管理是企业管理中非常重要的一环。随着管理精细化的推进，企业对公文审批、督办的效率和效果都提出了更高的要求。

　　提升公文办理效率

　　在集团企业的公文管理中，公文的办理效率是一个非常重要的指标和管理维度。目前，大多数企业都已借助OA或公文管理系统实现了公文流转的电子化。公文流转的电子化固化了公文行文流程，保障了公文的规范管理，规避了公文流转不合规带来的风险；网上公文流转提高了公文流转效率，减少了流转过程中的等待时间，减少了人员占用成本；通过归档管理实现了公文的全程化流转记录、全面的电子化存档，从而方便了后续的查阅和统计。

　　通过公文管理系统的建设，企业公文流转效率得到了一定的提升，但国内知名管理软件厂商北京慧点科技有限公司(以下简称慧点科技)认为，企业仅实现公文的电子化管理仍然不够，还需关注实际应用场景和需求。慧点科技在其广泛的大型集团企业用户基础上，针对大型集团企业的公文管理，开展了深入的业务研究和实践，并利用信息化手段对实际管理场景中的应用需求进行落地。

　　据慧点科技企业管控事业部解决方案部经理吕兆海介绍，慧点科技的公文管理系统不仅满足了企业公文管理基本需求，还根据集团企业公文管理的实际，不断丰富、深化系统功能，研发了并行审批、条件分支审批、公文审批沟通、知会、背靠背发文等特色功能，帮助集团企业进一步提升公文起草和流转效率。

　　以知会功能为例，传统的公文流转环节较多，有些企业仅收文流程就有十几个环节，甚至更多。“我们经过深入分析发现，公文流转过程中的部分环节并不用于审批，而是为了让人员阅读和了解公文。因此，慧点科技在公文管理系统中设计了知会功能，从而让主流程流转更简洁、实用，同时又能够保证相关人员全面了解相关信息。”吕兆海介绍道。

　　吕兆海还指出，企业收文管理，尤其是外部管理机构、上级单位来文的办理对企业的管理决策、业务指导等都有着重要的意义。但实际上，许多企业的收文办理效率还有待提升。政府和监管机构很早就曾提出“折子工程”等，以引导企业进一步提升公文的办理效率。

　　为了避免公文在流转过程中在某个环节停留的时间过长，慧点科技根据企业实际管理状态和管理需求，梳理出企业公文流转各相关环节的合理处理时间，利用信息系统实现了公文办理的限时办结督办。这样，公文流转过程中的各环节用户都能够在收到审批待办事项的同时，查看到本环节的标准处理时限。同时，在用户的个人待办事项中，每个待办公文的审批列也会显示该事项的剩余办理时间，并自动按照剩余时间倒序排列所有待办公文。此外，该系统还能自动发送相应的到期催办提醒，并支持对超期办理事项设置相应的触发业务操作(如持续提醒、强制提交、B角处理、统计报告等)，进而全面保障公文办理的高效。

　　办文办事一体化

　　企业公文审批后往往伴随着事项的处理，尤其是工作请示和签报。企业领导在完成请示报告的审批后，经常需要了解事项后续的办理情况。但是，以往由于缺乏专业化的工具，领导很难快速定位、查找相关的信息，只能靠邮件、电话了解情况，效率低下且不能保证信息获取的及时性和准确性。

　　与此同时，公司的文书在进行公文整理、归档时也时常感到困惑。比如，某请示行文已经完成审批，但与之关联的事项并未办理完结，或者不了解事项是否办理完成，这类公文是否应该关闭归档。

　　“尽管当前多数企业的督办部门已经将公文督办纳入其督办管理工作中，但是由于缺乏有效的工具，仅依靠传统的手工作业方式或简单工具很难保证其时效性和快速定位。”吕兆海认为。

　　为了帮助企业应对公文督办管理所面临的这些挑战，满足企业对“办文办事一体化”的管理需求，慧点科技将公文督办管理功能纳入决议督办管理系统中，并根据公文督办的业务特点设计了专业化的业务处理模型，从而实现了督办审批、工作部署、细化分解、进展反馈、沟通协作、确认办结等公文督办事项的全生命周期管理，同时支持督办事项的延期申请、终止办理和变更等应用。

　　不仅如此，慧点科技决议督办管理系统还能通过与公文管理系统的无缝集成，形成“办文办事一体化”的管理体系，为管理层、决策层提供实时、客观、体系化的公文办理、督办执行进展和关联视图，有利于后续的关联查阅和审计，有效地提升企业执行力、保障督办事项落地。

　　在应用了决议督办管理系统后，企业管理者在审批公文行文时，点击“纳入督办”便可将该公文事项纳入督办序列。此时，公文督办管理人员将实时收到公文督办事项的相关要求、领导审批意见和相关附件，再根据管理要求填写必要的信息后就可进行在线工作部署。接下来，企业管理者、文书和督办管理人员等均可通过系统实时查阅公文督办的进展，并进行催督办与确认等工作。公文督办的主办人和协办人也可以在平台上进行信息的沟通和业务的协作。

　　企业公文督办的信息化工具建设将有效保障公文的科学、规范、高效办理，保障公文行文相关事项的有效落实，从而保障企业的良好运转，形成卓越的执行力，同时与公文管理系统的有效集成为用户打造了“办文办事一体化”的工作空间，全面支撑业务推进和管理提升。

　　持续的管理优化

　　值得一提的是，慧点科技决议督办管理系统还针对企业公文的限时办结和公文事项督办等模块提供了丰富的多维度效能统计和数据分析功能，能有效地支撑企业的公文管理水平提升和持续的管理优化。

　　限时办结模块会自动记录每一条公文在流转过程中各个环节的处理数据(包括到达时间、提交时间、处理时间、驳回次数、被驳回次数、延期情况等)。系统以此数据为基础，按组织人员(部门、人)、角色、时间、流程和层级等维度对企业的行文办理效率和质量进行全面的分析和图表展示，帮助企业快速发现行文处理过程中的瓶颈所在，还可作为企业绩效考核、管理水平提升的重要依据。此外，按业务流程维度的分析结果还将成为业务流程优化的重要依据。

　　公文督办管理模块则可以自动按部门、公文类型、紧急程度、时间等记录和整理督办事项处理数据，并按照企业的管理规则和决策需求提供基于各类数据分析模型的分析结果，可支持图形化展示(如按部门的办理数量、办结数量、延期数量、正常办结率等)，从而有效支撑企业公文督办管理的决策分析和管理提升。

　　吕兆海总结道，慧点科技决议督办管理系统中的限时办结模块和公文督办模块可以为企业公文管理水平的全面提升提供强有力的支撑：限时办结功能进一步提升了企业公文审批的效率；公文督办效能统计为公文管理和执行力持续提升提供了重要保障与工具。整个系统打通了办文与办事业务，实现一体化管理，进而促进管理的全面提升。

　　本报记者 邱燕娜